Die Wissenschaft (& Kunst) der Projektabschätzungen + Die 6 besten Techniken
Wenn Sie eine große Kaufentscheidung treffen, was ist das Erste, das Sie tun? Wahrscheinlich recherchieren Sie ein wenig, um zu verstehen, wie die Marktpreise aussehen und was Sie voraussichtlich ausgeben müssen. Das ist eine kleine Vereinfachung einer Projektschätzung – aber genau das machen Sie.
Bevor ein neues Projekt gestartet wird, machen Ihre Teams und Kunden vermutlich das Gleiche – sie versuchen herauszufinden, wie viel es kosten wird, die Arbeit zu erledigen.
Aber nicht nur die Kosten müssen im Rahmen Ihres Projektschätzungsprozesses berücksichtigt werden; alle müssen auch verstehen, wie viele Personen und wie viel Zeit benötigt werden, um die Arbeit zu erledigen.
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In der digitalen Welt können Preise, Mitarbeiterbesetzung und Zeitpläne bei ähnlichen Projekten stark variieren. Das liegt daran, dass es so viele Variablen gibt, darunter:
- Der Umfang der auszuführenden Arbeiten
- Die verfügbaren Teammitglieder für die Arbeit
- Die Fähigkeiten der Teammitglieder im Projekt
- Wie viel Zeit das Team für die Fertigstellung hat
Wie bestimmt also ein Projektmanager und sein Projektteam, wie viel etwas kosten wird, bevor sie angefangen haben, daran zu arbeiten?
Kostenschätzungen können eine echte Herausforderung sein – ein Projektbudget zu erstellen, das für Ihr Team und Ihre Kunden funktioniert (wenn Sie in einer Agentur arbeiten), ist eine Mischung aus Kunst und (Daten-)Wissenschaft.
Dieser Leitfaden stellt Ihnen die Werkzeuge und Techniken zur Verfügung, die Sie benötigen, um genauere Schätzungen zu erstellen.
Was ist eine Projektschätzung und wann brauchen Sie eine?
Eine Schätzung ist einfach eine ungefähre Berechnung des Aufwands und der Kosten, die erforderlich sein könnten, um ein Projekt abzuschließen.
Sie ist keine Garantie für die endgültigen Kosten – sie bietet dem Kunden stattdessen ein Angebot oder eine Orientierungshilfe (häufig als grober Schätzbereich), wie viel es kosten könnte, etwas zu tun oder zu liefern, damit er das Budget sichern kann, um das Projekt zu starten. Budgetschätzungen werden erstellt, bevor ein Projekt offiziell begonnen wird.
Neu beim Schätzen oder möchten Sie es üben? Sie können unten die Vorlage für das Projektbudget für einen Website-Relaunch herunterladen. Am Ende dieses Beitrags wissen Sie, welche Art von Schätzung Sie wann verwenden sollten – und welche Schritte und Tools für Projektbudget-Software Sie benötigen, um Ihre Projektschätzung und letztlich Ihr Projektbudget zu verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Schätzung und einem Budget?
Eine Schätzung ist eine Annäherung, während das Budget die gesamte Geldsumme ist, die Sie zur Fertigstellung Ihres Projekts zur Verfügung haben. In der Regel wird aus einer Projektschätzung ein Projektbudget, nachdem der Projektsponsor oder Kunde sie genehmigt hat.
Ein wichtiger Unterschied, bevor wir richtig einsteigen: Bevor Sie schätzen, sollten Sie wissen, wie hoch Ihre internen Kosten sind. Diese Zahl kann niedriger sein als das, was Sie einem Kunden tatsächlich berechnen (um für Gemeinkosten und Gewinn zu sorgen).
Sie sollten die tatsächlichen Geschäftskosten kennen, bevor Sie eine kundenseitige Schätzung abgeben (beachten Sie, dass dies nicht für interne Digitalteams gilt).
In diesem Artikel geht es nicht darum, wie Sie die Kosten ermitteln – das behandeln wir in einem anderen Artikel.
Warum sind Projektschätzungen wichtig?
Schätzen mag wie ein mühsamer Prozess erscheinen, aber er ist ein entscheidender. Und auch wenn es verlockend ist, eine Kostenschätzung zu kopieren und einfach weiterzuschicken, ist es wichtig, dass Projektmanager verstehen, dass jede Kostenschätzung einzigartig ist.
Schätzen ist ein grundlegender Bestandteil des Projektmanagements – der Prozess, wie viel ein Projekt kosten könnte, zu berechnen, ist entscheidend, um die Rahmenbedingungen eines Projekts festzulegen.
