Wie man einen Kommunikationsplan für Projekte erstellt [+ Vorlage]
Aufeinander abgestimmt bleiben: Ein Kommunikationsplan legt Methoden, Häufigkeit und Kanäle für den Informationsaustausch zwischen Projektteams und Stakeholdern fest und sorgt so für Abstimmung und klare Erwartungen für alle Beteiligten.
Im Einklang mit der Projektplanung: Die Erstellung eines Kommunikationsplans geht Hand in Hand mit der Projektplanung, damit Sie im Voraus entscheiden können, wie Informationen ausgetauscht werden, anstatt im Notfall Informationen falsch zu kommunizieren, weil kein Plan vorlag.
Vorlagen zur Rettung: Anstatt Ihren Kommunikationsplan für Projekte von Grund auf zu erstellen, laden Sie unsere Vorlage herunter, um den Prozess zu beschleunigen, oder kopieren und bearbeiten Sie einfach einen bestehenden Plan aus einem anderen Projekt.
Ein Projektkommunikationsplan hilft Ihnen, Ihre Strategie für die Kommunikation mit wichtigen Stakeholdern zu entwickeln. Ohne einen solchen Plan wird es Ihnen schwerfallen, die Erwartungen der Stakeholder zu managen, alle auf dem Laufenden zu halten und Chaos im Projektteam zu vermeiden.
So erstellen Sie einen effektiven Kommunikationsplan, setzen ihn zur Aufrechterhaltung der Ordnung ein und führen Ihr Projekt erfolgreich zum Ziel.
Was ist ein Kommunikationsplan?
Ein Kommunikationsplan ist ein strategischer Leitfaden, der beschreibt, wie Informationen zwischen dem Projektteam und den Stakeholdern ausgetauscht werden. Er legt die Methoden, Häufigkeiten und Kanäle der Kommunikation fest, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind, abgestimmt handeln und effektiv zusammenarbeiten können.
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Einfach ausgedrückt ist er wie eine Landkarte, die zeigt, wie alle im Projekt miteinander kommunizieren – einschließlich der internen Kommunikation im Team. Sie gibt Auskunft darüber, welche Kommunikationsbedürfnisse jede Person hat: Wer benötigt welche Art von Informationen, wann werden sie benötigt und auf welchem Weg werden sie übermittelt.
Ein Projektkommunikationsplan muss nicht zwangsläufig formell sein, sollte aber dokumentiert und als Nachschlagewerk bereitstehen. So wissen alle, was geschieht, sind sich einig und arbeiten gut zusammen – insbesondere bei Online-Projekten oder beim Einsatz digitaler Kommunikationstools.
Hier ein (sehr) kurzer Überblick:
So schreiben Sie einen Kommunikationsplan
Hier sind die Schritte, um einen soliden Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen:
- Verstehen Sie Ihre Projektparameter
- Definieren Sie Ihre Kommunikationsziele
- Stakeholder identifizieren
- Bestimmen Sie die Kommunikationsfrequenz
- Kommunikationsmethoden festlegen
1. Verstehen Sie Ihre Projektparameter
Definieren Sie die Rahmenbedingungen des Projekts – einschließlich Projektgröße, Informationen über das Unternehmen der Kundschaft, Liefergegenstände, Zeitplan und Teamzusammensetzung.
Berücksichtigen Sie die Kommunikationsstile Ihres Teams und der Kundschaft:
- Wie erfolgreich waren die bisherigen Kommunikationserfahrungen?
- Hat Ihr Kunde bestimmte Kommunikationspräferenzen geäußert – greift er beispielsweise lieber zum Telefon bei Fragen oder bevorzugt er E-Mails?
- Haben Sie sich schon persönlich oder per Video getroffen?
- Wie häufig interagiert Ihr Team direkt mit Ihnen im Projekt? Bevorzugen sie schriftlichen Kontext oder persönliche Meetings?
- Gibt es Anforderungen aus dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit? Falls ja, welche?
Sobald Sie ein klares Bild vom Team und der Kundschaft haben, können Sie dies in einem Projektkommunikationsplan verschriftlichen.
2. Kommunikationsziele definieren
Listen Sie auf, was erfolgreiche Projektkommunikation ausmacht – nicht nur für Ihren Kunden, sondern auch für Ihr Team. Verwenden Sie diese Liste als Orientierung bei kommunikationsbezogenen Entscheidungen.
