Was ist ein Risikomanagementplan & wie erstellt man ihn (+ Vorlage)
Ein Risikomanagementplan (RMP) hilft Ihnen, Projektrisiken zu erkennen, bevor sie Zeitpläne, Budgets oder das Vertrauen der Stakeholder gefährden. Ich habe erlebt, wie solide Projekte gescheitert sind, weil Teams die Risikoplanung als reine Formalität und nicht als Entscheidungshilfe betrachtet haben.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen praxisnahen Plan erstellen, der Ihnen hilft, Risiken einzuschätzen, schneller zu reagieren und die Fehler zu vermeiden, die Projekte scheitern lassen.
Was ist ein Risikomanagementplan?
Ein Risikomanagementplan ist ein Dokument, in dem beschrieben wird, wie Ihr Projektteam Risiken, Probleme oder andere unerwartete oder unsichere Ereignisse überwacht und darauf reagiert, die das Projekt beeinträchtigen könnten.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Er analysiert die potenziellen Risiken, die in Ihrer Organisation oder Ihrem Projekt bestehen, legt fest, wie Sie auf diese Risiken reagieren werden, falls sie auftreten, und weist einer verantwortlichen Person die Überwachung und ggf. das Ergreifen von Maßnahmen zu.
In seiner minimalsten Form könnte ein Risikomanagementplan aus wenigen Seiten bestehen, die folgende Punkte beschreiben:
- ab welchem Zeitpunkt das Projektrisiko eine Eskalation auslösen sollte
- wie und wann das Risiko bewertet wird
- die Rollen und Verantwortlichkeiten der Risikoverantwortlichen
Was ist der Zweck eines Risikomanagementplans?
Der Zweck eines Risikomanagementplans besteht darin, Projektrisiken und andere potenzielle Probleme vor dem Projektstart zu identifizieren, damit Sie Maßnahmen zu deren Eindämmung planen können, anstatt nur reaktiv zu handeln, wenn tatsächlich etwas schiefgeht. Je früher Sie Risiken erkennen und erfassen, desto geringer ist deren Auswirkung.
Er hilft Ihnen außerdem, Unsicherheiten konsistenter zu planen und zu steuern sowie Ihr Projekt im Zeitplan, im Budget und im Rahmen zu halten.
Vorlage Risikomanagementplan
DPM-Mitglieder können unsere einfache Vorlage für einen Risikomanagementplan herunterladen.
So funktioniert sie:
Was gehört in einen Risikomanagementplan?
Hier sind die wichtigsten Bestandteile, die in Ihren Risikomanagementplan aufgenommen werden sollten.
Herangehensweise an das Risikomanagement
Beschreiben Sie Ihre generelle Strategie und Ihren Ansatz für das Risikomanagement. Dazu gehören:
- Risikotoleranz: Bestimmen Sie, welches Risiko Sie im Projekt bereit sind zu akzeptieren. Ihre Organisation verfügt möglicherweise über allgemeine Richtlinien dazu, die für alle Projekte gelten.
- Strategien zur Risikominderung: Legen Sie fest, wie Sie Methoden wie Risikovermeidung, Risikotransfer und Risikoteilung nutzen. Dazu zählen auch Werkzeuge wie Risikomatrix, SWOT-Analysen sowie Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsbewertungen.
- Risikogovernance: Bestimmen Sie die Verantwortlichkeiten für Einzelrisiken und für das Risikomanagement insgesamt und erläutern Sie die Regeln und Konventionen, die beim Management der Risiken zu beachten sind.
RAID-Log
Ein RAID-Log verfolgt Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten, sodass das Projektteam und der Projektsponsor diese prüfen und weiter diskutieren können.
Dies ist eine schlankere Variante als ein formelles Risikoregister, das darauf ausgelegt ist, die Schwere von Risiken zu berechnen. Für einen noch einfacheren Ansatz könnten Sie einfach eine Liste in Ihrem wöchentlichen Statusbericht führen. Dies ist nützlich für kleine, nicht-technische Projekte, die von einem Team aus 3-4 Personen in einer Organisation durchgeführt werden, die keinen Standardansatz für das Risikomanagement hat.
Wenn Ihr Projekt perfekt läuft, haben Sie großes Glück. Dinge können schiefgehen; Dinge gehen tatsächlich schief. Nutzen Sie Ihr RAID-Log, um festzustellen, wo es zu Problemen kommen könnte. Planen Sie, wie Sie diese so schnell wie möglich lösen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Risikomatrix
Eine Risikomatrix (auch als Auswirkungsmatrix oder Risiko-Bewertungsmatrix bekannt) zeigt die Beziehung zwischen Risikofaktoren bei der Berechnung der Risikoschwere. Risiken, die eine hohe Wahrscheinlichkeit und große Auswirkung haben, sind am schwerwiegendsten.
