15 Beste Hot-Desk-Buchungssoftware im Jahr 2026

Hot-Desk-Buchungssoftware ermöglicht es Ihrem Team, Schreibtische und Arbeitsplätze bei Bedarf zu reservieren und erleichtert so die Verwaltung flexibler Bürostrukturen. Wenn Sie nach der besten Hot-Desk-Buchungssoftware suchen, jonglieren Sie wahrscheinlich mit hybriden Arbeitsmodellen, wechselnden Teamanforderungen und dem Druck, Ihren Arbeitsbereich effizient und gerecht zu organisieren. 

Das richtige Tool hilft Ihnen, Doppelbuchungen zu vermeiden, allen einen Überblick über die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen zu geben und eine reibungslose Rückkehr ins Büro zu unterstützen. 

In diesem Leitfaden finden Sie einen klaren Vergleich der führenden Hot-Desk-Buchungsplattformen, damit Sie die passende Lösung für den Workflow Ihres Teams und Ihre Anforderungen an das Flächenmanagement auswählen können.

Zusammenfassung der besten Hot-Desk-Buchungssoftware

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Hot-Desk-Buchungssoftware-Auswahl zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Envoy	Am besten für automatisierte Schreibtischzuweisungsregeln	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $4,344/Standort (jährliche Abrechnung)	Website
2	Othership	Am besten für den Zugang zu globalen Coworking-Standorten	Kostenlose Version verfügbar	Ab £4/Nutzer/Monat	Website
3	Clearooms	Am besten für interaktive Grundrissvisualisierung geeignet	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $80/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
4	Cloudbooking	Ideal für fortschrittliche Analysen und Berichte	Kostenlose Demo verfügbar	Ab £99/Monat	Website
5	Eptura Engage	Am besten für mobile Schreibtischreservierungen geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
6	Robin	Am besten geeignet für die Verwaltung von hybriden Arbeitsplatzplänen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
7	Zynq	Am besten geeignet für die Integration von Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $2/Schreibtisch/Monat	Website
8	Ronspot	Am besten für anpassbare Buchungsrichtlinien	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	HotDesk+	Am besten für flexiblen Zugang zu Arbeitsplätzen nach Bedarf	Nicht verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	Deskfound	Am besten für Slack-Integration	Kostenlose Testphase für die ersten 10 Benutzer	Ab $1/Benutzer/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Accelo

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   4.4

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2. 

   Celoxis

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   4.4

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3. 

   Wrike

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   4.3

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Hot-Desk-Buchungssoftware im Test

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Hot-Desk-Buchungssoftware, die es auf meine Shortlist geschafft hat. Meine Bewertungen liefern Ihnen einen detaillierten Einblick in die Funktionen, idealen Einsatzbereiche und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die für Sie beste Lösung finden.

1

Envoy

Am besten für automatisierte Schreibtischzuweisungsregeln

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $4,344/Standort (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für die Buchung von Schreibtischen (Hot Desking), mit der Sie Schreibtischzuweisungen automatisieren, Reservierungen verwalten, Buchungsrichtlinien festlegen und die Büroauslastung über ein zentrales Dashboard überwachen können.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Office Manager in mittelständischen und großen Unternehmen, die automatisierte Schreibtischzuweisung und eine zentrale Verwaltung der Arbeitsplätze benötigen.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich automatisierte Regeln für die Schreibtischzuweisung entsprechend den Richtlinien und Präferenzen meines Teams einrichten kann. Ich mag, dass ich Bereiche (Bereiche) konfigurieren, Buchungen nach Team oder Zeitplan einschränken und Schreibtische automatisch basierend auf den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zuweisen kann. Mein Team nutzt das Analyse-Dashboard, um die Auslastung zu überwachen und unsere Flächenplanung in Echtzeit anzupassen.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Interaktive Grundriss-Visualisierung: Sie sehen verfügbare Schreibtische und Buchungen auf einer Live-Bürokarte.
• Buchung per Mobile App: Reservieren und verwalten Sie Schreibtische direkt über Ihr Smartphone.
• Integration des Besuchermanagements: Verfolgen und verwalten Sie den Zugang von Gästen zusammen mit Schreibtischreservierungen.
• Gesundheits- und Sicherheitschecks: Mitarbeitende müssen einen Gesundheitscheck absolvieren, bevor sie einen Schreibtisch buchen können.

