Ressourcenprognose: Beste Praktiken, Schritte & Beispiele
Die Ressourcenprognose hilft, die Projektleistung durch effektive Ressourcenplanung zu optimieren. Dazu gehören Fähigkeiten, Materialien, Ausrüstung, Humanressourcen und ein Budget. Um Ihre Ressourcen effektiv vorherzusagen, müssen Sie Projektanforderungen, Risiken, Budget und Zeitpläne analysieren, um sicherzustellen, dass die Ressourcen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, damit Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Die Ergebnisse, die Sie erzielen, haben einen bedeutenden Einfluss: Teamzuweisungen sind transparent, Arbeitslasten sind ausgewogen, es gibt weniger Engpässe, Kosten lassen sich leichter steuern, und Ihre Projekte werden termingerecht geliefert, weil Sie im Voraus überlegt haben, was, wie viel und wann gebraucht wird.
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Was ist Ressourcenprognose?
Die Ressourcenprognose ist ein Werkzeug und eine Technik in der Projektplanung. Sie beinhaltet die Schätzung des zukünftigen Ressourcenbedarfs eines Projekts vom Start bis zum Abschluss oder von Sprint zu Sprint.
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Dies erfolgt typischerweise mit Ressourcenmanagement-Software.
Welche Faktoren beeinflussen die Ressourcenprognose?
Beim Planen eines neuen Projekts beginnen Sie mit einem klaren Verständnis seines Typs, Umfangs und des zugrunde liegenden Lieferrahmens. All diese Informationen beeinflussen Ihre Entscheidungen zur Kapazitätsplanung rund um verfügbare Ressourcen. Ressourcenauslastungsmetriken, die eine optimale Ressourcenentscheidung unterstützen, sind beispielsweise:
- Budget: Wenn Sie Ihr Budget kennen, können Sie die Rentabilität des Projekts durch eine strategische Ressourcenzuteilung auf verschiedene Aktivitäten maximieren. Ein ausgewogenes Budget ist klar auf strategische Prioritäten ausgerichtet und beinhaltet eine angemessene Risikoreserve (zwischen 10 und 20 Prozent).
- Umfang: Ein klar definierter Umfang unterstützt die Identifikation und Auswahl geeigneter Projektressourcen. Er dient als Kompass zur Überprüfung von Scope Creep, das die Genauigkeit von Ressourcenprognosen negativ beeinflussen kann.
- Fähigkeit und Erfahrungslevel der Teammitglieder: Den Teammitgliedern werden unterschiedliche Aufgaben zugeteilt, und der erforderliche Arbeitsaufwand (LOE) ist verschieden. Für eine zuverlässige Ressourcenprognose sollten Teammitglieder mit hohem Skill-/Erfahrungsniveau kritischen Aufgaben zugeordnet werden, Mitglieder mit weniger Erfahrung den weniger wichtigen und passenden wiederkehrenden Aufgaben.
- Urlaubszeiten und unerwartete Abwesenheiten: Die Anwesenheit beeinflusst maßgeblich die Genauigkeit von Ressourcenprognosen, besonders wenn geplante oder geschätzte ungeplante Ausfälle nicht berücksichtigt werden. Um unerwartete Ausfälle abzufedern, bauen Sie starke Beziehungen auf Basis positiver und konsistenter Kommunikation, Vertrauen, Transparenz und einer psychologisch sicheren Führungskultur auf.
- Vollzeit- vs. freie oder Teilzeitkräfte: Ihre Ressourcenprognosestrategie kann optimiert werden, wenn Sie gezielt abwägen, wann Sie bestehende interne Ressourcen (Vollzeitangestellte) einsetzen oder Outsourcing (Teilzeit oder Freelancer) nutzen. Vollzeitkräfte sind ökonomisch bei Aufgaben mit langer Dauer, Teilzeit- oder Freie sind bei kurzfristig spezialisierten Aufgaben sinnvoll.
