Was ist Kapazitätsplanung? Strategien, Vorteile und Ablauf

Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, vorherzusagen, ob Ihr vorhandenes Ressourcenangebot ausreicht, um die Projektziele zu erreichen. Sie müssen die Ressourcenverfügbarkeit sowohl für physische Ressourcen als auch für die Personen, die an dem Projekt arbeiten, berücksichtigen. Prüfen Sie, ob Teammitglieder die Kapazität und die Fähigkeiten haben, um die Arbeit auszuführen.

Kapazitätsplanung vs. Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist ein Teilbereich der Kapazitätsplanung. Während die Kapazitätsplanung einen strategischen Überblick über ein Projekt liefert, befasst sich die Ressourcenplanung mit den Details der Zuweisung und Nutzung von Ressourcen.

Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass ein Projekt über die notwendigen Ressourcen für den erfolgreichen Abschluss verfügt. Die Ressourcenplanung hingegen konzentriert sich darauf, die für ein Projekt benötigten Ressourcen zu identifizieren, zuzuweisen und zu managen.

Strategien der Kapazitätsplanung

Nachdem Sie das erwartete Angebot und die Nachfrage berechnet haben, können Sie drei Arten von Kapazitätsplanungsstrategien anwenden:

• Lag-Strategie: Sie halten nur so viele Ressourcen vor, wie aktuell benötigt werden. Kommt ein neues Projekt hinzu, stellen Sie ein greifen Sie auf alle möglichen Mittel zurück, um den Bedarf zu decken. Die Suche nach Ressourcen kann die Produktionskapazität verzögern (es gibt also einen Nachlauf).
• Lead-Strategie: Sie halten zusätzliche Kapazitäten bereit, um auf erwartete Nachfragen vorbereitet zu sein. So können Sie schnell auf neue Anforderungen von Stakeholdern reagieren, riskieren aber bei ausbleibender Nachfrage einen negativen Einfluss auf die Rentabilität und das Gesamtergebnis.
• Match-Strategie: Ein hybrider Ansatz, bei dem Sie die Nachfrageprognosen häufig anpassen und so auf neue Kapazitätsanforderungen reagieren. Sie stellen dann schrittweise neue Mitarbeiter ein, um die erwartete Nachfrage zu decken.

Welche Strategie ist die beste?

Auch wenn es riskant sein kann, bevorzuge ich eine Lead-Strategie. Sie sorgt für zufriedene Stakeholder und ist am agilsten. Wenn Sie Ihre Projekte gut managen, ist es in der Regel nicht schwierig, Stakeholder davon zu überzeugen, dass sie mehr von Ihrer großartigen Unterstützung benötigen. Stetige Prozessverbesserungen schaffen finanzielle Freiräume, um diese Aufgaben zu übernehmen.

 

Das Matching ist vermutlich die ideale Kapazitätsmanagement-Strategie, ist aber nicht immer praktisch. Die Bereitschaft zur Neueinstellung schwankt mit den Boom- und Abschwungphasen; deshalb ist es ratsam, die Boomzeiten zu nutzen. Es kostet Planer viel Zeit, die Prognose fortlaufend anzupassen.

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Ablauf der Kapazitätsplanung

Der Prozess der Kapazitätsplanung gliedert sich in vier Hauptschritte. Arbeiten wir sie anhand eines Beispiels durch:

• Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Team von Data Engineers, die Datensätze für eine große Analyseplattform beschaffen und einspielen sollen.
• Diese Datensätze stammen aus verschiedenen Arbeitsbereichen und müssen wöchentlich eingespielt werden.
• Ihre Stakeholder planen das Budget für das nächste Quartal und möchten wissen, ob sich Änderungen bei den Personalkosten ergeben.

1. Angebot bewerten

Um Ihre bestehende Ressourcenkapazität zu berechnen, beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Wie viele Data Engineers führen diese Arbeit derzeit aus?
• Wie viele Stunden pro Woche können sie für dieses Projekt aufbringen?

Nehmen wir an, Sie haben ein Team von 10 Data Engineers, die sich jeweils Vollzeit diesem Projekt widmen. Es könnte verlockend sein, die Ressourcenkapazität einfach als 10 Data Engineers ✖ 40 Stunden/Woche, also insgesamt 400 Stunden, zu berechnen.

Realistisch betrachtet werden diese Personen keine 8 Stunden pro Tag Projektarbeit leisten. Was ist mit Meetings und Kaffeepausen? Eine Ressourcenauslastung von 5 Stunden/Tag ist wahrscheinlich vernünftiger.

Ihr Angebot beträgt also 10 Data Engineers ✖ 5 Stunden/Tag ✖ 5 Tage/Woche = 250 Stunden/Woche.

