9 Experten-Tipps zur erfolgreichen Steuerung Ihres Top-Subunternehmer-Teams
In den letzten Jahren hat sich der strategische Einsatz von Subunternehmern zu einer beliebten Methode bei Unternehmen entwickelt, die aufgrund wirtschaftlicher Schwankungen oder interner Veränderungen ihre Geschäftsaktivitäten skalieren müssen.
Subunternehmertum verleiht Unternehmen die nötige Agilität, um schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und neue Chancen zu nutzen – ohne die Einschränkungen einer festen Belegschaft.
Doch Subunternehmer effektiv zu managen, ist leichter gesagt als getan. In diesem Artikel zeigen wir zentrale Strategien und bewährte Methoden, mit denen Projektmanager ein erfolgreiches Subunternehmer-Management gewährleisten können.
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Was ist Subunternehmer-Management?
Das Management von Subunternehmern umfasst die Koordination der Anwerbung, Ressourcenplanung und Überwachung von Subunternehmern bei Projekten, die spezielle Fähigkeiten erfordern, um erfolgreich abgeschlossen zu werden.
Die Begriffe „Auftragnehmer“, „Subunternehmer“ und „Freelancer“ werden je nach Branche (bei Bauunternehmen im Vergleich zu Agenturen beispielsweise) manchmal synonym verwendet. Trotzdem bezeichnen sie unterschiedliche Arbeitsverhältnisse, Verantwortlichkeiten und Projektrollen.
Auftragnehmer etwa sind keine Angestellten. Stattdessen werden sie auf Basis eines Vertrags mit festgelegtem Beginn und Ende engagiert und liefern dabei fest definierte Ergebnisse oder Dienstleistungen.
Subunternehmer hingegen arbeiten im Auftrag eines Hauptauftragnehmers und nicht direkt für den Kunden. Sie übernehmen einen bestimmten Teil der Arbeit, die der Auftragnehmer zugesagt hat, und das innerhalb einer festgelegten Hierarchie.
Freelancer dagegen sind selbstständige Fachkräfte, die ihre Dienstleistungen Kunden anbieten. Sie sind flexibel, arbeiten für verschiedene Auftraggeber an mehreren Projekten und sind nicht an einen langfristigen Arbeitgeber gebunden.
| Auftragnehmer | Subunternehmer | Freelancer | |
| Arbeitsverhältnis | Direkt vom Kunden zur Erledigung eines Projekts oder einer Aufgabe beauftragt | Vom Auftragnehmer beauftragt, um Teile eines Projekts zu übernehmen | Arbeitet eigenständig mit mehreren Kunden, oft an kleineren oder kurzfristigen Projekten |
| Arbeitsumfang | Leitet gesamte Projekte oder übernimmt wesentliche Projektteile | Verantwortet einzelne Aufgaben oder Komponenten, die der Auftragnehmer zuweist | Bietet spezifische Dienstleistungen an, meist mit Fokus auf kurz- oder vielfältige Projekte |
| Vergütungskosten | Vergütung gemäß Vertragsbedingungen, meist ohne Sozialleistungen | Vom Auftragnehmer entsprechend der Absprache bezahlt | Wird von mehreren Kunden je Projekt oder Auftrag bezahlt, selbst für Sozialleistungen zuständig |
| Projektmanagement | Überwacht Projektabschluss, kann ggf. Subunternehmer beauftragen | Fokussiert auf die ihm zugewiesene Aufgabe im Projekt | Steuert die eigene Arbeitslast und die Kundenbeziehungen eigenständig |
| Kundenbeziehung | Direkt gegenüber dem Kunden verantwortlich | Verantwortlich gegenüber dem beauftragenden Auftragnehmer | Direkt gegenüber mehreren Kunden verantwortlich |
Diese Unterschiede zu kennen hilft Unternehmen, den passenden Mitarbeitertyp für den jeweiligen Zweck auszuwählen und sorgt für klare, effektive Projektabwicklung und -steuerung bei Subunternehmern.