- Bevorstehende und unerwartete Projekte: Eine klare Priorisierung und Flexibilität in der Ressourcenprognose ermöglicht es Ihnen, zukünftigen Ressourcenbedarf zur Unterstützung von Projektzeitplänen innerhalb des Portfolios vorauszusehen. Halten Sie Ihr Team flexibel, indem Sie ca. 80 % der verfügbaren Wochenzeit verplanen. Wenn Teammitglieder zu 100 % ausgelastet sind, fehlt die Agilität bei unerwarteten Risiken oder konkurrierenden Anforderungen und die Ressourcenprognose verliert an Aussagekraft. 80 % ist das neue 100 %, um einen Burnout zu vermeiden.
- Organisationstools und Technologie bestimmen, wie Sie auf Informationen zugreifen, die Transparenz und Fähigkeit, Ressourcen strategisch zu planen und Entscheidungen zu treffen, die die Projektperformance optimieren. Die richtigen Ressourcenmanagement-Tools helfen Ihnen, Risiken zu minimieren und Profitabilität zu sichern.
Warum ist Ressourcenprognose wichtig?
Die Ressourcenplanung ist eine entscheidende Planungsaufgabe, die unmittelbar mit dem Projekterfolg und einem gesunden Projektverlauf verbunden ist. Die Optimierung der Projektplanung ermöglicht es Ihnen, die Ergebnisse von Projekten effektiver zu steuern.
Eine präzise Ressourcenprognose führt zu erfolgreichen Projektergebnissen, etwa fristgerechte Lieferungen und starke finanzielle Leistungen. Die Prognose von Ressourcen berücksichtigt den Ressourcenbedarf auf Portfolioebene und reduziert so Verzögerungen durch Terminüberschneidungen.
Die wiederholte Anwendung dieser Best Practice verschafft Ihnen Zugriff auf Wissens-Benchmarks für zukünftige Projekte, um ein gesundes Projekt zu gewährleisten. Eine Ressourcenprognose bietet Stakeholdern und Projektleitern die benötigten Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
So prognostizieren Sie Projektressourcen in 7 Schritten
So prognostizieren Sie Projektressourcen und etablieren dies als regelmäßige Ressourcenmanagement-Praxis in Ihren Projekten:
1. Überprüfen Sie Ihre Projektpipeline (Ihr Projektportfolio)
Wenn Sie Ihr Projektportfolio betrachten, wird klar, welche geteilten Ressourcen durch andere Projekte gebunden sind. Sie müssen mit anderen Projektleitern kommunizieren, um zu kooperieren und Ihr Projekt effektiv ins Portfolio zu integrieren, ohne andere Vorhaben zu beeinträchtigen.
Diese Vorgehensweise gibt Ihnen ein Gefühl dafür, wann Ihr Projekt stattfinden kann und wie lange es realistisch dauert, basierend auf der Kapazität der verfügbaren personellen Ressourcen. Nach der Überprüfung der Pipeline oder des Portfolios können Sie den vollständigen Ressourcenbedarf und die benötigten Kompetenzen für Ihr Projekt ermitteln, um Zeit- und Budgetaufwand zu schätzen.
Konkrete Schritte:
- Nutzen Sie Ihre Projektmanagement-Software, um Ihre Projektpipeline abzubilden.
- Vereinbaren Sie Meetings mit anderen Projektleitern, um die Ressourcenzuteilung zu besprechen.
- Passen Sie den Projektzeitplan an die Verfügbarkeit geteilter Ressourcen an.
2. Bestimmen Sie den Ressourcenbedarf und die erforderlichen Kompetenzen für das Projekt
Nutzen Sie Ihr Wissen über die benötigten Ressourcen und Qualifikationen, indem Sie eine Ressourcenstruktur (RBS) erstellen. Berücksichtigen Sie den Projektumfang und listen Sie alle erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungslevel, Beschäftigungsarten, Geräte, Software und Materialien für Ihr Projekt auf. Integrieren Sie sämtliche Kosten – sowohl direkte als auch indirekte – um eine umfassende Ressourcenbudget-Prognose zu erstellen. Denken Sie auch an Kostenpunkte wie Reisekosten, Genehmigungen, Werkzeuge oder weitere Gebühren.