Hier erfahren Sie, warum Sie eine Schätzung für Ihr Projekt erstellen sollten, bevor Sie mit der Arbeit beginnen:
- Kostenschätzungen bieten Preisrichtlinien: Sie müssen wissen, was Sie den Kunden berechnen (und wann), damit der Kunde entscheiden kann, ob sein Budget ausreicht und ob es sich lohnt, in das Projekt zu investieren.
- Kostenschätzungen schaffen Klarheit: Wenn Sie wissen, wie hoch das Budget eines Kunden ist, hilft der Prozess der Kostenschätzung dabei, den Ansatz zu definieren. Sie können das vorhandene Gesamtbudget nutzen, um Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Arbeitsergebnisse zu bestimmen. Wenn das Budget eines Kunden beispielsweise 20 % unter Ihrer Schätzung liegt, können Sie überlegen, die Anzahl der Arbeitsergebnisse im Projekt zu reduzieren oder versuchen, Ressourcen umzuschichten, um eine Überziehung zu vermeiden.
- Kostenschätzungen können den Ressourcenplan bestimmen: Wenn Sie eine Schätzung abschließen, können Sie auch die Schritte oder Vorgehensweise skizzieren, die Sie zur Durchführung der Arbeit benötigen. Dies kann bei der Erstellung Ihres Ressourcenplans oder beim Aufbau Ihres Projektteams genutzt werden.
Was ist in einer Projektschätzung enthalten?
Die Projektschätzung muss alle mit dem Projekt verbundenen Kosten umfassen.
Dies können die Kosten für die Arbeitszeit des Projektteams (stündlich abgerechnet oder als Pauschalbetrag für das Projekt), die Kosten für erforderliche Hardware oder Softwarelizenzen für die Umsetzung, Lizenzen oder Abonnements von Dritthersteller-Software, die in das Projekt integriert werden muss, sowie alle weiteren Kosten sein, die dem Kunden aus irgendeinem Grund berechnet werden.
Manche Projektschätzungen enthalten auch ein Risikobudget. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn es noch Unwägbarkeiten im Projekt gibt. Ein Puffer von 10–20 % im Budget zu haben, kann Projektmanagern und ihren Teams bei der Schätzung einen gewissen "Spielraum" ermöglichen.
Wenn Sie und Ihr Team eine Rückstellung in Ihre Schätzung aufnehmen, stimmen Sie sich unbedingt mit Ihrem Kunden darüber ab, wie Sie kommunizieren, wenn Sie von diesem Budget Gebrauch machen möchten.
Wie Projektschätzungen mit Kunden oder Sponsoren geteilt werden, ist von Agentur zu Agentur oder von Team zu Team unterschiedlich. Einige sind transparenter als andere. Ein Tipp: Je transparenter Sie sein können, desto einfacher ist es, sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und alle mit den Kosten einverstanden sind.
3 Arten von Projektschätzungen
Welche Arten von Schätzungen gibt es? Es gibt viele, aber hier sind einige der gängigsten Schätzarten, die von Digitalagenturen verwendet werden:
Grober Größenordnungsschätzwert (ROM)
Oft auch als „Pi-mal-Daumen-Schätzung" bezeichnet, hilft ein grober Größenordnungsschätzwert dem Kunden, die Kosten und den geschätzten Arbeitsaufwand eines Projekts einzuschätzen. Diese Schätzung wird meist sehr früh im Entscheidungsprozess verwendet, ob ein neues Projekt umgesetzt werden soll oder nicht, und ist im Allgemeinen eine grobe Schätzung, die als Spanne angegeben wird.
Beispiel: Wenn ein Kunde Ihre Agentur mit dem Bau einer neuen Website beauftragen möchte und Sie wissen, dass Ihr Spezialgebiet Website-Projekte im Bereich von $95.000 bis $150.000 sind, das Kundenbudget aber nur $50.000 beträgt, könnte der Kunde entscheiden, dass das Projekt nicht zu Ihrer Agentur passt, und sich nach einer Agentur umsehen, die besser zu seinem Budget und seinen Anforderungen passt.
Budgetschätzung
Eine Budgetschätzung wird viel spezifischer. Sie sollten eine Budgetschätzung verwenden, wenn der Kunde relativ sicher ist, dass das Budget passt, aber noch etwas mehr Details darüber benötigt, wie dieses Budget aufgeteilt wird, bevor er entscheidet, ob er das Projekt tatsächlich starten möchte.
Nehmen wir an, Ihr Kunde ist mit der groben Schätzung einverstanden, die Sie ihm gegeben haben. Der nächste Schritt ist, den vorgeschlagenen Projektplan samt der Kosten für jede Phase oder jedes Arbeitsergebnis zu erstellen. Sie können sogar einen Vorschlag für einen Zeitplan hinzufügen, der dem Kunden angibt, wann Sie beginnen können und wie lange das Projekt dauern wird.
