Vollständiger Leitfaden zum Kanban-Projektmanagement: Was Sie wissen müssen
Es kann eine Herausforderung sein, Projekte organisiert und im Zeitplan zu halten – aber mit dem richtigen System ist das relativ einfach. Die Kanban-Methodik ist eine effiziente und effektive Möglichkeit, Abläufe und Projekte zu steuern. Sie kommt inzwischen nicht nur bei kleinen Unternehmen, sondern auch bei Fortune-500-Konzernen zum Einsatz (sogar bekannte Namen wie Disney, Netflix und Hulu nutzen sie).
Ob Start-up oder etablierte Fachkraft: Die Kanban-Methode kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitslasten so zu organisieren, dass Sie Zeit sparen und Stress vermeiden. In diesem Blogbeitrag besprechen wir die Grundlagen von Kanban im Projektmanagement und werfen einen Blick auf Software zur Kanban-Unterstützung – legen wir los!
Was ist der Kanban-Ansatz im Projektmanagement?
Projektmanagement ist ein entscheidendes Element für erfolgreiche Geschäftsabläufe. Eine beliebte Methode zur Steuerung von Abläufen und Projekten ist die Kanban-Projektmanagementmethodik.
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Der Kanban-Prozess stammt ursprünglich aus der Toyota-Produktion und nutzt Karten, Tafeln und visuelle Signale, um Teams dabei zu helfen, ihre Prozesse zu organisieren und Fortschritte zu verfolgen.
Kanban ist eine agile Visualisierungstechnik für Projekte, die es Teams ermöglicht, einen Workflow in Echtzeit anschaulich darzustellen, Fortschritte auf einen Blick zu erkennen und Iterationen reibungslos und transparent durchzuführen.
Dafür wird ein Kanban-Board verwendet, ein Visualisierungstool für Projekte, das früher vor allem in der Fertigungsindustrie genutzt wurde, heute aber immer häufiger auch in Technologie- und Start-up-Unternehmen zu finden ist.
Kanban wurde tatsächlich in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno, einem japanischen Ingenieur, entwickelt. Der Einsatz in der Fertigung – wo Produkte oft in kurzen, linearen Phasen geplant und eingeführt werden – war sofort offensichtlich, sodass Kanban schnell von Fabriken und Produktentwicklern übernommen wurde.
Die Fertigungsindustrie nutzt Kanban seit Jahrzehnten. Doch mit dem verhältnismäßig neuen und rasanten Aufkommen agiler Projektmanagementansätze auch außerhalb der Fertigung, erlebt Kanban derzeit ein regelrechtes Comeback – insbesondere in der Softwareentwicklung und in operativen Bereichen.
Im Zentrum von Kanban steht das Kanban-Board, das den Fortschritt des Teams visualisiert. Es zeigt, welche konkreten Aufgaben erledigt werden oder noch zu erledigen sind – aufgeteilt in verschiedene Spalten und Story-Karten.
Ein Kanban-Board kann aus drei oder mehr Karten bestehen. Story-Karten zeigen häufig auch, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, was die Transparenz und Verantwortlichkeit im Team erhöht.
Wichtig zu verstehen ist, dass ein Kanban-Board kein Ersatz für ein Gantt-Diagramm ist. Es erfüllt vielmehr einen etwas anderen Zweck. Ein Kanban-Board ist viel spezifischer als ein Gantt-Diagramm, denn es zeigt die tatsächlichen Aktivitäten, mit denen Teammitglieder eine Aufgabe erledigen.
Während ein Gantt-Diagramm einen umfassenderen Überblick gibt, etwa um Fristen oder Zeitabläufe darzustellen, basieren Kanban-Boards eher auf bestimmten Iterationen oder Sprints im Rahmen eines Projekts.
Teams können schnell feststellen, ob jemand den Prozess aufhält. Ist das der Fall, können alle erkennen, welches Teammitglied eventuell Unterstützung oder zusätzliche Motivation braucht. So verbessert sich die Verantwortlichkeit im Team ganz automatisch, und die Produktivität bleibt hoch und die Arbeit im Fluss.
