Die 10 besten kostenlosen Kundendatenverwaltungssysteme für 2026 empfohlen

Kostenlose Kundenmanagement-Software bietet Ihrem Team Zugang zu wichtigen Tools, um Kontakte zu verfolgen, Kundeninteraktionen zu verwalten und Vertriebsprozesse zu organisieren – und das ganz ohne hohe Anfangskosten. Wer nach kostenlosen Lösungen sucht, steht meist vor der Herausforderung, knappe Budgets mit dem Bedarf nach organisiertem und teamweit zugänglichem Kundendatenmanagement auszubalancieren. Die Wahl der richtigen kostenlosen Kundenmanagement-Software hilft Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, die Übersicht zu verbessern und die Zusammenarbeit zu fördern. In dieser Liste finden Sie bewährte Optionen mit kostenlosen Tarifen oder Testversionen, sodass Sie die Funktionen vergleichen und die passende Lösung für Ihre Arbeitsweise auswählen können.

Zusammenfassung: Beste kostenlose Kundenmanagement-Software

Alle Kundenmanagement-Tools in meiner Liste bieten kostenlose Optionen an, sie verfügen aber auch über kostenpflichtige Pläne für den Fall, dass Sie upgraden möchten. Hier sind die Einstiegskosten für die Tools, die es in meine Shortlist geschafft haben:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Flowlu	Am besten geeignet für Projektverfolgungsfunktionen	7-tägige kostenlose Testversion und Gratis-Tarif verfügbar	Ab $39/Monat	Website
2	EngageBay	Am besten für All-in-One-Kundentools	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $12.74/Benutzer/Monat (bei zweijährlicher Abrechnung)	Website
3	Capsule CRM	Am besten geeignet für einfache Kontaktorganisation	Kostenloser Plan verfügbar und 14-tägige kostenlose Testversion	Ab $18/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)	Website
4	EspoCRM	Am besten geeignet für Open-Source-Anpassungen	30-tägige kostenlose Testversion	Ab $15/Nutzer/Monat	Website
5	Vtiger	Am besten für integrierte E-Mail-Kampagnen	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $12/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Salesforce	Am besten mit umfangreichen App-Integrationen	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $25/Nutzer/Monat (monatlich oder jährlich abgerechnet)	Website
7	Bitrix24	Am besten mit integrierten Telefoniefunktionen	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $49/Monat (jährliche Abrechnung, beinhaltet 5 Nutzer:innen)	Website
8	Agile CRM	Am besten mit integrierter Marketing-Automatisierung	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $8.99/Nutzer/Monat	Website
9	FreeCRM	Am besten für unbegrenzten Datenspeicher	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $10/Monat	Website
10	HubSpot CRM	Am besten für unbegrenzten Benutzerzugang	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $12/Nutzer/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

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   4.4

   Visit Website
2. 

   Smartsheet

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   4.5

   Visit Website
3. 

   Accelo

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   4.4

   Visit Website

Tests: Beste kostenlose Kundenmanagement-Software

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der kostenlosen Kundenmanagement-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionen, Anwendungsbereiche und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für Ihr Team finden.

1

Flowlu

Am besten geeignet für Projektverfolgungsfunktionen

• 7-tägige kostenlose Testversion und Gratis-Tarif verfügbar
• Ab $39/Monat

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Rating: 4.8/5

Wenn Sie auf der Suche nach einer Kundenmanagement-Plattform mit integrierter Projektverfolgung sind, lohnt sich ein Blick auf Flowlu. Es ist für Teams konzipiert, die Kundenbeziehungen zusammen mit Aufgaben, Projekten und Workflows an einem Ort verwalten müssen. Flowlu kann Agenturen, Beratungsunternehmen und Dienstleistungsbetrieben dabei helfen, die Arbeit mit Kunden von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Projektabwicklung organisiert zu halten.

Warum ich Flowlu ausgewählt habe

Was Flowlu für mich auszeichnet, ist, wie nahtlos die Projektverfolgung mit dem Kundenmanagement verzahnt ist. Ich sehe dies als besonders passend für Teams, die Kundenkommunikation, Aufgaben und Projektmeilensteine zentral verwalten möchten. Der Projektarbeitsbereich von Flowlu ermöglicht es, Aufgaben zuzuweisen, Fristen zu setzen und Fortschritte für jeden Kunden zu verfolgen – dabei bleiben alle zugehörigen Dateien und Diskussionen ordentlich organisiert. Dieses Maß an Projekteinblick ist besonders nützlich für Agenturen und Dienstleister, die mehrere Kundenprojekte gleichzeitig betreuen.

Flowlu Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Flowlu für Teams als kostenlose Kundenmanagement-Lösung interessant machen, sind:

• Kundenportal: Geben Sie Kunden Zugriff auf ein eigenes Dashboard für Projektupdates, Rechnungen und Kommunikation.
• Rechnungsstellung und Zahlungen: Erstellen Sie Rechnungen, verfolgen Sie Zahlungen und verwalten Sie die Abrechnung direkt in der Plattform.
• Wissensdatenbank: Erstellen und teilen Sie interne oder kundenorientierte Wissensdatenbanken, um wichtige Informationen zu zentralisieren.
• Zeiterfassung: Erfassen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden für Aufgaben und Projekte, um die Teamproduktivität zu überwachen.