Falls Ihre grobe Schätzung eine größere Spanne umfasste, könnten Sie in Betracht ziehen, zwei Budgetschätzungen zu erstellen: eine für das obere Ende und eine für das untere Ende. Auch wenn Sie und Ihr Kunde vermutlich auf einen Mittelwert abzielen, gibt dies trotzdem genauere Auskunft darüber, was sie jeweils erhalten (und wann) am oberen bzw. unteren Ende der Spanne.
Verbindliche SoW-Schätzung
Eine verbindliche SoW-Schätzung wird verwendet, wenn alle erforderlichen Recherchen abgeschlossen sind und eine finale Budgetfreigabe für das Projekt benötigt wird.
Nehmen wir an, dieser Kunde ist mit Ihrer Budgetschätzung sehr zufrieden und möchte die Arbeit starten. Der letzte Schritt der Schätzverfeinerung besteht darin, das Statement of Work (SoW) zusammenzustellen, das die Schätzung und das gesamte Projektbudget enthält.
Denken Sie daran, dass das SoW die Grundlage für Ihren Vertrag mit dem Kunden bildet – es sollte den gesamten Projektumfang sowie die damit verbundenen Kosten aufführen. Wenn sich nach Unterzeichnung des SoW Änderungen am Projektbudget (oder -umfang) ergeben, müssen Sie höchstwahrscheinlich eine Änderungsvereinbarung aufsetzen.
So berechnen Sie Projektabschätzungen: 6 Schätzmethoden
Was sind also die Methoden zur Projektschätzung im Projektmanagement? Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu schätzen, und es lohnt sich, sie zu kennen, damit Sie wissen, welche Schätzungstechnik Sie in Ihrem Projekt anwenden und wann Sie sie einsetzen sollten.
In diesem Abschnitt stellen wir sechs Schätzungstechniken vor. Es ist erwähnenswert, dass Sie KI in der Projektkostenschätzung zusätzlich zu diesen Techniken einsetzen können.
1. Top-Down-Schätzung
Bei einer Top-Down-Schätzung legen Sie (oder der Kunde gibt vor) das Gesamtbudget für den gesamten Arbeitsumfang fest und teilen dann diese Summe auf die einzelnen Aufgaben oder Projektphasen auf.
Sobald Sie das Budget nach Aufgabe oder Phase aufgeschlüsselt haben, können Sie diese kleineren Arbeitspakete betrachten, um festzustellen, ob das zugewiesene Budget ausreichend erscheint.
Hier kommt der künstlerische und wissenschaftliche Aspekt ins Spiel. Sie haben vielleicht einige Daten darüber, wie lange bestimmte Aufgaben dauern können, die Ihnen helfen zu entscheiden, ob diese Schätzungen realistisch sind. Außerdem sollten Sie Ihre Erfahrung und Intuition einsetzen, um zu erkennen, wo im Projekt mehr Zeit oder Ressourcen als üblich benötigt werden könnten.
Dies kann an kreativen Anforderungen liegen oder daran, dass Sie an einer App arbeiten, die komplexere Funktionen aufweist als alles, was das Team bisher realisiert hat.
Die Top-Down-Schätzung ist eine nützliche Technik in den frühen Projektphasen, wenn Sie prüfen möchten, ob das Budget des Kunden ausreicht, um das Projekt umzusetzen.
Der Vorteil der Top-Down-Schätzung liegt darin, dass sie sehr schnell eine Schätzung liefern kann. Das ist hilfreich, wenn Sie einem Kunden helfen möchten zu entscheiden, ob sein Budget realistisch ist. Sie hilft auch dabei, einem Kunden aufzuzeigen, welchen Projektumfang das Budget abdecken könnte.
Der Nachteil der Top-Down-Schätzung ist, dass sie nicht immer genau ist. Wenn Sie eine Top-Down-Schätzung als Ausgangsbasis verwenden, sollten Sie unbedingt mit Ihrem Team überprüfen, ob das Budget korrekt zugewiesen ist, damit alle notwendigen Projektaufgaben erledigt werden können – bevor Sie diese Schätzung in einen Leistungsumfang (Statement of Work) übernehmen.
2. Analoge Schätzung
Der Prozess der analogen Schätzung nutzt Daten aus ähnlichen Projekten, um die Gesamtkosten des aktuellen Projekts zu bestimmen.
