4 Vorlagen zur Ressourcenplanung für Excel & Tabellen

Vorlage	Die Frage, die sie beantwortet	Verwenden Sie sie, wenn
Arbeitsstrukturplan	Was genau muss erledigt werden?	Der Umfang vereinbart ist, aber noch niemand ihn in Aufgaben aufgeteilt hat
Projektschätzung	Wie lange wird es dauern und was wird es kosten?	Sie ein Budget, ein Angebot oder eine realistische Einschätzung des Abgabetermins benötigen
Übersicht zur Teamverfügbarkeit	Wer kann die Arbeit tatsächlich erledigen und wann?	Ihr Team aus Teilzeitkräften besteht, über mehrere Zeitzonen verteilt ist oder viele Urlaubstage hat
Tabelle zur Ressourcenzuweisung	Wer erledigt was und hält das Budget?	Sie das Projekt mit Personal besetzen und während des Projektverlaufs Stunden und Ausgaben verfolgen möchten

Sie benötigen nicht für jedes Projekt alle vier Vorlagen. Für einen zweiwöchigen Sprint mit einem Team, das Sie gut kennen, reicht möglicherweise nur die Tabelle zur Ressourcenzuweisung. Für ein Kundenprojekt mit Festpreis wird wahrscheinlich der vollständige Satz benötigt.

1. Tabelle zur Ressourcenzuweisung

In dieser Tabelle zur Ressourcenzuweisung treffen der Plan und das Budget aufeinander. Sie tragen ein, wer am Projekt beteiligt ist, welche Sätze und Stunden gelten, und die Tabelle zeigt Ihnen, was alles kostet und wie viel Budget noch übrig ist.

Das ist enthalten

• Eingabezellen und automatisch berechnete Zellen: Gelbe Zellen (z. B. das Projektstartdatum) müssen von Ihnen ausgefüllt werden, während graue Zellen automatisch berechnet werden. Sie können nicht versehentlich eine Formel überschreiben – mehr, als die meisten selbst erstellten Versionen von sich behaupten können.
• Stundensätze, Stunden und Kosten pro Person: Die Kosten jedes Teammitglieds werden anhand des jeweiligen Satzes und der zugewiesenen Stunden berechnet.
• Eine Spalte für Annahmen: Nutzen Sie sie, um zu vermerken, ob jemand in Vollzeit, Teilzeit oder gemeinsam mit einem anderen Projekt arbeitet.
• Integrierte Reserve: Die Reserve ist standardmäßig auf 10 % festgelegt und kann in der Formel geändert werden.
• Anzeige des verbleibenden Budgets: Sie zeigt auf einen Blick, wie viel Budget noch übrig ist, während Stunden zugewiesen werden.

So verwenden Sie sie

1. Erstellen Sie eine Kopie in Google Tabellen oder laden Sie die Vorlage für Excel herunter.
2. Geben Sie das Projektstartdatum und Ihr Gesamtbudget in die gelben Zellen ein.
3. Fügen Sie für jedes Teammitglied oberhalb der Zeilen mit den Zwischensummen eine Zeile hinzu, damit die Gesamtsummen weiterhin korrekt berechnet werden.
4. Geben Sie den jeweiligen Satz und die zugewiesenen Stunden jeder Person ein und verwenden Sie die Spalte für Annahmen, um Personen zu kennzeichnen, die nicht in Vollzeit arbeiten.
5. Passen Sie die Reserve an, wenn 10 % nicht passend sind. Bei Projekten mit unklarem Umfang oder einem neuen Kunden würde ich einen höheren Wert wählen.
6. Überprüfen Sie die Tabelle wöchentlich und aktualisieren Sie die Stunden, während das Projekt fortschreitet, statt dies nur zum Projektstart zu tun.

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Am besten geeignet für

Teams, die ein einzelnes Projekt durchführen und Personen, Stunden und Kosten an einem Ort sehen müssen, ohne ein Tool kaufen zu müssen.

Author's Tip

Fügen Sie neben den zugewiesenen Stunden eine zweite Spalte für die tatsächlich geleisteten Stunden hinzu und aktualisieren Sie sie jeden Freitag anhand Ihrer Zeiterfassungen. Die Differenz zwischen den beiden Spalten verrät Ihnen mehr darüber, wie das Projekt läuft, als jeder Statusbericht.

2. Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (WBS) wird verwendet, um ein Projekt innerhalb einer Hierarchie in kleinere, überschaubare Komponenten zu unterteilen. Dies erleichtert die Planung, Durchführung und Überwachung der Arbeit des Teams und stellt sicher, dass jeder Aspekt des Projekts berücksichtigt wird und keine wesentlichen Aufgaben übersehen werden. 

Inhalt

• Eine Arbeitshierarchie: Das Projekt an der Spitze, die wichtigsten Ergebnisse oder Phasen darunter sowie Arbeitspakete und Aufgaben darunter.
• Platz für nummerierte Ebenen: Geben Sie jedem Element eine ID (1.0, 1.1, 1.1.1), damit sich alle ohne Verwirrung auf dieselbe Arbeit beziehen können.
• Platz für die Zuweisung von Ressourcen: Jede Aufgabe kann einer verantwortlichen Person zugeordnet werden und fließt direkt in Ihre Zuweisung und Schätzung ein.

So verwenden Sie ihn

1. Beginnen Sie mit den endgültigen Ergebnissen, nicht mit den Aktivitäten. Fragen Sie, was der Kunde tatsächlich erhält, und arbeiten Sie von dort aus weiter nach unten.
2. Unterteilen Sie jedes Ergebnis in Arbeitspakete, bis jeder Punkt klein genug ist, um ihn realistisch zu schätzen. Als Faustregel gilt: Nichts sollte größer sein als einige Arbeitstage für eine Person.
3. Prüfen Sie, ob jede Ebene die darüberliegende Ebene vollständig abbildet. Wenn für ein Ergebnis etwas benötigt wird, das nicht aufgeführt ist, wird es später als schleichende Ausweitung des Projektumfangs sichtbar.
4. Weisen Sie jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zu. Jede Aufgabe ohne Namen daneben ist eine Aufgabe, die niemand erledigt.
5. Teilen Sie ihn mit dem Team, bevor Sie eine Schätzung erstellen. Das Team wird fehlende Arbeiten entdecken, von deren Existenz Sie nichts wussten.

Geeignet für

Neue Projekte, Kundenprojekte mit festem Umfang und jedes Projekt, bei dem die Frage „Was ist enthalten?“ später wahrscheinlich zu einem Streitpunkt wird.

Wenn Sie sehen möchten, wie andere Teams ihre Projektstrukturpläne aufbauen, decken diese Beispiele für Projektstrukturpläne eine Reihe von Projekttypen ab.

3. Teamverfügbarkeitsübersicht

Eine Teamverfügbarkeitsübersicht bietet Ihnen eine visuelle Übersicht über die Ressourcenverfügbarkeit für bestimmte Zeiträume. Sie können diese Übersicht verwenden, um Aufgaben auf Grundlage von Abhängigkeiten, verfügbaren Ressourcen und zeitlichen Vorgaben zuzuweisen und gleichzeitig die Arbeitslast Ihres Teams auszugleichen (was einfacher gelingt, wenn Sie ein besseres Verständnis der Zeitpläne Ihrer Teammitglieder haben).

Dieses Planungsinstrument ist hilfreich, wenn Teammitglieder unterschiedliche Arbeitszeiten, Zeitpläne oder andere Verpflichtungen haben.

Inhalt

• Arbeitszeiten pro Person: Wer wann arbeitet, einschließlich Teilzeitplänen und komprimierten Arbeitswochen.
• Zeitzonen: Wo sich alle befinden, damit du Überschneidungszeiten für Übergaben und Besprechungen finden kannst.
• Bevorzugte Kontaktmethode: Der beste Weg, jede Person zu erreichen, wodurch überraschend viele Nachfragen wie „Hast du meine Nachricht gesehen?“ entfallen.