Flowlu Integrationen

Zu den Integrationen gehören Gmail, Microsoft Outlook, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Twilio, Stripe, PayPal, Mailchimp und Slack.

Was ist kostenlos?

Flowlu bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 2 Benutzer an. Dieser Free-Tarif umfasst unbegrenzt viele Projekte und Kontakte, begrenzt aber den Speicher auf 1 GB und schränkt den Zugang zu erweiterten Funktionen wie Automatisierung und benutzerdefinierten Feldern ein.

Pros and Cons

Pros:

• Integriertes Kundenportal für externe Zusammenarbeit
• Unbegrenzte Projekte und Kontakte im Gratis-Tarif
• Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung integriert

Cons:

• Gratis-Tarif beschränkt den Speicher auf 1 GB
• Keine native Integration mit QuickBooks

LEARN MORE ABOUT FLOWLU:

• Check out Flowlu on their website

2

EngageBay

Am besten für All-in-One-Kundentools

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $12.74/Benutzer/Monat (bei zweijährlicher Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Wenn Sie nach einer kostenlosen Kundenmanagement-Plattform suchen, die Marketing-, Vertriebs- und Support-Tools kombiniert, ist EngageBay einen Blick wert. Es richtet sich an kleine Unternehmen und Agenturen, die den gesamten Kundenlebenszyklus an einem Ort verwalten möchten. EngageBay hilft dabei, Kontaktmanagement, E-Mail-Marketing, Ticketing und Deal-Tracking zu vereinen, ohne zwischen mehreren Apps wechseln zu müssen.

Warum ich EngageBay ausgewählt habe

Was mich an EngageBay besonders angesprochen hat, ist die Zusammenführung von Marketing-, Vertriebs- und Support-Tools auf einer einzigen Plattform. Ich halte dies besonders für kleine Teams für nützlich, die Kundenbeziehungen verwalten, E-Mail-Kampagnen durchführen und Support-Tickets bearbeiten möchten, ohne mehrere Systeme jonglieren zu müssen. Das Kontaktmanagement, die Deal-Pipeline und das integrierte Helpdesk von EngageBay arbeiten nahtlos zusammen, sodass Sie jede Kundeninteraktion vom ersten Kontakt bis zum fortlaufenden Support nachverfolgen können. Dieser All-in-One-Ansatz erleichtert es, Kundendaten und Kommunikation organisiert zu halten, während Ihr Unternehmen wächst.

Wichtige Funktionen von EngageBay

Weitere Funktionen, die EngageBay für das Kundenmanagement nützlich machen, sind:

• Terminplanung: Vereinbaren Sie Meetings direkt mit Kunden über ein integriertes Kalendertool.
• Landingpage-Editor: Erstellen und veröffentlichen Sie Landingpages, um neue Leads zu generieren.
• Live-Chat-Widget: Ergänzen Sie Ihre Website um einen Live-Chat für Echtzeit-Kundensupport.
• Aufgabenmanagement: Weisen Sie Aufgaben zu, verfolgen Sie deren Status und organisieren Sie Aufgaben für Ihr Team in der Plattform.

EngageBay-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Shopify, Mailchimp, Xero, QuickBooks, Stripe, Slack, Zoom, Google Kalender, Outlook und LinkedIn.

Was ist kostenlos?

EngageBay bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Benutzern und Kontakten. Im kostenlosen Tarif sind Sie auf 500 E-Mails pro Tag, 1.000 gebrandete E-Mails pro Monat beschränkt und der Zugang zu erweiterten Funktionen wie Marketingautomatisierung und benutzerdefinierten Berichten ist eingeschränkt.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenloser Tarif enthält Marketing-, Vertriebs- und Support-Tools
• Integrierter Landingpage- und Formular-Editor
• E-Mail-Sequenzen im kostenlosen Plan verfügbar

Cons:

• Kostenloser Tarif auf 500 E-Mails pro Tag begrenzt
• Automatisierungsfunktionen sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten

LEARN MORE ABOUT ENGAGEBAY:

• Check out EngageBay on their website

3

Capsule CRM

Am besten geeignet für einfache Kontaktorganisation

• Kostenloser Plan verfügbar und 14-tägige kostenlose Testversion
• Ab $18/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Capsule CRM ist für Teams und Fachleute konzipiert, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, Kontakte zu organisieren und Beziehungen zu verwalten. Wenn Sie ein Tool suchen, das Kundeninformationen übersichtlich hält, ohne zusätzliche Komplexität, ist Capsule CRM eine gute Wahl. Es ist besonders nützlich für kleine Unternehmen, die eine einfache Kontaktverfolgung und Aufgabenverwaltung an einem Ort benötigen.

Warum ich Capsule CRM gewählt habe

Was mich an Capsule CRM überzeugt hat, ist die einfache und fokussierte Kontaktorganisation – genau das, was viele kleine Teams und Einzelunternehmer von einer kostenlosen Kundendatenbank erwarten. Capsule CRM ermöglicht es, detaillierte Kontaktprofile zu speichern, Kunden mit Tags zu kategorisieren und Notizen, E-Mails sowie Aufgaben direkt mit jedem Kontakt zu verknüpfen. Mir gefällt, dass Sie Ihre Datenbank dank Such- und Filterfunktion schnell durchsuchen können, um den richtigen Kunden oder das richtige Unternehmen zu finden – ganz ohne unübersichtliche Menüs. Für alle, die Kundendaten unkompliziert und zugänglich halten möchten, ist der Ansatz von Capsule CRM besonders überzeugend.

