5 Wege, Ihren digitalen Projektmanagement-Prozess zu verbessern
„Digitales Projektmanagementprozess“ könnte viele Dinge bedeuten:
- der Prozess für einen bestimmten digitalen Projekttyp wie eine Website oder eine App
- die Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus, oder
- bestimmte Projektmanagementprozesse wie Risikomanagement oder Änderungsmanagement
Du findest Leitfäden zum digitalen Projektlebenszyklus, zu Methoden und verschiedene Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Prozesse.
Heute spreche ich über die Prozesse, die Projektmanager täglich, wöchentlich und monatlich durchführen, und wie man diese Prozesse verbessert, um erfolgreichere Projekte zu liefern.
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Warum?
Weil laut einer Studie des PMI 58 % der Unternehmen angeben, dass ausgearbeitete Praktiken und Prozesse entscheidend für den Erfolg ihrer Projekte sind. Das heißt, es ist entscheidend, die digitalen Projektmanagementprozesse deines Unternehmens frühzeitig und sorgfältig zu definieren. Dieser Artikel hilft dir dabei.
Eine kurze Einführung ins digitale Projektmanagement
Obwohl digitales Projektmanagement eng mit der klassischen Projektmanagementwelt verbunden ist, gibt es einige wichtige Unterschiede zu beachten.
Digitales Projektmanagement beschäftigt sich mit der Leitung von Projekten, die digitale Elemente beinhalten. Es folgt dem üblichen Projektmanagement-Lebenszyklus.
Die Hauptphasen dieses Lebenszyklus sind die Projektinitiierung, die Projektplanung, die Projektdurchführung, das Monitoring & Controlling sowie der Projektabschluss. Das ist der grundlegende Ablauf eines digitalen Projektmanagementprozesses.
Bei digitalen Projekten erfordert die Rolle des digitalen Projektmanagers, dass man sich mit allem, was die jeweiligen Projekte betrifft, ein wenig auskennt. Dazu können Qualitätssicherung, UI/UX, Grafikdesign, Programmierung, Website-Hosting, SEO und Analytics gehören – zusätzlich zu den üblichen Projektmanagementaufgaben.
5 Wege, um deine digitalen Projektmanagementprozesse zu verbessern
Es gibt drei grundlegende Stufen, auf denen sich dein Unternehmen befinden könnte:
- Ihr habt bereits vollständig etablierte Prozesse, die gut funktionieren und Raum für Anpassungen lassen.
- Ihr habt einige Prozesse, die jedoch verfeinert oder erweitert werden müssen.
- Ihr habt keinerlei Prozesse implementiert.
Wenn du dich auf Platz 2 oder 3 dieser Liste wiederfindest, gibt es verschiedene Wege, wie du deine digitalen Projektmanagementprozesse verbessern oder erst aufbauen kannst. Hier sind einige Vorschläge:
1. Werkzeuge verwenden
Es gibt zahlreiche Tools, die darauf ausgelegt sind, die Erstellung und Verbesserung von Prozessen zu fördern. Zu den gängigsten gehören:
- Workflow-Management-Software zum Entwerfen und Automatisieren von Projektmanagement-Workflows
- Change-Management-Tools, um Änderungen im Prozess systematisch umzusetzen
- Business-Process-Management-Systeme (BPMS) zur Visualisierung, Automatisierung, Anpassung und Standardisierung von Prozessen
Diese Tools bieten oft auch einen reichen Erfahrungsschatz oder eine Community von Gleichgesinnten (zum Beispiel als Forum oder Diskussionsplattform), auf die du zurückgreifen kannst, wenn deine Prozesse ins Stocken geraten.
2. Benenne einen Prozesseigner
Ein weiterer Tipp zur Prozessverbesserung ist, einen Prozesseigner zu benennen – eine Person oder Gruppe, die die Überwachung und Verbesserung sowie die Entwicklung von Prozessen übernimmt. In vielen Organisationen ist das häufig das Project Management Office (PMO), da es als zentraler Knotenpunkt für alle Prozesse dienen und die finale Freigabe erteilen kann (auch künstliche Intelligenz im Project Management Office kann hierbei unterstützen), damit alle Projektmanager auf dem gleichen Stand sind.
Wenn Ihre Organisation kein PMO hat, können Sie eine oder mehrere Personen als Prozesseigentümer benennen. Wenn es eine Person oder ein Komitee gibt, an das man sich für Prozessänderungen, neue Prozesse und die endgültige Genehmigung von Prozessen wenden kann, gibt es eine zentrale Anlaufstelle, um die Abstimmung in der gesamten Organisation hinsichtlich der Durchführung von Prozessen sowie die Abstimmung zwischen verschiedenen Prozessen sicherzustellen. Dieser Prozesseigentümer kann jemand aus der Qualitätssicherung, dem operativen Bereich oder der Geschäftsanalyse sein.