Ein Beispiel für eine analoge Schätzung wäre, wenn ein Kunde zu Ihnen kommt und ein Website-Relaunch beauftragen möchte. Um dem Kunden einen ersten Preisrahmen zu nennen, würden Sie ähnliche Projekte aus der Vergangenheit heranziehen und Ihre erste Schätzung auf Basis der damals berechneten Kosten machen.
Denken Sie daran: Wenn Sie auf Projekte schauen, die schon ein Jahr oder älter sind, sollten Sie Ihre Schätzung um etwaige Preis- oder Kostenerhöhungen nach oben anpassen, um die Budgetschätzung so genau wie möglich zu halten.
Klingt einfach, oder? Ja – sofern Sie tatsächlich relevante historische Daten haben, die mit dem aktuellen Projekt gut vergleichbar sind. Es setzt voraus, dass Sie Daten von vorangegangenen Projekten haben, die für einen sinnvollen Vergleich ausreichend ähnlich sind.
Analoge Schätzungen können auch aus Beispielen außerhalb Ihrer oder der Projekterfahrungen Ihres Teams abgeleitet werden (zum Beispiel finden Sie hier eine Umfrage mit groben Kostenangaben für die Entwicklung von mobilen Apps).
Seien Sie vorsichtig – externe Beispiele können ein guter Ausgangspunkt sein, wenn Sie diese Art von Projekt noch nie gemacht haben. Dennoch müssen Sie eine gründliche Prüfung vornehmen, wenn Sie die Kosten für Ihren spezifischen Anwendungsfall aufschlüsseln.
Der Vorteil der analogen Schätzung besteht darin, dass sie sehr schnell und einfach ist und auch dann verwendet werden kann, wenn wenig Informationen zum Projekt vorliegen – ähnlich wie bei der Top-Down-Schätzung ist sie eine großartige Technik für eine grobe Schätzung.
Der Nachteil der analogen Schätzung liegt darin, dass sie oft ungenau ist. Auch wenn es Ähnlichkeiten zwischen Projekten gibt, ist doch jedes Projekt einzigartig – es ist oft wie der Vergleich von Äpfeln mit Birnen.
Außerdem sind Analogschätzungen nur dann sinnvoll und nutzbar, wenn sie sich stark auf genaue historische Daten stützen (hier ein kleiner Hinweis: Führen Sie am Ende Ihres Projekts unbedingt eine Datenanalyse durch!).
3. Parameter-Schätzung
Wenn Sie über Daten verfügen und etwas mehr Zeit haben, ist die Parameterschätzung eine potenziell genauere Schätztechnik. Dabei werden Variablen aus ähnlichen Projekten herangezogen und auf das aktuelle Projekt angewandt.
Angenommen, Sie haben ein Projekt, bei dem eine 2-minütige Animation entwickelt werden soll. Die Kosten eines früheren Projekts, bei dem eine 30-sekündige Animation erstellt wurde, betrugen beispielsweise $10.000. Sie könnten daraus schließen, dass die Kosten für das aktuelle Projekt etwa das Vierfache betragen dürften, also rund $40.000.
Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass es genauer ist als die Analogschätzung, da mehr als ein Datensatz herangezogen wird und die statistische Beziehung zwischen historischen Daten und Variablen genutzt wird. Es wird auch häufig in Bauprojekten verwendet (dabei kann KI bei der Baukostenschätzung unterstützen).
Der Nachteil ist, dass es bei Digitalprojekten oft schwierig ist, passende Datenpunkte zu finden, da die Projekte sehr unterschiedlich sind. Ein Ausnahmefall kann sein, wenn Sie wiederholt mit denselben Kunden arbeiten.
Nehmen wir an, Ihr Animationskunde ist von seiner 30-Sekunden-Animation begeistert und kommt sechs Wochen später zurück, um zwei 40-sekündige Animationen produzieren zu lassen. Die Daten aus dem ersten Projekt (vorausgesetzt, die beiden Projekte sind vergleichbar) können direkt in diese neue Kalkulation einfließen.
4. Drei-Punkt-Schätzung
Wenn Sie mit den groben Schätzungen fertig sind und der Kunde ein konkretes Budget verlangt, sollten Sie genauere Schätzmethoden einsetzen. Ein Stundensatz pro Aufgabe wäre am einfachsten, aber es ist oft sinnvoll, mit Bereichen zu arbeiten und einen gewichteten Durchschnitt zu bilden.