Legen Sie auch Kennzahlen oder KPIs fest, mit denen Sie messen können, ob die Kommunikationsziele erreicht werden. Nehmen Sie diese direkt in Ihren Kommunikationsplan auf. Das können z.B. die Anzahl der wöchentlich gesendeten oder erhaltenen E-Mails sein, wie viele Nachrichten ungelesen bleiben usw.
3. Stakeholder identifizieren
Identifizieren Sie, wer im Projekt auf dem Laufenden gehalten werden muss und welche Informationen diese Personen erhalten möchten oder benötigen. Der wichtigste Stakeholder auf Kundenseite könnte zum Beispiel detaillierte Statusupdates zu einzelnen Aufgaben oder den jeweiligen Verantwortlichen wünschen, während der oder die Vorgesetzte nur an übergeordneten Projektinformationen interessiert ist.
Halten Sie außerdem alle Kontaktdaten fest und notieren Sie diese in Ihrem Plan.
4. Kommunikationsfrequenz festlegen
Basierend auf den Projektzielen sollten Sie entscheiden, wie häufig Sie mit den jeweiligen Stakeholdern kommunizieren und welche Inhalte Sie kommunizieren wollen.
Sie können dabei verschiedene Ansätze verwenden, etwa wöchentliche Check-ins zum Überprüfen des Projektzeitplans und Budgets, tägliche Absprachen für spontane Rückfragen oder regelmäßige Meetings, um wichtige Projektmeilensteine zu präsentieren.
Behalten Sie die Projektparameter und Ziele stets im Blick – daran können Sie ablesen, welche Informationen besonders häufig oder eher selten kommuniziert werden sollten.
5. Kommunikationsmethoden festlegen
Einige Stakeholder bevorzugen es vielleicht, Updates per E-Mail, über Slack oder über ein von Ihnen eingerichtetes Dashboard für Statusaktualisierungen zu erhalten. Solche Informationen sollten ebenfalls in Ihrem Kommunikationsplan aufgeführt werden und sorgen für zufriedene Stakeholder.
Manchmal bestimmt die Art der übermittelten Informationen die richtige Kommunikationsmethode. Zum Beispiel ist es am besten, Projekt-Kick-offs in persönlichen Meetings (oder per Videoanruf) durchzuführen, während schnelle Fragen über Slack oder E-Mail geklärt werden können. Notieren Sie, welche Methoden Ihre Stakeholder bevorzugen und wann Sie sie für wichtige Meilensteinmeetings benötigen, damit sie rechtzeitig informiert sind.
Was in einen Projekt-Kommunikationsplan gehört
Die Details Ihres Projektmanagement-Kommunikationsplans können je nach Projekttyp und -umfang variieren, dennoch gibt es einige wichtige Elemente, die in jedem von Ihnen erstellten Projekt-Kommunikationsplan enthalten sein sollten.
Wichtige Stakeholder
Listen Sie die wichtigsten Stakeholder auf, einschließlich Ihres primären Ansprechpartner-Kunden. Fügen Sie Kontaktinformationen wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen hinzu, damit jeder, der Zugriff auf den Kommunikationsplan hat, diese Informationen finden kann.
Teammitglieder
Führen Sie alle Mitglieder des Projektteams mit ihren jeweiligen Rollen auf. Das ist hilfreich für alle, die neu im Projekt sind oder sich nicht damit auskennen. Definieren Sie, welche Teammitglieder für die Erstellung der Ergebnisse, die Leitung strategischer Diskussionen und/oder die technische Abstimmung mit Stakeholdern verantwortlich sind.
Kommunikationsmethoden
Skizzieren Sie die wichtigsten Kommunikationsmethoden und Kanäle, die Sie zur Kontaktaufnahme mit Stakeholdern nutzen, zum Beispiel E-Mail, Telefonate, Meetings, Slack oder andere. Notieren Sie auch, welche Kanäle die Stakeholder bevorzugen.