Envoy-Integrationen

Envoy bietet Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta, Cisco Meraki, Aruba, Salesforce und verfügt über eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisierte Schreibtischzuweisung nach Richtlinien
• Zentrale Verwaltung von Arbeitsplätzen und Belegung
• Gute Übersicht über Nutzungstrends im Büro

Cons:

• Benutzerfreundlichkeit des Dashboards ist nicht immer einheitlich
• Begrenzte Flexibilität bei individueller Buchungslogik

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website

2

Othership

Am besten für den Zugang zu globalen Coworking-Standorten

• Kostenlose Version verfügbar
• Ab £4/Nutzer/Monat

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Rating: 4.8/5

Othership ist eine Plattform zur Buchung von Arbeitsplätzen, mit der Sie Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros in einem kuratierten Netzwerk von Coworking-Standorten in mehreren Ländern reservieren können.

Für wen ist Othership am besten geeignet?

Remote-Profis und verteilte Teams, die flexible Arbeitsplatzlösungen in mehreren Städten oder Ländern benötigen.

Warum ich Othership ausgewählt habe

Ich habe Othership als eines der besten ausgewählt, weil ich Zugang zu einem kuratierten Netzwerk von Coworking-Spaces in Dutzenden von Städten weltweit habe. Mir gefällt, dass ich nach Standort, Ausstattung oder Arbeitsplatztyp suchen und sofort Schreibtische oder Besprechungsräume buchen kann. Mein Team nutzt die Plattform, um persönliche Arbeitstage zu koordinieren, wenn wir reisen oder aus verschiedenen Ländern remote arbeiten.

Schlüsselfunktionen von Othership

• Team-Management-Dashboard: Verwalten Sie Teammitglieder, Berechtigungen und Arbeitsplatznutzung von einem zentralen Dashboard aus.
• Zugriffskontrollen für Arbeitsplätze: Legen Sie fest, wer buchen, einchecken oder bestimmte Standorte betreten darf.
• Export der Buchungshistorie: Laden Sie detaillierte Buchungsaufzeichnungen für Berichte oder Spesenabrechnungen herunter.
• Mobile App-Unterstützung: Buchen, einchecken und Reservierungen direkt am Handy verwalten.

Othership Integrationen

Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Das Tool unterstützt Integrationen über API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Kuratiertes globales Netzwerk an Coworking-Standorten
• Einfache Buchung in mehreren Städten
• Mobilfreundliche Reservierungsverwaltung

Cons:

• Eingeschränkte Berichte und Nutzungsanalysen
• Keine integrierten Besucher-Management-Funktionen

LEARN MORE ABOUT OTHERSHIP:

• Check out Othership on their website

3

Clearooms

Am besten für interaktive Grundrissvisualisierung geeignet

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $80/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.7/5

Clearooms ist eine Hot-Desk-Buchungsplattform, mit der Sie Schreibtischreservierungen, Besprechungsraumplanung und interaktive Grundrisse für flexible Büroumgebungen verwalten können.

Für wen ist Clearooms am besten geeignet?

Facility Manager in mittelgroßen und großen Büros, die eine detaillierte und interaktive Verwaltung von Grundrissen für Schreibtisch- und Raumreservierungen benötigen.

Warum ich Clearooms ausgewählt habe

Ich habe Clearooms als eines der besten ausgewählt, weil ich detaillierte Bürogrundrisse hochladen und interaktive Karten für Schreibtisch- und Raumbuchungen erstellen kann. Mir gefällt, dass ich jeder Fläche Ausstattungen und Ressourcen zuweisen kann, was es meinem Team erleichtert, den passenden Platz zu finden. Mein Team nutzt den Drag-and-Drop-Editor, um Layouts anzupassen, wenn sich unsere Anforderungen ändern.