Die Drei-Punkt-Schätzung ist eine Methode, bei der eine realistische Kostenschätzung anhand von drei Werten ermittelt wird:
- Die Best-Case-Schätzung
- Die Schlechtstfall-Schätzung
- Die realistischste Schätzung
Wie funktioniert das? Angenommen, nach Rücksprache mit Ihrem Team schätzen Sie den Zeitaufwand für das Design einer Webseite wie folgt ein:
- Best Case: 3 Stunden
- Worst Case: 9 Stunden
- Realistischster Fall: 5 Stunden
Wenn Sie den Best- und Worst Case kennen, können Sie auch deren Mittelwert berechnen, um eine Schätzung zu erhalten, die wahrscheinlich zwischen beiden liegt.
Der Vorteil der Drei-Punkt-Schätzung liegt darin, dass das Risiko reduziert wird, weil Best Case, Worst Case und der wahrscheinlichste Fall mit berücksichtigt werden.
Die einzigen wirklichen Nachteile der Drei-Punkt-Schätzung sind, dass sie etwas zeitaufwendiger ist und dass Sie, falls Sie eine Aufgabe noch nie gemacht haben, eventuell nicht wissen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird.
5. Bottom-up-Schätzung
Wenn Sie an dem Punkt sind, ein Leistungsbeschreibungsdokument (Statement of Work) zu erstellen, kann es hilfreich sein, eine Bottom-up-Schätzung durchzuführen.
Bei der Bottom-up-Schätzung wird eine Projektstrukturplan (WBS - Work Breakdown Structure) verwendet, den Sie aus Ihrem Projektplan entnehmen können. Dabei wird das Projekt in einzelne Aufgaben zerlegt, die jeweils separat geschätzt und dann zusammenaddiert werden, um die Gesamtkosten des Projekts zu berechnen.
Der Vorteil der Bottom-up-Schätztechnik ist, dass sie die genaueste ist und durch ihre Detailgenauigkeit eine robuste Nachverfolgung des Projektfortschritts im Vergleich zur Schätzung ermöglicht. Sie erkennen sehr schnell, ob ein Projekt das Budget überschreitet, wenn Aufgaben länger dauern als ursprünglich geschätzt.
Der Nachteil der Bottom-up-Schätzung besteht darin, dass sie zeitaufwendig ist und nur wirklich verwendet werden kann, wenn Sie alle Details zu jeder einzelnen Aufgabe im Projekt kennen.
Außerdem kann die Kostenkalkulation manchmal aufgebläht werden, wenn man auf der granularen Aufgabenebene arbeitet und somit sehr detailliert schätzt. Aus diesem Grund ist es eine gute Technik, um sie ergänzend zur Analogie-Schätzung einzusetzen, wenn Sie versuchen, die Plausibilität Ihrer Schätzung zu prüfen.
6. Kritischer Pfad (Critical Path Method)
Die Kritische-Pfad-Methode (CPM) bezieht sich eher auf den Projektzeitplan als auf das Budget. Während sich einige der in diesem Artikel betrachteten Schätzmethoden auf die Kostenschätzung konzentrieren, haben wir auch über die Bedeutung gesprochen, dass Ihre Projektschätzung die Zeitschiene der Arbeit abdecken sollte.
Der kritische Pfad ist die kürzeste Zeitspanne zwischen Start und Ende des Projekts. Bei einem Projekt gibt es Aufgaben, die parallel ausgeführt werden können, und andere, die voneinander abhängig sind.
Wenn Ihr Projekt zum Beispiel darin besteht, eine Software für einen neuen digitalen Kiosk zu implementieren, können Sie Ihre entwickelte Software erst dann in den Kiosk einspielen, wenn der Kiosk aufgebaut ist.
Die Aufgaben zum Bestellen und Aufbauen des Kiosks liegen dabei auf dem kritischen Pfad des Projekts, und das Projekt kann nicht abgeschlossen werden (d.h. die Software kann nicht installiert werden), bevor der Kiosk nicht zusammengebaut und bereit ist, die Software aufzunehmen.
Wie könnte die Dauer mit dem Budget in Einklang gebracht werden? Wenn Ihr Kunde das Projekt schneller abgeschlossen haben möchte, als es das aktuelle Team und der Zeitplan zulassen, müssen Sie unter Umständen das Budget anpassen, um Ihr Ressourcenmanagement zu ermöglichen und eventuell zusätzliche Personen zum Projekt hinzufügen, um den geforderten Termin einzuhalten. Ressourcenmanagement-Software kann für diese Art der Analyse hilfreich sein, da Sie damit Projektkosten und Aufwand des Teams visuell organisieren und auf mögliche Eventualitäten im Zusammenhang mit Ihren Ressourcen planen können.
Welche Schätztechniken sollten Sie verwenden?