Wichtige Funktionen von Capsule CRM

Weitere Funktionen, die Capsule CRM für die kostenlose Kundenverwaltung bietet:

• Verkaufs-Pipeline-Board: Visualisieren und verfolgen Sie Verkaufschancen durch anpassbare Phasen im Vertriebsprozess.
• Aufgabenerinnerungen: Legen Sie Erinnerungen und Fristen für kundenbezogene Aufgaben fest.
• Verfolgung des E-Mail-Verlaufs: E-Mail-Konversationen werden automatisch mit Kontaktdatensätzen verknüpft.
• Mobile App: Greifen Sie von iOS- und Android-Geräten auf Kundeninformationen zu und aktualisieren Sie diese.

Integrationen mit Capsule CRM

Zu den Integrationen zählen Gmail, Outlook, Xero, QuickBooks Online, Mailchimp, Transpond, Google Kalender, LinkedIn (über Add to CRM), Zendesk und FreshBooks.

Was ist kostenlos?

Capsule CRM bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 2 Benutzer und 250 Kontakte. Der Gratis-Tarif umfasst grundlegende Kontaktverwaltung, eine Vertriebspipeline und Aufgabenverfolgung, beschränkt jedoch benutzerdefinierte Felder, Integrationen und Berichtsfunktionen.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenloser Plan unterstützt bis zu 250 Kontakte
• Kontaktverlauf beinhaltet E-Mails und Notizen
• Aufgabenverwaltung ist in Kontaktdatensätzen integriert

Cons:

• Kostenloser Plan ist auf 2 Benutzer beschränkt
• Keine Workflow-Automatisierung im kostenlosen Tarif

LEARN MORE ABOUT CAPSULE CRM:

• Check out Capsule CRM on their website

4

EspoCRM

Am besten geeignet für Open-Source-Anpassungen

• 30-tägige kostenlose Testversion
• Ab $15/Nutzer/Monat

Visit Website

Rating: 4.5/5

Wenn Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Kundenmanagement-Software wünschen, sticht EspoCRM durch seinen Open-Source-Ansatz hervor. Es ist besonders geeignet für Teams mit technischen Ressourcen, die Arbeitsabläufe, Module und Datenstrukturen anpassen möchten. EspoCRM hilft Unternehmen dabei, ihr CRM individuell an spezifische Prozesse anzupassen, ohne an die Einschränkungen eines Anbieters gebunden zu sein.

Warum ich EspoCRM gewählt habe

Was mich an EspoCRM überzeugt hat, ist die Open-Source-Basis, die uneingeschränkte Freiheit zur Individualisierung Ihres Kundenmanagement-Systems bietet. Sie können Datenmodelle anpassen, eigene Entitäten erstellen und individuelle Workflows entwickeln, die exakt auf die Anforderungen Ihres Teams zugeschnitten sind. Diese Flexibilität ist bei kostenloser Kundenmanagement-Software selten, insbesondere für Organisationen mit spezifischen oder sich ändernden Ansprüchen. Wenn Sie Ihr CRM im Zuge des Unternehmenswachstums oder sich ändernder Prozesse anpassen möchten, ist die Open-Source-Anpassbarkeit von EspoCRM eine überzeugende Wahl.

EspoCRM Hauptfunktionen

Zu den weiteren Funktionen von EspoCRM, die das kostenlose Kundenmanagement unterstützen, gehören:

• E-Mail-Integration: Verbindet sich mit Ihrem E-Mail-Anbieter, um Kundenkommunikation direkt im CRM zu senden, zu empfangen und zu protokollieren.
• Kalender und Terminplanung: Ermöglicht die Verwaltung von Meetings, Anrufen und Aufgaben mit integrierten Kalender-Tools.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie können Berechtigungen setzen und den Zugriff auf sensible Kundendaten je nach Benutzerrolle beschränken.
• Vertriebsautomatisierung: Unterstützt Lead-Zuteilung, Chancenverfolgung und automatisierte Nachfassaktionen zur Verwaltung Ihres Vertriebstrichters.

EspoCRM Integrationen

Zu den Integrationen gehören 3CX, Twilio, Asterisk, Starface, Binotel, Zoom, Outlook, Google, Mailchimp und Stripe.

Kostenlos enthalten?

EspoCRM bietet eine dauerhaft kostenlose Open-Source-Version, die Sie selbst hosten können – ohne Benutzer- oder Datensatzgrenzen. Einige erweiterte Funktionen und das offizielle Cloud-Hosting stehen nur in kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Quelloffener Code ermöglicht vollständigen Backend-Zugriff
• Self-Hosting-Option für maximale Datenkontrolle
• Keine Benutzer- oder Datensatzlimits in der kostenlosen Version

Cons:

• Keine native Integration mit Slack oder Teams
• Begrenzte Reporting-Funktionen im Standardumfang

LEARN MORE ABOUT ESPOCRM:

• Check out EspoCRM on their website

5

Vtiger

Am besten für integrierte E-Mail-Kampagnen

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $12/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.3/5

Wenn Sie nach einer kostenlosen Lösung für das Kundenmanagement mit integrierten E-Mail-Kampagnentools suchen, ist Vtiger einen Blick wert. Es wurde für Teams entwickelt, die Kontakte verwalten und E-Mail-Kampagnen von einem Ort aus starten möchten, ohne mehrere Plattformen zu jonglieren. Vtiger kann kleinen Unternehmen und Vertriebsteams dabei helfen, die Kundenkommunikation zu organisieren und die Kontaktaufnahme zu automatisieren.

