Schreiben Sie ein Mitarbeiterhandbuch in 5 Schritten

Leider bricht am ersten Arbeitstag schnell das Chaos aus, und du erinnerst dich wieder daran, dass Gedankenlesen (noch) keine realistische Anforderung an Mitarbeitende ist (auch wenn deine Kundschaft das manchmal anders sieht!). Apropos Kundschaft: Sie ruft dich schon den ganzen Morgen an, während dein neues Teammitglied hilflos herum sitzt und du ihm oder ihr aus der Ferne stumm „Entschuldigung“ andeutest.

Wie praktisch wäre es da, ein Dokument parat zu haben, das du deinem neuen Mitarbeitenden zum Lesen geben könntest, während du telefonierst!

Genau deshalb ist ein Mitarbeiterhandbuch wichtig: Es sorgt dafür, dass sich neue Teammitglieder willkommen fühlen und die Informationen erhalten, die sie brauchen, um direkt loslegen zu können – selbst an den stressigsten Tagen.

Lies weiter, um zu erfahren, wie du ein Mitarbeiterhandbuch erstellst – mit Beispielen, einem Muster-Gliederungsentwurf und Schritten zur Umsetzung.

Andere Bezeichnungen für Mitarbeiterhandbuch

Falls dir der Ausdruck „Mitarbeiterhandbuch“ nicht vertraut ist – dieses Dokument ist auch bekannt als:

• Standardarbeitsanweisungen
• Onboarding-Leitfaden
• Benutzerhandbuch
• Ratgeber für Ressourcen
• Schulungsunterlagen für Mitarbeitende oder Mitarbeiterhandbuch
• Unternehmenshandbuch

Wahrscheinlich bist du in deiner Laufbahn dem Mitarbeiterhandbuch in irgendeiner Form bereits begegnet.

Was in ein Mitarbeiterhandbuch gehört

Die besten Mitarbeiterhandbücher sind für das gesamte Team von Vorteil – nicht nur für neue Kollegen. Das Mitarbeiterhandbuch deines Teams sollte:

• Neue Mitarbeitende reibungslos einarbeiten
• Vereinbarte Abläufe festhalten, die allen helfen, ihre beste Arbeit zu leisten
• Erwartungen für den Projekterfolg klären

Ein Mitarbeiterhandbuch ist unabhängig von der Unternehmensgröße nützlich – egal ob du in einem kleinen Start-up oder in einem großen Konzern arbeitest. Größere Unternehmen haben vermutlich bereits Richtlinien zu Themen wie Zeiterfassung, Personalmanagement oder Ethik und Compliance. Ein team-spezifisches Mitarbeiterhandbuch verweist auf unternehmensweite Ressourcen, konzentriert sich jedoch hauptsächlich auf Standardarbeitsanweisungen, die deinem Team zum Erfolg verhelfen.

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Inhalte, die ins Mitarbeiterhandbuch gehören

Beim Verfassen eines Mitarbeiterhandbuchs gibt es kein Patentrezept – mach das, was für dein Team funktioniert! Als Ausgangspunkt könntest du aber folgende Inhalte aufnehmen:

• Onboarding-Prozesse. Was sollten neue Mitarbeitende am ersten Tag tun? In ihrer ersten Woche? In den ersten 90 Tagen? Führe Hinweise zu Themen wie IT-Bedarf, Schulungsanforderungen und Zielen zur beruflichen Entwicklung auf.
• Verweis auf unternehmensweite Richtlinien oder Ressourcen. Statt bereits vorhandene Informationen zu wiederholen, solltest du auf die bestehenden Unternehmensrichtlinien zu teamrelevanten Themen verweisen – etwa zu Telearbeit, Zeiterfassung oder Dresscode. Falls du solche Richtlinien noch nicht hast, hole dir Unterstützung von HR-Experten, um sie auszuarbeiten!
• Projektinitiierungsdokument. Erstelle einen ein- bis zweiseitigen Überblick über die Projekte, an denen dein Team arbeitet. Falls eure Projekte oft wechseln, kannst du alternativ Kurzporträts eurer Kunden aufnehmen. Zusätzliche Hintergrundmaterialien können ergänzend bereitgestellt werden, aber ich habe festgestellt: Je kompakter das Dokument, desto wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeitende: a) es lesen und b) die Informationen behalten.
• Informationen zu bevorzugten Tools im Team. Wenn es bestimmte Tools gibt, die alle nutzen, halte das im Handbuch fest! Beispiele wären eine Kommunikationsplattform oder ein Dateiablagesystem.
• Qualitätssicherung/Style-Guide. Mache klar und deutlich, wie euer Team zum Oxford-Komma steht! Ein Qualitätsleitfaden bietet Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle, um sich vor Abgabe eines Ergebnisses zu orientieren.
• Offboarding-Prozesse. Ich kann dir gar nicht sagen, wie oft ich schon gestresst nach banalen Dingen wie dem Übertragen von Dateien am letzten Arbeitstag gesucht habe. Mach es dir leichter und gib den Mitarbeitenden die Verantwortung, selbst darauf zu achten, was abgegeben werden muss. Am letzten Tag kannst du deine Checkliste durchgehen, ohne das Gefühl zu haben, etwas vergessen zu haben.