Dies ist ein gründlicherer Ansatz, der ein hohes Maß an Detailgenauigkeit erfordert. Sie könnten auch eine vollständige Beschreibung der Methodik einfügen, die Sie zur Durchführung der qualitativen und quantitativen Risikoanalyse verwenden wollen, zusammen mit einer Auswirkungsmatrix. Ebenso können Sie sie verwenden, um Prioritäten zu setzen und numerische Schweregrade zu vergeben, um das Ausmaß jedes Risikos zu messen.
Risk Breakdown Structure
Sie können eine Risk Breakdown Structure erstellen, um höhere Risikokategorien in kleinere, spezifischere Risiko-Unterkategorien zu zerlegen.
Hier geht es nicht darum, Komplexität zu schaffen — Sie und Ihr Team werden bei großen Unternehmensprojekten, an denen mehrere Teams, viele Stakeholder und hohe Einsätze beteiligt sind, bei denen erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen möglich sind, dankbar für dieses Maß an Detailgenauigkeit sein.
Risikomanagement-Software
Risikomanagement-Software und Projektmanagement-Software können die Planung des Risikomanagements unterstützen, viele manuelle Arbeiten ersetzen und Diskussionen mit Ihrem Team und dem Projektsponsor darüber erleichtern, wie Risiken gesteuert werden können, um die Wahrscheinlichkeit eines Projekterfolgs zu erhöhen.
Sie könnten auch GRC-Tools verwenden, die einen größeren Umfang abdecken und den gesamten Risikomanagementprozess mit dem umfassenden Projektmanagementplan integrieren. Sie beinhalten typischerweise Risikomanagement-Funktionen, gehen aber darüber hinaus und schließen die Nachverfolgung von Compliance, das Management von Richtlinien, die Berichterstattung gegenüber Aufsichtsbehörden und interne Audits ein.
Wie Sie einen Risikomanagementplan erstellen
Hier sind die Schritte zum Erstellen eines Risikomanagementplans.
1. Begleitdokumentation vorbereiten
Überprüfen Sie bestehende Projektdokumentationen, bevor Sie Ihren Risikomanagementplan erstellen. Zu diesen Dokumenten gehören:
- Projektauftrag: Dieser legt die Projektziele, den Projektsponsor und Sie als Projektleiter fest. Er gibt Ihnen das Recht, einen Projektmanagementplan und Risikomanagementplan zu erstellen. Falls Sie in Ihrer Organisation keine formellen Projektaufträge nutzen, sollten Sie dies zumindest in einer E-Mail oder einem weniger formellen Briefdokument festhalten.
- Projektmanagementplan: Dieser beschreibt, wie Sie Ihr Projekt steuern, überwachen und kontrollieren, einschließlich der zu verwendenden Projektmethodik, der Fortschrittsberichterstattung, der Eskalation von Problemen usw. Ihr Risikomanagementplan ist ein Unterbestandteil des Projektplans.
- Stakeholder-Register: Erstellen Sie eine solide Übersicht darüber, wer die Projekt-Stakeholder sind, bevor Sie Risiken bewerten. Jede Stakeholdergruppe bringt eine andere Risikokonstellation mit sich – ob bezüglich Menschen, Prozesse oder Technologie. Sie können Stakeholder auch bitten, während des Projekts Risiken zu identifizieren und sie sogar als Risikoverantwortliche benennen.
2. Den Kontext festlegen
Übernehmen Sie die Projektbeschreibung und die Ziele aus dem Projektauftrag und nutzen Sie diese, um den geschäftlichen Mehrwert des Projekts und die negativen Folgen zu skizzieren, die bei einem Scheitern des Projekts entstehen würden.
Die Einführung Ihres Risikomanagementplans sollte dessen Zweck sowie die Beziehung zum übergeordneten Projektplan erklären. Verwenden Sie diesen Kontext, um ein Gespräch über Risikomanagement mit Ihrem Team und dem Projektsponsor zu führen.
3. Entscheiden Sie, wie Risiken identifiziert und bewertet werden
Verschiedene Methoden eignen sich für verschiedene Projekttypen. Die gewählten Methoden müssen außerdem praktikabel für das Team während des gesamten Projekts sein.
Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Diskussionen zu führen und von Beginn des Projekts an Input zur Konsensbildung im Team und bei den Stakeholdern einzuholen. Nutzen Sie diese Gespräche, um sich auf Risikokategorien, Reaktionspläne und Verfahren zur Einschätzung der Risikoschwere zu verständigen.
4. Risiken kontinuierlich identifizieren
Führen Sie einen Risiko-Workshop oder eine Gruppensitzung durch, bei der Ihr Team, wichtige Stakeholder, der Projektsponsor und Fachexperten zusammenkommen, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und Reaktionen zu planen.
Aktualisieren Sie Ihren Risikomanagementplan direkt während des Workshops:
Diskutieren Sie alle Spalten von E bis R und sorgen Sie dafür, dass in jedem Feld klare, SMART formulierte Ergebnisse stehen. Ihre Aufgabe ist es, das Meeting zu moderieren und gemeinsam mit den Stakeholdern bekannte sowie möglicherweise nicht offensichtliche Risiken zu bewerten.