Warum ich Vtiger gewählt habe

Was bei Vtiger heraussticht, ist, wie integrierte E-Mail-Kampagnentools direkt in die kostenlose CRM-Plattform eingebunden sind. Sie können E-Mail-Kampagnen erstellen, versenden und verfolgen, ohne das System zu verlassen – das ist bei kostenloser Kundenmanagement-Software selten. Ich habe Vtiger gewählt, weil Sie hier Kontakte verwalten und Nachfassaktionen automatisieren können, wodurch die Kundenkommunikation leichter organisiert bleibt. Diese Herangehensweise ist besonders für kleine Teams nützlich, die Interessenten und Kunden betreuen möchten, ohne auf separate Marketingtools angewiesen zu sein.

Vtiger – Wichtige Funktionen

Weitere Funktionen in Vtiger, die das kostenlose Kundenmanagement unterstützen, sind:

• Kontaktmanagement: Kundendaten in einer zentralen Datenbank speichern, organisieren und segmentieren.
• Verfolgung von Abschlüssen: Verkaufschancen und -phasen mit einer übersichtlichen Pipeline überwachen.
• Aufgaben- und Aktivitätsmanagement: Aufgaben und Termine für Ihr Team zuweisen, planen und verfolgen.
• Dokumentenspeicherung: Kundenbezogene Dateien direkt im CRM hochladen und verwalten.

Vtiger Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft Teams, WhatsApp, Gmail, Microsoft Outlook, Mailchimp, QuickBooks, Xero, Stripe und Zoom Meetings.

Was ist kostenlos?

Vtiger bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer. Dieser gratis Tarif umfasst grundlegende CRM-Funktionen, E-Mail-Kampagnen und Kontaktverwaltung, schränkt aber erweiterte Automatisierungen, Berichte und einige Integrationen ein.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Tools für E-Mail-Kampagnen und Nachverfolgung
• Visuelle Vertriebspipeline für Abschlussmanagement
• Kostenloser Tarif beinhaltet unbegrenzt viele Nutzer und Datensätze

Cons:

• Kostenloser Tarif bietet keine fortschrittliche Workflow-Automatisierung
• Funktionen der mobilen App sind im kostenlosen Tarif eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT VTIGER:

• Check out Vtiger on their website

6

Salesforce

Am besten mit umfangreichen App-Integrationen

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $25/Nutzer/Monat (monatlich oder jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.4/5

Salesforce ist eine cloudbasierte CRM-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die erweiterte Anpassungs- und Integrationsoptionen benötigen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die das Kundenmanagement mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Apps und Workflows verbinden möchten. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die sich an komplexe Prozesse anpassen und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann, zeichnet sich Salesforce durch seine Flexibilität und sein Ökosystem aus.

Warum ich Salesforce gewählt habe

Was Salesforce im Bereich Kundenmanagement besonders stark macht, ist seine unvergleichliche Fähigkeit, sich mit einer riesigen Auswahl an Drittanbieter-Anwendungen und -Diensten zu verbinden. Ich habe Salesforce gewählt, weil der AppExchange-Marktplatz es Ihnen ermöglicht, Tools für Marketing, Support, Analysen und mehr direkt in die Plattform zu integrieren. Das bedeutet, dass Sie Ihr CRM genau auf die Arbeitsabläufe Ihres Teams zuschneiden können – egal ob Sie eine Anbindung an Buchhaltungssoftware benötigen, die Lead-Erfassung automatisieren oder Kommunikations-Tools integrieren möchten. Für Teams, die eine Lösung suchen, die mit ihrem Technologie-Stack mitwächst und sich anpasst, ist das Integrations-Ökosystem von Salesforce kaum zu übertreffen.

Salesforce Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Salesforce für das Kundenmanagement nützlich machen, sind:

• Anpassbare Dashboards: Erstellen Sie visuelle Dashboards zur Echtzeit-Überwachung von Vertrieb, Support und Kundenaktivitäten.
• Workflow-Automatisierung: Legen Sie automatisierte Regeln für Lead-Zuweisung, Follow-ups und Genehmigungen fest.
• Fallmanagement: Verwalten Sie Supportanfragen von Kunden und verfolgen Sie die Fortschritte bei deren Lösung direkt im CRM.
• Mobile App: Greifen Sie von überall aus über die Salesforce Mobile App auf Kundendaten, Aufgaben und Benachrichtigungen zu.

Salesforce Integrationen

Integrationen umfassen Outlook, Gmail, Slack, QuickBooks, Mailchimp, HubSpot, Docusign, Dropbox, LinkedIn und Google Drive.

Was ist kostenlos?