Es gibt keine richtige oder falsche Methode zur Schätzung, und manchmal kann es sein, dass Sie in einem Projekt mehr als ein Verfahren einsetzen! Um zu bestimmen, welche Schätztechnik Sie verwenden sollten, überlegen Sie, welche Art von Schätzung Sie benötigen, basierend darauf, was Sie über die Arbeit wissen und wo Ihr Team oder Kunde gerade im Entscheidungsprozess steht.
Auch wenn Bottom-up-Schätzungen auf den ersten Blick als beste Vorgehensweise erscheinen, sind sie nicht immer ratsam, wenn wenig Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen oder noch viele Unbekannte im Spiel sind – auch wenn sie die genauesten sind.
Projektkalkulation in der Praxis
Wenn Sie noch nie zuvor eine Projektschätzung gemacht haben, ist jetzt ein guter (und sicherer) Zeitpunkt, um es auszuprobieren.
Für diese Übung backen wir einen Kuchen. Einen sehr teuren Kuchen.
Nachfolgend finden Sie eine Budgetschätzung für das Backen eines Kuchens. Sie könnten ein solches Dokument einem Kunden präsentieren und erfragen, ob $1.000 für das Starten des Kuchenprojekts bereitgestellt werden können. Nachdem Sie die Kostenschätzung verfeinert haben, würden Sie dann eine Leistungsbeschreibung erstellen und sich diese mit einer Bestellung genehmigen lassen.
Danach würden Sie Ihren großartigen Kuchen backen. Zugegeben, es ist ein lächerlich teurer Kuchen, aber Sie haben ihn sich verdient.
Dieses Beispiel für eine Kalkulation enthält einige wichtige Projektinformationen wie den Projektnamen, den Projektmanager und das Datum. Die Kalkulation unterteilt die Aufgaben in Phasen und zeigt, wer welche Aufgabe in welcher Phase des Projekts übernimmt und mit welchem Aufwand.
Wichtig ist auch, dass dieses Kalkulationsbeispiel Fremdkosten aufzeigt (die wir sehr großzügig nicht aufgeschlagen haben) sowie eine Kalkulationsübersicht enthält, die ein Kunde als Budget nutzen könnte.
In diesem Beispiel für ein Projektbudget haben wir weder ein Risikobudget, Änderungsbudget, Rückstellungen noch Annahmen aufgenommen, denn immerhin handelt es sich nur um einen Kuchen, und wir wollen es einfach halten.
Vorlage für Projektkalkulation
Wenn du auf der Suche nach einer Vorlage für eine Projektkalkulation bist, dann hast du Glück. Wir haben diese Projektbudget-Vorlage für ein Webdesign-Projekt erstellt, das mit $100k veranschlagt ist. Sie passt zu dem Projektplan, den wir entwickelt haben, sodass du beide zusammen verwenden kannst.
Lade die Vorlage herunter und nutze sie, während du den weiteren Schritten in diesem Leitfaden folgst.
Die Dateien enthalten Vorlagen für Kosten- und Projektkalkulationen, die du für deine eigenen Projekte anpassen kannst. Wenn du nach einer Excel-Vorlage für ein Projektbudget suchst, haben wir auch diese in diesem Paket beigefügt, ebenso wie eine einfache Projektkalkulations-Checkliste.
5 Dinge, die du wissen solltest, bevor du eine Projektkalkulation erstellst
Um eine eigene Kalkulation zu erstellen, gibt es einige Dinge, die du wissen musst. Egal, ob du im Unternehmen tätig bist und ein neues Projekt für dein Team oder deinen Fachbereich erwägst, oder ob du für eine Agentur arbeitest und möglicherweise für Kundenprojekte engagiert wirst – das solltest du zusammentragen, um die bestmögliche Kalkulation zu erstellen.
1. Definiere das Projekt
Bevor Sie mit jeglicher Schätzung beginnen, müssen Sie zunächst verstehen, warum Sie das Projekt überhaupt durchführen. Sie müssen das Briefing des Kunden verstehen, was dieser erreichen möchte und warum.
Sie müssen die gewünschten Ergebnisse des Projekts verstehen und wissen, wie Erfolg für den Kunden aussieht. Ohne dieses grundlegende Verständnis der strategischen Ziele ist es schwierig zu wissen, wo im Projekt der Schwerpunkt des Aufwands liegen muss.
Ist das Projekt technischer Natur, fragen Sie nach allen technischen Spezifikationen, die Sie bekommen können. Bei einem Website-Projekt fragen Sie zum Beispiel danach, auf welcher Plattform entwickelt werden soll, wo gehostet wird und welche Funktionalitäten oder Integrationen entwickelt werden müssen.
