Vollständiger Leitfaden für Kanban-Projektmanagement: Was Sie wissen sollten
Ihre Projekte organisiert und auf Kurs zu halten, kann eine Herausforderung sein – mit dem richtigen System ist es jedoch relativ einfach. Die Kanban-Methode ist eine effiziente und effektive Möglichkeit, Abläufe und Projekte zu verwalten, und setzt sich überall durch – von kleinen Unternehmen bis hin zu Fortune-500-Unternehmen (sogar bei den großen Namen, die Sie kennen und lieben, wie Disney, Netflix und Hulu).
Ganz gleich, ob Sie ein Start-up oder ein etablierter Profi sind: Die Einführung der Kanban-Methode kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitslast so zu organisieren, dass Sie Zeit sparen und Stress vermeiden. In diesem Blogbeitrag besprechen wir die Grundlagen der Verwendung von Kanban für das Projektmanagement und werfen einen Blick auf einige Softwarelösungen zur Unterstützung von Kanban – legen wir also los!
Was ist der Kanban-Ansatz für das Projektmanagement?
Projektmanagement ist ein entscheidendes Element erfolgreicher Geschäftsabläufe. Eine beliebte Methode zur Verwaltung von Abläufen und Projekten ist die Kanban-Projektmanagementmethode.
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Der Kanban-Prozess entstand im Toyota-Produktionssystem und verwendet Karten, Tafeln und visuelle Signale, um Teams bei der Organisation ihrer Prozesse und der Verfolgung des Fortschritts zu unterstützen.
Kanban ist eine agile Technik zur Visualisierung von Projekten, mit der Teams einen Arbeitsablauf in Echtzeit einfach visualisieren, den Fortschritt auf einen Blick erkennen und Iterationen reibungslos und transparent durchführen können.
Dies geschieht mithilfe einer Kanban-Tafel, einem Werkzeug zur Visualisierung von Projekten, das ursprünglich vor allem in der Fertigungsindustrie eingesetzt wurde, zunehmend aber auch in Technologie- und Start-up-Unternehmen zu finden ist.
Kanban wurde in den 1940er-Jahren tatsächlich von Taiichi Ohno, einem japanischen Ingenieur, entwickelt. Der Einsatz in der Fertigung – wo Produkte oft in kurzen, linearen Phasen entworfen werden und Einführungen einem ähnlichen Muster folgen – lag unmittelbar nahe, und die Methode wurde von Fabriken und Produktentwicklern weitgehend übernommen.
Die Fertigungsindustrie nutzt Kanban seit Jahrzehnten. Mit dem relativ jüngsten Aufkommen und der zunehmenden Beliebtheit des agilen Projektmanagements in Branchen außerhalb der Fertigung erlebt Kanban jedoch eine Art Renaissance, insbesondere in der Softwareentwicklung und im operativen Geschäft.
Im Mittelpunkt von Kanban steht die Kanban-Tafel, eine Visualisierung des Teamfortschritts. Sie zeigt in verschiedenen Spalten, den sogenannten Aufgabenkarten, welche konkreten Aufgaben erledigt werden oder noch erledigt werden müssen.
Eine Kanban-Tafel kann aus nur drei oder mehr Spalten bestehen. Auf Aufgabenkarten ist häufig auch angegeben, wer für die jeweilige Aufgabe zuständig ist, was die Transparenz und Verantwortlichkeit des Teams erhöht.
Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Kanban-Tafel kein Gantt-Diagramm ersetzt. Stattdessen erfüllt sie einen etwas anderen Zweck. Eine Kanban-Tafel ist wesentlich spezifischer als ein Gantt-Diagramm, da sie die konkreten Aktivitäten zeigt, die Teammitglieder zur Fertigstellung einer Aufgabe durchführen.
Während ein Gantt-Diagramm einen ganzheitlicheren Projektüberblick bietet, um Fristen oder Zeitpläne darzustellen, basieren Kanban-Tafeln auf konkreten Iterationen oder Sprints innerhalb der Projekte.
Teams können schnell erkennen, ob jemand einen Prozess aufhält. In diesem Fall können alle feststellen, welches Teammitglied möglicherweise Hilfe oder zusätzliche Unterstützung benötigt. Dies erhöht die Verantwortlichkeit auf passive Weise und trägt oft dazu bei, die Produktivität aufrechtzuerhalten und den Arbeitsfluss kontinuierlich fortzuführen.