Unabhängig davon, wie viele Story-Karten ein Kanban-Board hat, begrenzen alle Kanban-Boards die Anzahl der gleichzeitig laufenden Aufgaben. Der Kern von Kanban ist es, die Anzahl laufender Arbeiten (Work in Progress) zu beschränken, das Team zum „Schwärmen mit Lösungsfokus“ zu ermutigen und Aufgaben möglichst effizient von „in Bearbeitung“ zu „erledigt“ zu bewegen, um den Durchsatz an abgeschlossener Arbeit zu maximieren.
Kanban-Prinzipien & Praktiken
Kanban basiert auf mehreren Grundprinzipien, darunter der Visualisierung der Projektabläufe, der Begrenzung von parallelen Aufgaben (WIP = Work in Progress), inkrementellen und kontinuierlichen Verbesserungen und Feedback-Schleifen. Durch die Visualisierung von Workflows können Teams Engpässe erkennen und dafür sorgen, dass alle auf demselben Stand sind.
Die Begrenzung der laufenden Arbeiten (WIP) hilft Teams, sich jeweils auf nur wenige Aufgaben zu konzentrieren und diese effizienter abzuschließen. Es werden inkrementelle Verbesserungen gefördert, sodass Projekte über die Zeit hinweg optimiert werden können, um die Performance zu steigern (je nach gewählten Kennzahlen zur Leistungsmessung).
Schließlich helfen Feedbackschleifen dabei, dass Teams ihre Prozesse regelmäßig anpassen und das System kontinuierlich verbessern.
Was ist ein Kanban-Board?
Ein Kanban-Board ist eine Art „Anzeigetafel“ oder visuelles Werkzeug, das einen Überblick über den Projektmanagementprozess bietet. Es besteht typischerweise aus Listen oder „Spalten“, die einen Fortschritt von Anfang bis Ende anzeigen.
Die Spalten beinhalten häufig Kategorien wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Karten repräsentieren Aufgaben und können von einer Spalte in die nächste verschoben werden, wenn sie den Arbeitsprozess durchlaufen. Durch die Verfolgung der Karten und ihrer Bewegungen auf dem Board können Teams schnell nachvollziehen, wie der Status der Aufgaben im Projektmanagement-Ablauf ist.
Ein Kanban-Board war früher oft eine echte Pinnwand oder eine Wand im Büro, die so platziert war, dass jedes Projektteammitglied sie sehen oder aktualisieren konnte.
Während dies in einigen Branchen immer noch der Fall ist, sind Kanban-Boards heute oft virtuelle, cloudbasierte Softwareplattformen. Das Überprüfen oder Aktualisieren eines Kanban-Boards kann einfach durch das Einloggen von überall auf der Welt erfolgen.
Mit der zunehmenden Popularität von Kanban ist die Zahl der verfügbaren Projektmanagement-Softwareoptionen und Kanban-Tools für Projektmanager in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Dies wiederum hat die Implementierung der Kanban-Projektmethodik sehr einfach gemacht.
Ich persönlich nutze ein Kanban-Board, um die Arbeit, die ich in der Schule und beruflich erledige, zu visualisieren. Ich verwende ein Tool wie Trello oder Jira (oder Haftnotizen, wenn ich Papier benutze), um festzuhalten, woran ich arbeite, und verfolge den Fortschritt jedes Arbeitselements durch meinen Prozess, bis jede Aufgabe abgeschlossen oder „Erledigt“ ist. Mit einem Tool wie Trello für das Projektmanagement können Abläufe effizienter gestaltet und Fortschritte sowie Aufgaben einfacher verwaltet werden.
Ich integriere mein Kanban-Board-Tool mit meinem Kalender, sodass ich immer die Fristen und den Status jedes Elements im Blick habe, für die ich verantwortlich bin – das funktioniert bisher hervorragend!
Kann ich weiterhin Sprints wie bei Scrum verwenden?
