Ressourcenausgleich im Projektmanagement: Ein umfassender Leitfaden
Stellen Sie sich vor, Sie stehen bei Ihrem Projekt unter Zeitdruck und haben gerade festgestellt, dass der Entwickler, den Sie für eine Landingpage benötigen, bereits doppelt verplant ist. Was tun Sie?
Wenn Sie immer wieder auf Probleme mit der Überbelegung von Ressourcen oder Ressourcenkonflikte stoßen, könnte der Ressourcenabgleich die Lösung sein, nach der Sie suchen.
Was ist Ressourcenabgleich?
Ressourcenabgleich ist der Prozess, bei dem Projekttätigkeiten und -aufgaben neu terminiert werden, wenn die dafür vorgesehenen Ressourcen nicht verfügbar sind.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wenn das Teammitglied, das Sie benötigen, gerade an einer anderen, höher priorisierten Aufgabe arbeitet, können Sie die Aufgabe auf einen anderen Zeitpunkt verschieben, an dem das Ressourcenangebot (wer für eine Aufgabe verfügbar ist) der Ressourcennachfrage (wer für eine bestimmte Aufgabe benötigt wird) entspricht.
Setzen Sie den Ressourcenabgleich ein, wenn Ihr Projektzeitplan flexibel ist. Eine andere Technik namens Ressourcenglättung sollten Sie hingegen nutzen, wenn das Projektenddatum und der kritische Pfad nicht verhandelbar sind (erfahren Sie hier mehr über den Unterschied zwischen Glättung und Abgleich).
In der Regel kann der Ressourcenabgleich über Ressourcenmanagement-Software organisiert werden.
Wann sollte Ressourcenabgleich verwendet werden?
Nutzen Sie den Ressourcenabgleich, wenn:
- Die benötigten Ressourcen nur eingeschränkt verfügbar sind. Angenommen, ein DevOps-Ingenieur kann nur eine Woche in einem Softwareentwicklungsprojekt mitarbeiten. Sie passen den Ressourcenzeitplan entsprechend seiner Verfügbarkeit an.
- Benötigte Ressourcen geteilt werden müssen. Ein Qualitätsmanager muss zum Beispiel seine Zeit zwischen zwei Produktionslinien aufteilen. Sie passen die Überwachungs- und Inspektionszeitpläne der beiden Linien an die Verfügbarkeit des Qualitätsmanagers an.
- Benötigte Ressourcen nur in begrenzter Anzahl vorhanden sind. Ein Bauprojekt benötigt beispielsweise zwei Kräne, verfügt aber nur über einen und kann keinen weiteren beschaffen. Sie organisieren den Projektzeitplan so, dass die höher priorisierte Aufgabe den Kran zuerst nutzt.
- Ressourcen überbelegt sind. Zwei sich überschneidende Aktivitäten erfordern den Statiker des Projekts. Sie verschieben die Inspektionsaktivität mit niedriger Priorität, sodass der Statiker zuerst die höher priorisierte Kontrolle durchführen kann.
- Ressourceneinsatz nivelliert werden soll. Angenommen, eine Aufgabe hat eine geschätzte Dauer von fünf Tagen, wobei Entwickler A drei Tage lang jeweils 16 Stunden arbeitet und dann zwei Tage nicht eingesetzt wird. Nach dem Ressourcenabgleich arbeitet Entwickler A sechs Tage lang jeweils acht Stunden pro Tag, wodurch sich die Dauer der Aktivität um einen Tag verlängert.
Mathematisch sieht diese Anpassung so aus:
16 Stunden/Tag x 3 Tage = 48 Stunden = 8 Stunden/Tag x 6 Tage
4 Vorteile des Ressourcenabgleichs
Der Ressourcenabgleich als Technik zur Ressourcenoptimierung ermöglicht es Ihnen, einen optimalen Plan zur Ressourcennutzung zu erstellen. Nachfolgend finden Sie die spezifischen Vorteile des Ressourcenabgleichs.
1. Schlanker Betrieb
So können Sie als Projektmanager (oder Ressourcenmanager) Ressourcen optimal nutzen und verwalten und gleichzeitig konkurrierende Anforderungen an die verfügbaren Ressourcen ausgleichen. Wenn Sie den Projektzeitplan so anpassen können, dass er die Ressourcenverfügbarkeit berücksichtigt, müssen Sie weder zusätzliches Personal einstellen noch weiteres Equipment beschaffen.
2. Realistische Zeitplanung
Der Ressourcenabgleich bietet Ihnen eine systematische Methode, Ressourcengrenzen bereits in der Projektplanungsphase zu berücksichtigen. Das Ergebnis ist ein Zeitplan, der realistischer eingehalten werden kann als eine nicht optimierte Planung. Wenn Sie an einem nicht optimierten Zeitplan festhalten, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit Verzögerungen erleben.
