Die 10 besten Mitarbeitenden-Kalender-Softwares im Test 2026

TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform, die Mitarbeitereinsatzplanung und Schichtkalender direkt mit Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Lohnabrechnung verknüpft.

Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?

TimeTrex eignet sich besonders für Betriebs- und HR-Teams in schichtbasierten Branchen wie Fertigung, Einzelhandel und Gesundheitswesen, die eine direkte Verbindung zwischen Schichtplanung und Zeiterfassung benötigen.

Warum habe ich TimeTrex ausgewählt?

Ich habe TimeTrex in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Echtzeit-Anwesenheitskontrolle tatsächlich im Mittelpunkt der Plattform steht und keine nachträglich integrierte Funktion ist. Wenn sich ein Mitarbeiter über den Browser, die Mobile-App oder eine physische Stechuhr einloggt, erscheinen diese Anwesenheitsdaten sofort im geplanten Schichtkalender. Ich schätze auch, dass Geofencing und GEO-Durchsetzung genau festlegen, wo Stechvorgänge gültig sind, sodass die Live-Anwesenheitsansicht tatsächlich widerspiegelt, wer vor Ort ist. In Kombination mit der automatisierten, kontinuierlichen Überwachung von Urlaubsansprüchen erhalten Manager jederzeit ein korrektes Bild der Abdeckung, ohne der HR-Abteilung nachlaufen zu müssen.

Wichtige Funktionen von TimeTrex

• Schichtplanung per Drag-and-Drop: Erstellen und bearbeiten Sie Mitarbeitereinsatzpläne visuell, mit Tools, die Konflikte erkennen und lösen, bevor die Abdeckung beeinträchtigt wird.
• Abwesenheits- und Fehlzeitenmanagement: Mitarbeiter reichen Urlaubsanträge über ein Self-Service-Portal ein; Genehmigungen aktualisieren automatisch den Einsatzplan und die Lohnabrechnungsdaten.
• Kalenderverwaltung: Ein zentralisierter Planungskalender hält Schichten, Abwesenheiten und die Verfügbarkeit der Belegschaft teamübergreifend an einem Ort sichtbar.
• KI-gestützte Schichtoptimierung: TimeTrex nutzt einen KI-Assistenten zur automatischen Schichtplanung basierend auf Mitarbeiterverfügbarkeit, Qualifikation und Unternehmensbedarf.

TimeTrex Integrationen

TimeTrex bietet eine kleinere Auswahl an nativen Integrationen, beschränkt auf Lohnabrechnungsanbieter wie ADP, Paychex, Sage, Ceridian und QuickBooks. Die Plattform unterstützt außerdem Zwei-Wege- und Flat-File-Integrationen über die API und bietet eine offene API für individuelle Anpassungen an.

7shifts ist ein Planungs- und Personalmanagement-Tool, das speziell für die Gastronomie entwickelt wurde. Es hilft bei der Verwaltung von Mitarbeiterschichten, der Nachverfolgung von Personalkosten und verbessert die Kommunikation im Team.

Warum ich 7shifts gewählt habe: Es ist auf Restaurantteams zugeschnitten und bietet Funktionen, die auf die besonderen Herausforderungen der Gastronomie eingehen. Die Schichttausch-Funktion erleichtert es Ihrem Team, kurzfristige Änderungen zu bewältigen, während die anpassbare Trinkgeldverwaltung eine genaue Berechnung und Verteilung an das Personal ermöglicht. 

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten eine Prognose der Personalkosten, damit Sie Ihr Budget einhalten, Werkzeuge zur Mitarbeiterbindung zur Steigerung der Motivation und ein Compliance-Management, um sicherzustellen, dass Sie Branchenvorschriften einhalten. All diese Funktionen arbeiten zusammen, um die Planungseffizienz Ihres Restaurants zu stärken.

Integrationen umfassen Toast, Square, Clover, ADP Workforce Now, Gusto, Paychex, TouchBistro, MarginEdge und mehr.

When I Work ist eine Planungslösung und ein Workforce-Management-Tool, das kleinen Unternehmen aus verschiedenen Branchen dabei hilft, alles an einem Ort zu organisieren. Es unterstützt die Verwaltung von Mitarbeiterschichten und sorgt dafür, dass Teams optimal kommunizieren können.

Warum ich When I Work ausgewählt habe: Es ist speziell für kleine Unternehmen konzipiert und bietet Tools, die das Schichtmanagement vereinfachen. Die Plattform ermöglicht es deinem Team, Schichten problemlos zu tauschen, und dank der benutzerfreundlichen Oberfläche kann sich dein Team ohne umfangreiche Schulungen schnell an das Tool gewöhnen. Zudem bietet es Zeiterfassungsfunktionen, die eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung sicherstellen.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen sind unter anderem ein intuitiver Drag-and-Drop-Schichtplaner zur einfachen Schichtplanung, das Urlaubsmanagement zur Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, Anwesenheitsverfolgung zur Erhöhung der Mitarbeiterverantwortung und Team-Messaging für die sofortige Kommunikation. All diese Funktionen helfen dir, dein Team organisiert und vernetzt zu halten.

Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, ADP, Square, Rippling, OnPay, Zapier, GoCo, Paychex und mehr.

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die Funktionen zur Mitarbeitereinsatzplanung bietet und sich vor allem an Unternehmen richtet, die bereits Microsoft-Produkte nutzen. Sie erleichtert die Teamkommunikation, Planung und Aufgabenverwaltung und ist somit ein vielseitiges Werkzeug für verschiedene Branchen.

Warum ich Microsoft Teams gewählt habe: Es lässt sich nahtlos in das Microsoft-Ökosystem integrieren und ermöglicht die Nutzung bestehender Microsoft-Tools für einen durchgängigen Workflow. Sie können Zeitpläne direkt in Teams verwalten, wodurch zusätzliche Software überflüssig wird. Funktionen wie Schichttausch und Urlaubsanträge sind einfach zu handhaben. Die Integration mit Microsoft 365 steigert die Produktivität, indem ein unkomplizierter Zugriff auf Dokumente und andere Ressourcen möglich ist.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen wie integrierte Videokonferenzen zur Unterstützung von Remote-Meetings, Dateifreigabe zur Stärkung der Zusammenarbeit sowie anpassbare Benachrichtigungen, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten. Diese Funktionen fördern eine effektive Kommunikation und Koordination im Team.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, OneDrive, SharePoint, Power BI, Trello, Asana, Salesforce, Dropbox und mehr.

Workday ist ein umfassendes Workforce-Management-Tool, das für große Unternehmen in verschiedenen Branchen entwickelt wurde. Es erleichtert die Mitarbeitereinsatzplanung, Zeiterfassung und Arbeitsoptimierung und sorgt so für eine effiziente Verwaltung der Belegschaft.

Warum ich Workday ausgewählt habe: Es erfüllt die komplexen Anforderungen großer Unternehmen mit Funktionen wie KI-gesteuerter Einsatzplanung und Bedarfsprognosen. Workday bietet eine zentrale Planung, mit der Manager und Mitarbeiter ihre Schichten über mobile Endgeräte steuern können, während das Board für offene Schichten und die Schichttauschfunktionen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Verwaltung großer Teams gewährleisten.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen automatische Schichtzuweisungen zur Vereinfachung der Einsatzplanung, Arbeitsoptimierungstools zur Maximierung der Personaleffizienz und Bedarfsprognosen zur Vorausplanung des Personalbedarfs. Diese Funktionen richten sich an die dynamischen Anforderungen großer Unternehmen.

Integrationen beinhalten Workday Human Capital Management, Workday Payroll und mehr.

WhenToWork ist eine Mitarbeitereinsatzplanungssoftware, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine effiziente Schichtverwaltung benötigen. Sie richtet sich an verschiedene Branchen und hilft dabei, Dienstpläne zu verwalten und eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitenden sicherzustellen.

Warum ich WhenToWork ausgewählt habe: Das Programm glänzt durch die automatische Dienstplanung, sodass Sie weniger Zeit für die Erstellung und Anpassung von Schichten aufwenden müssen. Die automatische Schichtzuweisung ermöglicht es, Planungsregeln individuell an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen und sorgt für eine faire Verteilung der Arbeit im Team. Das Benachrichtigungssystem von WhenToWork hält Ihr Team über alle Änderungen auf dem Laufenden, damit alle stets informiert sind.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen beinhalten Schichttausch sowie Verfügbarkeitsverwaltung über eine Self-Service-Lösung mit Ein-Klick-Autofill für Mitarbeitende, wodurch Sie den Präferenzen Ihres Teams entgegenkommen können. Das Tool bietet zudem Reporting-Funktionen, um Planungstrends zu analysieren und die Effizienz zu steigern.

Integrationen sind nicht öffentlich gelistet.

Shiftboard ist ein Planungs- und Workforce-Management-Tool, das für Branchen mit komplexen Personalbedarfen entwickelt wurde, wie zum Beispiel das Gesundheitswesen und die Fertigungsindustrie. Es hilft Ihnen, Schichten zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen.

Warum ich Shiftboard ausgewählt habe: Es eignet sich ideal zur Verwaltung komplexer Schichtmuster und ist damit perfekt für Branchen mit anspruchsvollen Terminplanungsanforderungen. Die automatisierte Einsatzplanung ermöglicht es Ihrem Team, manuelle Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen, während die Berichtsfunktion von Shiftboard wertvolle Einblicke in die Arbeitsprozesse bietet.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Compliance-Management zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Personalbedarfsplanung, um die Besetzung an den Bedarf und die Serviceanforderungen anzupassen, sowie eine unkomplizierte Zeiterfassung, die Abrechnungsfehler reduziert. Alle diese Funktionen unterstützen Sie dabei, Ihr Team effizient und effektiv zu steuern.