• Team-Fähigkeiten. Profil jedes Teammitglieds, einschließlich Informationen über ihren Hintergrund, ihre Rolle(n) im Team und was sie gerne außerhalb der Arbeit tun.
• Ein „Benutzerhandbuch“ für Führungskräfte. Um neuen Mitarbeitenden zu helfen, ihre Vorgesetzten besser zu verstehen, einschließlich Informationen über den Persönlichkeitstyp der Führungskraft (z. B. MBTI, Clifton StrengthsFinder) und bevorzugten Arbeitsstil. Für flache Hierarchien könnten Sie noch einen Schritt weiter gehen und jedes Teammitglied bitten, als Teil ihres Kompetenzprofils ein eigenes „Benutzerhandbuch“ zu erstellen.

Was sollte noch aufgenommen werden?

Wenn Sie entscheiden, welche zusätzlichen Inhalte in das Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Informationen hätten Sie an Ihrem ersten Tag als hilfreich empfunden?
• Wenn Sie morgen das Unternehmen verlassen würden, welches Wissen würde mit Ihnen gehen?
• Was würde Sie dazu bringen, dieses Dokument freiwillig zu lesen? Vielleicht ein kreativer Titel, ein glänzendes Cover oder persönliche Geschichten.
• Neben administrativen Informationen sollte ein hilfreiches Mitarbeiterhandbuch auch den Teamzusammenhalt fördern und die Leistung verbessern. Was macht Ihr Team derzeit erfolgreich und welche Informationen würden helfen, den zukünftigen Erfolg zu sichern?

Beispiele für Mitarbeiterhandbücher

Hier sind einige kreative Beispiele für Mitarbeiterhandbücher, um Ihnen Anregungen für Ihr eigenes Handbuch zu geben.

1. Trellos Mitarbeiterhandbuch

Trello nutzt bequem das eigene Kanban-Task-Management-System, um das Mitarbeiterhandbuch bereitzustellen. In diesem Beispiel sind verschiedene Abschnitte der Unternehmensrichtlinien in Spalten organisiert, einschließlich einer Spalte für den Einstieg neuer Mitarbeitender mit dem Titel „An Ihrem ersten Tag“.

2. Netflix’ Leitfaden zur Unternehmenskultur

Netflix stellt den Mitarbeitenden Folien zur Verfügung, die die wichtigen Aspekte der Unternehmenskultur sowie das gewünschte Verhalten der einzelnen Beschäftigten im Detail beschreiben.

Das Deck umfasst über 100 Folien, profitiert jedoch von einem sehr einfachen Design und lässt sich rasch durchlesen.

3. Sterling Mining Co. – Online-Onepager

Sterling Mining Co. beweist, dass ein Mitarbeiterhandbuch kein klassisches Handbuch sein muss – und auch kein wortreiches Dokument. Schauen Sie sich die kreative und erfrischende Onboarding-Seite an, die auf einer scrollbaren Einzelseite online zugänglich ist.

Sie enthält Bilder, Grafiken und einige leicht verständliche Antworten auf typische Fragen, die neue Mitarbeitende zuerst beschäftigen, wie beispielsweise: „Was wird hier getragen?“, „Wann bekomme ich mein Gehalt?“ oder „Welche Projektmanagement-Software für den Bergbau nutzen wir?"

Wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch in 5 Schritten verfassen

Okay, jetzt wissen Sie, was ein Mitarbeiterhandbuch ist und was hineingehört. Wahrscheinlich denken Sie jetzt: „Ja, und wann soll ich das eigentlich alles schreiben?“

Seien wir ehrlich ... die Verbesserung unserer internen Abläufe steht selten ganz oben auf der Prioritätenliste, wenn die Kunden anrufen – es gibt immer irgendwo ein Feuer zu löschen. Ich habe den Prozess zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs vereinfacht – so schreiben Sie in nur 5 Schritten ein Mitarbeiterhandbuch:

