5 Strategien zum gleichzeitigen Management mehrerer Projekte

Yasmina Khelifi

on Jun 10, 2026

Das gleichzeitige Management mehrerer Projekte kann überwältigend sein, da unterschiedliche Anforderungen, Berichtserwartungen und widersprüchliche Prioritäten entstanden. Diese Schlüsselstrategien helfen Ihnen und Ihrem Team, den Überblick zu behalten.

Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen kann herausfordernd sein. Vielleicht wurde Ihnen nahegelegt, mehrere interne Projekte zu übernehmen, Sie jonglieren eine Handvoll externer Projekte oder es wird sogar erwartet, dass Sie Aufgaben sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation unter einen Hut bringen.

Unabhängig von den Umständen kann es leicht passieren, dass man von den zahlreichen Anfragen, unterschiedlichen Berichterstattungsanforderungen und widersprüchlichen Prioritäten überwältigt wird. Wie können Sie Ihr Team und sich selbst auf Kurs halten?

Ich manage seit über 15 Jahren internationale Projekte – auf Folgendes sollten Sie den Fokus legen.

1. Setzen Sie Ihre Grenzen

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig übernehmen, müssen Sie realistisch in Bezug auf Ihre Fähigkeiten und Kapazitäten sein. Sie brauchen Erfahrung, die Ihnen die Glaubwürdigkeit und das Selbstvertrauen verleiht, die Sie zur Führung brauchen. Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, ist es wahrscheinlich besser, zunächst mit ein oder zwei Projekten zu beginnen, um Ihre Fähigkeiten zu entwickeln – sowohl für Sie selbst als auch für Ihr Unternehmen. So habe ich auch angefangen, und mir selbst das richtige Tempo zu setzen, hat mir geholfen, zu lernen, was funktioniert und was nicht.

Letztendlich kennen Sie Ihre Grenzen besser als jeder andere. Wenn Ihr Unternehmen von Ihnen erwartet, ein übermäßiges Arbeitspensum zu übernehmen – eines, das tatsächlich zu schlechten Projektergebnissen führen wird –, ist es wichtig, das anzusprechen und am Arbeitsplatz Nein zu sagen. Sie müssen realistische Erwartungen für sich und Ihr Team setzen, um auf allen Ebenen erfolgreich zu sein.

Profi-Tipp

Denken Sie über frühere Projekte nach, die Sie gemanagt haben. Wurden Sie schon einmal gebeten, zu viele verschiedene Projekte zu übernehmen? Was war dabei für Sie stressig? Waren die Projekte erfolgreich? Welche Fähigkeiten hätten Ihnen geholfen, die Situation besser zu meistern?

2. Verstehen Sie die Grenzen Ihres Teams

Das Managen mehrerer Projekte ist Teamarbeit. Die Teammitglieder haben ebenfalls Grenzen und Limits. Wie hoch ist ihre Arbeitsbelastungskapazität? Welche anderen Prioritäten könnten ihre Aufmerksamkeit erfordern?

Beim Ressourcenmanagement für mehrere Projekte ist es wichtig, dass Sie wissen, wie verfügbar Ihre Teammitglieder für neue Aufgaben sind, was sich bereits auf ihrer To-do-Liste befindet und welche persönlichen Einschränkungen (einschließlich Urlaube, nationale Feiertage, freie Tage usw.) bestehen. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein burn-out-gefährdetes Team.

Hier kann die passende Projektmanagement-Software zur Ressourcenverwaltung extrem nützlich sein. Ihr Tool kann Ihnen ein klares Dashboard bieten, das zeigt, wer im Team woran arbeitet, in welchem Status sich diese Aufgaben befinden und wer eventuell mit Aufgaben überlastet ist. Es hilft Ihnen, besser zu verstehen, welche Ressourcen eingesetzt werden, sodass Sie fundierte Entscheidungen über die Priorisierung und Delegation von Aufgaben treffen können.

Es ist außerdem wichtig, die Fähigkeiten Ihres Teams zu kennen – worin sie gut sind, was sie entwickeln möchten und woran sie noch arbeiten müssen. So vermeiden Sie Engpässe und Reibungen mit Ihren Stakeholdern, und das ist einer der wichtigsten Anwendungsfälle von Projektmanagement-Lösungen.