Integrationen beinhalten ADP, Workday, Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle, Circadian, UKG und mehr.

ZoomShift ist eine Einsatzplanungssoftware, die speziell für Unternehmen mit saisonalen Arbeitskräften entwickelt wurde, wie sie beispielsweise in der Veranstaltungsplanung und im Einzelhandel vorkommen. Sie unterstützt dabei, Mitarbeiterpläne zu verwalten, Arbeitszeiten zu erfassen und die Teamkommunikation zu verbessern.

Warum ich ZoomShift gewählt habe: Es ist ideal für die Verwaltung einer saisonalen Belegschaft und bietet Funktionen, die Ihnen helfen, auf schwankende Personalbedarfe zu reagieren. Mit Tools wie dem Tauschen von Schichten kann Ihr Team die Arbeitszeiten flexibel anpassen, während die Zeiterfassung eine stets genaue Lohnabrechnung gewährleistet. Die Kommunikationswerkzeuge von ZoomShift halten Ihr Team über Änderungen im Dienstplan auf dem Laufenden – besonders wichtig in arbeitsintensiven Zeiten.

Hervorstechende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen einen Drag-and-drop-Dienstplanersteller zur einfachen Schichtplanung, Verfügbarkeitsmanagement zur Berücksichtigung der Mitarbeiterpräferenzen sowie Lohnabrechnungsexporte für eine unkomplizierte Abrechnung. Diese Merkmale verbessern Ihre Einsatzplanung und Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse.

Integrationen beinhalten Google Kalender, iCalendar und mehr.

Sling ist eine Mitarbeiterplanungs-App und ein Schichtplanungs-Tool, das speziell für Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie und Gesundheitswesen entwickelt wurde. Es konzentriert sich darauf, das Personalmanagement zu vereinfachen, indem es Funktionen wie Zeiterfassung, Geofencing, Aufgabenmanagement und Teamkommunikation auf einer Plattform bietet.

Warum ich Sling ausgewählt habe: Die Software ist auf die Anforderungen der Schichtplanung im Einzelhandel zugeschnitten und bietet Werkzeuge, mit denen sich Schichten effizient verwalten lassen. Die Plattform ermöglicht zudem die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Schichttausch und Mitarbeiterverfügbarkeiten, was die Handhabung der dynamischen Abläufe im Einzelhandel erleichtert. Die Kommunikationsfunktionen von Sling sorgen dafür, dass Ihr Team informiert und vernetzt bleibt – essenziell in der schnelllebigen Einzelhandelsumgebung.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen umfassen Optimierung der Personalkosten zur besseren Planung Ihres Schichtbudgets, Zeiterfassung für korrekte Lohnabrechnungen sowie Aufgabenmanagement zur Zuweisung und Überwachung von Aufgaben. Diese Funktionen wirken zusammen, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Integrationen sind unter anderem Harbortouch, POSitouch, Gusto, Square, Toast und mehr.

Agendrix ist ein Planungs- und Personalmanagement-Tool, das für kleine bis mittelgroße Unternehmen in verschiedenen Branchen entwickelt wurde. Es hilft bei der Verwaltung von Mitarbeiterplänen und der Zeiterfassung und verbessert die Kommunikation innerhalb von Teams.

Warum ich Agendrix ausgewählt habe: Es bietet einzigartige Werkzeuge für Mitarbeiterfeedback, mit denen Sie direkt von Ihrem Team Einblicke erhalten. Funktionen wie Umfragen und Feedback-Formulare ermöglichen es Ihnen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Plattform unterstützt eine beidseitige Kommunikation, sodass Ihr Team sich gehört und wertgeschätzt fühlt und Sie ein stärker engagiertes und produktiveres Team fördern können.

Herausragende Funktionen und Integrationen:

Funktionen sind unter anderem eine mobile App, die mit iPad, Android-Tablet, Computer oder Mobiltelefon kompatibel ist, damit Ihr Team auch unterwegs vernetzt bleibt. Teammitglieder erhalten Schichterinnerungen, um Fehlzeiten zu reduzieren, und Sie profitieren von Zeiterfassungsfunktionen für eine präzise Lohnabrechnung. Alle Funktionen von Agendrix arbeiten zusammen, um Ihren Planungsprozess zu optimieren und die Teamkoordination zu verbessern.

Integrationen umfassen QuickBooks, Lightspeed, EasyPay, ADP Workforce Now, PayWorks, Sage 50, Acomba und weitere.