Clearooms Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung per mobiler App: Buchen Sie Schreibtische und Räume direkt über Ihr Smartphone.
• Besuchermanagement: Registrieren und verfolgen Sie Besucher, die das Büro betreten.
• Outlook- und Google-Kalender-Integration: Synchronisieren Sie Buchungen mit Ihren bestehenden Kalender-Tools.
• Kontaktloser Check-in: Nutzen Sie QR-Codes für berührungslose Schreibtisch- und Raum-Check-ins.

Clearooms Integrationen

Clearooms bietet native Integrationen mit Google Kalender, Office 365, Microsoft Teams, Slack, Paxton Access und unterstützt Single Sign-On mit Azure, Google Workspace, JumpCloud, Microsoft AD FS, Okta und OneLogin. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Sehr visueller und interaktiver Grundriss-Editor
• Einfache Schreibtisch- und Raumbuchung per Mobilgerät
• Integrierte Besucherprotokollierung und -verwaltung

Cons:

• Oberfläche kann anfangs überwältigend wirken
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsregeln

LEARN MORE ABOUT CLEAROOMS:

• Check out Clearooms on their website

4

Cloudbooking

Ideal für fortschrittliche Analysen und Berichte

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab £99/Monat

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Cloudbooking ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für die Buchung von Flexarbeitsplätzen, die Schreibtischreservierungen, Besprechungsraumbuchung, Besucherverwaltung und fortschrittliche Analysetools zur Verfolgung der Arbeitsplatznutzung bietet.

Für wen eignet sich Cloudbooking am besten?

Facility Manager in großen Unternehmen, die detaillierte Arbeitsplatzanalysen und eine zentralisierte Buchungsplattform benötigen.

Warum habe ich Cloudbooking ausgewählt?

Ich habe Cloudbooking als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich auf detaillierte Nutzungsdaten zugreifen und individuelle Berichte für verschiedene Abteilungen generieren kann. Mir gefällt, wie die Plattform Belegungs-Trends visualisiert und Analysen für die Geschäftsleitung exportierbar macht. Mein Team nutzt das Dashboard, um die Auslastung der Arbeitsplätze zu überwachen und unser Büro-Layout auf Basis von Echtzeit-Einblicken zu optimieren.

Hauptfunktionen von Cloudbooking

• Schreibtisch-Buchungsportal: Benutzer können Arbeitsplätze über eine webbasierte Oberfläche reservieren.
• Interaktive Grundrisse: Visuelle Karten zeigen belegte und verfügbare Schreibtische in Echtzeit an.
• Integration der Besucherverwaltung: Gäste-Check-ins können zusammen mit Arbeitsplatz-Reservierungen verwaltet werden.
• Mobile App-Zugriff: Schreibtischbuchungen und Reservierungen können von jedem mobilen Gerät aus verwaltet werden.

Integrationen von Cloudbooking

Cloudbooking bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Outlook, Google Workspace und Active Directory und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Erweiterte Berichte mit detaillierten Nutzungsinformationen
• Klar visualisierte Auslastung der Arbeitsbereiche
• Zentrale Steuerung für Arbeitsplätze und Räume

Cons:

• Oberfläche erfordert möglicherweise eine Einarbeitung für die volle Nutzung
• Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsregeln sind begrenzt

LEARN MORE ABOUT CLOUDBOOKING:

• Check out Cloudbooking on their website

5

Eptura Engage

Am besten für mobile Schreibtischreservierungen geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Eptura Engage ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für die Buchung von flexiblen Arbeitsplätzen, die Schreibtischreservierungen, interaktive Grundrisse, Besuchermanagement und mobilen App-Zugang für Teams vor Ort und im hybriden Betrieb bietet.

Für wen ist Eptura Engage am besten geeignet?

Arbeitsplatzmanager in mittelgroßen und großen Unternehmen, die eine mobile-first Schreibtischbuchung für hybride Teams benötigen.

Warum habe ich Eptura Engage ausgewählt?

Ich habe Eptura Engage zu den besten gezählt, weil ich Schreibtischreservierungen direkt auf meinem Handy erledigen kann – ideal für hybride Teams, die viel unterwegs sind. Mir gefallen die interaktiven Grundrisse und das QR-Code-Check-in, die das Buchen und Finden von Arbeitsplätzen schnell machen. Mein Team nutzt die mobile App, um Bürotage zu koordinieren und Arbeitsplätze zu reservieren, ohne sich am Desktop anmelden zu müssen.