Für Entwicklungsteams, die bereits daran gewöhnt sind, in agilen Umgebungen zu arbeiten, ist das Kanban-System sehr intuitiv, da ein Kanban-Board in Sprints oder Iterationen organisiert werden kann. Im Bereich des Agilen Projektmanagements etabliert sich Kanban dank seiner Einfachheit und leichten Anwendbarkeit als echter Spitzenreiter. Manchmal wird der Einsatz von Kanban-Boards in Scrum auch als Scrumban bezeichnet.
Vorteile des Kanban-Projektmanagements
Zu den Vorteilen des Kanban-Projektmanagements zählen unter anderem:
- verbesserte Übersicht über den gesamten Fortschritt
- höhere Team-Moral durch das erfolgreiche Abschließen von Aufgaben
- bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams
- kürzere Durchlaufzeiten für Aufgaben und Projekte
- schnellere Identifizierung und Behebung von Problemen oder Engpässen
- flexiblere Arbeitsweise, die schnelle Anpassungen während der Entwicklung ermöglicht
Ein Kanban-Board ermöglicht es dem gesamten Team, auf einen Blick den Arbeitsfluss und Fortschritt zu erkennen. Das bedeutet auch, dass Teams Blocker schnell identifizieren können. Wenn Aufgaben erledigt werden und der Abschluss näher rückt, gibt das dem Kanban-Team einen zusätzlichen Motivationsschub.
Da Teams alles, was in ihrer Gruppe passiert, sehen können, fördern Kanban-Boards die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams, da jeder Einblick hat und – wenn möglich – auch Unterstützung leisten kann, wenn jemand Informationen oder Schnittpunkte mit einem anderen Element des Projekts auf dem Board hat.
Das führt zu einem weiteren wesentlichen Vorteil von Kanban: den Begrenzungen für „Arbeit in Bearbeitung“ (Work in Progress, WIP). Diese Begrenzung sorgt dafür, dass jedes Team nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung hat, sodass keine Arbeit in Vergessenheit gerät.
Das Team ist dafür verantwortlich, alle übernommenen Aufgaben abzuschließen, bevor neue Projekte oder Aufgaben begonnen werden. Auf diese Weise steigen Qualität und Produktivität häufig, wenn ein Kanban-Board eingeführt wird.
Eine allgemeine Regel für das WIP-Limit eines Teams lautet: Anzahl der Mitwirkenden + 1. Management-Personal zählt hierbei nicht dazu. Das bedeutet, dass sich nur n+1 Kanban-Karten gleichzeitig im Status „In Bearbeitung“ befinden dürfen.
Wenn jemand ins Stocken gerät und etwas Neues als „In Bearbeitung“ aufnehmen möchte, muss er zunächst einem anderen Teammitglied helfen, ein bereits laufendes Arbeitspaket fertigzustellen – gemeinsam Probleme lösen.
Während Teams daran arbeiten, Mehrwert zu liefern, können alle erforderlichen schnellen Anpassungen während der Entwicklung sofort und im Team vorgenommen werden, wobei die Auswirkungen umgehend im Kanban-Board sichtbar werden. Diese Transparenz sorgt dafür, dass alle informiert bleiben und das Team stetig vorankommt.
Natürlich muss Kanban-Projektmanagement richtig implementiert werden, um effektiv zu sein. Dazu gehört die Auswahl des richtigen Kanban-Tools. Die meisten Teams nutzen heute ein virtuelles Kanban-Board; viele stehen online zur Verfügung. Einige bieten sogar bereits vorgefertigte Vorlagen, die die Umsetzung noch einfacher machen.
Bei all ihren Vorteilen hat eine Kanban-Tafel jedoch auch Einschränkungen. Sie ist nicht ideal, um Fristen genau abzuschätzen, und kann die Terminplanung etwas zu flexibel machen. Deshalb werden Kanban-Boards oft zusammen mit einem Gantt-Diagramm eingesetzt und werden diese wahrscheinlich nicht so bald ersetzen.
