6 Präsentationsfolien für den Projekt-Kickoff zur Teamausrichtung
Angenommen, Sie sind für Ihre Projektauftaktsitzung bestens vorbereitet. Sie haben eine Agenda erstellt, eine Besprechungseinladung verschickt, Ihr Team in einem internen Auftaktmeeting vorbereitet und sich im Vorfeld mit dem Kunden getroffen.
Nun stehen Sie vor dem Projektsponsor und Ihrem Projektteam und sind bereit zu präsentieren, haben jedoch keine visuellen Elemente, an denen sich der Kunde orientieren kann. Wenn Sie eine elegante, professionell ausgearbeitete Präsentation für den Projektauftakt erstellen, können Sie dieses Szenario vermeiden.
Was in die Präsentation für Ihre Projektauftaktsitzung gehört
Stellen Sie vor allem sicher, dass Ihre PowerPoint-Präsentation für die Projektauftaktsitzung (oder Google Slides) auf Ihre Agenda abgestimmt ist. Sie möchten die Teilnehmenden während der Auftaktsitzung nicht mit Folien verwirren, die keinen Bezug zu den Agendapunkten haben.
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Hier finden Sie eine Beispielgliederung, an der sich Ihre Präsentation für die Projektauftaktsitzung orientieren kann und die auf unsere Agenda abgestimmt ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Folien stichpunktartige Versionen der Themen enthalten, über die Sie sprechen werden. Niemand möchte vollständige Absätze lesen, die genau dem entsprechen, was gerade mündlich gesagt wird.
Vorstellungen
Hier geht es um mehr, als nur die Namen und Rollen Ihres Teams vorzustellen. Vergessen Sie nicht:
- Fröhliche, lächelnde Gesichter und ein Organigramm
- Ein wenig über Ihre Agentur: was Sie tun und wie Sie es tun (achten Sie darauf, dass alles von hoher Relevanz ist; niemand möchte eine Geschichtsstunde über die Agentur)
Hintergrund des Projekts
In diesem Abschnitt möchten Sie unbedingt den Beitrag des Kunden einbeziehen. Denken Sie daran, den Kunden um seine Inhalte zu bitten, damit Sie sie vor der Sitzung in Ihre Präsentation einfügen können. Während der Sitzung zwischen Präsentationen oder Laptops wechseln zu müssen, kostet Zeit und beeinträchtigt den Ablauf der Sitzung.
Projektbesprechung
Auch hier sollten Sie den Beitrag des Kunden einbeziehen. Sobald der Kunde diesen Abschnitt ausführlich behandelt hat, fügen Sie alle weiteren Notizen oder Informationen hinzu, die Sie während der Erkundungsphase für das neue Projekt gesammelt haben und die für Ihre Projektteammitglieder und wichtigen Stakeholder relevant sind. Stellen Sie sicher, dass Folgendes abgedeckt wird:
- Zweck des Projekts
- Verständnis des Projekts
- Projektziele
- Das Geschäftsproblem, das mit dem Projekt gelöst werden soll
- Projektumfang
Erfolg
Idealerweise haben Sie dies bereits kurz mit dem Kunden im Vorbereitungsmeeting für den Auftakt besprochen, sodass Sie ein erstes gemeinsames Verständnis davon haben, wie ein erfolgreiches Projekt aussieht. Nehmen Sie diese Notizen hier in die Präsentation auf.
Falls nicht, können Sie einige KPIs, Erfolgsmessungen oder andere Indikatoren für den Projekterfolg aufnehmen, die Sie üblicherweise für diesen speziellen Projekttyp oder diese Branche verwenden. Lassen Sie diesen Punkt für die Diskussion mit dem Kunden offen, damit auch dessen Beitrag gewürdigt wird.
Projektmanagement
Behandeln Sie hier die in der Agenda genannten Standardthemen des Projektmanagements:
- Projektplan
- Projektzeitpläne und Meilensteine (Gantt-Diagramme sind hier eine großartige visuelle Unterstützung!)
- Methodik
- Konkrete Aufgaben und Liefergegenstände (ein kurzer Überblick über Ihr RACI-Diagramm ist in der Regel eine gute Idee)
- Risiken und Abhängigkeiten
- Kommunikationsplan, Kommunikationskanäle und Plan für die Zusammenarbeit im Team
- Plan für das Änderungsmanagement
- Projektstatusberichte und Nachverfolgung des Projektfortschritts
Verwenden Sie ruhig für jedes Thema eine neue Folie und halten Sie die Folien kurz und prägnant.
Sonstige Themen
Dieser Teil ist etwas offener gestaltet – lassen Sie den Kunden bestimmen, was noch behandelt werden muss. Sie können auch Ihr Projektteam einbeziehen, wenn es die Zeit erlaubt (allerdings kann es sinnvoll sein, die Fragen des Teams vor der Sitzung zu prüfen!).
Nächste Schritte
Beschreiben Sie, was als Nächstes auf Seiten des Projektteams und des Kunden erledigt werden muss. Listen Sie die Aufgaben, Zeitpläne und den Zeitpunkt, zu dem Sie als Projektmanager nachfassen werden, klar auf. Klarheit bei den Aufgaben und verbindliche Zeitpläne helfen Ihnen dabei, die Zustimmung des Projektteams und des Kunden zu erhalten.
Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kick-off-Meetings
Laden Sie unsere Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kick-off-Meetings herunter und verschaffen Sie sich einen Vorsprung bei Ihrem nächsten Projekt-Kick-off. Wir haben außerdem ein Beispiel beigefügt, damit Sie genau sehen können, wie Sie die Vorlage ausfüllen. Dies ist sowohl für die Erstellung Ihrer eigenen Tagesordnung als auch für Ihre eigene Präsentation zum Projekt-Kick-off-Meeting äußerst nützlich.
Diese Vorlage ist über die DPM-Mitgliedschaft zusammen mit einer Vielzahl weiterer Vorlagen für Projekt-Kick-offs verfügbar.
Wie geht es weiter?
Sie sind bereit, Ihr Projekt-Kick-off-Meeting durchzuführen! Denken Sie daran: Dies ist ein wichtiger Bestandteil des Prozesses zur Projektinitiierung – der Zweck des Kick-offs besteht darin, sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team genau verstehen, was der Kunde möchte, und gemeinsam mit dem Kunden Erwartungen festzulegen.
Es ist außerdem sinnvoll, kurz vor dem Kick-off-Meeting mit dem Kunden eine abschließende, 10-minütige Abstimmung mit dem Projektteam durchzuführen (getrennt von Ihrem internen Projekt-Kick-off), um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind.
Weitere Informationen zu Projekt-Kick-offs und anderen Aktivitäten zur Projektinitiierung finden Sie, wenn Sie den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren.