Falls Ihr Kunde dies noch nicht weiß, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können auf Basis der aktuellen Seite Annahmen/Empfehlungen treffen und dokumentieren, oder Sie geben einen geschätzten Rahmen an und greifen das Thema später erneut auf!
2. Fragen Sie nach dem Projektbudget
Es ist sinnvoll, vorab eine ungefähre Vorstellung vom Budget des Kunden zu haben. Oft behauptet ein Kunde, das Projektbudget nicht zu kennen – dann müssen verschiedene Optionen besprochen werden. Sie können einige Zahlen vorschlagen und anhand der Reaktion des Kunden erkennen, wie viel Spielraum besteht.
Sagen Sie beispielweise: „Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie 75.000 $ für diese Arbeit ausgeben?“ Wenn der Kunde das für sehr hoch hält, wissen Sie, dass Sie niedriger planen müssen – oder, falls Sie wissen, dass das Projekt für diesen Betrag nicht realisierbar ist, können Sie es gleich zu Beginn klären.
Auch wenn dies für Sie und den potenziellen Kunden Neuland ist: Die Person, die die Rechnungen unterschreibt, sollte zumindest ungefähr einschätzen können, wie viel sie ausgeben möchte oder darf.
Diese Information zu Beginn erspart Ihnen viel Zeit und Aufwand oder auch die Enttäuschung, nach stundenlanger Arbeit einen Kostenvoranschlag/Vorschlag zu präsentieren, der die Bedürfnisse Ihres Kunden nicht erfüllt.
3. Haben Sie einen Plan für das Projekt
Wenn Sie ein Projekt schätzen wollen, geht das viel leichter, wenn Sie zumindest einen einfachen Projektplan haben. Tatsächlich müssen Sie den Projektplan (und den Projektzeitplan) so anpassen, dass sie mit der Schätzung übereinstimmen – und die Schätzung entsprechend auf den Projektplan abstimmen.
Die Beziehung zwischen Kostenschätzung und Projektplan ist symbiotisch – sie bedingen sich gegenseitig. Wenn Sie direkt die Schätzung machen, ohne einen Plan, werden Sie schnell merken, dass Sie einen dazugehörenden Projektplan benötigen, damit die Schätzung Sinn ergibt.
Dennoch kann es für die Projektplanung hilfreich sein, vorab eine grobe Schätzung von oben nach unten zu machen. Betrachten Sie es als Projektskizze: Ziel ist, festzulegen, wie viel Aufwand Sie in die verschiedenen Phasen des Projekts stecken könnten, um festzustellen, ob die Umsetzung realistisch erscheint.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Plans, gerade für Schätzungen in einer Agenturumgebung, ist, zu berücksichtigen, wer am Projekt arbeitet und wie viel Zeit sie aufwenden.
Wenn Sie beispielsweise drei Entwickler für Websites haben, die verschieden erfahren sind, berechnen diese unterschiedliche Stundenlöhne (vorausgesetzt, Sie kalkulieren mit Stundensätzen). Angenommen, der Senior-Entwickler berechnet 250 $/Stunde, der Mid-Senior 175 $/Stunde und der Junior 115 $/Stunde.
Ihre Schätzung muss sich daran orientieren, wer vermutlich zu welchem Zeitpunkt im Projekt welche Aufgaben übernimmt und wie viel Zeit dafür jeweils benötigt wird.
Vergessen Sie nicht, auch abrechenbare Zeit für Senior-Führungskräfte einzuplanen, die beratend hinzugezogen werden oder Arbeiten prüfen. Dies könnte Ihr leitender Entwickler sein, der einen Code überprüft, oder der Kreativdirektor, der unterstützt, damit Designrichtlinien korrekt angewendet werden.
4. Wissen Sie, warum Sie schätzen
Schätzen Sie, um ein präzises Projektbudget zu erhalten? Oder geht es darum, eine bestimmte Zahl zu treffen? Versuchen Sie, einen neuen Auftrag zu gewinnen oder ein Projekt als „Lockangebot“ anzubieten, um später mehr Folgeaufträge zu erhalten? Möchten Sie gezielt in eine umfassende Anfangsanalyse investieren, deren Ergebnisse Sie für weitere Projekte nutzen können, oder handelt es sich um ein riskantes Technikprojekt, bei dem mehr Entwicklungsaufwand eingeplant werden sollte?
Kostenschätzungen haben immer einen Kontext. Wenn Sie das Gesamtbild kennen, verhindern Sie, dass Sie Zeit für etwas verschwenden, das zwar technisch korrekt, aber völlig am Ziel des Projektes vorbei ist.