Wenn zum Beispiel nur ein Datenwissenschaftler an einem Künstliche-Intelligenz-Projekt arbeitet, wird das nicht funktionieren. Als Projektverantwortlicher sind Sie wahrscheinlich nicht die Person, die über das Budget für berufliche Weiterbildung entscheiden oder investieren kann, aber Sie können die benötigten Kompetenzen für Ihr Projektportfolio identifizieren und für Ihr Team einstehen.

Profi-Tipp

Ihr Team kennenzulernen geschieht nicht über Nacht. Sie müssen mit jedem Teammitglied sprechen und regelmäßig Check-ins durchführen, um mehr über sie, ihre Arbeitsweisen und ihre Ziele zu erfahren. Fragen Sie in Einzelgesprächen gezielt nach ihrer Arbeitsbelastung und ihren Entwicklungspotenzialen. Zum Beispiel: „Was ist aktuell der stressigste Teil deiner Arbeit?“ und „Welche Fähigkeit würdest du gerne erlernen, die dir bei deiner Arbeit helfen könnte?“ Betrachten Sie diese Gespräche nicht als Zeitverschwendung; sie sind das Fundament Ihrer Fähigkeit, schnell auf Anfragen der Stakeholder reagieren zu können.

3. Kommunizieren Sie mit Ihren Stakeholdern

Wenn Sie Projekte in großem Maßstab managen, erhalten Sie gleichzeitig viele Anfragen von Projektbeteiligten. Natürlich wird jede Anfrage als „dringend“ eingestuft werden.

Um das Wesentliche vom Störgeräusch zu trennen und zu verstehen, welche Anfragen tatsächlich die höchste Priorität haben, müssen Sie Einblick in das große Ganze haben. Was sind die echten Einschränkungen jedes Projekts? Wie sehen die erwarteten Projektzeitpläne und Projektergebnisse aus? Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass Sie an einem regulatorischen Projekt arbeiten, verstehen Sie, wie wichtig es ist, pünktlich zu liefern und den Zeitplan einzuhalten.

Der Schlüssel hierzu ist das Stakeholder-Management. Sie müssen enge Beziehungen zu allen Stakeholdern Ihrer diversen Projekte aufbauen. Führen Sie regelmäßige Gespräche mit ihnen, um ihre Einschränkungen, Bedürfnisse und Erwartungen besser zu verstehen. Seien Sie transparent in Bezug auf die Probleme Ihres Teams und die von Ihnen eingesetzten Lösungen. Halten Sie sie ebenso über Ihre Erfolge und Fortschritte hinsichtlich der Projektziele auf dem Laufenden. Hierbei helfen Ihnen die besten Projektmanagement-Apps, Informationen effektiv zu organisieren und zu verteilen.

Diese regelmäßigen Gespräche helfen Ihnen, eine realistische Roadmap zu entwickeln und Ihre Puffer für Verzögerungen zu kennen. Wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihren Stakeholdern haben, fällt es Ihnen zudem leichter, auch einmal „Nein“ zu sagen. Mehrere Anfragen zu koordinieren wird einfacher mit einem Projektmanagement-Dashboard, das Fortschritt und Fristen an einem Ort zusammenführt.

Wenn möglich, suchen Sie nach Tools für Stakeholder-Kommunikation in der Funktionalität der von Ihnen gewählten Projektmanagement-Plattformen.

Profi-Tipp

Dokumentieren Sie die Eigenschaften jedes Projekts in einer gemeinsam genutzten Datei, die für alle Projektteams leicht zugänglich ist. Fügen Sie für jedes Projekt die Deadline und die Begründung in diese Datei ein und halten Sie sie regelmäßig auf dem neuesten Stand, wenn neue Informationen verfügbar werden. Informieren Sie Ihr Team über Änderungen am Projekt, sobald Sie davon erfahren.

4. Verwalten Sie Ihre Zeit effizient

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, müssen Sie ein Meister im Zeitmanagement sein.