Im weiteren Verlauf dieses Artikels wird ein agenturbasiertes Modell verwendet, um das Ressourcenmanagement und den Umgang mit Subunternehmern zu beleuchten – im Gegensatz zu Bauprojekten.
9 Tipps für ein effektives Subunternehmer-Management
So gelingt das Management von Subunternehmern.
1. Frühzeitig einbinden
In vielen Agenturen prüft der Projektmanager zunächst den Gegenstand und Zeitplan, der dem Kunden präsentiert wird.
Wenn Sie Subunternehmer frühzeitig in die Projektplanung und -definition einbeziehen, haben sie Gelegenheit, Fragen zu stellen, Informationen beizusteuern und hochwertige Arbeit zu liefern.
Unterschiedliche Auftragnehmer gehen Aufgaben unterschiedlich an und bringen möglicherweise neue Vorschläge ein – abhängig von den Kundenwünschen, Projektanforderungen, der Qualitätssicherung sowie den eigenen Erfahrungen – was erheblich zum Erfolg des Projekts beitragen kann.
Bitten Sie den Subunternehmer, die für den Auftrag nötigen Stunden einzuschätzen. Je nach Erfahrung, Stundensatz oder Spezialisierung kann dies deutlich von Ihrer eigenen Kalkulation abweichen. So können Sie besser planen und die Subunternehmer bewusster für ihre eigenen Zeitangaben zur Verantwortung ziehen.
Eine Probephase für Subunternehmer ist sinnvoll, da sie die Möglichkeit bietet, deren Leistung und Passung im Unternehmen zu bewerten – was gegebenenfalls auch zu einer Festanstellung oder fortlaufender Zusammenarbeit führen kann.
2. Zahlungsbedingungen festlegen
Unterstreichen Sie die Notwendigkeit, einen klaren Zahlungsplan festzulegen. Dieser sollte den Projektzeitplan, Meilensteine und Fälligkeitsdaten der Zahlungen beinhalten, die an die Erledigung bestimmter Aufgaben oder Projektphasen geknüpft sein können. Klare Zahlungsbedingungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sorgen für eine rechtzeitige und korrekte Bezahlung.
Folgendes sollten Sie festlegen:
- Rechnungsanforderungen, einschließlich der notwendigen Angaben (z.B. Projektplan abgeschlossen, Daten, Beträge).
- Zahlungsmethode (z.B. Überweisung, Scheck) und alle notwendigen Informationen zur Zahlungsabwicklung. Sie bleiben loyal, wenn Sie sie stets innerhalb der Zahlungsfrist oder sogar früher bezahlen.
- Die Währung, in der sie bezahlt werden, was besonders bei internationalen Subunternehmern wichtig ist.
Die Klärung der Steuerverantwortlichkeiten, inklusive etwaiger Abzüge oder anderer anwendbarer Steuern, ist eine Möglichkeit, eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Diese Informationen im Voraus bereitzustellen, beruhigt Subunternehmer und gibt ihnen mehr Sicherheit im Hinblick auf ihre gesetzlichen Verpflichtungen.
3. Die wichtigsten Elemente aufnehmen
Nehmen Sie Folgendes in alle Verträge auf:
- Klauseln, die Sanktionen oder Konsequenzen für verpasste Fristen regeln. Das motiviert zur fristgerechten Lieferung und sorgt für den stetigen Projektfortschritt.
- Regelungen, wie zusätzliche Arbeiten oder Änderungsaufträge außerhalb des ursprünglichen Umfangs gehandhabt und vergütet werden.
- Die Kündigungsfrist, die eingehalten werden muss.
- Klauseln zum Schutz vertraulicher Informationen und geistigen Eigentums. Dadurch wird sichergestellt, dass Subunternehmer keine geschützten Informationen weitergeben oder missbrauchen, was das Projekt und die Integrität der Agentur schützt.
