Was ist ein Ressourcen-Kalender im Projektmanagement?
Die Erstellung eines Ressourcenkalenders im Projektmanagement stellt sicher, dass Teammitglieder verfügbar sind und die Kapazität haben, an den Projektaufgaben zu arbeiten, die Sie ihnen zugewiesen haben.
Ohne diesen wichtigen Schritt in der Projektplanungsphase entstehen am Ende nur große Verwirrung, Schuldzuweisungen, Enttäuschungen und gegenseitige Beschuldigungen.
Was ist ein Ressourcenkalender?
Ein Ressourcenkalender ist ein Tool, das die Verfügbarkeit der Teammitglieder anzeigt. Er dient dazu festzustellen, ob Ihr Ressourcenmanagement-Plan umsetzbar ist und um Kapazität und Auslastung zu verfolgen (wie viel Zeit Teammitglieder haben und ob konkurrierende Arbeitsprioritäten bestehen). Außerdem berücksichtigt er gesetzliche Feiertage, arbeitsfreie Tage oder Tage, an denen Teammitglieder des Projekts nicht zur Verfügung stehen (Urlaub, geplante Abwesenheiten usw.).
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Sie sollten Ihren Kalender zu Beginn eines Projekts (gemeinsam mit Ihrem Projektplan) erstellen und ihn regelmäßig aktualisieren. Am besten gestalten Sie ihn direkt in Ihrer Ressourcenmanagement-Software oder in dem Tool, das Sie für Ihre Projektverwaltung nutzen. In der Regel wird er vom Projektleiter erstellt, aber auch ein Ressourcenmanager kann dies übernehmen.
Der Zweck eines Ressourcenkalenders
Der Zweck eines Ressourcenkalenders besteht darin, die generelle Verfügbarkeit Ihrer personellen Ressourcen sowie die Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen festzustellen. Es kommt durchaus vor, dass der Ressourcenkalender aufzeigt, dass ein Projekt aufgrund von Ressourcenengpässen nicht möglich ist, was dann gegebenenfalls eine Änderung am Projektzeitplan, am Umfang, an der Ressourcenzuteilung oder an den Kosten erfordert.
Wie erstellt man einen Ressourcenkalender?
Hier sind die Schritte zur Erstellung eines Ressourcenkalenders.
1. Beginnen Sie mit einem neuen Kalender
Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Kalenders in Ihrem Ressourcenmanagement-Tool oder nutzen Sie eine Kalendervorlage. Einer der wichtigsten Vorteile von Ressourcenplanungs-Tools ist, dass sie speziell dafür entwickelt wurden, den Ressourcenplanungsprozess zu erleichtern. Speichern Sie den Kalender an einem leicht zugänglichen Ort, sodass er für alle Teammitglieder sichtbar ist.
Mit den Berechtigungsfunktionen, die die meisten Ressourcenmanagement-Softwares bieten, können Sie den Zugriff kontrollieren und Teammitgliedern das Anzeigen, Bearbeiten und Hinzufügen eigener Einträge ermöglichen. Diese kollaborative Funktion fördert nicht nur Transparenz, sondern unterstützt auch die Koordination und Produktivität im Team.
2. Fügen Sie Teammitglieder und Ressourcen hinzu
Im nächsten Schritt geben Sie die Teamdaten in Ihr Ressourcenmanagement-Tool ein. Definieren Sie für jedes Teammitglied die Arbeitstage sowie den Prozentsatz der Arbeitszeit, der dem Projekt zugewiesen werden kann.
Ein Beispiel: Ein Teammitglied, das von Montag bis Freitag arbeitet, muss beispielsweise täglich etwa 3 Stunden operative Aufgaben erledigen, sodass für das Projekt wöchentlich 20 Arbeitsstunden zur Verfügung stehen könnten.
Durch die Anwendung von Best Practices im Projektressourcenmanagement lassen sich diese Zuweisungen einfach verfolgen und anpassen, sodass die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds ausgewogen bleibt und der Zeitplan des Projekts realistisch bleibt.
3. Identifizieren Sie Zeiträume, in denen das Team nicht verfügbar ist
Markieren Sie in Ihrem Kalender auch Zeiten, in denen Teammitglieder nicht erreichbar sind, wie z.B. Betriebsferien, gesetzliche Feiertage, geplante Urlaubszeiten, Sabbaticals, Beurlaubungen oder andere Abwesenheiten vom Arbeitsplatz.
Indem Sie diese Zeiträume als nicht verfügbar in Ihrem Tool markieren, erhalten Sie einen umfassenderen Überblick über die tatsächliche Ressourcenkapazität. So vermeiden Sie Planungsfehler und stellen sicher, dass Ihre Projektplanung so realistisch wie möglich ist.
Sie können Ihren Teammitgliedern auch ermöglichen, ihre eigenen freien Zeiten eigenständig im Ressourcenmanagement-Tool zu aktualisieren, sodass Ihr Kalender während des Projekts stets aktuell bleibt.