Eptura Engage Schlüsselfunktionen

• Integration des Besuchermanagements: Verwalten Sie den Check-in von Gästen zusammen mit Arbeitsplatzreservierungen.
• Outlook- und Google-Kalender-Synchronisation: Synchronisieren Sie Schreibtischbuchungen mit Ihren bestehenden Kalender-Tools.
• Analyse der Flächennutzung: Verfolgen Sie die Nutzung der Arbeitsbereiche mit integrierten Reporting-Dashboards.
• Integration der Zugangskontrolle: Verbinden Sie sich mit Zugangssystemen für sichere Gebäudeeintritte.

Eptura Engage Integrationen

Eptura Engage bietet native Integrationen in das Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365 und Outlook, sowie Zugangskontrolle, Besuchermanagement, Videokonferenzräume und HR-Systeme. Für individuelle Anpassungen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile-first Erlebnis für Schreibtischreservierungen
• Starke Unterstützung bei der Koordination im hybriden Arbeitsumfeld
• Interaktive Grundrisse für schnelle Buchungen

Cons:

• Begrenzte Flexibilität bei der Konfiguration von Buchungsregeln
• Dashboard kann für neue Nutzer komplex wirken

LEARN MORE ABOUT EPTURA ENGAGE:

• Check out Eptura Engage on their website

6

Robin

Am besten geeignet für die Verwaltung von hybriden Arbeitsplatzplänen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Robin ist eine Arbeitsplatz-Management-Plattform für die Buchung von Hot Desks, mit der Sie Schreibtischreservierungen, interaktive Raumpläne und die Nutzung von Flächen in hybriden Büroumgebungen verwalten können.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Arbeitsplatzmanager in mittelständischen und großen Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten über mehrere Bürostandorte hinweg koordinieren müssen.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Ich habe Robin als eines der besten Tools ausgewählt, weil es mir eine granulare Kontrolle über hybride Arbeitsplatzpläne gibt und ich wiederkehrende Schreibtischreservierungen sowie Team-Bereiche verwalten kann. Mir gefällt, wie die Analysen der Plattform mir helfen, Auslastungstrends zu verfolgen und Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Mein Team nutzt Robins interaktive Grundrisse, um schnell verfügbare Arbeitsplätze an mehreren Standorten zu finden und zu buchen.

Wichtige Funktionen von Robin

• Schreibtisch-Check-in über mobile App: Nutzer können über die Robin Mobile-App an ihrem reservierten Arbeitsplatz einchecken.
• Besuchermanagement: Gasterfassung und Nachverfolgung von Besucheraktivitäten im Büro.
• Kalender-Integrationen: Synchronisierung von Arbeitsplatzbuchungen mit Google Kalender und Microsoft Outlook.
• Fragebögen zu Gesundheit und Sicherheit: Erfassen Sie Gesundheitsinformationen der Mitarbeiter, bevor eine Schreibtischreservierung möglich ist.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Zoom, Okta und Envoy. Es steht eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse für mehrere Standorte
• Echtzeit-Übersicht über verfügbare Arbeitsplätze
• Detaillierte Analyse der Raumauslastung

Cons:

• Begrenzte Flexibilität bei individuellen Buchungsregeln
• Das Admin-Dashboard kann unübersichtlich wirken

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

7

Zynq

Am besten geeignet für die Integration von Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2/Schreibtisch/Monat

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Rating: 5/5

Zynq ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für das Buchen von Hot Desks, mit der Sie Schreibtischreservierungen, die Planung von Besprechungsräumen, Besucher-Check-ins und die Anwesenheit im Büro aus einem einzigen System verwalten können.

Für wen ist Zynq am besten geeignet?

Office Manager in mittelständischen und großen Unternehmen, die sowohl Schreibtisch- als auch Besprechungsraumbuchungen koordinieren müssen.