4. Agentur- und Projekt-Onboarding durchführen
Beim Onboarding des Subunternehmers sollten Sie zusätzliche Informationen über Ihre Agentur und das Projekt weitergeben, insbesondere wenn das Projekt kundenseitig ausgerichtet ist. So stellen Sie ein einheitliches Erlebnis für Ihren Kunden und das Team sicher, das sich an der Arbeitsweise Ihrer anderen Mitarbeiter orientiert.
Machen Sie die Auftragnehmer mit den internen Prozessen, den wichtigsten Teammitgliedern und dem Unternehmensportfolio vertraut. Planen und terminieren Sie das Training für jeden individuell, abgestimmt auf Stärken und Schwächen. Erfahrenere Subunternehmer benötigen möglicherweise nur eine Einweisung in Ihren spezifischen Ablauf, nicht jedoch eine vollständige Einführung in Tools oder den Umgang mit Kunden.
Ermutigen Sie zu aktiver Teilnahme an Teammeetings und Brainstormings für eine bessere Zusammenarbeit, und stellen Sie klare Richtlinien und Vorlagen für die zu erbringenden Leistungen zur Verfügung, um Konsistenz und Qualitätskontrolle zu gewährleisten. Dazu können Styleguides, Programmierstandards oder Designvorlagen zählen.
Stellen Sie sicher, dass der Subunternehmer in allen erforderlichen Subunternehmer-Projektmanagement-Softwares eingerichtet ist, wie Zeiterfassung, Projektmanagement-Tools, Dokumentenablage und ein Firmen-Wiki.
Wenn Sie Dienstleister wie Agenturen managen, achten Sie darauf, dass Sie die Best Practices für das Lieferantenmanagement einhalten.
5. Klare Erwartungen schaffen
Schaffen Sie ein vertrauensvolles Umfeld, indem Sie offen und transparent sind. Auch wenn sie nur temporär im Team sind, ist es wichtig, eine positive Beziehung aufzubauen.
Es ist ebenfalls wichtig, Ihre Art und Weise des Gebens und Empfangens von Feedback anzupassen. Da sie keine Mitarbeiter sind, gibt es in der Regel keine regelmäßigen Leistungsüberprüfungen oder Beurteilungen.
Es ist ratsam, offen zu kommunizieren, wie Sie ihre Leistung im Projekt beurteilen. Definieren Sie Schlüsselkennzahlen (KPIs), um die Qualität und Termintreue der Arbeit der Subunternehmer zu messen.
6. Risiken identifizieren & mindern
Sobald der Projektplan beziehungsweise der Zeitplan erstellt wurde, lassen Sie ihn vom Subunternehmer prüfen und abzeichnen. Dessen Einverständnis reduziert das Kopfzerbrechen für Projektmanager oder Agentur bei Verhandlungen über Verlängerungen für Zeit oder Kosten.
Fügen Sie der Frist-Planung ein oder zwei Tage Puffer ein, bis Sie die Zuverlässigkeit des Subunternehmers besser einschätzen können.
7. Klare Kommunikations- & Qualitätsstandards festlegen
Erstellen Sie ein RACI-Diagramm für das gesamte Projektteam, sodass jeder – auch die Subunternehmer – seine Verantwortlichkeiten kennt. Benennen Sie eine Hauptansprechperson, die für die Subunternehmer beständig erreichbar ist, falls Fragen oder Notfälle auftreten. Halten Sie sie auf dem Laufenden, wenn sich der Umfang ihrer Arbeit ändert.
8. Subunternehmer sorgfältig einteilen
Verschaffen Sie sich so früh wie möglich Klarheit über die Verfügbarkeit, Flexibilität und Zeitzone des Subunternehmers (insbesondere bezüglich Terminabsprachen).
Das Verstehen und Unterscheiden zwischen der Erfolgsbilanz eines Subunternehmers und seinem Wunsch, diese zu erweitern, ist entscheidend. Zum Beispiel kann ein Content-Marketing-Stratege zwar in der Vergangenheit ein paar Mal an Markenstrategien gearbeitet haben, wäre aber möglicherweise besser als Content-Stratege für komplexe Kundenbedürfnisse geeignet.