Kommunikationsarten
Listen Sie auf, welche Informationen geteilt werden müssen und wie sie ausgetauscht werden, was enthalten sein soll und an wen sie adressiert sind. Beispielsweise kann es erforderlich sein, dem Kunden wöchentliche Projektstatusberichte zu liefern. Überlegen Sie sich den Kommunikationsmechanismus, den Verteilerkreis und welche Informationen im Bericht enthalten sein sollen. Kundenbericht-Software kann Sie dabei unterstützen (oder Sie greifen auf Open-Source-Reporting-Tools zurück, falls Ihr Budget begrenzt ist).
Kommunikationsstile
Unterscheiden Sie nach Stakeholder und Kommunikationsmethode. Bevorzugt ein bestimmter Stakeholder ausschließlich formelle Kommunikation, oder kann der Ton auch lockerer sein?
Meetingplan
Auch wenn Sie dies bei Bedarf im Laufe des Projekts anpassen können, ist es hilfreich, zu Beginn eine Vorstellung davon zu haben, wie oft Sie mit den Stakeholdern zusammenkommen. Abhängig vom Projektumfang sollten Sie auch festhalten, wie oft Sie den Kunden per E-Mail informieren. Vergessen Sie dabei interne Teammeetings nicht.
Kernbotschaften
Für jeden Stakeholder definieren Sie die Schlüsselbotschaft oder die Informationen, die Sie vermitteln möchten. Welche Botschaft ist passend und stößt bei dieser Gruppe auf Resonanz? Zusätzlich sollten Sie festlegen, ob spezifisches Feedback oder bestimmte Daten der Stakeholder benötigt werden, um das Proof-of-Concept zu validieren und zu optimieren.
Kommunikationsziele
Ein guter Kommunikationsplan im Projektmanagement beinhaltet Kommunikationsziele. Das hilft dabei, Entscheidungen stets mit Blick auf die gewünschten Ergebnisse zu treffen.
Beispiel für einen Projekt-Kommunikationsplan
Basierend auf den oben aufgeführten Punkten könnte ein Muster-Kommunikationsplan für ein Projekt wie folgt aussehen.
Kommunikationsziele
Listen Sie die Kommunikationsziele des Projekts zu Beginn auf, damit alle Beteiligten, die auf den Plan zugreifen, sich mit Entscheidungen identifizieren können, die darauf abzielen, diese Ziele zu erreichen. Achten Sie darauf, dass diese messbar sind.
Informationen zu Stakeholdern und Kommunikationspräferenzen
Eine Tabelle kann nützlich sein, um Projektbeteiligte und ihre Präferenzen aufzulisten.
Für komplexere Projekte möchten Sie möglicherweise die Notizspalte aufteilen, um weitere Details zu teilen (z. B. könnten Sie eine zusätzliche Spalte erstellen, um die Verfügbarkeit der Beteiligten oder andere Informationen anzugeben, die entscheidend dafür sind, wie und wann Sie kommunizieren.)
Arten der Kommunikation
Nutzen Sie diesen Abschnitt, um die Wege zu betrachten, wie Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren. Dies trägt dazu bei, dass die Kommunikation konsistent, relevant und erfolgreich ist.
Vorteile von Projektkommunikationsplänen
Die Entwicklung und Dokumentation einer Kommunikationsstrategie sorgt für einen reibungsloseren Ablauf Ihrer Projekte und hilft Ihnen, Projektfehler zu vermeiden.
Verbesserte Projektplanung
Ein Projektkommunikationsplan ergänzt Ihren Projektplan, indem er weitere Details darüber beschreibt, wie das Team zusammenarbeiten wird.
Wenn Sie im Voraus Entscheidungen darüber treffen, wie Sie wichtige Informationen vermitteln – einschließlich der Frage, über welchen Kommunikationskanal, von wem und in welcher Häufigkeit – müssen Sie das nicht erst später tun, wenn dringende Updates anstehen, Sie aber nicht wissen, an wen sie gehen sollten (dies ist besonders wichtig bei der Planung von Remote-Projekten).
Unsere Projektplan-Vorlage hilft Ihnen, diese Kommunikationsstrategie von Anfang an zu strukturieren, einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen und die Teamabstimmung während des Projekts zu gewährleisten.
Genaue Stakeholder-Erwartungen
Sie müssen die Erwartungen an die Kommunikation zu Beginn festlegen, um die Chance zu erhöhen, dass das Projekt reibungslos verläuft.