Warum ich Zynq gewählt habe

Ich habe Zynq als eines der besten ausgewählt, weil ich sowohl Schreibtisch- als auch Besprechungsraumbuchungen über ein einziges Dashboard verwalten kann, was die Planung für mein Team einfach hält. Ich finde es praktisch, dass ich wiederkehrende Reservierungen für Teams einrichten kann, die sich regelmäßig treffen, und mit dem interaktiven Gebäudeplan die Echtzeitverfügbarkeit sehe. Mein Team nutzt auch die Besucherverwaltung, um Gäste-Check-ins gemeinsam mit Arbeitsplatzreservierungen zu koordinieren.

Zynq Hauptfunktionen

• Mobile Buchungs-App: Buchen Sie Schreibtische und Räume direkt von Ihrem Smartphone aus.
• Nachbarschaften und Zonen: Gruppieren Sie Schreibtische nach Abteilung oder Team für eine leichtere Zuteilung.
• Check-in- und Check-out-Tracking: Überwachen Sie die Arbeitsplatznutzung mit QR-Code- oder sensorbasierten Check-ins.
• Kalender-Integrationen: Synchronisieren Sie Buchungen mit Google Kalender und Microsoft Outlook.

Zynq Integrationen

Zynq bietet native Integrationen mit Google Workspace und Microsoft 365, inklusive Google Kalender und Outlook Kalender, und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Vereintes System für Schreibtische und Besprechungsräume
• Einfache wiederkehrende Buchungen für Teampläne
• Klarer Überblick über verfügbare Arbeitsbereiche in Echtzeit

Cons:

• Benutzeroberfläche kann gelegentlich überladen wirken
• Begrenzte Anpassung der Buchungsrichtlinien

LEARN MORE ABOUT ZYNQ:

• Check out Zynq on their website

8

Ronspot

Am besten für anpassbare Buchungsrichtlinien

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Ronspot ist eine Arbeitsplatzbuchungsplattform für Flex-Desking, Parkplätze und Besprechungsräume, mit der Sie Reservierungen verwalten, Buchungsregeln festlegen und die Raumnutzung über ein einziges Dashboard überwachen können.

Für wen ist Ronspot am besten geeignet?

Facility Manager in Unternehmen jeder Größe, die eine flexible Kontrolle über die Buchung von Arbeitsplätzen, Parkplätzen und Besprechungsräumen benötigen.

Warum ich Ronspot ausgewählt habe

Ich habe Ronspot als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich detaillierte Buchungsrichtlinien für Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume festlegen kann und den Zugang nach Team, Rolle oder Zeit steuern kann. Mir gefällt, dass ich Credits zuweisen kann, um zu steuern, wie oft Personen Plätze buchen, und wiederkehrende Reservierungen für regelmäßige Nutzer automatisieren kann. Mein Team nutzt das Reporting-Dashboard, um Nutzungsmuster zu verfolgen und unsere Richtlinien bei Bedarf anzupassen.

Wichtige Funktionen von Ronspot

• Interaktiver Grundriss: Nutzer können direkt über eine visuelle Karte Schreibtische auswählen und buchen.
• Mobile App: Buchungen, Stornierungen oder Änderungen direkt über iOS- und Android-Geräte.
• Single Sign-On (SSO): Unterstützt Authentifizierung über Microsoft- und Google-Konten.
• Besuchermanagement: Externe Gäste innerhalb des Buchungssystems registrieren und nachverfolgen.

Ronspot-Integrationen

Ronspot bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace und Okta für Single Sign-On und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Flexible Richtlinienkontrolle für Arbeitsplatzbuchungen
• Credit-basiertes System für faire Nutzung
• Unterstützt Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume

Cons:

• Oberfläche kann für Administratoren komplex wirken
• Begrenzte Detailtiefe bei erweiterten Analysen

LEARN MORE ABOUT RONSPOT:

• Check out Ronspot on their website

9

HotDesk+

Am besten für flexiblen Zugang zu Arbeitsplätzen nach Bedarf

• Nicht verfügbar
• Preise auf Anfrage

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HotDesk ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, die Nutzer mit einem globalen Netzwerk von Coworking Spaces verbindet. Über eine einzige Oberfläche können Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros reserviert werden.

Für wen ist HotDesk am besten geeignet?