Wie man Kanban im Projektmanagement einsetzt
Kanban kann genutzt werden, um ein Projekt zu steuern, indem die Aufgaben identifiziert werden, die zur Erreichung der Projektziele erledigt werden müssen, diese Aufgaben im Backlog des Projekts oder Produkts priorisiert werden, die ausstehenden Aufgaben visuell dargestellt werden und die Arbeit in Bearbeitung begrenzt wird, während die Aufgaben den Prozess des Projektabschlusses oder der Aufgabenabwicklung durchlaufen.
Aufgaben auf dem Board werden in der Regel einzelnen Teammitgliedern zugeordnet, sobald sie den Status wechseln. Ziel des agilen Teams ist es, möglichst viel Arbeit in höchster Qualität in kürzester Zeit zu erledigen. Einige Beispiele, wann Kanban am besten funktioniert, sind Softwareentwicklung, Produktentwicklung und Webentwicklung.
10 beste Tools für Kanban-Projektmanagement
Die Umsetzung von Kanban-Projektmanagement ist recht einfach, besonders wenn ein agiles Mindset im Team vorhanden ist. Das heißt jedoch nicht, dass es mühelos ist. Kanban-Projektmanagement bedeutet mehr, als nur ein Kanban-Board zu erstellen, und ein erfahrener Projektmanager wählt die eingesetzte Kanban-Software mit Bedacht aus.
Als allgemeine Regel gilt: Die beste Kanban-Software verfügt über mehrere gemeinsame Merkmale (Kanban-Boards sind außerdem oft eine Funktion innerhalb größerer Projektmanagement-Tools).
Erstens ist die Möglichkeit, Story-Karten individuell anzupassen und die Komplexität des Projekts leicht zu verändern, entscheidend. Ein ganz einfaches Kanban-Board hat drei Story-Karten: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Ein komplexeres Projekt kann Karten wie Zu erledigen, Design & Umsetzung, Testen, Zur Prüfung einreichen und Erledigt beinhalten.
Zweitens ist eine benutzerfreundliche Oberfläche mit einer geringen Lernkurve entscheidend, weil das Team an dem Projekt arbeiten soll – und nicht damit beschäftigt sein sollte, sich selbst die Kanban-Software beizubringen.
Schließlich ist gute Kanban-Software mehr als nur ein Kanban-Board. Sie umfasst Integrationen mit weiterer Software, die das Gesamtprojekt unterstützt – beispielsweise Zeiterfassung, Budgetierungs-Tools oder Terminplanungssoftware.
Denk bei deinem spezifischen Projekt oder Team darüber nach, welcher Aspekt des Kanban-Projektmanagements für dich am wichtigsten ist.
Wie schnell wird dein Team den Kanban-Workflow übernehmen? Wäre es hilfreich, Software zu verwenden, die auch eine App für mobile Geräte bietet? Gibt es Bereiche deines Prozesses, die automatisiert werden sollten? Wie komplex (oder einfach) ist dein Projekt?
Lass uns visuell werden!
Das Kanban-Projektmanagement ist eine leistungsstarke Methode, mit der Teams flexibel und agil auf Zielkurs bleiben können. Dank der visuellen Darstellung des Fortschritts sind Probleme im Workflow schnell zu erkennen, sodass das Team gemeinsam an Lösungen arbeiten kann.
Es fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team sowie eine insgesamt bessere Qualität der Projekte. Zudem ist die Effizienz und Wirksamkeit ein weiterer Grund, warum sich viele Projekte für diese Methode entscheiden.
Kanban-Projektmanagement bietet Teams eine effektive Möglichkeit für das Task-Management, sodass Ziele und Vorgaben erfolgreich erreicht werden können.
Für Teams, die bereits an die allgemeinen Methoden im agilen Umfeld gewöhnt sind, ist Kanban oft sehr intuitiv. Gehört Kanban zur Umstellung von traditionellem Projektmanagement auf agile Arbeitsformen, empfiehlt es sich, zunächst mit einem einfachen Kanban-Board zu beginnen.
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