3. Ermöglicht maximale Ressourcenoptimierung
Beim Ressourcenabgleich steht die Verfügbarkeit der Ressourcen im Mittelpunkt. Das Zeitplanmodell wird um die Ressourcenverfügbarkeit herum aufgebaut oder entsprechend den Ressourceneinschränkungen angepasst. So ermöglicht der Ressourcenabgleich eine maximale Optimierung der Ressourcen.
4. Höhere Chance auf ein erfolgreiches Ergebnis
Wenn die notwendigen Ressourcen verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie die erwarteten Ergebnisse liefern. Das Ressourcenabgleich-Verfahren erhöht Ihre Erfolgschancen, weil es Ihnen ermöglicht, den Projektzeitplan entsprechend der Verfügbarkeit der Projektressourcen zu gestalten.
Einschränkungen des Ressourcenabgleichs
- Er kann nicht in Situationen eingesetzt werden, in denen keine Flexibilität in der Projektplanung besteht. Der Ressourcenabgleich löst Konflikte, indem Aktivitäten umgeplant und der kritische Pfad verlängert werden. Wenn Ihnen das nicht gestattet ist, können Sie keinen Ressourcenabgleich durchführen.
- Er verändert den Projektzeitplan. In Projekten, in denen Zeitverlust mit erheblichen Kosten oder Verlusten verbunden ist, kann die Planung des Zeitplans nach Ressourcenkapazität teuer sein. Ein besserer Ansatz wäre, zusätzliche Ressourcen einzusetzen, statt auf die Verfügbarkeit der bestehenden Ressourcen zu warten.
Beispiel für Ressourcenabgleich
Nehmen wir an, Sie haben ein einfaches Projekt mit drei Teilaktivitäten—Aktivität A, Aktivität B und Aktivität C—mit folgenden Abhängigkeiten und geschätzter Dauer:
- Aktivität A, zwei Tage, muss starten, damit Aktivität B starten kann
- Aktivität B, ein Tag, muss beendet sein, damit Aktivität A beendet werden kann
- Aktivität C, ein Tag, kann beginnen, nachdem Aktivität A und B abgeschlossen sind
So wie es ist, hat das Projekt eine geschätzte Dauer von drei Tagen.
Nachfolgend finden Sie eine Darstellung des Projekts in einem einfachen Gantt-Diagramm.
Nehmen wir an, dass unser fiktives Projekt folgende menschliche Ressourcen benötigt.
Zur Vereinfachung nehmen wir an, dass es abgesehen von der Verfügbarkeit menschlicher Ressourcen keine weiteren Ressourcenbeschränkungen gibt.
Roger und Greg arbeiten neben diesem Projekt noch an einem weiteren Projekt. Sie sind nur einen Teil des Tages verfügbar: Roger für vier Stunden und Greg für drei Stunden.
Plotten wir die tägliche Verfügbarkeit der Ressourcen gegen die Ressourcenzuteilung für jede Aktivität.
Aus dem Obigen sollten deutliche Ressourceneinschränkungen im Projekt ersichtlich werden. Hier einige Beispiele:
- Aktivität A benötigt 16 Stunden von Rogers Zeit und die geplante Dauer beträgt 2 Tage. Aber Roger kann nur vier Stunden pro Tag an diesem Projekt arbeiten.
- Aktivität B benötigt vier Stunden von Roger. Aber Aktivität B überschneidet sich teilweise mit Aktivität A.
- Aktivität A benötigt acht Stunden von Minerva. Aktivität B benötigt vier Stunden von ihr. Aber Aktivität B überschneidet sich teilweise mit Aktivität A.
Der tägliche Bedarf des Projekts an bestimmten menschlichen Ressourcen übersteigt die tägliche Verfügbarkeit dieser Ressourcen bei Weitem.
Sie sollten den Projektzeitplan anpassen, um die Ressourcenkapazität unter Berücksichtigung bestehender Aufgabenabhängigkeiten zu berücksichtigen. Berechnen Sie die Ressourcenkapazität und Nutzungsgrade ebenfalls, und vermeiden Sie es, die Kapazität einer Ressource unnötig zu überschreiten und sie zu überlasten.
Diese Überlegungen führen zu dem unten gezeigten, angepassten Projektzeitplan mit Ressourcenabgleich.
Und hier ist Ihr neues Gantt-Diagramm.
Durch den Ressourcenabgleich wurde der Zeitplan von drei auf 11 Tage verlängert, da Sie die Ressourcen entsprechend deren Verfügbarkeit umverteilen mussten.
Der Prozess des Ressourcenabgleichs
- Teilen Sie Ihren Projektzeitplan in handhabbare Zeitintervalle auf, beispielsweise einen Tag.
- Für jedes Zeitintervall im Projektzeitplan identifizieren Sie die benötigten Ressourcen (Personen, Materialien, Ausrüstung), die für die an diesem Tag angesetzten Aufgaben benötigt werden.