3. Das Management ins Boot holen
Die Rechtfertigung der Einführung oder Änderung von Prozessen gegenüber dem Management kann auf Widerstand stoßen.
Versuchen Sie, die Gründe für den Widerstand zu erfassen und die Sichtweise des Managements zu verstehen. So können Sie Wege finden, Kompromisse zu schließen oder darzulegen, warum Prozessverbesserungen tatsächlich von Nutzen wären. Die Perspektive des Managements kann Sie sogar dazu veranlassen, die Prozessverbesserungen auf Eis zu legen oder zu verwerfen.
4. Prozesslücken finden
Wo bestehen Lücken in Ihren bestehenden Prozessen, und wie können Sie diese schließen?
Suchen Sie nach zwei Arten von fehlenden Prozessen:
- Suchen Sie nach Lücken zwischen Prozessen. Beispielsweise haben Sie vielleicht einen Risikomanagement-Prozess, aber keine Richtlinien für das Qualitätsmanagement.
- Suchen Sie nach Lücken innerhalb von Prozessen. Vielleicht existiert ein Projektabschluss-Prozess, in dem ein Schritt zur Besprechung der gewonnenen Erkenntnisse mit dem Team fehlt.
Nachfolgend sind einige alltägliche Projektmanagement-Prozesse aufgeführt, die Ihnen möglicherweise fehlen. Nehmen Sie sich Zeit, diese sorgfältig zu beurteilen. Wie könnten Sie jeden davon besser gestalten? Wie könnten Sie für jeden einen Prozess implementieren?
Risikomanagement
Risikomanagement umfasst Prozesse zur Vorhersage, Planung, Eindämmung und Vermeidung von Risiken. In einer Studie aus dem Jahr 2018 gaben Projektmanager an, dass sie Risikomanagement-Strategien nur 62 % der Zeit einsetzten – was angesichts der relativen Bedeutung dieses Prozesses im digitalen Projektmanagement ziemlich wenig ist.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Risikomanagement-Strategie zu verbessern.
Eine der einfachsten Möglichkeiten ist die Erstellung von Dokumentvorlagen für Ihre Projektmanager, beispielsweise für ein RAID-Log.
Es lohnt sich auch, Richtlinien dafür aufzustellen, wie und wann während eines Projekts Risikomanagement betrieben wird. Die Durchführung des Risikomanagements zu einem definierten Zeitpunkt im Projektablauf (idealerweise früher statt später) ermöglicht Ihrem Team, Risiken effizienter und effektiver zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
Dem Risikomanagement eng verwandt ist das Issue Management. Das Issue Management befasst sich mit aktuellen Problemen, während das Risikomanagement potenzielle Risiken adressiert, die während eines Projekts auftreten können oder auch nicht.
Mehr Infos: Siehe unseren Leitfaden zur Erstellung eines Risikomanagement-Plans.
Budgetierung und Schätzung
Budgetierung und Schätzung sind wichtige Bestandteile jedes Projekts und häufig ständig gefährdet – durch Fehleinschätzungen im Team, Kundenanfragen zu Änderungen während des Projekts und das unvermeidliche Auftreten unvorhergesehener Probleme.
Obwohl es schwierig ist, das Budget jedes Mal exakt zu treffen, gibt es verschiedene Strategien, mit denen Sie bessere Schätzungen für Ihre Kunden oder Vorgesetzten bereitstellen können.
Interessanterweise fand Gartner heraus, dass Projekte mit höheren Budgets auch eine höhere Ausfallquote aufweisen — Projekte mit einem Budget über $1 Million hatten eine um 50 % höhere Ausfallquote als Projekte mit weniger als $350.000 Budget.
Dies könnte an den höheren Erwartungen liegen, die mit einem größeren Budget einhergehen, oder an Fehleinschätzungen in Bezug auf Zeit und Ressourcen.
Unabhängig von Ihrem Projektbudget ist ein Prozess zur Schätzung und Verfolgung der Schätzung während des gesamten Projektlebenszyklus entscheidend.
Mehr Infos: Unser Leitfaden zur Projekt-Schätzung gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über einen effektiven Prozess. Ein guter Ausgangspunkt, um Ihre eigene Schätzmethode zu verbessern — wobei Sie sicher Ihre eigenen Ideen einbringen können, um sie weiterzuentwickeln!
Projektplanung
Die Erstellung eines Projektplans ist ein weiterer entscheidender Prozess. Sie hilft bei der Erarbeitung von Schätzungen, der Definition von Ergebnissen und Projektumfang, der Verfolgung von Abhängigkeiten und Meilensteinen sowie beim Ressourcenmanagement.
Wenn Sie einen Prozess für die Projektplanung definieren, werden Sie immer schneller darin, Projektpläne zu erstellen, und stellen sicher, dass alle wichtigen Personen einbezogen werden und der Plan gemeinsam abgestimmt wird.