4. Veröffentlichen Sie den Ressourcenkalender
Sobald Ihr Kalender ausgefüllt ist, stellen Sie sicher, dass Sie ihn mit dem Team und allen Stakeholdern teilen. Das Anlegen Ihres Kalenders in einem Ressourcenmanagement-Tool erleichtert die gemeinsame Nutzung und ermöglicht es allen, sich in Echtzeit über Änderungen zu informieren.
Eine breite Sichtbarkeit des Kalenders hilft Teammitgliedern und Stakeholdern, den Projektfortschritt zu verstehen und potenzielle Verfügbarkeitsprobleme des Teams besser nachvollziehen zu können.
Beispielsweise stehen demnächst die Winterferien an? Wie wirkt sich das auf die Projektkapazität aus? Denken Sie daran, dass es wichtig ist, den Urlaubsbedarf Ihres Teams zu berücksichtigen und zu respektieren – Erholung ist entscheidend, um die Moral zu erhalten.
5. Überprüfen Sie den Ressourcen-Kalender regelmäßig
Sobald Sie Ihren Ressourcen-Kalender geteilt haben, ist die Arbeit noch nicht getan. Sie sollten den Kalender regelmäßig mit Ihrem Team und den Stakeholdern überprüfen. Auch dies ist ein weiterer Grund, warum es sinnvoll ist, den Kalender mit einem Ressourcenmanagement-Tool zu erstellen.
So wird es Ihren Teammitgliedern erleichtert, Abwesenheiten kontinuierlich einzutragen und zu aktualisieren. Durch die regelmäßige Überprüfung bleibt der Kalender stets aktuell und wird nicht veraltet oder unübersichtlich.
Sie können zudem die Benachrichtigungsfunktionen Ihrer Software nutzen, um rechtzeitige Aktualisierungen anzustoßen und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
Was sollte in einem Ressourcen-Kalender enthalten sein?
Sie müssen folgende Informationen über alle Teammitglieder oder Projektressourcen aufnehmen, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen:
- Namen
- Positionen
- Startdatum
- Enddatum (falls zutreffend)
- Übliche Arbeitstage
- Die genauen Tage, an denen jedes Teammitglied für das Projekt zur Verfügung steht
- Geplante Abwesenheiten, Sabbaticals, Beurlaubungen etc.
- Konkurrerende Arbeitsprioritäten
So könnte das Ganze aussehen:
Ressourcen-Kalender vs. Projektkalender
Während ein Ressourcen-Kalender eine Übersicht darüber bietet, wann Teammitglieder für Aufgaben verfügbar sind, und dazu dient, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu verfolgen, ist ein Projektkalender ein Zeitplan für geplante Aufgaben und Meilensteine, der zur Überwachung des Projektfortschritts dient.
Teammitglieder nutzen den Ressourcen-Kalender, um anzugeben, wann sie für das Projekt arbeiten können. Projektkalender hingegen zeigen, welche Aufgaben und Deliverables wem zugewiesen sind und bis wann die Arbeit abgeschlossen sein soll.
Gemeinsam ermöglichen Projektkalender und Ressourcen-Kalender es Projektleitern oder Teamleitern, den Überblick über Verfügbarkeit der Teammitglieder, Projektmeilensteine und Zeitpläne zu behalten, um so Engpässe rechtzeitig zu erkennen, die ansonsten unbemerkt geblieben wären.
| Ressourcen-Kalender | Projektkalender |
|---|---|
| Erstellt von: Dem Projektmanager oder Ressourcenmanager | Erstellt von: Dem Projektmanager |
| Hauptinformationen: Verfügbare Zeit, Abwesenheiten, Feiertage und Beurlaubungen | Hauptinformationen: Projektzeitpläne und Meilensteine gemäß Projektplan |
| Verwendungszweck: Nachverfolgung der Verfügbarkeit der Teammitglieder für Aufgaben | Verwendungszweck: Nachverfolgung des Fortschritts von Projektaufgaben und Meilensteinen |
So könnten diese Kalender aussehen.
Vorteile der Nutzung eines Ressourcen-Kalenders im Projektmanagement
Hier sind einige wichtige Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten, falls Sie noch unschlüssig sind, ob Sie wirklich einen Ressourcen-Kalender benötigen oder nicht.
- Sie stellen sicher, dass die Projektarbeit gleichmäßig im Team verteilt wird
- Sie über- oder unterfordern Ihre Teammitglieder nicht und vermeiden Überlastung, wodurch die Produktivität hoch bleibt
- Sie können schnell einschätzen, welche Teammitglieder verfügbar sind und wie lange, bevor Sie ihnen Aufgaben zuweisen
- Sie wissen im Voraus über Abwesenheiten von Teammitgliedern Bescheid und können so die Machbarkeit von Projekten und die Ressourcenverfügbarkeit für neue oder komplexere Projekte frühzeitig einschätzen
- Sie sehen die Verfügbarkeiten auf einen Blick und visuell (anstatt sich mühsam durch eine Datums-Liste in einer Tabelle zu kämpfen)
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