Remote-Teams und Geschäftsreisende, die flexiblen Zugang zu Arbeitsplätzen in mehreren Städten oder Ländern benötigen.

Warum ich HotDesk ausgewählt habe

Ich habe HotDesk als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich sofort Schreibtische, Besprechungsräume oder private Büros in Tausenden von Coworking Spaces weltweit buchen kann. Mir gefällt, dass ich Arbeitsplätze nach Ausstattungsmerkmalen, Standort und Verfügbarkeit in Echtzeit filtern kann. Mein Team nutzt die mobile App, um Buchungen unterwegs zu verwalten, was besonders bei Reisen oder Arbeit in verschiedenen Städten hilfreich ist.

HotDesk Hauptfunktionen

• Zugangsverwaltung für Arbeitsplätze: Kontrollieren, wer bestimmte Schreibtische oder Räume buchen und betreten kann.
• Individuelle Buchungsregeln: Legen Sie Regeln für Buchungszeiten, -dauern und Benutzerberechtigungen fest.
• Analyse-Dashboard: Nutzungsdaten und Buchungstrends standortübergreifend einsehen.
• Zahlungsabwicklung: Workspace-Zahlungen direkt über die Plattform abwickeln.

HotDesk-Integrationen

Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Das Tool unterstützt Integrationen per API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Zugang zum globalen Coworking-Netzwerk
• Echtzeitbuchung über mehrere Standorte
• Flexible Suche nach Ausstattung und Arbeitsplätzen

Cons:

• Fehlende integrierte Tools zur Besucherkoordination
• Begrenzte Einblicke in Nutzungsdaten der Arbeitsplätze

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10

Deskfound

Am besten für Slack-Integration

• Kostenlose Testphase für die ersten 10 Benutzer
• Ab $1/Benutzer/Monat

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Rating: 4.9/5

Deskfound ist eine Hot-Desk-Buchungsplattform, mit der Sie Schreibtischreservierungen, interaktive Grundrisse und Arbeitsplatzplanung direkt in Ihren bestehenden Arbeitsplatz-Tools verwalten können.

Für wen ist Deskfound am besten geeignet?

Organisationen, die Slack nutzen und hybride Arbeitsplatzreservierungen sowie Schreibtischbuchungen in ihrer bestehenden Kollaborationsumgebung verwalten möchten.

Warum habe ich Deskfound ausgewählt?

Ich habe mich für Deskfound entschieden, weil die Slack-Integration die Schreibtischbuchung dort ermöglicht, wo Teams bereits kommunizieren. Ich finde es praktisch, dass Nutzer Grundrisse einsehen, Schreibtische reservieren und Bürotage koordinieren können, ohne zu einer anderen Plattform wechseln zu müssen. Dadurch fühlt sich die Terminplanung für Arbeitsplätze stärker mit dem Teamalltag verbunden an.

Wichtige Funktionen von Deskfound

• Interaktive Grundrisse: Verfügbare Schreibtische auf einer digitalen Karte visualisieren und auswählen.
• Buchung nach Bereichen: Schreibtische in bestimmten Team- oder Abteilungszonen reservieren.
• Wiederkehrende Reservierungen: Wiederholende Schreibtischbuchungen für regelmäßige Büroarbeitstage einrichten.
• Admin-Analyse-Dashboard: Arbeitsplatznutzung und Buchungstrends mit integrierten Berichtswerkzeugen verfolgen.

Deskfound-Integrationen

Deskfound bietet native Integrationen für Slack, Google Kalender und Google Maps und stellt außerdem eine API für individuelle Integrationen bereit. 