So wird sie verwendet

1. Fülle sie gemeinsam mit dem Team aus, statt sie für das Team auszufüllen. Die Mitarbeitenden kennen ihre eigenen Zeitpläne besser als das Personalverwaltungssystem.
2. Trage bekannte Abwesenheiten für die gesamte Projektdauer ein, einschließlich gesetzlicher Feiertage an jedem Standort, von dem aus dein Team arbeitet.
3. Markiere die Überschneidungszeiten. Das sind die Stunden für Überprüfungen, Übergaben und alles, was ein Live-Gespräch erfordert.
4. Verwende sie zusammen mit deiner Kapazitätsplanung, um realistische Stunden im Zuordnungsblatt festzulegen.
5. Aktualisiere sie, sobald jemand hinzukommt, das Team verlässt oder den eigenen Zeitplan ändert. Ein veraltetes Verfügbarkeitsdiagramm ist schlimmer als gar keines, weil die Menschen ihm vertrauen.

Am besten geeignet für

Verteilte und hybride Teams, Teams mit Teilzeitkräften oder Auftragnehmern sowie alle, die schon einmal für die Hälfte des Teams um 7 Uhr morgens einen „kurzen Austausch“ angesetzt haben.

4. Projektschätzung

Eine Projektschätzung hilft dir, die Ressourcen, den Zeitplan und die Kosten zu prognostizieren, die für den erfolgreichen Abschluss deines Projekts erforderlich sind. Das ist entscheidend, um realistische Erwartungen festzulegen und sicherzustellen, dass Projekte innerhalb des Budgets und fristgerecht abgeschlossen werden.

Diese Vorlage bietet eine Orientierung für aktuelle und zukünftige Projekte, wenn du Ressourcen effektiv zuweist und während des gesamten Projektlebenszyklus fundierte Entscheidungen triffst.

Was enthalten ist

• Zwei Versionen: Eine einfache Schätzung für kleinere Projekte und schnelle Angebote sowie eine komplexe Schätzung für mehrphasige Projekte mit mehr Rollen und mehr beweglichen Teilen.
• Aufwand nach Aufgabe und Rolle: Stunden für jeden Arbeitsbestandteil, den Personen oder Rollen zugeordnet, die ihn ausführen.
• Kosten: Der in ein Budget umgerechnete Aufwand, damit du siehst, was das Projekt kosten wird, bevor der Kunde danach fragt.

So wird es verwendet

1. Wählen Sie die passende Version. Verwenden Sie die einfache Version für einige Wochen Arbeit mit einem kleinen Team und die komplexe Version, wenn mehrere Phasen oder mehrere Teams beteiligt sind.
2. Übernehmen Sie die Aufgaben direkt aus Ihrer Projektstruktur, damit nichts geschätzt wird, was nicht zum Umfang gehört, und nichts aus dem Umfang übersehen wird.
3. Schätzen Sie gemeinsam mit den Personen, die die Arbeit erledigen. Wenn diese nicht verfügbar sind, schätzen Sie in Spannen und legen Sie die Zahlen fest, sobald das Team bestätigt ist.
4. Planen Sie einen Puffer für Unbekanntes ein und sagen Sie klar, was dieser abdeckt.
5. Notieren Sie Ihre Annahmen neben den Zahlen. „Zwei Runden Design-Feedback“ ist eine klare Abgrenzung des Umfangs. Ohne diese Angabe hoffen Sie nur.

Geeignet für

Angebote, Budgetfreigaben, Kundenprojekte zum Festpreis und jede Situation, in der jemand fragt: „Können wir das bis zum Monatsende fertigstellen?“

Author's Tip

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, vergleichen Sie Ihre Schätzung mit den tatsächlich geleisteten Stunden pro Phase und speichern Sie diesen Vergleich. Nach drei oder vier Projekten verfügen Sie über eigene historische Daten und wissen genau, welche Phasen Ihr Team immer unterschätzt. Bei mir sind es jedes Mal die Qualitätssicherung und die letzte Runde Kundenfeedback.

Erhalten Sie weitere Einblicke in das Ressourcenmanagement

Wenn es darum geht, Ihren Ressourcenbedarf zu decken, ist die Community von The Digital Project Manager der perfekte Ort für Vorlagen, Übersichten zu Tools und Tipps. Hunderte aktive und erfahrene Projektmanager können dort bewährte Vorgehensweisen oder zusätzliche Ressourcen teilen.