Salesforce bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion mit Zugriff auf die Kernfunktionen des CRM. Die Testversion ist zeitlich begrenzt und beinhaltet keinen dauerhaft kostenlosen Plan; während des Testzeitraums können Nutzer- und Integrationslimits gelten.

Pros and Cons

Pros:

• AppExchange bietet Tausende von Integrationsmöglichkeiten
• Anpassbare Dashboards zur Überwachung von Kundenaktivitäten
• Fallmanagement zur Nachverfolgung von Kundensupport

Cons:

• Kein dauerhaft kostenloser Plan verfügbar
• Begrenzte Anzahl an E-Mail-Versand bei Einsteiger-Tarifen

LEARN MORE ABOUT SALESFORCE:

• Check out Salesforce on their website

7

Bitrix24

Am besten mit integrierten Telefoniefunktionen

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $49/Monat (jährliche Abrechnung, beinhaltet 5 Nutzer:innen)

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Wenn Ihr Team eine kostenlose Kund:innenverwaltungssoftware mit integrierter Telefonie benötigt, ist Bitrix24 einen Blick wert. Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die Anrufe, Kontakte und Kommunikation von einer Plattform aus verwalten möchten. Bitrix24 hilft Teams dabei, Kundeninteraktionen zu zentralisieren, sodass Gespräche einfacher nachverfolgt und Folgekontakte gesetzt werden können, ohne zwischen Tools zu wechseln.

Warum ich Bitrix24 ausgewählt habe

Was Bitrix24 im Bereich der kostenlosen Kund:innenverwaltungssoftware hervorhebt, sind die integrierten Telefoniefunktionen. Sie können Anrufe direkt aus dem CRM tätigen und entgegennehmen, Anrufdetails automatisch protokollieren und sogar Gespräche zur späteren Referenz aufzeichnen. Ich habe Bitrix24 ausgewählt, weil diese Telefonie-Tools im kostenlosen Tarif enthalten sind – was bei Plattformen für Kundenmanagement selten ist. Für Teams, die viel mit Kund:innen telefonieren, bietet die vollständige Integration von Telefonie mit Kontaktverwaltung und Aktivitätennachverfolgung einen echten Mehrwert.

Bitrix24: Wichtige Funktionen

Weitere Funktionen von Bitrix24, die das kostenlose Kundenmanagement unterstützen:

• Aufgaben- und Projektmanagement: Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und den Fortschritt bei Kundenprojekten verfolgen.
• Dokumentenmanagement: Kundenbezogene Dateien direkt auf der Plattform speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten.
• Live-Chat-Widget: Ein Chat-Widget zur eigenen Website hinzufügen, um Kundenanfragen in Echtzeit zu erfassen und zu beantworten.
• Verkaufs-Pipeline-Visualisierung: Mithilfe individuell anpassbarer Pipelines Geschäfte und den Kund:innenstatus vom Erstkontakt bis zum Abschluss verfolgen.

Bitrix24-Integrationen

Integrationen sind unter anderem möglich mit Gmail, Outlook, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Twilio, Shopify, Mailchimp, Slack und Dropbox. Bitrix24 bietet zudem eine API für eigene Integrationen.

Was ist kostenlos?

Bitrix24 bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für unbegrenzt viele Nutzer:innen. Der kostenlose Tarif enthält die wichtigsten CRM-Funktionen, Telefonie, Aufgabenverwaltung und Live-Chat, beschränkt jedoch den Speicher auf 5 GB und grenzt fortgeschrittene Automatisierungen, Berichte und einige Integrationen aus.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Telefonie für Anrufe und Anrufprotokollierung
• Unbegrenzte Kontakte und Deals im kostenlosen Tarif
• Inklusive Live-Chat und Webformular-Tools

Cons:

• Kostenloser Plan auf 5 GB Speicher begrenzt
• Telefonfunktion kann kostenpflichtige Guthaben erfordern

LEARN MORE ABOUT BITRIX24:

• Check out Bitrix24 on their website

8

Agile CRM

Am besten mit integrierter Marketing-Automatisierung

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $8.99/Nutzer/Monat

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Agile CRM bringt Marketing-Automatisierungsfunktionen in eine kostenlose Kundenmanagement-Plattform und ist damit eine starke Wahl für kleine Unternehmen und Startups, die Vertrieb und Marketing in einer Lösung vereinen möchten. Wer Kontakte verwalten und gleichzeitig E-Mail-Kampagnen durchführen und Web-Engagement verfolgen möchte, findet in Agile CRM beide Aspekte abgedeckt. Besonders nützlich ist das Tool für Teams, die wiederkehrende Marketingaufgaben parallel zu ihren Kundenmanagement-Workflows automatisieren wollen.

Warum ich Agile CRM ausgewählt habe

Was Agile CRM für mich besonders auszeichnet, ist die direkte Integration von Marketing-Automatisierung in die kostenlose Kundenmanagement-Plattform. Das ist ein großer Vorteil für kleine Teams, die Kontakte verwalten und E-Mail-Kampagnen, Webformulare und Nachfass-Sequenzen automatisieren möchten, ohne mehrere Tools einsetzen zu müssen. Der kostenlose Tarif von Agile CRM beinhaltet Marketing-Automatisierungs-Workflows und Kampagnen-Tracking – das ist bei kostenlosen CRM-Lösungen nicht selbstverständlich. Für alle, die Leads pflegen und Kundenbeziehungen an einem Ort verwalten wollen, ist Agile CRM mit seinen Automatisierungsfunktionen eine passende Lösung.