Pros and Cons

Pros:

• Native Abläufe innerhalb von Teamkommunikationstools
• Interaktive Grundrisse zur Schreibtischauswahl
• Unterstützt wiederkehrende und teambasierte Buchungen

Cons:

• Eingeschränkte Analyse-Tiefe für Arbeitsplatz-Einblicke
• Begrenztes Integrations-Ökosystem außerhalb der Kern-Tools

LEARN MORE ABOUT DESKFOUND:

• Check out Deskfound on their website

Weitere Hot-Desk-Buchungssoftware

Hier sind einige weitere Hot-Desk-Buchungssoftware-Optionen, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Officely

   Am besten geeignet für Slack-basierte Schreibtischreservierungen

2. DeskFlex

   Am besten mit Besuchermanagement-Integration

3. FloorPlanMapper

   Am besten für interaktive Büroplanung

Hot-Desk-Buchungssoftware Auswahlkriterien

Bei der Auswahl der besten Hot-Desk-Buchungssoftware für diese Liste habe ich übliche Käuferbedürfnisse und Herausforderungen wie das Management hybrider Arbeitspläne und die Gewährleistung einer Echtzeitverfügbarkeit von Arbeitsplätzen berücksichtigt. Zusätzlich habe ich das folgende Bewertungsraster verwendet, um meine Auswahl strukturiert und fair zu halten:

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung) Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung folgende grundlegende Anwendungsfälle abdecken:

• Buchen von Schreibtischen für bestimmte Daten und Uhrzeiten
• Echtzeitansicht der Arbeitsplatzverfügbarkeit
• Stornierung oder Änderung bestehender Reservierungen
• Zugriff auf interaktive Gebäudepläne
• Zuweisung von Arbeitsplätzen zu Teams oder Abteilungen

Weitere herausragende Funktionen (25 % der Gesamtbewertung) Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach besonderen Funktionen gesucht, wie zum Beispiel:

• Integration in Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack
• Möglichkeiten für wiederkehrende oder „Nachbarschafts“-Buchungen
• Mobile App für Reservierungen unterwegs
• Erweiterte Analysen und Nutzungsberichte
• Besuchermanagement-Integration

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung) Um einen Eindruck von der Nutzerfreundlichkeit der Systeme zu bekommen, habe ich folgende Punkte bewertet:

• Einfacher und intuitiver Buchungsprozess
• Modernes und übersichtliches Interface-Design
• Schnelle Ladezeiten und responsives Verhalten
• Einfache Navigation zwischen den Funktionen
• Barrierefreiheit für alle Nutzertypen

Onboarding (10 % der Gesamtbewertung) Um den Onboarding-Prozess jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes betrachtet:

• Verfügbarkeit von Trainingsvideos und Tutorials
• Interaktive Schritt-für-Schritt-Produktführungen
• Vorgefertigte Vorlagen für den schnellen Einstieg
• Zugang zu Onboarding-Webinaren oder Live-Demos
• In-App-Chatbots oder geführte Hilfestellungen

Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung) Um die Kundendienstleistungen der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Live-Chat oder telefonischem Support
• Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
• Umfassendes Online-Hilfezentrum oder Wissensdatenbank
• Zugang zu persönlichen Account-Managern
• Community-Foren oder Benutzergruppen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung) Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente und flexible Preispläne
• Kostenlose Testphase oder Freemium-Optionen
• Keine versteckten Gebühren oder unerwarteten Kosten
• Rabatte für Jahres- oder Mengenverträge
• In jedem Preismodell enthaltene Funktionen

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung) Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen Folgendes beachtet:

• Positives Feedback zur Buchungszuverlässigkeit
• Lob für die Integration mit vorhandenen Tools
• Kommentare zur einfachen Einrichtung und zum Onboarding
• Berichte über reaktionsschnellen Kundensupport
• Kritik an fehlenden oder fehlerhaften Funktionen

Wie wählt man eine Hot-Desk-Buchungssoftware aus?

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess nicht den Überblick verlieren, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Faktoren:

Was ist eine Hot-Desk-Buchungssoftware?

Hot-Desk-Buchungssoftware ist eine Schreibtisch-Buchungslösung, die Desk-Hoteling und Desk-Sharing in flexiblen Büroumgebungen ermöglicht. Sie erlaubt Teams, Arbeitsplätze mittels Buchungstools für Coworking-Büros zu reservieren und eine flexible Nutzung von Schreibtischen mit Echtzeit-Übersicht über Verfügbarkeit und Belegung zu verwalten.

Diese Tools unterstützen das Arbeitsplatzmanagement, indem sie Organisationen helfen, ein benutzerfreundlicheres WLAN-Arbeitsumfeld und -erlebnis zu schaffen – insbesondere für hybride Teams, die Büro- und Remote-Arbeit kombinieren.