Als Projektmanager haben Sie das Gefühl, dass der Großteil Ihrer Zeit in Meetings verbracht wird. Zwischen Besprechungen mit Teammitgliedern zum Austausch über Erfolge und Hindernisse und Besprechungen mit Stakeholdern, die Informationen zum Projektfortschritt benötigen, kann das schnell viel werden.

Beim Management mehrerer Projekte hilft ein robustes Projekt-Tracking dabei, den Überblick über Fortschritte aller Initiativen zu behalten.

Um das Chaos zu bändigen, gebe ich Ihnen einen Einblick, wie ich meinen Kalender organisiere: Jeden Morgen starte ich damit, die ausstehenden Action Points für jedes Projekt zu prüfen, um zu sehen, ob irgendwo etwas stockt. Ich schaue mir offene Punkte an, bewerte, wie ich Aufgaben in handhabbare Schritte unterteilen kann, und identifiziere, wen ich anstupsen oder kontaktieren muss, damit das Projekt vorankommt. Außerdem versuche ich, alle meine Calls am Vormittag zu terminieren. Bevor ich ein Meeting ansetze, überlege ich, wie wichtig es ist, dieses Gespräch persönlich zu führen. Ich beschränke zudem die Länge—plane also zum Beispiel ein 50-minütiges Meeting statt einer vollen Stunde. Am Nachmittag blocke ich Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten fest in meiner Agenda. Für jedes Projekt richte ich außerdem Kalender-Erinnerungen für wichtige Meilensteine und Fristen ein.

Das Management mehrerer Projekte verlangt zentrale Fähigkeiten im Projektmanagement, damit Deadlines eingehalten werden, ohne das Team zu überfordern.

Profi-Tipp

Sie müssen ebenfalls ein Experte im Aufgabenmanagement sein. Versuchen Sie für zwei Wochen, aufzuzeichnen, wie viel Zeit Sie zum Erledigen bestimmter Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste benötigen. Die Ergebnisse könnten Sie überraschen. Vielleicht verbringen Sie beispielsweise viel zu viel Zeit damit, Ihre Notizen nach einem Meeting zusammenzufassen. Hier kann Ihnen ein Tool helfen, das Ihre Videokonferenzen automatisch aufzeichnet und transkribiert – so sparen Sie Zeit.

5. Nutzen Sie Vorlagen und Automatisierung

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig steuern, sind Vorlagen Ihre besten Freunde. Es ist wichtig, alles so weit wie möglich zu standardisieren. Falls Sie das noch nicht getan haben, erstellen Sie Vorlagen für Projekt-Kickoffs, Auslieferungen, Go-/No-Go-Entscheidungen usw.

Sie müssen nicht einmal zwingend bei Null anfangen. Es gibt viele Vorlagen online oder über Ihre Projektmanagement-Software. Es mag etwas Zeit kosten, diese zu erstellen oder an Ihre Bedürfnisse anzupassen, aber Sie sparen damit langfristig eine Menge Zeit.

Vorlagen und Automatisierungen sollten zu den wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Plattform gehören, die Sie bei jedem neuen Tool beachten.

Profi-Tipp

Sobald Ihre Prozesse standardisiert sind, können Sie auch leichter wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe automatisieren, die Ihr Team ausbremsen könnten. Viele Projektmanagement-Tools und -Apps ermöglichen zum Beispiel die Automatisierung von Benachrichtigungen, Zeiterfassung, Aufgabenverteilung und mehr. Sie bieten zudem oft Integrationen mit den Tools, mit denen Sie mit Ihrem Team und Stakeholdern kommunizieren, was den gesamten Prozess zusätzlich vereinfacht.

Treten Sie bei für weitere Einblicke ins Projektmanagement

Die Geschichte der Projektmanagement-Software zeigt, wie sich Tools weiterentwickelt haben, um den steigenden Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden – etwa dem gleichzeitigen Management mehrerer Projekte.

Suchen Sie nach weiteren Tipps für das Management Ihrer Projekte? Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste mit Produktivitäts-Hacks für Projektmanagement oder werden Sie Mitglied in unserer Community, um Zugriff auf über 100 Vorlagen, Muster und Beispiele zu erhalten und sich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanager:innen zu vernetzen.