Agile CRM: Wichtige Funktionen

Weitere Funktionen in Agile CRM, die beim kostenlosen Kundenmanagement unterstützen, sind unter anderem:

• Kontakt-Timeline: Chronologischer Verlauf aller Interaktionen mit jedem Kontakt.
• Deal-Tracking: Vertriebschancen durch anpassbare Phasen organisieren und überwachen.
• Terminplanung: Kunden können Termine direkt über integrierte Kalenderlinks buchen.
• Mobile App: Zugriff auf Kundendaten und Aktualisierung per iOS- und Android-Geräten.

Agile CRM Integrationen

Integrationen umfassen Google Apps, LinkedIn, Facebook, Twitter, Mailchimp, Shopify, Stripe, QuickBooks, Zendesk und Twilio.

Was ist kostenlos?

Agile CRM bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer. Der kostenlose Plan beinhaltet Kontaktmanagement, Lead-Scoring, Terminplanung und grundlegende Marketing-Automatisierung, schließt jedoch erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Berichte und Workflow-Automatisierung aus.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenloser Plan enthält grundlegende Marketing-Automatisierung
• E-Mail-Tracking und Vorlagen sind verfügbar
• Terminplanung ist im kostenlosen Tarif enthalten

Cons:

• Kostenloser Plan nur für bis zu 10 Nutzer
• Workflow-Automatisierung ist auf einen Trigger begrenzt

LEARN MORE ABOUT AGILE CRM:

• Check out Agile CRM on their website

9

FreeCRM

Am besten für unbegrenzten Datenspeicher

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $10/Monat

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FreeCRM ist eine Kundenmanagement-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die unbegrenzten Datenspeicher ohne zusätzliche Kosten benötigen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die große Mengen an Kontakten, Notizen und Kommunikationen verwalten und sich keine Sorgen um Speicherbegrenzungen machen möchten. Wenn Ihre Arbeit das Management umfangreicher Kundenakten oder langjähriger Beziehungshistorien umfasst, hilft Ihnen FreeCRM, alles an einem Ort übersichtlich zu organisieren.

Warum ich FreeCRM gewählt habe

Was mich an FreeCRM überzeugt hat, ist das Versprechen unbegrenzten Datenspeichers bereits im kostenlosen Tarif, was bei Kundenmanagement-Tools selten ist. Für Teams, die Tausende von Kontakten, ausführliche Notizen und lange Kommunikationsverläufe verwalten, können Speicherlimits ein echtes Hindernis sein. FreeCRM ermöglicht es, unbegrenzt Datensätze, E-Mails und Dateien zu speichern, ohne zu einem kostenpflichtigen Plan wechseln zu müssen. Das macht es zu einer praktischen Wahl für Unternehmen, die umfangreiche Kundeninformationen dauerhaft zugänglich und strukturiert halten wollen.

FreeCRM Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die FreeCRM als kostenlose Lösung für das Kundenmanagement für Teams interessant machen, sind unter anderem:

• Aufgabenmanagement: Weisen Sie Aufgaben sich selbst oder Ihrem Team direkt in der Plattform zu, verfolgen und aktualisieren Sie sie.
• Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Ihre Termine und Meetings mit integrierten Kalender-Tools.
• E-Mail-Integration: Versenden, empfangen und protokollieren Sie E-Mails direkt aus dem CRM-Interface.
• Dokumentenablage: Laden Sie Dateien und Dokumente hoch und organisieren Sie diese zu Ihren Kontakten und Deals.

FreeCRM-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Google, WhatsApp for Business, QuickBooks, Facebook, Twitter/X, Docusign, Amazon Web Services, Android, Apple iOS und Microsoft Entra.

Was ist kostenlos?

FreeCRM bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für bis zu 100 Benutzer. Im Gratis-Tarif ist unbegrenzter Speicherplatz enthalten, jedoch sind fortgeschrittene Funktionen wie Workflow-Automatisierung und Premium-Support eingeschränkt.

Pros and Cons

Pros:

• Unbegrenzter Speicher für Kontakte und Dokumente
• E-Mail-Integration mit Protokollierung und Nachverfolgung
• Kostenloser Plan unterstützt bis zu 100 Benutzer

Cons:

• Veraltete Benutzeroberfläche und Navigation
• Begrenzte Automatisierungsfunktionen im kostenlosen Plan

LEARN MORE ABOUT FREECRM:

• Check out FreeCRM on their website

10

HubSpot CRM

Am besten für unbegrenzten Benutzerzugang

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $12/Nutzer/Monat

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Wenn Ihr Team eine Kundenmanagement-Plattform ohne Benutzerbegrenzung benötigt, lohnt sich ein Blick auf HubSpot CRM. Es ist für wachsende Unternehmen konzipiert, die allen Mitarbeitenden Zugriff auf Kontaktprofile, Deal-Tracking und Aktivitätszeitachsen geben möchten. Der kostenlose Tarif macht es verteilten Teams leicht, zusammenzuarbeiten, ohne sich Sorgen über eine Nutzerbegrenzung machen zu müssen.