Sobald Sie den Ressourcenbedarf und die Qualifikationen für Ihr Projekt bestimmt haben, können Sie vergangene Projektdaten analysieren, um Ihre Ressourcenmanagement-Planung zu unterstützen.
Konkrete Schritte:
- Erstellen Sie eine detaillierte RBS in Ihrem Ressourcenmanagement-Tool.
- Listen Sie alle benötigten Fähigkeiten, Ressourcen und Kosten auf.
- Nutzen Sie Daten aus früheren Projekten als Grundlage für Ihre Budgetschätzungen.
3. Analysieren Sie Daten aus vergleichbaren vergangenen Projekten
Vergleichen Sie als Nächstes die historischen Projektdaten mit Ihrem aktuellen Projekt. Was lief bei früheren Ressourcenplanungen gut? Wo gab es Verbesserungsbedarf? Notieren Sie, bei welchen Ressourcenschätzungen die größten Abweichungen zum Ist-Wert auftraten.
Nachdem Sie Daten aus ähnlichen vergangenen Projekten geprüft haben, dokumentieren Sie, wie Sie als Projektleiter Verbesserungen in Ihrem Projekt umsetzen werden. Berücksichtigen Sie dabei auch potenzielle Risiken zu entscheidenden Zeitpunkten im Projektverlauf.
Durch die Analyse von Daten vergangener Projekte können Sie Ressourcenverfügbarkeit und benötigte Kompetenzen bestimmen und so Ihren Ressourcenvorhersagen mehr Verlässlichkeit geben.
Konkrete Schritte:
- Nutzen Sie Ihre Projektmanagement-Software oder Reporting-Software für Marketingagenturen, um Berichte über ähnliche vergangene Projekte zu ziehen.
- Identifizieren Sie Muster beim Ressourceneinsatz und passen Sie Ihre Prognosen entsprechend an.
- Dokumentieren Sie Verbesserungen und Strategien zur Risikominderung bei Ressourcen.
4. Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Ressourcen im Team bestimmen
Stöbern Sie in den vorhandenen Team-Profilen in Ihrer Workflow-Management-Software. Identifizieren Sie, wer die Fähigkeiten für Ihr Projekt mitbringt, und prüfen Sie deren Verfügbarkeit.
Falls bestimmte Teammitglieder nicht verfügbar sind, sprechen Sie über mögliche Flexibilität in deren Zeitplänen. Sobald Sie wissen, welche Teammitglieder die erforderlichen Fähigkeiten besitzen und deren Verfügbarkeit bestätigt haben, können Sie sie projektbezogen zuordnen.
Für alle weiteren Ressourcen können Zeitaufwand, Kosten und der Zugangsweg variieren. Es ist wichtig, diese Variablen in Ihrer Ressourcenprognose zu dokumentieren, um Erwerb und Nutzung aller Projektressourcen zu verfolgen. Sobald die Verfügbarkeit und Fähigkeiten festgestellt wurden, können Teammitglieder offiziell den Aufgaben zugewiesen werden.
Aktionen:
- Aktualisieren Sie die Profile der Teammitglieder in Ihrer Software mit Fähigkeiten und Verfügbarkeiten.
- Bestätigen Sie die Verfügbarkeit der Ressourcen mit Ihrem Team.
- Passen Sie Projekzuweisungen basierend auf der Kapazität der Teammitglieder an.
5. Ressourcen den Aufgaben zuordnen
Sobald Sie die benötigten Fähigkeiten für Ihr Projekt kennen, können Sie mit der Zuweisung der einzelnen Aufgaben beginnen. Es ist wichtig, mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen, um ein besseres Verständnis für die Komplexität verschiedener Aufgaben zu erhalten. Möglicherweise können sie wertvolle Einblicke bezüglich der zeitlichen Abläufe, nötigen Ressourcen oder potenzieller Pausen geben. Nach der Zuweisung können Sie den Aufwand und die Dauer jeder Aufgabe abschätzen.
Aktionen:
- Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um Ressourcen Aufgaben zuzuweisen.
- Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern, um Aufgabeinschätzungen zu verfeinern.