2. Bedarf prognostizieren

Als Nächstes müssen Sie den Bedarf prognostizieren. Das gelingt mit den folgenden Fragen:

• Wie viele Arbeitsströme gibt es derzeit? Wie viele Arbeitsströme planen Sie im nächsten Quartal zusätzlich?
• Wie viele Datensätze erfassen und laden Sie derzeit pro Arbeitsstrom wöchentlich? Erwarten Sie, dass diese Zahl im nächsten Quartal für einzelne bestehende Arbeitsströme steigt? Wie viele Datensätze erwarten Sie für neue Arbeitsströme?
• Wie lange dauert es, diese Datensätze zu erfassen und zu importieren? (Zur Vereinfachung berechnen Sie bitte eine Rate basierend auf einer bestimmten Anzahl an Datensätzen. Sagen wir 10.000.)

Kapazitäts- und Bedarfslücke = 250 Stunden/Woche ➖ 275 Stunden/Woche = -25 Stunden/Woche.

Hinweis

In diesem Beispiel gehe ich davon aus, dass die Engineers keine speziellen Fähigkeiten abhängig vom Arbeitsstrom benötigen. In der Praxis müssen Sie jedoch den Bedarf nach Funktion/Jobrolle getrennt abschätzen, um sicherzustellen, dass Sie Menschen mit den passenden Kompetenzen einplanen.

3. Strategie zur Kapazitätsplanung festlegen

Sie haben festgestellt, dass der Projektbedarf die Kapazität um 25 Stunden/Woche übersteigt. Jetzt müssen Sie entscheiden, was Sie dagegen tun.

Wenn Ihr Budget es zulässt, könnte es sinnvoll sein, eine "Lead-Strategie" einzuschlagen. Stellen Sie jetzt eine Vollzeitkraft ein, um sich rechtzeitig auf den anstehenden Bedarf vorzubereiten.

Was, wenn die Stakeholder ablehnen und/oder das Geld fehlt? Dann haben Sie einige Optionen:

• Priorisieren Sie die vier Arbeitsströme anhand der verfügbaren Kapazitäten. Sie müssen Abstriche machen, weil es nicht möglich ist, alle gleichzeitig zu unterstützen.
• Fokussieren Sie sich auf die Optimierung bestehender Abläufe. Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass die Arbeitsströme Einzelhandel und Pharmazeutik mehr Zeit für die Datenaufnahme und -verarbeitung benötigen als Finanzen oder das prognostizierte Gebäudemanagement. Daher:
  1. Könnten Sie das Onboarding automatisieren, um den Durchsatz zu erhöhen?
  2. Könnten Sie eine Checkliste für die Datenerfassung konfigurieren, um die Informationsbeschaffung effizienter zu gestalten?

Wenn Sie die Auswirkungen hervorheben, die sich daraus ergeben, niedrig priorisierte Projekte nicht zu verfolgen, UND mithilfe von Kennzahlen nachweisen, dass Ihr bestehender Workflow effizienter wird, könnten Sie in der Lage sein, den Ansatz für eine führende Strategie in den kommenden Quartalen zu untermauern.

4. Überwachen & Anpassen

Sobald Sie eine Strategie ausgewählt haben, müssen Sie kontinuierlich die Arbeitslast, den Projektbedarf und die Teamleistung überwachen, um sicherzustellen, dass Ihr Plan realistisch bleibt.

Nutzen Sie diese Maßnahmen, um die Kapazität anzupassen und die Arbeit mit den Unternehmensprioritäten abzustimmen:

• Tatsächliche Arbeitslast nachverfolgen: Vergleichen Sie die prognostizierten Stunden mit der Zeit, die Ihr Team tatsächlich jede Woche für das Erfassen und Einpflegen von Datensätzen aufwendet. Dies hilft, ungenaue Schätzungen und neue Workload-Trends zu erkennen.
• Veränderte Nachfrage überwachen: Neue Arbeitsströme, größere Datenmengen oder sich verschiebende Prioritäten der Beteiligten können die benötigte Kapazität erhöhen. Überprüfen Sie Prognosen regelmäßig, damit Sie reagieren können, bevor Engpässe entstehen.
• Ressourcen umverteilen: Wenn ein Arbeitsstrom überlastet ist, während ein anderer weniger zu tun hat, verteilen Sie die Arbeit neu, um die Auslastung auszugleichen und Liefertermine einzuhalten.
• Optimierungsmaßnahmen messen: Überwachen Sie, ob Prozessverbesserungen den Aufwand im Zeitverlauf verringern. Zum Beispiel könnten Automatisierungsinitiativen oder standardisierte Onboarding-Checklisten die benötigten Stunden pro 10.000 Datensätzen senken.
• Updates an Stakeholder kommunizieren: Teilen Sie Veränderungen bei der Kapazität, beim Personalbedarf oder bei den Lieferungserwartungen frühzeitig mit. Regelmäßiges Reporting unterstützt Stakeholder bei fundierten Budgetierungs- und Priorisierungsentscheidungen.