Warum ich HubSpot CRM ausgewählt habe

Ich habe HubSpot CRM gewählt, weil es eine der wenigen kostenlosen Kundenmanagement-Plattformen ist, die tatsächlich unbegrenzte Benutzer im Gratis-Tarif zulässt. Das macht die Plattform besonders geeignet für Teams, bei denen alle – unabhängig von Größe oder Abteilung – auf Kundendaten zugreifen und diese aktualisieren müssen. Die geteilte Kontaktdatenbank und die gemeinsamen Deal-Pipelines sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Mir gefällt außerdem, dass die Aktivitäten-Verfolgung für alle Nutzer verfügbar ist, sodass beim Wachstum Ihres Teams keine Informationssilos entstehen.

Wichtige Funktionen von HubSpot CRM

Weitere Auffälligkeiten von HubSpot CRM für das Kundenmanagement sind:

• E-Mail-Tracking: Verfolgen Sie, wann Kontakte E-Mails öffnen und Links direkt aus dem CRM heraus anklicken.
• Terminplanung: Teilen Sie einen persönlichen Buchungslink, damit Kundschaft Termine mit Ihrem Team vereinbaren kann.
• Aufgabenmanagement: Weisen Sie Aufgaben sich selbst oder Teammitgliedern zu und behalten Sie die Übersicht – direkt im jeweiligen Kundenprofil.
• Dokumentenfreigabe: Speichern und senden Sie Vertriebsdokumente aus einer zentralen Bibliothek heraus und verfolgen Sie das Engagement der Kundschaft.

HubSpot CRM Integrationen

Zu den Integrationen gehören Gmail, Google Kalender, Outlook, HubSpot für WordPress, Outlook Kalender, Meta Ads, Zoom, Microsoft Teams, Slack und Salesforce.

Was ist kostenlos?

HubSpot CRM bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Nutzer:innen. Einige Funktionen wie Workflow-Automatisierung und erweiterte Berichte sind allerdings nur in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten; auch gibt es Begrenzungen bei der Anzahl an Kontakten und manchen Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Unbegrenzte Nutzer im Gratis-Tarif
• Terminplaner kostenfrei inklusive
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit beliebten Tools

Cons:

• Kostenloser Tarif ohne erweiterte Berichte
• Workflow-Automatisierung ist nicht kostenlos enthalten

LEARN MORE ABOUT HUBSPOT CRM:

• Check out HubSpot CRM on their website

Weitere kostenlose Kundenmanagement-Software

Hier sind weitere kostenlose Kundenmanagement-Software-Lösungen, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Bigin by Zoho CRM

   Am besten geeignet zur Verwaltung von Vertriebspipelines

2. Zoho CRM

   Am besten für Workflow-Automatisierungstools

3. Teamgate

   Am besten geeignet zur Nachverfolgung von Vertriebskontakten

Wie Sie kostenlose Kundenmanagement-Software auswählen

Man kann sich leicht in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess für Ihre individuelle Software-Lösung den Fokus bewahren, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:

Was ist kostenlose Kundenmanagement-Software?

Kostenlose Kundenmanagement-Software ist eine Art CRM-System, das Unternehmen dabei unterstützt, Kundendaten zu verwalten, Interaktionen nachzuverfolgen und Vertriebsprozesse zu organisieren – ganz ohne kostenpflichtiges Abonnement. Diese CRM-Lösungen dienen dazu, das Kundenbeziehungsmanagement zu optimieren, indem Kontakte zentralisiert, Aktivitäten nachverfolgt und die Übersichtlichkeit im gesamten Vertriebszyklus gesteigert werden.

Viele Plattformen positionieren sich als einfaches CRM oder als beste kostenlose CRM-Option und bieten grundlegende CRM-Funktionen wie Lead-Generierung, Deal-Verfolgung und Aufgabenmanagement. Einige Lösungen enthalten zudem KI-Funktionen oder einen KI-Assistenten, die Aufgaben automatisieren, Kundendaten analysieren und Teams dabei unterstützen, Geschäftsabschlüsse effizienter voranzutreiben.

Funktionen kostenloser Kundenmanagement-Software

Lassen Sie uns die Funktionen durchgehen, die üblicherweise in Kundenmanagement-Software enthalten sind, und welche davon normalerweise in kostenlosen bzw. kostenpflichtigen Tarifen geboten werden.