5. Wissen Sie, welche Art von Schätzung Sie brauchen
Im Vorfeld der Freigabe eines Projektbudgets durch den Kunden gibt es einen Prozess zur Festlegung des Budgets. Wie stellen Sie also sicher, dass Sie nicht unnötig Zeit damit verschwenden, eine detaillierte Kostenschätzung zu erstellen, die völlig außerhalb des Budgets des Kunden liegt? In verschiedenen Phasen eines Projekts können wir unterschiedliche Arten von Schätzungen verwenden.
FAQ zu Projektschätzungen
Wann sollten Projektschätzungen erstellt werden?
Projektschätzungen sollten erstellt werden, um Entscheidungen über Projekte zu treffen. Dies kann dem Team oder dem Kunden dabei helfen, zu entscheiden, ob sie mit einem Projekt fortfahren wollen oder das endgültige Budget für ein Projekt vor dem Start festzulegen.
Es kann nötig sein, in den frühen Planungsphasen eines Projekts eine grobe Schätzung abzugeben und später für eine unterschriebene und ausgeführte Leistungsbeschreibung oder einen Vertrag eine detailliertere und genauere Projektschätzung auszuarbeiten.
Sind Schätzungen in agilen Projekten wichtig?
Ja, aber sie werden nicht auf die gleiche Weise wie in traditionellen Wasserfallprojekten durchgeführt. In agilen Projekten werden Aufgaben in ein Product Backlog einsortiert und in sogenannten Sprints umgesetzt. Während des Sprint-Planungsmeetings werden die Funktionen geschätzt, die innerhalb des Sprints abgeschlossen werden sollen. Im Verlauf der Arbeit kommen neue Aufgaben zum Backlog hinzu, andere werden entfernt, wenn sie nicht mehr relevant sind.
Wie lässt sich das in einer Agentur oder bei Projektverträgen umsetzen, wenn Sie dem Kunden einen Gesamtpreis und einen Fertigstellungstermin nennen müssen? Das kann durchaus eine Herausforderung sein!
Ist es besser, Projekte über- oder unterzuschätzen?
Eine Ihrer Hauptaufgaben als Projektmanager ist es, Projekte profitabel und im Budget abzuwickeln. Die einfache und sichere Lösung besteht darin, großzügig zu schätzen und Ihrer Kalkulation ausreichend Puffer hinzuzufügen, damit Sie und Ihr Team als Superhelden dastehen, wenn Sie das Projekt im oder unter Budget abschließen.
Ein Projektrisiko, das aber mit einem aufgeblähten Budget einhergeht, ist, dass dadurch Ihrer Agentur das gesamte Projekt entgehen könnte. Denn wird zu hoch geschätzt, kann das Projekt als zu teuer eingestuft werden und nie starten.
Wenn Sie es dagegen mit Ihrer Schätzung zu knapp halten und das Budget für ein potenzielles Projekt zu niedrig ansetzen, nur um den Kunden entgegenzukommen, setzen Sie Ihre Agentur oder Ihr Team dem Risiko aus, das Projekt mit Verlust abzuwickeln oder gezwungen zu sein, Abstriche bei der Qualität zu machen, um liefern zu können.
Die richtige Antwort lautet: Halten Sie die Balance in der Schätzung! Die richtige Balance zwischen einer zu hohen oder zu niedrigen Schätzung verschafft Ihnen den Spielraum, die Spannung zwischen Sicherheit und Risiko zu managen – eine Kostenschätzung zu erstellen, die der Kunde akzeptieren kann, die aber dennoch hoch genug ist, damit Sie im Budget liefern können.
Das endgültige Projektbudget managen
Sobald Sie ein Budget erstellt (und vom Kunden freigegeben) haben, müssen Sie die Budgetnutzung während des gesamten Projekts verwalten und nachverfolgen. Sie können Ihre Projektmanagement-Software verwenden, um Ihr Budget zuzuweisen und zu verwalten (sowie die Aufgaben aller Teammitglieder im Blick zu behalten).
Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, die wir in diesem Artikel nicht vollständig behandeln können. Aber wir lassen Sie nicht ohne weitere Hilfestellung für das Budget-Management gehen: Schauen Sie sich unbedingt unsere Artikel über den Projektmanagement-Lebenszyklus und über Scope Creep an, um einige Expertentipps zu erhalten.
Hier finden Sie ein Praxisbeispiel für Budget-Management, in dem der Projektmanager fast keine finanziellen Mittel hatte.
Wie geht es weiter?
Sie brauchen mehr Hilfe beim Projektbudget oder einen Rat zum Projekt-Budgetmanagement? Dann lesen Sie Galens Artikel über Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Projekt-Schätzungsprozesses und erfahren Sie, wie genaues Zeiterfassen Ihre Projektbudgets verbessern kann.