Das ist wichtig zu beachten, während du Ressourcen zuteilst und Subunternehmer in deiner Ressourcenmanagement-Software verwaltest.
9. Leistungen fortlaufend überwachen
Stütze dich auf ihre Stärken, um die Arbeitsqualität zu sichern und biete ihnen die Möglichkeit, sich gemeinsam mit Festangestellten oder anderen Subunternehmern weiterzuentwickeln.
Stelle regelmäßige Abstimmungen mit Teammitgliedern und Abteilungsleitern sicher. Es ist leicht, im eigenen Saft zu schmoren und den Überblick zu verlieren. Indem du Subunternehmern die Gelegenheit gibst, Feedback zu geben, zusammenzuarbeiten und Erkenntnisse zu teilen, verbesserst du Prozesse und Produkte.
Wie die Verwaltung von Subunternehmern funktioniert: Ein Beispiel
Wenn du die Verwaltung von Auftragnehmern und Subunternehmern am Beispiel eines Baseballteams betrachtest (also einer Agentur, die für den Auftrag engagiert wurde), wird deutlich, wie jede Rolle zum Gesamterfolg des Projekts beiträgt.
So lässt sich ein Baseballteam mit einer Agentur vergleichen, die du für dein Projekt engagiert hast:
- Baseballteam = Für den Auftrag engagierte Agentur
- Verantwortlichkeiten: Koordination aller Teammitglieder und Sicherstellung, dass das gesamte Projekt effektiv ausgeführt wird, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.
- Ligakommissar = Kunde/Stakeholder
- Verantwortlichkeiten: Projektanforderungen definieren, Feedback geben, Lieferungen abnehmen und sicherstellen, dass der Projektplan ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.
- General Manager = Produktmanager
- Verantwortlichkeiten: Die Vision vorgeben, Produktziele definieren, Funktionen priorisieren und übergeordnete Entscheidungen bezüglich Umfang und Richtung treffen.
- Teammanager = Projektmanager
- Verantwortlichkeiten: Die Strategie planen, Leistungen überwachen, während des Spiels Anpassungen vornehmen sowie Motivation und Unterstützung für alle Spieler bieten.
- Mannschaftskapitän = Product Owner
- Verantwortlichkeiten: Sicherstellen, dass der Spielplan der Vision des General Managers entspricht, tägliche Aufgaben priorisieren und mit den Teammitgliedern (Designer und Entwickler) kommunizieren, damit das Projekt auf Kurs bleibt.
- Infielder = Subunternehmer-Designer
- Verantwortlichkeiten: Der Infielder ist für schnelle, präzise Aktionen verantwortlich, um das Vorrücken des gegnerischen Teams zu verhindern – ähnlich wie Designer das visuelle und Nutzererlebnis erschaffen, welches das Fundament eines Projekts bildet. Jede Position verlangt eine spezielle Fähigkeit, wie beispielsweise UX-Designer vs. Motion-Designer in einem Projekt.
- Outfielder = Subunternehmer-Entwickler
- Verantwortlichkeiten: Die Outfielder decken viel Spielfeld ab, fangen wichtige Bälle und machen gezielte Würfe, um das Erzielen von Runs zu verhindern – ähnlich wie Entwickler den Code implementieren und für die Funktionalität sorgen, damit das Projekt zum Leben erweckt wird. Jede Position im Outfield verlangt eine eigene Fähigkeit, wie Frontend-Entwickler vs. Backend-Entwickler.
So sieht das in einem Spielszenario (Projekt) aus: Der Teammanager (Projektmanager) entwickelt die Strategie inklusive Aufstellung und Taktiken, damit das Team gewinnt (das Projekt abschließt).