Funktionen

Bei der Auswahl von Hot-Desk-Buchungssoftware sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:

• Schreibtisch-Reservierungssystem: Ermöglicht Nutzern das Buchen, Ändern oder Stornieren von Schreibtischreservierungen für bestimmte Daten und Zeiten, stellt Arbeitsplatzverfügbarkeit sicher und reduziert Terminüberschneidungen.
• Interaktive Etagenpläne: Bieten eine visuelle Karte des Büros, sodass Nutzer gezielt Arbeitsplätze oder Bereiche je nach Lage und Ausstattung auswählen können.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Zeigt aktuelle Informationen darüber an, welche Arbeitsplätze frei oder belegt sind, damit Mitarbeitende fundierte Buchungsentscheidungen treffen können.
• Wiederkehrende Buchungen: Unterstützt das Einplanen regelmäßiger Reservierungen für Nutzer, die an bestimmten Tagen oder Wochen einen festen Arbeitsplatz benötigen.
• Bereichs- oder Zonenbuchung: Ermöglicht Teams oder Abteilungen, ganze Schreibtischblöcke in definierten Bürobereichen für bessere Zusammenarbeit zu reservieren.
• Mobile App-Zugriff: Ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern, Buchungen zu verwalten, Verfügbarkeiten zu prüfen und Benachrichtigungen über Smartphone oder Tablet zu erhalten.
• Check-in und Check-out: Erfordert eine Bestätigung von Ankunft und Verlassen, um die tatsächliche Arbeitsplatznutzung zu erfassen und No-Shows zu vermeiden.
• Admin-Analytik-Dashboard: Bietet Reporting-Tools zur Überwachung der Auslastung, Buchungstrends und Belegungsraten für datenbasierte Entscheidungen.
• Integration mit Kollaborations-Tools: Verbindet sich mit Plattformen wie Microsoft Teams oder Slack, um Buchungsprozesse und Benachrichtigungen zu vereinfachen.
• Besuchermanagement-Integration: Koordiniert den Zugang und Arbeitsplatzzuweisungen für externe Gäste und stärkt so Sicherheit und Empfangsprozesse.

Hot-Desk-Buchungssoftware-Lösungen beinhalten in der Regel keine KI als Teil ihres Funktionsumfangs.

Vorteile

Die Einführung von Hot-Desk-Buchungssoftware bringt verschiedene Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier einige, auf die Sie sich freuen können:

• Optimierte Flächennutzung: Echtzeit-Arbeitsplatzverfügbarkeit und Analytik-Dashboards helfen, das Büro optimal zu nutzen.
• Verbesserte Koordination hybrider Arbeit: Schreibtisch-Reservierungssysteme und interaktive Etagenpläne erleichtern Teams die gemeinsame Planung von Präsenztagen.
• Weniger Terminüberschneidungen: Buchungs- und Stornofunktionen verhindern Doppelbuchungen und stellen sicher, dass allen bei Bedarf ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
• Verbessertes Mitarbeitererlebnis: Mobiler App-Zugang und Integrationen mit Kollaborations-Tools vereinfachen den Buchungsprozess für Nutzende.
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Auslastungsberichte und Belegungsanalysen liefern Einblicke für zukünftige Büroplanung und die Ressourcenzuweisung.
• Effizienteres Besuchermanagement: Die Integration mit Besuchermanagement-Tools sorgt dafür, dass Gäste zugewiesene Arbeitsplätze erhalten und ein reibungsloser Check-in abläuft.
• Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz: Optionen für wiederkehrende und Bereichsbuchungen unterstützen unterschiedliche Arbeitsweisen und Teamanforderungen.

Kosten und Preise

Die Auswahl einer Hot-Desk-Buchungssoftware setzt ein Verständnis der verschiedenen Preismodelle und -tarife voraus. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und mehr. Die nachfolgende Tabelle fasst übliche Tarife, deren durchschnittliche Preise sowie typische in Hot-Desk-Buchungssoftware enthaltene Funktionen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Hot-Desk-Buchungssoftware