1. Beginnen Sie mit einer Gliederung. Entscheiden Sie, was Sie in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen möchten, und erstellen Sie eine Gliederung der relevanten Abschnitte. Beginnen Sie mit einer Muster-Gliederung von Ihren Freunden bei DPM, und Sie sind fast fertig. Wenn Sie eher visuell denken, könnte es hilfreich sein, mit einer leeren Leinwand und einer Mindmapping-Software zu starten – das erleichtert es auch, Ihre Ideen im nächsten Schritt Ihrem Team zu präsentieren.
2. Teilen Sie die Gliederung mit anderen Teammitgliedern, um Feedback zu erhalten. Reservieren Sie in Ihrer nächsten Teamsitzung 15 Minuten, um die Gliederung gemeinsam durchzugehen und Rückmeldung zu sammeln, welcher weitere Inhalt aufgenommen werden sollte.
3. Füllen Sie die Lücken. Jetzt kommt der schwierige Teil – die einzelnen Abschnitte der Gliederung mit Inhalt zu füllen. Aber es muss nicht so schwer sein, wie Sie vielleicht denken, wenn Sie die Arbeit aufteilen und gemeinsam bewältigen. Ihr neuestes Teammitglied kann die Abläufe für das Onboarding der Teammitglieder ausformulieren. Beim nächsten anstehenden Arbeitspaket beauftragen Sie eine Teamkollegin oder einen Teamkollegen, die befolgten QA-Schritte währenddessen zu dokumentieren. Wenn Sie das Projekt schrittweise und über längere Zeit hinweg bearbeiten, fühlt es sich weniger wie zusätzliche Arbeit an (und haben Sie keine Scheu, diese Zeit dem Kunden in Rechnung zu stellen, der letztlich von einem besseren Produkt profitiert). Greifen Sie zudem so viel wie möglich auf externe Inhalte zurück. Beispielsweise können Sie bei der Vorstellung der Teamkompetenzen einfach auf das LinkedIn-Profil der jeweiligen Person verlinken. Dann müssen alle Mitarbeitenden nur noch ihre Rolle, drei Hobbys außerhalb der Arbeit und ihren MBTI-Typ ergänzen. Zack, fertig.
4. Denn fertig ist besser als perfekt. Setzen Sie sich das Ziel, Version 1 innerhalb eines Monats fertigzustellen. Es spielt keine Rolle, ob es nicht die bahnbrechendste Neuerung seit geschnittenem Brot ist. Gehen Sie mit einer agilen Herangehensweise vor, bringen Sie ein minimal funktionsfähiges Produkt an den Start und verbessern Sie es im Laufe der Zeit.
5. Machen Sie das Handbuch bekannt. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wo das Handbuch zu finden ist, und legen Sie fest, wer dafür verantwortlich ist, dass neue Mitarbeitende am ersten Tag ein Exemplar erhalten. Das kann die zuständige Führungskraft, ein Onboarding-Buddy oder ein HR-Spezialist sein.

Was Sie beim Schreiben eines Mitarbeiterhandbuchs vermeiden sollten

Wir haben besprochen, welche Inhalte in ein Mitarbeiterhandbuch gehören und welche Schritte dazu notwendig sind. Aber welche potenziellen Stolperfallen sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie entscheiden, wie Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen? Die folgende Tabelle listet einige häufige Probleme beim Entwurf eines Mitarbeiterhandbuchs auf, zeigt Lösungen und deren Vorteile:

Muster-Gliederung für ein Mitarbeiterhandbuch

1. Einführung
   1. Begrüßen Sie Ihren neuen Mitarbeiter in Ihrem großartigen Team!
2. Einarbeitungsverfahren
   1. Personalabteilungs-Anforderungen (Einzelheiten zum Beschäftigungsverhältnis, Steuerinformationen, Sozialleistungen, Unfallversicherung, Elternzeit, Urlaubsanspruch, bezahlte Zeit, Arbeitszeiten, Gesetze und Vorschriften usw.)
   2. Beruflicher Verhaltenskodex und Erwartungen
   3. Verweise auf relevante Unternehmensrichtlinien (z. B. Homeoffice, Dresscode, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, wann Mitarbeiter mit Leistungsbeurteilungen rechnen können)
   4. Erforderliche Schulungen
   5. IT-Bedarf (wie man Laptop, Telefon usw. einrichtet)
3. Teamintegration
   1. Kompetenzen der Mitarbeiter
   2. Überblick über das Projektportfolio/Projektinitiierungsdokument(e)
   3. Benutzerhandbuch für Vorgesetzte/Mitarbeiter
4. Qualitätssicherung
   1. Überblick über Teamsoftware/-tools und die Erwartungen an deren Nutzung (z. B. Instant-Messaging-Plattformen und -Protokolle, wie man eine Abwesenheitsnotiz für E-Mails verfasst)
   2. Best Practices für Team-Qualitätssicherung
   3. Geforderte Lieferformat-Vorlagen/Templates
   4. Styleguide
5. Austrittsverfahren (Leiten Sie diesen Abschnitt positiv ein. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen möglicherweise nicht, sondern wechseln in eine neue Aufgabe oder übernehmen eine andere Rolle)
   1. HR-Anforderungen (Steuerinformationen, Sozialleistungen usw.)
   2. IT-Bedarf (wie, wann und wo Firmenequipment zurückzugeben ist)
   3. Dateiübertragungsverfahren

Mehr über das Management neuer Teammitglieder

Lesen Sie Galens Tipps zum Einstellen von Remote-Teammitgliedern hier.