Der General Manager (Produktmanager) definiert die übergeordneten Ziele und Prioritäten, sorgt dafür, dass die Bemühungen des Teams mit den strategischen Zielen in Einklang stehen, und der Mannschaftskapitän (Product Owner) setzt die Strategie auf dem Spielfeld um, stellt sicher, dass die Teammitglieder den Spielplan befolgen und nimmt Anpassungen in Echtzeit vor.
Wenn es um die Kommunikation geht, kommuniziert der Teammanager (Projektmanager) die Gesamtstrategie und gibt während des Spiels (d.h. im Projektlebenszyklus) Feedback zur Leistung der Subunternehmer.
Der General Manager (Produktmanager) vermittelt die Vision und stellt sicher, dass das Team die übergeordneten Ziele versteht, und der Teamkapitän (Product Owner) fungiert als Bindeglied zwischen den Spielern (Subunternehmern) und dem Management (Projektmanager und Produktmanager), sodass alle am selben Strang ziehen.
Projektaufgaben entsprechen der Ausführung von Spielzügen. Die Infielder (Designer) führen schnelle, präzise Aktionen (wie das Erstellen von Design-Assets) aus, um zu verhindern, dass das gegnerische Team vorankommt, während die Outfielder (Entwickler) größere Distanzen abdecken und entscheidende Fänge und Würfe machen (Code schreiben und Funktionen implementieren), um Runs zu verhindern (Projektfortschritt sicherstellen und funktionale Features liefern).
Im Laufe des Spiels gibt das Trainerteam Feedback und nimmt Anpassungen vor. Der Teammanager (Projektmanager) beobachtet das Spiel, gibt Feedback und nimmt strategische Anpassungen vor, um die Leistung zu verbessern.
Der General Manager (Produktmanager) sorgt dafür, dass das Team die richtigen Spieler (Ressourcen) hat, und nimmt Anpassungen auf hoher Ebene vor, damit das Projekt auf Kurs bleibt. Der Teamkapitän (Product Owner) gibt den Spielern direktes Feedback in Echtzeit und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor, um die erfolgreiche Umsetzung der Verteidigungsstrategie zu gewährleisten.
Vorteile des Einsatzes von Subunternehmern
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Zusammenarbeit mit Subunternehmern:
- Kosteneinsparungen: Sie können mit geringeren Gemeinkosten rechnen, da Sie nicht für Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Mitarbeitervorteile zahlen müssen. Arbeitgeber sind zudem nicht verpflichtet, Lohnsteuern für Auftragnehmer zu zahlen.
- Flexibilität: Subunternehmer können projektbezogen engagiert werden, sodass Unternehmen je nach Arbeitsaufkommen und Bedarf auf- oder abskalieren können. Sie können sie für kurzfristige Projekte ohne langfristige Verpflichtungen einbinden. Dies erlaubt es Ihnen, Ihr Team ganz nach Bedarf zusammenzustellen und verleiht Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Geschäftsabläufe. Außerdem arbeiten Subunternehmer oft remote, sodass Sie Zugang zu einem größeren Talentpool erhalten, ohne Umzüge oder Büroarbeitsplätze zu benötigen.
- Spezialisierte Fähigkeiten: Subunternehmer verfügen oftmals über spezielle Kompetenzen, Zertifizierungen und umfangreiche Erfahrung in ihrem Gebiet. So profitieren Unternehmen von ihrem Fachwissen, ohne sie dauerhaft beschäftigen zu müssen. Häufig können sie sofort einen Beitrag leisten, da sie ihre eigenen Tools, ihr Wissen und ihre Erfahrung in die Arbeit einbringen.
- Frische Perspektiven: Einer der spannendsten Aspekte eines passenden Subunternehmers ist das Potenzial für Innovation und frische Impulse. Aufgrund ihrer unterschiedlichen Erfahrungen bringen verschiedene Subunternehmer neue Ideen und Herangehensweisen ein, was zu erheblichen Innovationen und Prozessverbesserungen in Ihrem Unternehmen führen kann.
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