6 Präsentationsfolien für den Projekt-Kickoff zur Teamabstimmung
Stellen Sie sich vor, Sie sind bestens vorbereitet für Ihr Projekt-Kickoff-Meeting. Sie haben eine Agenda erstellt, eine Termineinladung verschickt, Ihr Team intern vorbereitet und sich im Vorfeld mit dem Kunden getroffen.
Nun stehen Sie vor dem Projektsponsor und Ihrem Projektteam, bereit zu präsentieren – aber ohne jegliche visuelle Unterstützung für den Kunden. Eine professionelle, ansprechende Projekt-Kickoff-Präsentation hilft Ihnen, genau dieses Szenario zu vermeiden.
Was Ihre Projekt-Kickoff-Präsentation beinhalten sollte
Zuallererst sollte Ihre PowerPoint-Präsentation (oder Google Slides) für das Projekt-Kickoff-Meeting mit Ihrer Agenda übereinstimmen. Sie möchten die Teilnehmenden nicht mit Folien verwirren, die nicht zu den Agendapunkten passen.
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Hier finden Sie eine Beispiel-Gliederung, der Ihre Projekt-Kickoff-Präsentation folgen kann und die mit unserer Agenda abgestimmt ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Folien Stichpunkte zu den Präsentationsthemen enthalten. Niemand möchte ganze Absätze lesen, die genau dem entsprechen, was gerade mündlich vorgetragen wird.
Vorstellungsrunde
Hier geht es um mehr als nur die Namen und Rollen Ihres Teams. Vergessen Sie nicht:
- Freundliche, lächelnde Gesichter und ein Organigramm
- Etwas über Ihre Agentur: Was Sie tun und wie Sie es tun (halten Sie es hochrelevant; niemand möchte einen Agenturgeschichts-Unterricht)
Projekt-Hintergrund
In diesem Abschnitt ist die Teilnahme des Kunden besonders wichtig. Bitten Sie den Kunden, entsprechende Inhalte zur Verfügung zu stellen, damit Sie diese vor dem Meeting in Ihre Präsentation einbauen können. Ein Wechsel zwischen verschiedenen Präsentationen oder Laptops während des Meetings kostet Zeit und beeinträchtigt den Ablauf.
Projektvorstellung
Auch hier ist die Meinung des Kunden gefragt. Nachdem der Kunde diesen Abschnitt ausführlich vorgestellt hat, ergänzen Sie weitere Hinweise oder Informationen, die Sie während der Projektvorbereitung gesammelt haben und die für Ihr Projektteam sowie wichtige Stakeholder relevant sind. Folgende Punkte sollten hierbei abgedeckt werden:
- Ziel des Projekts
- Projektverständnis
- Projektziele
- Das geschäftliche Problem, das durch das Projekt gelöst werden soll
- Projektumfang
Erfolg
Im Idealfall haben Sie dieses Thema bereits kurz vor dem Kickoff-Meeting mit dem Kunden besprochen, sodass alle eine gemeinsame Vorstellung davon haben, was ein erfolgreiches Projekt bedeutet. Notieren Sie diese Punkte in der Präsentation.
Falls nicht, können Sie einige KPIs, Erfolgskriterien oder andere Erfolgsindikatoren aufführen, die Sie für diesen Projekttyp oder die entsprechende Branche üblicherweise verwenden. Lassen Sie bei diesem Punkt Raum für die Diskussion mit dem Kunden, damit auch dessen Rückmeldungen einfließen können.
Projektmanagement
Gehen Sie hier auf die in der Agenda genannten Standardthemen des Projektmanagements ein:
- Projektplan
- Projektzeitplan und Meilensteine (Gantt-Diagramme sind hierfür hervorragende Visualisierungen!)
- Methodik
- Spezifische Aufgaben und Ergebnisse (ein schneller Überblick über Ihre RACI-Tabelle ist meist sinnvoll)
- Risiken und Abhängigkeiten
- Kommunikationsplan, Kommunikationskanäle und Teamarbeitsplan
- Change-Management-Plan
- Projektstatusberichte und Nachverfolgung des Projektfortschritts
Gerne können Sie für jeden Themenbereich eine eigene Folie verwenden und die Präsentation kurz und prägnant halten.
Sonstiges
Dieser Punkt ist offener gestaltet – lassen Sie den Kunden bestimmen, welche Themen darüber hinaus angesprochen werden sollten. Wenn die Zeit reicht, können Sie dies auch für Ihr Projektteam öffnen (ggf. sollten Sie die Fragen Ihres Teams bereits vor dem Meeting sammeln und sichten!)
Nächste Schritte
Erklären Sie, was als nächstes sowohl vom Projektteam als auch vom Kunden zu erledigen ist. Listen Sie klar die erforderlichen Maßnahmen, Zeitpläne und an, wann Sie als Projektmanager nachfassen werden. Klare Aufgabenstellungen und verbindliche Zeitpläne helfen dabei, das Engagement des Projektteams und des Kunden zu sichern.
Vorlage für die Agenda des Projekt-Kickoff-Meetings
Laden Sie unsere Vorlage für die Agenda des Projekt-Kickoff-Meetings herunter und verschaffen Sie sich damit einen Vorsprung für Ihren nächsten Projekt-Kickoff. Wir haben außerdem ein ausgefülltes Beispiel beigefügt, damit Sie genau sehen, wie sie ausgefüllt wird. Dies ist äußerst hilfreich sowohl zum Erstellen Ihrer eigenen Agenda als auch für Ihre eigene Präsentation zum Projekt-Kickoff-Meeting.
Diese Vorlage ist über die DPM-Mitgliedschaft erhältlich, zusammen mit einer Vielzahl weiterer Projekt-Kickoff-Vorlagen.
Wie geht es weiter?
Sie sind bereit, Ihr Projekt-Kickoff-Meeting durchzuführen! Denken Sie daran: Dies ist ein wichtiger Teil des Projektinitiierungsprozesses — Das Ziel des Kickoff-Meetings ist es, sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team genau wissen, was der Kunde erwartet, und dass Sie die Erwartungen mit dem Kunden abstimmen.
Es ist außerdem ratsam, kurz vor dem Meeting mit dem Kunden (unabhängig von Ihrem internen Projekt-Kickoff) noch einmal ein letztes zehnminütiges Meeting mit dem Projektteam einzulegen, um sicherzugehen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Weitere Informationen zu Projekt-Kickoffs und anderen Aktivitäten im Rahmen der Projektinitiierung erhalten Sie, wenn Sie den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren.