- Passen Sie Zuweisungen bei Bedarf an, um eine optimale Ressourcenzuteilung sicherzustellen.
6. Unerwartete Abwesenheiten, Fluktuation und Einstellungstrends berücksichtigen
Es ist beim Ressourcen-Forecast unabdingbar, sowohl unerwartete als auch geplante Abwesenheiten, Fluktuation und Einstellungstrends zu berücksichtigen. Damit stellen Sie die Projekterhaltung sicher, indem Sie frühzeitig die Auswirkungen dieser Faktoren auf Zeit- und Budgetplanung abmildern.
Projektmanager können Puffer-Techniken und Notfallpläne einsetzen, um Abwesenheiten aufzufangen. Nachfolgeplanung ist intern nützlich, um Fluktuation begegnen zu können – zusätzlich zu einer proaktiven Einstellungsstrategie.
Aktionen:
- Integrieren Sie Notfallpläne in Ihren Projektzeitplan.
- Bilden Sie Ihr Team bereichsübergreifend aus und dokumentieren Sie wichtige Prozesse.
- Bleiben Sie über branchenweite Einstellungstrends informiert und passen Sie Ihre Planung entsprechend an.
Hier sind einige Techniken, die Sie vorbereiten helfen:
- Schließen Sie geplante Abwesenheiten bereits in der Planungsphase ab (z. B. einen Backup-Projektmanager bestimmen, der im Falle von geplantem Urlaub für eine Übergabe bereitsteht)
- Frühzeitig einstellen und diesem Prozess ausreichend Zeit einräumen
- Sprechen Sie Qualifikationslücken bei Ressourcen rechtzeitig an (diese lassen sich durch eine Ressourcen-Gap-Analyse identifizieren)
- Sichern Sie einen regelmäßigen und zielgerichteten Austausch mit Ihrem Team
- Bilden Sie Projektteammitglieder aus, die Interesse an bestimmten Bereichen zeigen und gegebenenfalls bei Ausfällen unterstützen könnten
- Setzen Sie auf Workflow-Automatisierungstools
- Nutzen Sie flexible Arbeitsmodelle, wo immer möglich, damit Mitarbeitende je nach Bedarf von überall arbeiten können
7. Überwachen & bei Bedarf anpassen
Eine Ressourcenprognose ist nur eine Komponente eines hervorragenden Plans für das Projektressourcenmanagement. Sie müssen Ihr Projekt kontinuierlich überwachen und Ihre Ressourcenprognose bei Bedarf anpassen, indem Sie Echtzeitdaten und verbesserte Kommunikationstools nutzen, um flexibel und reaktionsfähig auf Veränderungen zu bleiben.
Ich empfehle die Nutzung von Ressourcenmanagement-Software, um Projektaktivitäten zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Diese Tools sind Ihre verlässlichen Begleiter und bieten Transparenz über Personen, Zeitpläne und den Status von Aktivitäten. Die Vorteile funktionsübergreifender Zusammenarbeit werden einfach und zugänglich gemacht.
Mit verbesserter zentralisierter Kommunikation können Sie flexibel bleiben und schnell auf Änderungen reagieren.
Empfohlene Maßnahmen:
- Nutzen Sie Ihre Projektmanagement-Software, um den Fortschritt zu verfolgen und Anpassungen vorzunehmen.
- Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team, um die Ressourcenzuweisung zu besprechen.
- Aktualisieren Sie Ihre Ressourcenprognose basierend auf Echtzeitdaten und Rückmeldungen.
Beste Ressourcenmanagement-Software
Die besten Tools zum Planen, Verfolgen und Optimieren von Projektressourcen.
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Projektprognose-Software ist ebenfalls nützlich, um Ressourcen, Zeitpläne und Projektbudgets ganzheitlich zu prognostizieren.
Beispiel für eine Ressourcenprognose
Hier ist ein Beispiel, wie Sie bei einem Musterprojekt eine Ressourcenprognose durchführen könnten.