Unabhängig davon, wie viele Aufgabenkarten eine Kanban-Tafel enthält, begrenzen alle Kanban-Tafeln die laufende Arbeit. Der Schlüssel zu Kanban besteht darin, die laufende Arbeit zu begrenzen, das Team dazu zu ermutigen, sich gemeinsam an die Lösung zu machen, und die Arbeit von „In Bearbeitung“ zu „Erledigt“ zu verschieben, um den Durchsatz abgeschlossener Arbeit zu maximieren.
Kanban-Prinzipien und -Praktiken
Kanban basiert auf mehreren grundlegenden Prinzipien, darunter die Visualisierung des Projektarbeitsablaufs, die Begrenzung der laufenden Arbeit (WIP), inkrementelle und kontinuierliche Verbesserungen sowie Rückkopplungsschleifen. Durch die Visualisierung von Arbeitsabläufen können Teams Engpässe im Prozess erkennen und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
Die Begrenzung der WIP hilft Teams, sich jeweils nur auf wenige einzelne Aufgaben zu konzentrieren, und ermöglicht es ihnen, diese effizienter abzuschließen. Inkrementelle Verbesserungen werden gefördert, damit Projekte im Laufe der Zeit angepasst werden können, um die Leistung zu optimieren (je nach den Kennzahlen, die Sie zur Leistungsmessung verwenden).
Schließlich helfen Rückkopplungsschleifen Teams dabei, ihre Prozesse anzupassen und das System kontinuierlich zu verbessern.
Was ist eine Kanban-Tafel?
Eine Kanban-Tafel ist eine „Hinweistafel“ oder ein visuelles Werkzeug, das einen Überblick über den Projektmanagementprozess bietet. Sie besteht typischerweise aus Listen oder „Spalten“, die einen Fortschritt vom Anfang bis zum Ende darstellen.
Die Spalten umfassen häufig Kategorien wie Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Karten stellen Aufgaben dar und können von einer Spalte in eine andere verschoben werden, während sie die Warteschlange durchlaufen. Indem sie die Karten und ihre Bewegungen über die Tafel verfolgen, können Teams schnell erkennen, an welcher Stelle der Projektmanagementpipeline sich die Aufgaben befinden.
Ein Kanban-Board war früher eine tatsächliche Pinnwand aus Kork oder manchmal eine Bürowand, die an einem Ort angebracht war, an dem jedes Mitglied des Projektteams sie sehen oder aktualisieren konnte.
Während dies in einigen Branchen noch immer der Fall ist, sind Kanban-Boards heute häufig virtuelle, cloudbasierte Softwareplattformen. Das Überprüfen oder Aktualisieren eines Kanban-Boards ist ganz einfach möglich, indem man sich von überall auf der Welt anmeldet.
Da Kanban immer beliebter wird, ist die Zahl der Optionen für Projektmanagementsoftware und der Kanban-Tools, die Projektmanagern zur Verfügung stehen, in den vergangenen Jahren exponentiell gestiegen. Dies wiederum hat die Implementierung der Kanban-Projektmethodik erleichtert.
Persönlich nutze ich ein Kanban-Board, um die Arbeit zu visualisieren, die ich für mein Studium und in meinen beruflichen Tätigkeiten erledige. Ich verwende ein Tool wie Trello oder Jira (oder Haftnotizen, wenn ich mit Papier arbeite), um zu notieren, woran ich arbeite, und verfolge den Fortschritt jedes Arbeitselements durch meinen Prozess, bis jede Aufgabe abgeschlossen oder „Erledigt“ ist. Die Verwendung eines Tools wie Trello für das Projektmanagement kann Prozesse optimieren und die Fortschrittsverfolgung sowie die Aufgabenverwaltung erleichtern.
Ich verknüpfe mein Kanban-Board-Tool mit meinem Kalender, damit ich die Fälligkeitstermine und den Status jedes Elements, für das ich verantwortlich bin, stets im Blick habe – bisher funktioniert das hervorragend!
Kann ich weiterhin Sprints wie in Scrum verwenden?