Indem Sie den Kunden schon früh im Projektprozess wissen lassen, was sie erwarten können, schaffen Sie die Grundlage für das gesamte Projekt. Auch für Stakeholder ist es hilfreich, im Voraus zu wissen, was Sie von ihnen benötigen, damit sie entsprechend vorbereitet sind.
Es beginnt mit Erwartungen und der Sicherstellung, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Ich erstelle immer ein Kommunikationsbriefing zu Beginn eines Projekts, das besagt: “So erreichen Sie mich, dann bin ich am besten erreichbar und diese Kanäle eignen sich am besten dafür.” Das Kommunikationsbriefing ist auch ein guter Ort, um die Erwartungen an die Reaktionszeiten zu klären. Damit Sie die beste Arbeit für den Kunden leisten können, müssen Sie konzentriert arbeiten – das heißt, Sie haben zum Beispiel das E-Mail-Postfach nicht immer geöffnet (außer in wirklich entscheidenden Phasen).
Leichteres Stakeholder-Management
Der beste Weg, Stakeholder zu verwalten, besteht darin, einen Kommunikationsplan festzulegen, diesen umzusetzen und damit eine erfolgreiche Kommunikation zu erzielen, um sich auf das Ziel und die Projektmeilensteine abzustimmen (und bei Bedarf neu auszurichten).
Ein Projektkommunikationsplan fördert ein gemeinsames Verständnis des Kommunikationsablaufs, sodass jeder weiß, was in Ihrem Projekt geschieht und geschehen sollte.
Ich geriet in eine Situation mit einem Kunden, bei der alles ein großes Durcheinander war, was allerdings erst zu spät deutlich wurde. Es gab kleine Warnsignale, wie dass der Kunde nach dem Projektstart nicht besonders reaktionsschnell war und bei Abstimmungen untertauchte, sodass wir beim Projekt sofort blockiert waren. Mir wurde klar, dass wir keinen festen Kommunikationsrhythmus hatten. Unabhängig davon, was in unseren Kalendern stand, existierte kein klares Erwartungsbild darüber, wie wir kommunizieren sollten. Ein Kommunikationsplan hätte einen riesigen Unterschied gemacht und eine Möglichkeit geboten, von Anfang an zu sagen: “Wir erfüllen keine dieser Dinge, die wir tun sollten, und das ist ein Warnsignal.
Projekt-Kommunikationsplan-Vorlage herunterladen
Lade unsere Projekt-Kommunikationsplan-Vorlage herunter, um ganz einfach alle Kontaktinformationen und Anweisungen für deine Projekte zu sammeln. Es ist außerdem ein ausgefülltes Muster enthalten, das Best Practices zeigt, wie du deinen Kommunikationsplan optimal erstellst.
So verwendest du einen Projekt-Kommunikationsplan
1. Teile ihn mit deinem Team
Wenn du den Plan mit deinem Team teilst, informierst du es über deinen Kommunikationsrhythmus – das beeinflusst ihre Arbeit und Liefertermine – und gibst außerdem mehr Kontext darüber, wie du kommunizierst und mit wem. Diese Informationen zu teilen bedeutet, dass dein Team dich bei der Umsetzung des Plans besser unterstützen kann.
2. Bleibe auf Kurs
Plane alle wichtigen Projektbesprechungen, sobald du einen Plan hast, und füge Erinnerungen für regelmäßige Abstimmungen oder sogar Projektemails deinem Kalender hinzu, damit du bei den wichtigen Punkten, die du im Plan definiert hast, am Ball bleibst.
Wenn du irgendwann feststellst, dass du vom Kommunikationsplan abweichst und Schwierigkeiten hast, wieder zum Plan zurückzukehren, überdenke deinen definierten Ansatz:
- Ist er noch auf die Ziele deines Projekts abgestimmt?
- Haben sich die Ziele – oder Stakeholder – seit Projektbeginn geändert?
- Gibt es zu diesem Zeitpunkt im Projekt effektivere Wege, Projektinformationen zu kommunizieren?
Wenn du dabei Hilfe benötigst, den Projektfortschritt zu verfolgen und präzise Informationen an die Stakeholder weiterzugeben, sieh dir diese Liste mit Projektmanagement-Software an.
Weitere Kommunikationsstrategien im Projektmanagement findest du hier.
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