1. Projektüberblick
- Name: The Fun App
- Dauer: 4 Monate
2. Ressourcenüberblick
Basierend auf der Definition des Umfangs haben Sie eine Vorstellung davon, was benötigt wird. Allerdings wird dies die Ressourcenliste nur teilweise bestimmen. Sie müssen Ihren Umfang in eine Projektstrukturplanung (PSP) unterteilen. Dies kann mit einem digitalen Whiteboard, spezieller PSP-Software oder einer PSP-Vorlage erfolgen.
In Ihrer PSP sehen Sie die Aufgaben und Aktivitäten, die zur Projekterfüllung notwendig sind. Sie können sich dann fragen, was für jedes Arbeitsergebnis benötigt wird, und eine Kompetenzanalyse durchführen. Wenn Sie eine klare Vorstellung davon haben, was benötigt wird, können Sie die Ressourcen für jede Aufgabe schätzen.
Als Nächstes berechnen Sie die Dauer jeder Aufgabe in der PSP. Mit diesen Informationen überprüfen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder und anderer Ressourcen. Treten Risiken auf?
Identifizieren Sie potenzielle Risiken, um Ihren Risikomanagementplan zu informieren – berücksichtigen Sie Abwesenheiten, Märkte und Technologie. Bewerten Sie, wie diese Faktoren das Projekt beeinträchtigen könnten, und passen Sie sich entsprechend an.
Erstellen Sie Ihren Ressourcenprognoseplan, indem Sie klar beschreiben, wie alle Projektressourcen im Verlauf des Projekts zugewiesen und verwaltet werden. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar und offen, und halten Sie Ihren Notfallplan bereit – er kommt einer Kristallkugel am nächsten.
Folgendes ergibt diese Übung:
Projektteam: besteht aus internem Personal plus einem freiberuflichen Copywriter
- Projektmanager x1: verantwortlich für den Projekterfolg, die Lieferung und die Ermittlung der Kundenbedürfnisse
- Anwendungsdesigner x1: verantwortlich für die Nutzerreise, Wireframing, das Design für Programmieranforderungen und den vollständigen visuellen Prototypen
- Anwendungsentwickler x1: verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung des App-Umfangs, einen vollständigen, voll funktionsfähigen Prototypen und einen erfolgreichen Produktstart
- Visueller Kreativer x1: verantwortlich für sämtliche visuelle Inhalte
- Freiberuflicher Copywriter x1: verantwortlich für alle schriftlichen Inhalte
- Quality Assurance Tester x1: verantwortlich für Testen und Beheben von Fehlern/Bugs in der App
Weitere Ressourcen:
- Design- und Entwicklungssoftwarelizenzen x2 @100 pro Lizenz
- Freelancer-Gebühren x1 @ $50 pro Stunde
- Ausstattung: vorhanden, keine neuen Fixkosten
- Materialien: Büroflächen vorhanden, keine neuen Fixkosten
3. Ressourcenübersicht
- Phase 1: Design
- Designer, Projektmanager
- Phase 2: Inhaltserstellung
- Visuelle Kreative & freiberuflicher Texter, Projektmanager
- Phase 3: Entwicklung
- Entwicklung, Projektmanager
- Phase 4: Testen & Überarbeitung
- Qualitätssicherungstester, Projektmanager
- Phase 5: Veröffentlichung
- Entwickler, Projektmanager
4. Notfallplan
- Abwesenheiten:
- Eine Liste von Vertragspartnern zur Vertretung bei Abwesenheit eines Texters.
- Internes Personal mit überschneidenden Kompetenzen, das bei Ausfall von Designer, Entwickler oder Projektmanager einspringen kann
- Der Kunde kann zu Beginn und am Ende jeder Phase Feedback geben.
5. Überwachen und Anpassen
- Projektfortschritt in Workflow-Automatisierungs- (Projektmanagement-)software überprüfen und bei Bedarf Aufgaben, Verteilungsmodelle oder Zeiten anpassen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
- Nutzen Sie Risikotoleranzspielräume, um bei unvorhergesehenen Umständen flexibel anzupassen.