Nehmen wir an, Ihr Team hat einen Teil des Workflows für das Einlesen von Einzelhandelsdaten automatisiert. Dadurch reduziert sich die Zeit für das Erfassen und Einpflegen von 10.000 Einzelhandelsdatensätzen von 4 Stunden auf 3 Stunden.

Das senkt den Aufwand im Einzelhandelsarbeitsstrom von 80 Stunden/Woche auf 60 Stunden/Woche und verringert die gesamte Wochenbelastung von 275 Stunden auf 255 Stunden.

Ihre aktualisierte Lücke zwischen Angebot und Nachfrage sieht jetzt so aus:

250 Stunden/Woche ➖ 255 Stunden/Woche = -5 Stunden/Woche.

Es gibt weiterhin eine Kapazitätslücke, aber der Optimierungsaufwand hat das Defizit verringert, ohne dass eine zusätzliche Einstellung erforderlich war. Das Beobachten von Trends über die Zeit hilft Ihnen zu entscheiden, ob weitere Prozessverbesserungen, eine andere Priorisierung der Arbeitslast oder personelle Veränderungen nötig sind.

Arten der Kapazitätsplanung

Wenn Sie mit der Kapazitätsplanung in Ihrer Organisation beginnen, sollten Sie das gesamte Spektrum der organisatorischen Anforderungen berücksichtigen. Dies kann verschiedene Arten der Kapazitätsplanung erforderlich machen:

• Personal-Kapazitätsplanung bewertet, ob Sie über die richtige Anzahl und Qualifikation an Mitarbeitenden verfügen, um das erwartete Arbeitsvolumen Ihrer Organisation zu bewältigen.
• Werkzeug-Kapazitätsplanung analysiert, ob Ihre Organisation über die passenden Hilfsmittel (z. B. Software oder andere Ausrüstung) verfügt, um Dienstleistungen für Kunden erbringen zu können.
• Produkt-Kapazitätsplanung betrachtet Produkte oder andere Ressourcen, die zur Lieferung von Ergebnissen benötigt werden (z. B. wenn Sie ein Produkt verkaufen – haben Sie genug Exemplare dieses Produkts auf Lager?).

Vorteile der Kapazitätsplanung

Hier sind einige Vorteile, die Sie durch effektive Kapazitätsplanung erzielen können:

• Ausgewogene Arbeitslasten: Kapazitätsplanung trägt dazu bei, die Arbeit gleichmäßig zu verteilen, sodass Mitarbeitende produktiv bleiben, ohne überlastet oder unterfordert zu werden. Dies verbessert die Motivation, verringert Burnout und hält Projekte in einem nachhaltigen Tempo voran.
• Optimierte Ressourcennutzung: Sie können die richtigen Personen den richtigen Aufgaben zuweisen – basierend auf Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Prioritäten. So verhindern Sie verschwendete Kapazitäten und stellen sicher, dass Ressourcen maximal zur Erreichung der Geschäftsziele beitragen.
• Präzise Prognosen: Die Nachfrageprognose und das Anpassen von Kapazitäten in Echtzeit helfen, schnell auf sich ändernde Prioritäten und eingehende Anfragen zu reagieren. Verzögerungen werden reduziert und Geschäftschancen nicht verpasst.
• Höhere Rentabilität: Effiziente Ressourcenzuteilung minimiert Ausfallzeiten, senkt unnötige Arbeitskosten und verbessert die fakturierbare Auslastung. Sie können mehr Arbeit mit bestehenden Ressourcen erledigen und dabei die Gewinnmargen schützen.
• Bessere Entscheidungsfindung: Kapazitätsplanung liefert datenbasierte Einblicke in Arbeitslasten, Zeitpläne und Teamleistung. Diese Informationen helfen, fundierte Entscheidungen bei Personalbeschaffung, Budgetierung und Priorisierung zu treffen.
• Verbesserte Flexibilität: Teams können sich leichter auf Änderung des Projektumfangs, wechselnde Fristen oder unerwartete Anfragen einstellen, wenn sie Einblick in verfügbare Kapazitäten haben. So kann schnell und ohne Störung laufender Arbeiten auf Geschäftsbedürfnisse reagiert werden.
• Transparenz bei Qualifikationslücken: Kapazitätsplanung macht Qualifikationsdefizite und Bereiche sichtbar, in denen Schulungen oder Einstellungen notwendig sein könnten. Manager können Kompetenzlücken proaktiv angehen, bevor sie Projektergebnisse beeinträchtigen.
• Realistische Projektzeitpläne: Das Verständnis von Teamverfügbarkeit und Arbeitslast hilft, realisierbare Fristen zu setzen. Dadurch verbessern sich die Erwartungen der Stakeholder und das Risiko verpasster Meilensteine sinkt.
• Identifikation von Prozessengpässen: Kapazitätsplanung deckt Ineffizienzen und Engpässe in bestehenden Arbeitsabläufen auf. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um Prozesse zu optimieren und Hindernisse für eine zügige Umsetzung zu beseitigen.