- Falls eine der für die angesetzte Aufgabe benötigten Ressourcen nicht verfügbar ist, verschieben Sie diese Aufgabe auf einen anderen Tag, an dem diese Ressource zur Verfügung steht.
- Wenn zwei Projektaktivitäten am selben Tag angesetzt sind und um die gleichen Ressourcen konkurrieren, priorisieren Sie eine der beiden Aktivitäten, indem Sie entscheiden, welche wichtiger ist.
- Wenn Sie Aufgaben mit negativem oder keinem Puffer als wichtiger oder prioritär einstufen, weisen Sie die knappen Ressourcen der Aufgabe mit negativem oder keinem Puffer zu und verschieben Sie die konkurrierende Aufgabe auf ein anderes Zeitintervall.
Der Ressourcenabgleich ist ein iterativer Prozess. Wenn Sie mit Projektressourcenbeschränkungen konfrontiert werden, planen Sie Aktivitäten entsprechend neu, bis die Ressourcen optimiert und ein ausgeglichener Projektzeitplan erreicht ist.
Natürlich gibt es Fälle, in denen eine Aufgabe einfach nicht verschoben werden kann, selbst wenn die benötigten Ressourcen nicht verfügbar sind oder eine andere Lieferung Vorrang auf diese Ressourcen hat.
In solchen Fällen bleibt Ihnen oft nichts anderes übrig, als konkurrierende Aktivitäten wie geplant beizubehalten, den Ressourcenmangel zu notieren und das Ressourcenproblem anderweitig zu lösen.
Beliebte Tools zum Ressourcenabgleich
Hier sind einige Techniken und Tools für den Ressourcenabgleich, die Sie bei der Durchführung dieses Prozesses in Ihren Projekten nutzen können.
- Nutzen Sie Gantt-Diagramme. Wie Sie in dem oben erläuterten Beispiel gesehen haben, sind Gantt-Diagramme äußerst hilfreich, um Aufgaben, Endtermine oder Projektdauern zu visualisieren sowie Abhängigkeiten zu erkennen, die die Ressourcennachfrage und Zuteilung beeinflussen.
- Verwenden Sie Projektmanagement-Tools wie Projektmanagement-Software (zur Verwaltung aller Projektaspekte) oder Ressourcenmanagement-Software (die speziell auf die Verwaltung und Planung von Ressourcen ausgerichtet ist). Diese bieten eine Übersicht über Ressourcen und deren Zuweisung. Häufig verfügen sie über Algorithmen, die Terminierungskonflikte automatisch nach von Ihnen festgelegten Kriterien lösen.
- Identifizieren Sie den kritischen Pfad (auch bekannt als die Critical Path Method, CPM). Da ein Ressourcenabgleich zu einer Änderung des kritischen Pfads eines Projekts führen kann, ist es wichtig, diesen vorab genau zu kennen. So können Sie Kunden oder Stakeholder frühzeitig informieren, wenn sich der kritische Pfad (und damit das Projektabschlussdatum oder die Deadline) verschieben könnte.
5 Best Practices für Ressourcenabgleich
- Beobachten Sie die Ressourcenzuteilung kontinuierlich: Ressourcenoptimierung ist keine einmalige Aufgabe. Überwachen Sie Ihre Methoden der Ressourcenzuteilung fortlaufend auf Konflikte im gesamten Projektverlauf (z. B. kurzfristige Anfragen bei anderen Projekten, unerwartete Abwesenheiten wie Krankheitstage usw.).
- Streben Sie eine gleichmäßige Arbeitsverteilung an: Versuchen Sie so weit wie möglich, die Arbeit gleichmäßig auf die Teammitglieder zu verteilen. So vermeiden Sie, dass einzelne Teammitglieder überlastet werden oder andere nichts zu tun haben.
- Seien Sie transparent bei Änderungen: Wenn Sie Änderungen am Zeitplan oder den Ressourcenzuteilungen vornehmen müssen, halten Sie sowohl die Stakeholder als auch das Team informiert.
- Haben Sie einen Backup-Plan: Falls ein bestimmtes Teammitglied nicht verfügbar ist oder Sie einen Termin absolut nicht verschieben können, haben Sie einen Plan B—übertragen Sie die Arbeit einem anderen Teammitglied, verdichten Sie den Zeitplan usw.
- Schaffen Sie eine Feedback-Schleife: Zusätzlich zur Überwachung der Arbeitslasten Ihres Teams mit einem Software-Tool sollten Sie auch regelmäßig persönlich mit ihnen über ihre Auslastung sprechen. Manchmal entdecken Sie dabei Aspekte, die im Tool nicht abgebildet sind (z. B. andere Projekte, die nicht im System eingetragen wurden usw.).
Wie geht es weiter?
Noch Fragen zur Ressourcenoptimierung? Werden Sie Teil der Diskussion auf Slack mit Hunderten weiteren Digital-Projektmanager:innen über die DPM Membership!