Am Ende des Workshops sollten Sie ein gemeinsames Verständnis der Stakeholder zu Projektrisiken, gewünschten Reaktionen und erwarteten Auswirkungen haben. Die Zustimmung der Stakeholder ist entscheidend für eine erfolgreiche Risikoreaktion.
5. Risikoverantwortliche zuweisen
Wenn Sie Risiken identifizieren, arbeiten Sie mit dem Team zusammen, um Verantwortliche zu benennen – gegebenenfalls auch sich selbst. Der Projektleiter kann nicht für alles zuständig sein. Das Zuweisen von Risikoverantwortlichen ist oft schwierig, da es Verantwortlichkeit von Stakeholdern erfordert.
Stellen Sie sicher, dass die Risikoverantwortlichen den Risikomanagementplan gelesen haben und ihre Aufgaben kennen. Bleiben Sie mit ihnen in Verbindung, während Sie das Risiko über die gesamte Projektlaufzeit überwachen.
6. Das Risikoregister ausfüllen
Nach dem Risiko-Workshop vervollständigen Sie alle noch benötigten Angaben für das Risikoregister. Dazu gehören eine Beschreibung des Risikos, die Risikoreaktions-Kategorie, detaillierte Risikoreaktion, Status des Risikos sowie der Risikoverantwortliche.
Stellen Sie sicher, dass die Risikobewältigung die Schwere und Bedeutung des jeweiligen Risikos widerspiegelt. Überprüfen Sie das Risikoregister, um mögliche weitere Zusammenhänge zwischen Risiken zu erkennen.
7. Veröffentlichen Sie das Risikoregister
Verschicken Sie das aktualisierte Risikoregister innerhalb von 48 Stunden nach dem Workshop, damit alle ausreichend Zeit haben, die Ergebnisse zu lesen und zu verarbeiten.
Sie können das Risikoregister auch in weiterführenden Projektdiskussionen nutzen, um z. B. den Zeitplan für ein Projekt oder für bestimmte Aufgaben zu erläutern oder zu definieren. Es ist wichtig, rechtzeitig zu sein, damit die Ergebnisse in anderen Projektartefakten verwendet werden können.
8. Risiken kontinuierlich überwachen und bewerten
Im Verlauf des Projekts werden Sie ständig auf neue Risiken stoßen. Tatsächlich kann die Minderung eines Risikos ein anderes Risiko verursachen oder ein „Restrisiko“ zurücklassen.
Führen Sie, wenn möglich, regelmäßig Risikoworkshops während der Projektlaufzeit durch oder integrieren Sie Überprüfungen des Risikoregisters in andere wiederkehrende Planungsaktivitäten. Sie können auch die Ursachenanalyse verwenden, um besser zu verstehen, wie Risiken entstehen, insbesondere, wenn immer wieder dieselben Arten von Problemen auftreten.
Nichts ist so ernüchternd, wie wenn man einem Risiko ausweicht, nur um blind in ein noch größeres Risiko zu geraten.
9. Archivieren Sie Ihren Plan
Archivieren Sie nach Ihrem Projekt Ihren Risikomanagementplan für die zukünftige Nutzung. Auch wenn nicht jeder Risikomanagementplan für jedes Projekt passt, können Risiken und Reaktionsstrategien weiterhin anwendbar sein. Verwenden Sie vergangene Risiken als Grundlage für Ihr nächstes Projekt.
Beispiel für einen Risikomanagementplan
Hier ist ein einfaches Beispiel für Risikomanagement, das ein Projekt gerettet hat:
Eine Agentur hat einem ehrgeizigen Zeitplan für ein sehr technisches Projekt zugestimmt. Während der Projektinitiierung äußerte das Team bereits Bedenken, aber die Geschäftsleitung wollte dennoch fortfahren. Der Projektleiter und der technische Architekt dokumentierten das Zeitplan-Risiko, bevor das Projekt startete, und ihre Risikobewältigungsstrategie bestand darin, den Projektzeitplan mithilfe einer Monte-Carlo-Simulation neu zu bewerten.
Nachdem für jede Projektaktivität auf dem kritischen Pfad eine pessimistische, eine optimistische und eine wahrscheinliche Dauer berechnet wurde, stellte sich rechnerisch heraus, dass das Projekt nur eine 3 %ige Chance hatte, den Termin einzuhalten.
So könnte dies im Risikoregister aussehen:
Der Projektleiter brachte dies beim Kunden zur Sprache, und der Kunde stimmte zu, das Projekt neu zu definieren und neu zu bewerten, bevor es weitergeht. Das Risiko war für ihn einfach zu hoch.
Wie geht es weiter?
Egal, ob Sie ein unerfahrener oder ein erfahrener Projektleiter sind, ein guter Risikomanagementplan ist entscheidend für den Projekterfolg. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Risikomanagementplan ist Anpassungsfähigkeit. Sie müssen sicherstellen, dass Sie mit jedem Projekt Ihren Risikomanagementplan auf Ihr Projekt, Ihre Branche und Ihr Unternehmen anpassen können.
Vertiefen Sie diese Strategien, indem Sie einen der umfassenden Risikomanagementkurse besuchen.