Mehr Informationen: Unser Leitfaden zur Erstellung eines Projektplans enthält einige Tipps zur Etablierung oder Verbesserung eines Projektplanungsprozesses, auf denen Sie aufbauen können, um einen Prozess zu entwickeln, der für Ihr Team funktioniert.
Change Management
Die Ergebnisse von Projekten können viele Veränderungen für eine Organisation mit sich bringen. Beispiele, wann Change Management erforderlich ist, umfassen Veränderungen in der Organisationsstruktur, beim Personal, bei Schulungen, der Umsetzung von Prozessen und Richtlinien und mehr. Es ist wichtig, einen Change-Management-Prozess zu haben, um die Übernahme dieser Ergebnisse zu steuern.
Rund 68 % der Unternehmen beziehen aktuell das Change Management in ihren Prozess zur Projektinitiierung ein. Angesichts der Auswirkungen, die Veränderungen auf Projekte und den gesamten Unternehmenserfolg haben können, dürfen Änderungen an Projekten und Prozessen nicht optional behandelt oder nur teilweise berücksichtigt werden.
Wie oben erwähnt, sollte ein Prozessverantwortlicher (oder mehrere) für das Change Management benannt werden. So begrenzen Sie die Anzahl der Köche in der Küche, um es bildlich auszudrücken, während Sie dennoch Input vom Rest der Organisation erhalten. Stellen Sie sicher, dass der Change-Prozess breit abgestimmt ist und bauen Sie Prüfungen und Sicherungen für zukünftige Veränderungen ein.
Kommunikationsmanagement
Richtige Kommunikation ist für Projekte von entscheidender Bedeutung. Von Anfang an Kommunikationsrichtlinien und -prozesse für ein bestimmtes Projekt festzulegen, ist eine bewährte Methode im Kommunikationsmanagement.
Das Erstellen eines Kommunikationsplans ist eine Möglichkeit, diese Richtlinien und Prozesse festzulegen. Sie können darin bestimmen, welche Informationen wann und an wen weitergegeben werden, egal ob es um Feedback, Statusupdates zu Umfang und Budget oder die Häufigkeit von Meetings geht.
Ein standardisierter Kommunikationsmanagementprozess bringt Vorteile weit über den Projekterfolg hinaus – er hilft auch dabei, Erwartungen zu setzen und zu managen, Kunden und Stakeholder zu steuern und Projekte zu planen.
Qualitätsmanagement
Ohne einen Qualitätsmanagementprozess lässt sich die Qualität von Ergebnis zu Ergebnis und von Projekt zu Projekt nicht durchgängig und angemessen sicherstellen. Es ist zwar wichtig, einen Qualitätsmanagementprozess für Ihr spezifisches Projekt zu definieren, aber noch besser ist es, dies organisationsweit festzulegen. Dann gibt es bereits Standards, wenn Sie ein neues Projekt starten, und Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.
So oder so müssen Sie für jedes Projekt einen Qualitätsmanagementplan erstellen. Dies bringt viele Vorteile für Ihre Projekte – die Gesamtqualität der Ergebnisse wird erhöht, die Zusammenarbeit und das Feedback nehmen zu und der Verwaltungsaufwand sinkt. Einen organisationsweiten Prozess dafür zu etablieren, verleiht diese Vorteile Ihrer gesamten Organisation, nicht nur Ihrem Projekt.
5. Dokumentvorlagen erstellen
Eine einfache Möglichkeit, Prozesse zu verbessern, ist das Erstellen standardisierter Dokumentvorlagen für die gängigsten Aufgaben im Projektmanagement. Wenn alle Projektmanager zu Beginn mit demselben Dokument arbeiten, wird die Standardisierung einfacher und einheitlicher.
In unserer DPM-Mitgliedschaft stehen mehr als 90 sofort einsetzbare Projektmanagement-Vorlagen zur Verfügung, plus eine Community anderer Projektmanager, mit denen Sie sich über Prozessmanagement austauschen können.
Einen funktionierenden Prozess zu schaffen, ist eine fortlaufende Aufgabe
Sobald Ihr digitaler Projektmanagementprozess vorhanden ist, ist es unvermeidlich, dass er sich im Laufe der Zeit verändert und anpasst. Sie werden neue Vorgehensweisen entdecken, mehr Effizienz finden oder neue Tools bzw. Software integrieren, die Ihre Workflows beschleunigen.
Um im Blick zu behalten, wie sich Ihre Prozesse über die Zeit entwickeln und um Ihre Workflows zu optimieren, empfiehlt es sich, ein Playbook zu erstellen. Da sich das Projektumfeld ständig verändert, sollten es auch Ihre Prozesse tun.
Tatsächlich basiert die gesamte Philosophie hinter unserer Community mit über 700 Mitgliedern auf der sich ständig weiterentwickelnden Natur digitaler Projekte. Als Projektmanager sind wir diejenigen, die das Playbook dafür schreiben, wie digitale Projekte ablaufen. Das ist ziemlich spannend – also schauen Sie unbedingt vorbei!