Für Entwicklungsteams, die bereits an die Arbeit in agilen Umgebungen gewöhnt sind, ist das Kanban-System sehr intuitiv, da ein Kanban-Board in Sprints oder Iterationen organisiert werden kann. Beim agilen Projektmanagement entwickelt sich Kanban aufgrund seiner Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit zu einem echten Vorreiter. Die Verwendung eines Kanban-Boards in Scrum wird manchmal als Scrumban bezeichnet.
Vorteile des Kanban-Projektmanagements
Zu den Vorteilen des Kanban-Projektmanagements gehören:
- verbesserte Übersicht über den Gesamtfortschritt
- gesteigerte Teammoral durch den erfolgreichen Abschluss von Aufgaben
- bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams
- kürzere Zykluszeiten für Aufgaben und Projekte
- schnellere Erkennung und Behebung von Problemen oder Engpässen
- flexiblerer Ansatz, der schnelle Anpassungen während der Entwicklung ermöglicht
Ein Kanban-Board ermöglicht es einem ganzen Team, den Arbeitsablauf und den Fortschritt auf einen Blick zu sehen. Dadurch können Teams auch Blockaden schnell erkennen. Zu sehen, wie Aufgaben erledigt werden und der Abschluss näher rückt, verleiht einem Kanban-Team einen integrierten Motivationsschub.
Da Teams alles sehen können, was in ihrer Gruppe geschieht, tragen Kanban-Boards zur Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams bei. Alle können sehen, was gerade passiert, und hoffentlich Unterstützung leisten, wenn sie Informationen haben oder mit einem anderen Element des Projekts interagieren müssen, das sich derzeit auf dem Board befindet.
Dies führt zu einem weiteren inhärenten Vorteil von Kanban: den Begrenzungen für „Arbeit in Bearbeitung“. Dadurch wird jedes Team auf eine bestimmte Anzahl gleichzeitig in Bearbeitung befindlicher Aufgaben beschränkt, sodass Arbeit nicht im Hinterkopf eines Mitarbeiters in Vergessenheit gerät.
Das Team ist dafür verantwortlich, alle übernommenen Arbeiten abzuschließen, bevor es sich neuen Projekten oder Aufgaben widmet. Auf diese Weise steigen Qualität und Produktivität häufig, wenn ein Kanban-Board eingeführt wird.
Eine allgemeine Regel für die WIP-Begrenzung eines Teams lautet: Anzahl der Mitwirkenden + 1. Ausschließlich für das Management zuständiges Personal wird dabei nicht berücksichtigt. Das bedeutet, dass sich zu jedem Zeitpunkt nur n+1 Kanban-Karten im Status „In Bearbeitung“ befinden dürfen.
Wenn jemand nicht weiterkommt und etwas Neues in den Status „In Bearbeitung“ aufnehmen möchte, muss diese Person zunächst einem anderen Teammitglied helfen, das bereits in Bearbeitung befindliche Element in den Status „Erledigt“ zu verschieben – gemeinsam eine Lösung finden.
Während Teams bei der Wertschöpfung voranschreiten, können erforderliche schnelle Anpassungen während der Entwicklung unmittelbar vorgenommen werden. Die Gruppe kann reagieren und die Auswirkungen werden sofort im Kanban-Board sichtbar. Diese Klarheit hilft dabei, alle Beteiligten zu informieren und die Teams voranzubringen.
Natürlich muss das Kanban-Projektmanagement richtig umgesetzt werden, damit es effektiv ist. Das bedeutet, das richtige Kanban-Werkzeug auszuwählen. Die meisten Teams verwenden heute ein virtuelles Kanban-Board, und viele davon sind online verfügbar. Einige bieten sogar vorgefertigte Vorlagen, um die Umsetzung deutlich einfacher zu machen.
Trotz all seiner Vorteile hat ein Kanban-Board jedoch auch Einschränkungen. Es eignet sich nicht ideal für eine genaue Einschätzung von Fristen und kann die Terminplanung etwas zu flexibel gestalten. Deshalb werden Kanban-Boards häufig in Verbindung mit einem Gantt-Diagramm verwendet und werden dieses wahrscheinlich nicht so bald ersetzen.