Best Practices für Ressourcenprognosen
Best Practices für Ressourcenprognosen im Projektmanagement helfen Ihnen dabei, Prozesse zu optimieren und zu standardisieren, um eine Vielzahl erfolgreicher Projekte abzuschließen.
- Vorausplanen: Finden Sie mithilfe der oben genannten Schritte heraus, was wann und wie lange benötigt wird.
- Optimieren Sie die Ressourcenzuteilung: Verbringen Sie mehr Zeit mit abrechenbaren oder wertschöpfenden Aufgaben und weniger mit "Arbeit über die Arbeit".
- Seien Sie bereit, sich anzupassen: Veränderungen sind unvermeidlich. Bauen Sie Flexibilität in die Zeit- und Budgetplanung des Projekts ein, besonders dort, wo Prognosen in der Vergangenheit zu kurz gekommen sind.
- Verwenden Sie Projektmanagement-Software: Workflow-Automatisierung und Prognosetools heißen unterschiedlich, bieten aber ähnliche Funktionen. Wählen Sie ein Tool, um die Projekt- und Teamleistung zu optimieren.
- Kommunizieren und kooperieren Sie: Mit allen Projektbeteiligten, im gesamten Unternehmen, mit Ihren Stakeholdern und in Ihrem Netzwerk. Kommunizieren Sie angemessen und konsequent, um Beziehungen zu festigen. Gute Kommunikation und Zusammenarbeit helfen Ihnen, Ressourcen zu erhalten, Engpässe zu schließen und Ihr Netzwerk zu nutzen – unabhängig davon, ob es um einen Deal für Softwarelizenzen oder die Vertretung eines fehlenden Mitarbeitenden geht.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Ressourcenprognose: Dies hilft, auf Kurs zu bleiben, Risiken zu minimieren und schnell zu reagieren, falls andere Geschäftsbereiche oder Projektteams Ressourcen benötigen.
- Übung: Testen Sie neue Ressourcenkompetenzen und üben Sie beständig. Es ist eine Fähigkeit, und mit jedem Mal verbessern sich Ihre Ergebnisse.
Weitere Best Practices im Ressourcenmanagement finden Sie hier.
Häufige Herausforderungen bei Ressourcenprognosen
Wenn Sie auf Herausforderungen bei Ressourcenprognosen stoßen, ist das kein Grund zur Sorge. Sie werden auftreten. Es geht nicht darum, Herausforderungen zu vermeiden, sondern darum, vorbereitet zu sein, wenn sie auftreten. Begegnen Sie Herausforderungen mutig und geschickt.
- Ressourcenplanung: Plane Vertretungen für Teammitglieder mit geplantem Urlaub ein und bilde interne Mitarbeiter weiter, damit sie einspringen können, um Einstellungskosten und Verzögerungen zu vermeiden. Überbuchen Sie Beschäftigte niemals und nutzen Sie ein Ressourcenplanungstool oder eine Kapazitätsplanungsplattform, um die Auslastung zu überwachen.
- Kundenverzögerungen: Kunden können den Fortschritt aufhalten, wenn sie nur langsam kommunizieren. Ziehen Sie in Betracht, Feedback-Anforderungen vertraglich zu vereinbaren.
- Ungenaue Projektzeitpläne: Um überlastete Ressourcen oder sogar das Scheitern von Projekten zu vermeiden, betrachten Sie das gesamte Projektportfolio sowie die Bedürfnisse Ihres Projekts und arbeiten Sie mit Teammitgliedern zusammen, um Projekte einzubringen und gleichzeitig ein ausgewogenes Portfolio sicherzustellen. Kommunikations- und Verhandlungsgeschick sind dabei entscheidend.
- Budgettransparenz: Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf die vollständige Liste aller Positionen im Projektbudget sowie deren Kostenschätzung bis hin zum Gesamtprojektbudget haben. Fügen Sie tatsächliche Ausgaben (Actuals) hinzu und verfolgen Sie deren Abweichungen. Überwachen Sie die Budgetgesundheit, indem Sie Angebote mit Rechnungen abgleichen, um Genauigkeit und nur akzeptable Abweichungen zu gewährleisten.
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