Wann sollte Kapazitätsplanung erfolgen?

Idealerweise sollten Sie ein organisatorisches Reifegradniveau anstreben, bei dem Kapazitätsplanung kontinuierlich erfolgt. Bis dahin empfiehlt es sich, zu Schlüsselzeitpunkten in der Projektplanung einen aktuellen Blick darauf zu werfen, wie zum Beispiel:

• Strategische Planung zum Quartals- oder Geschäftsjahresende (wenn Sie auf das nächste Quartal oder Geschäftsjahr blicken)
• Im Vorfeld eines neuen Projekts oder Portfolios von Projekten, die Ihre Ressourcensituation oder aktuelle Kapazitäten voraussichtlich wesentlich verändern werden

Best Practices für Kapazitätsplanung

Es gibt einige Best Practices für Ressourcenplanung, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, um eine effektive Kapazitätsplanung sicherzustellen:

• Projektumfang bestätigen: Das klingt zwar offensichtlich, ist aber wichtig. Klären Sie genau, worum es in Ihrem Projekt geht. Definieren Sie Umfang, Ziele und die geplanten Ergebnisse. Stimmen Sie Erwartungen und Liefergegenstände mit den Stakeholdern ab.
• Frühere Projekte analysieren: Werfen Sie einen Blick auf alte Projektdaten. Prüfen Sie, was funktioniert hat und was nicht, und nutzen Sie diese Erkenntnisse für eine realistischere Ressourcenschätzung.
• Team-Assessment vertiefen: Stellen Sie sicher, dass die Kompetenzen der Teammitglieder zu den Projektanforderungen passen und gewinnen Sie einen Überblick über Teamarbeitslast und Verfügbarkeit. Finden Sie heraus, welche Aufgaben für die Teammitglieder interessant sind. Wenn Sie Aufgaben mit den Leidenschaften der Menschen abstimmen, erzielen Sie bessere Ergebnisse.
• Technologien optimal nutzen: Verwenden Sie eine Software für Kapazitätsplanung, um sich die Arbeit zu erleichtern. Diese Tools helfen Ihnen, Ressourcen zu planen, Pläne anzupassen und stets den Fortschritt im Blick zu behalten. Überwachen Sie den Verlauf des Projekts und achten Sie auf den Ressourceneinsatz. Seien Sie bereit, bei unerwarteten Ereignissen flexibel umzuplanen.
• Retrospektive nicht auslassen: Ist das Projekt abgeschlossen, schauen Sie zurück. Holen Sie Feedback vom Team ein, was funktioniert hat und was nicht. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihr nächstes Projekt noch effizienter zu gestalten.

Häufige Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung

Nutzen Sie diese Tabelle, um typische Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung zu erkennen und praktikable Lösungswege dafür zu finden:

Wie funktioniert Kapazitätsplanung im agilen Umfeld?

Während Sie diesen Artikel gelesen haben, haben Sie sich vielleicht gefragt: „Was ist mit agiler Kapazitätsplanung?“

Beachten Sie, dass die Sprint-Planung eine Mini-Ausgabe der Kapazitätsplanung ist! In jedem Sprint (der eine Dauer von 2 bis 6 Wochen haben kann) bewertet das Team den Bedarf an Projektarbeit (Tickets) im Vergleich zu den verfügbaren Ressourcen, um diese Tickets umzusetzen. Sie nutzen eine Matching-Strategie, um den Bedarf kontinuierlich neu zu bewerten.

Anstatt im Zweiwochenrhythmus abzugleichen, was zu viel sein könnte, empfehle ich, die Kapazitätsplanung im Rahmen eines vierteljährlichen Roadmappings oder OKR-Prozesses vorzunehmen.

Konzentrieren Sie sich darauf, die Produkte, die Sie in dieser Periode entwickeln möchten, als Grundlage zur Prognose Ihres Ressourcenbedarfs zu nutzen. Passen Sie dann die Personalplanung je nach gewählter Strategie (nachlaufend, vorauslaufend oder abgleichend) an, um diesen Bedarf zu decken.

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