Wie man 2026 bessere Projekt-Briefs schreibt
Warum sind unsere Teams manchmal ein einziges Desaster? Warum können sie nicht einfach das tun, was wir von ihnen verlangen?
Sie machen die richtigen Geräusche, lächeln und nicken zustimmend, während wir sie briefen. Doch wenn wir später die Arbeit kontrollieren, wenn ihre Zeit abgelaufen ist, stellen wir fest: Sie haben entweder nicht fertiggestellt, es nicht richtig gemacht oder etwas völlig anderes erledigt als ursprünglich beauftragt.
Das ist eine der häufigsten Klagen, die ich von Projektmanagern höre – die Leute, die sie managen, liefern nicht die gewünschten Ergebnisse.
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Und wenn Teams nicht liefern, was sie sollen, gerät der Zeitplan ins Rutschen, das Projekt wird teurer als geplant, Kunden werden sauer, Leute müssen Überstunden machen und alle geraten in Stress.
Warum verstehen unsere Teams es nicht?
Oft fragen wir uns, warum unsere Ressourcen uns enttäuschen. Warum sind sie so lahm und warum können sie den Job nicht einfach richtig machen? Wir fragen uns, wie sie überhaupt eingestellt wurden, wie es sein kann, dass sie einen Job halten und noch nicht gefeuert wurden! Das Gleiche gilt für Menschen, die wir führen. Warum können die Leute nicht einfach tun, was sie sollen?
Aber wissen sie wirklich, was von ihnen erwartet wird?
Führen und managen wir sie wirklich auf Erfolgskurs?
Ich finde den One Minute Manager hilfreich zur Veranschaulichung der Situation: „Jeder ist ein potenzieller Gewinner. Manche Menschen sind als Verlierer getarnt. Lass dich nicht von ihrem Äußeren täuschen.“
Es liegt nicht an dir, es liegt an mir
Die Rolle des Projektmanagers ist eine sehr beschäftigte – und oft haben wir das Gefühl, wir kämpfen nur ums Überleben.
Teilweise gebe ich den Tools die Schuld. So sehr ich meine Projektmanagement-Tools liebe, wie jeder andere Projektmanager auch, aber wenn wir nicht aufpassen, dann haben wir zehn gleichzeitige Unterhaltungen in Slack, überall ploppen Benachrichtigungen auf und unser Postfach wird von den Lieblingskunden mit Fragen geflutet, sodass wir mit dem Briefen unseres Teams nachlässig werden – und wundern uns dann, dass sie nicht gemacht haben, was wir wollten.
Weil wir es ihnen nie richtig gesagt haben.
Ja, wir haben sie vielleicht in einer E-Mail auf cc gesetzt, ihnen ein Ticket zugewiesen, eine Aufgabe erstellt oder sie in Slack @erwähnt, aber das ist kein richtiges Briefing. „Wir arbeiten agil“ und „das Team arbeitet gerade in Iterationen“ sind auch keine Ausreden; ihr könnt zwar iterieren, aber klar sein, woran ihr arbeitet, müsst ihr trotzdem – alles andere ist reine Zeitverschwendung.
Statt uns auf verstreute Nachrichten auf mehreren Plattformen zu verlassen, kann die Nutzung von Projektmanagement-Software, die mit Slack integriert ist, Kommunikation zentralisieren. Dabei werden Aufgaben, Updates und Zuweisungen automatisch synchronisiert, ohne unnötigen Lärm zu erzeugen. So bleibt euer Team abgestimmt, ohne von permanentem Kontextwechsel überwältigt zu werden.
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Die Grundlagen des richtigen Briefings
Menschen tun nicht das, was wir von ihnen wollen, weil wir nicht klar gesagt haben, was sie tun sollen, warum sie es tun sollen, wie sie es tun sollen und bis wann sie es tun müssen.
Wir erleben einen Kommunikationsbruch.
Klare Kommunikation und präzises Briefing bedeutet im Kern, verstanden zu werden. Es ist ein Dialog, keine einseitig heruntergeratterte Nachricht.
Das gilt auch fürs Briefing: Einmal richtig – und dann passt es.
Dein Team wird es dir danken.
Warum du es dir nicht leisten kannst, schlechter zu briefen
Genauso wie wir Risiken managen, indem wir potenzielle Problemfelder identifizieren und aktiv gegen sie vorgehen, brauchen wir die gleiche Sorgfalt beim Briefen und Führen unserer Teams.
Das Risiko: Sie wissen nicht, was zu tun ist; die Wahrscheinlichkeit ist hoch; die Auswirkung ist, dass wir Zeit und Budget verschwenden und uns nicht nur über sie ärgern, sondern sie auch mit der Arbeit kämpfen. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, müssen wir anfangen, richtig zu briefen.
Menschen dabei zu helfen, sich gut zu fühlen, ist der Schlüssel, um mehr zu erreichen.
The One Minute Manager
Es ist ein fataler Trugschluss zu glauben, dass Sie Zeit und Budget sparen, indem Sie Ihre Briefings halbherzig angehen. Das Briefing – sei es ein Kreativbrief, Projektbrief oder sogar nur ein beiläufiger Kommentar zu einer Aufgabe – muss glasklar sein, die nötigen Hintergründe liefern und die Erwartungen eindeutig festlegen. Es ist unwahrscheinlich, dass ein ordentliches Briefing Platz in einem Tweet findet.
Tatsache ist: Richtiges Briefing kostet viel Zeit. Aber es spart Ihnen und allen Beteiligten später viel Zeit und Ärger.
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