Typischerweise kostenlose Funktionen von Kundenmanagement-Software

• Kontaktmanagement: Speichern, organisieren und aktualisieren Sie Kundendaten wie Namen, E-Mails, Telefonnummern und Firmeninformationen in einer durchsuchbaren Datenbank.
• Aktivitätsverfolgung: Protokollieren Sie Anrufe, E-Mails, Meetings und Notizen, um eine Historie aller Kundeninteraktionen zum schnellen Nachschlagen zu führen.
• Aufgabenmanagement: Weisen Sie Aufgaben zu, planen und verfolgen Sie Aktivitäten rund um Kunden-Nachfassaktionen, Meetings oder Projekt-Meilensteine direkt in der Plattform.
• Grundlegende Berichte: Erstellen Sie einfache Berichte zu Kundenaktivitäten, Vertriebspipelines oder Aufgabenfortschritt, um Fortschritte und Leistungen zu überwachen.
• Pipeline-Visualisierung: Anzeigen und verwalten Sie Vertriebs- oder Projektpipelines in visuellen Boards oder Listen, um Kundenstatus und nächste Schritte nachzuverfolgen.
• E-Mail-Integration: Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto, um Nachrichten direkt aus der Software zu versenden, zu empfangen und Kundendialoge zu protokollieren.
• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Richten Sie Alarme für anstehende Aufgaben, Meetings oder Nachfassaktionen ein, damit nichts vergessen wird.
• Benutzerzugriffssteuerung: Verwalten Sie grundlegende Berechtigungen, um festzulegen, wer innerhalb Ihres Teams Kundeninformationen ansehen oder bearbeiten darf.

Typischerweise kostenpflichtige Funktionen von Kundenmanagement-Software

• Erweiterte Automatisierung: Automatisieren Sie wiederkehrende Workflows wie Lead-Zuweisungen, Nachfass-E-Mails oder das Erstellen von Aufgaben anhand von Auslösern und Regeln.
• Individuelle Berichte und Analysen: Erstellen Sie detaillierte, anpassbare Berichte und Dashboards zur Analyse von Kundendaten, Trends und Team-Leistungen.
• Integration mit Drittanbieter-Apps: Verbinden Sie eine größere Bandbreite an Geschäftsanwendungen wie Buchhaltung, Marketing oder Support-Plattformen für einen nahtlosen Datenfluss.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Legen Sie differenzierte Zugriffsrechte für Teammitglieder oder Abteilungen fest, sodass sensible Daten nur den richtigen Personen zur Verfügung stehen.
• Serienmailings: Senden Sie personalisierte Massenmails an Kundensegmente, überwachen Sie Öffnungsraten und steuern Sie Ihre Kampagnen direkt in der Plattform.
• Mobile App mit Offline-Zugriff: Nutzen Sie eine spezielle App, um auch ohne Internetverbindung auf Kundendaten zuzugreifen und diese zu aktualisieren.
• Individuelle Felder und Layouts: Passen Sie die Struktur Ihrer Datenbank durch individuelle Felder, Layouts oder Module an Ihre speziellen Geschäftsprozesse an.
• API-Zugang: Verwenden Sie Entwickler-Tools und APIs, um individuelle Integrationen zu erstellen oder den Datenaustausch mit anderen Systemen zu automatisieren.
• Priorisierter Kundensupport: Profitieren Sie von schnelleren Reaktionszeiten, persönlichen Ansprechpartnern oder Premium-Supportkanälen für Troubleshooting und Onboarding.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Profitieren Sie von fortschrittlichen Schutzfunktionen wie automatischen Backups und Optionen zur Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts.

Vorteile kostenloser Kundenmanagement-Software

Die Einführung kostenloser Kundenmanagement-Software bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Pluspunkte:

• Zentrale Kundeninformationen: Alle Kontaktdaten, Notizen und Interaktionshistorie Ihrer Kunden an einem leicht zugänglichen Ort – das reduziert manuellen Aufwand und Datensilos.
• Verbesserte Aufgabenorganisation: Mit integriertem Aufgabenmanagement und Erinnerungen stellen Sie sicher, dass Nachfassaktionen und Zusagen an Kunden nicht verloren gehen.
• Kosteneinsparungen: Nutzen Sie alle grundlegenden Funktionen der Kundenverwaltung, ohne ein kostenpflichtiges Abo – ideal für kleine Teams, die starten möchten.
• Verbesserte Teamzusammenarbeit: Teilen Sie Kundendaten, weisen Sie Aufgaben zu und überwachen Sie gemeinsam den Fortschritt – das fördert Kommunikation und Verantwortlichkeit.
• Einfache Integration mit bestehenden Tools: Verbinden Sie E-Mail, Kalender und andere grundlegende Geschäftsanwendungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und doppelte Dateneingaben zu vermeiden.
• Skalierbare Basis: Starten Sie mit den Grundfunktionen und erweitern Sie die Möglichkeiten, wenn Ihr Kundenstamm wächst und Ihr Unternehmen mehr Anforderungen hat.
• Schnelle Einarbeitung: Profitieren Sie von benutzerfreundlichen Oberflächen, Vorlagen und Schulungsmaterialien, damit Ihr Team ohne große Ausfallzeiten loslegen kann.

Kosten und Preise von Kundenverwaltungssoftware

Mir ist bewusst, dass Sie diesen Artikel auf der Suche nach den besten kostenlosen Optionen für Kundenverwaltungssoftware gefunden haben. Da kostenfreie Tarife jedoch nur eingeschränkte Funktionen bieten, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Paket in Zukunft erweitern müssen.

Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren durchschnittliche Preise und typische enthaltene Funktionen in Kundenverwaltungssoftware zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Kundenverwaltungssoftware

Wie geht es weiter:

Wenn Sie gerade auf der Suche nach kostenloser Kundenverwaltungssoftware sind, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Bedürfnisse konkretisiert werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste an Softwarelösungen. Die Berater unterstützen Sie sogar durch den gesamten Kaufprozess inklusive Preisverhandlung.