Kanban für das Projektmanagement verwenden
Kanban kann verwendet werden, um ein Projekt zu verwalten, indem die Aufgaben identifiziert werden, die erledigt werden müssen, um die Projektziele voranzubringen, diese Aufgaben in einer geordneten Projekt- oder Produktaufgabenliste priorisiert werden, die zu erledigenden Aufgaben visualisiert werden und die laufende Arbeit begrenzt wird, während die Aufgaben den Arbeitsablauf für die Projektauslieferung oder Aufgabenerledigung durchlaufen.
Aufgaben auf dem Board werden in der Regel einzelnen Teammitgliedern zugewiesen, während sie zwischen den Status wechseln. Ziel ist es, dass das agile Team in kürzester Zeit so viel Arbeit wie möglich mit höchster Qualität erledigt. Zu den Beispielen, wann Kanban am besten funktioniert, gehören Softwareentwicklung, Produktentwicklung und Webentwicklung.
Die 10 besten Werkzeuge für das Kanban-Projektmanagement
Die Umsetzung des Kanban-Projektmanagements ist ziemlich einfach, insbesondere wenn im Team eine agile Denkweise vorherrscht. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie mühelos ist. Kanban-Projektmanagement umfasst mehr als nur das Erstellen eines Kanban-Boards, und ein erfahrener Projektmanager wählt die verwendete Kanban-Software sorgfältig aus.
Als allgemeine Regel gilt, dass die beste Kanban-Software mehrere gemeinsame Funktionen bietet (Kanban-Boards sind wahrscheinlich auch als Funktionalität in umfassenderen Projektmanagement-Werkzeugen zu finden).
An erster Stelle steht die Möglichkeit, Aufgabenkarten anzupassen und die Komplexität des Projekts einfach zu ändern. Ein sehr einfaches Kanban-Board verfügt über drei Aufgabenkarten: Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Ein komplexeres Projekt könnte Karten mit den Bezeichnungen Zu erledigen, Gestaltung & Umsetzung, Testen, Zur Überprüfung einreichen und Erledigt enthalten.
Zweitens ist eine gute Benutzeroberfläche mit einer kurzen Einarbeitungszeit entscheidend, denn dein Team soll am Projekt arbeiten und sich nicht selbst beibringen müssen, wie man Kanban-Software verwendet.
Gute Kanban-Software ist schließlich mehr als nur ein Kanban-Board. Sie umfasst Integrationen mit anderer Software, die das gesamte Projekt unterstützt, beispielsweise Zeiterfassung, Budgetierungs-Werkzeuge oder Software für die Terminplanung.
Wenn es um dein konkretes Projekt oder Team geht, solltest du überlegen, welcher Aspekt des Kanban-Projektmanagements für dich am wichtigsten ist.
Wie leicht wird sich dein Team an den Kanban-Arbeitsablauf gewöhnen? Wäre es hilfreich, eine Software mit einer Anwendung für mobile Geräte zu verwenden? Gibt es Teile deines Prozesses, die du automatisieren musst? Wie komplex (oder einfach) ist dein Projekt?
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Machen wir es visuell!
Kanban-Projektmanagement ist eine leistungsstarke Methode, die Teams dabei helfen kann, den Überblick zu behalten und gleichzeitig Flexibilität und Agilität zu ermöglichen. Durch die visuelle Darstellung des Fortschritts können Teams Probleme in ihrem Arbeitsablauf schnell erkennen und gemeinsam Lösungen finden.
Es fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team sowie eine bessere Gesamtqualität der Projekte. Darüber hinaus machen seine Effizienz und Wirksamkeit es zu einer attraktiven Option für viele Projekte.
Kanban-Projektmanagement bietet Teams eine effektive Möglichkeit zur Aufgabenverwaltung, die zu einer erfolgreichen Erreichung von Zielen und Vorgaben führt.
Für Teams, die bereits mit den allgemeinen Methoden der Agilität vertraut sind, kann Kanban sehr intuitiv sein. Wenn die Verwendung von Kanban jedoch Teil eines umfassenden Wechsels vom traditionellen Projektmanagement zu agilen Methoden ist, kann es sinnvoller sein, mit einem einfacheren Kanban-Board zu beginnen.
Wenn dieser Artikel dir das nötige Vertrauen gegeben hat, die Kanban-Methode in deiner Organisation umzusetzen, solltest du weitere Inhalte von The Digital Project Manager lesen und den Newsletter von The Digital Project Manager abonnieren, um über DPM-Themen auf dem Laufenden zu bleiben.
