Die Projektmanagement-Tools, die Projektmanager aufgeben mussten
Projektmanagement-Plattformen: Nicht alle Projektmanagement-Plattformen erfüllen die Erwartungen, was zu Frustrationen und zur Aufgabe von Tools führen kann.
Herausforderungen bei der Ressourcenplanung: Spezielle Ressourcen-Tools reichen oft nicht aus und zeigen die Notwendigkeit flexibler und anpassungsfähiger Lösungen.
Kundenpräferenzen: Kundenanforderungen können Teams zwingen, bevorzugte Tools zugunsten von Kundentools aufzugeben.
KI-Grenzen: Die nachlassende Qualität von KI-Tools wie ChatGPT veranlasste einige Fachleute dazu, Alternativen zu suchen.
Anpassungsfähigkeit notwendig: Zu wissen, wann man sich von ineffektiven Tools trennt, ist eine Schlüsselkompetenz im Projektmanagement.
Jede Projektmanagerin und jeder Projektmanager kennt einen „Tool-Friedhof“ – Software, die versprach, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Kommunikation zu zentralisieren oder endlich das Ressourcenproblem zu lösen, letztlich aber neue Kopfschmerzen bereitete. Von Unternehmenslösungen bis hin zu KI-Schreibassistenten – auch die wohlüberlegteste Anschaffung endet manchmal in der Stilllegung. Wir haben praktizierende Projektmanager gefragt, von welchen Tools sie sich verabschieden mussten und warum.
Projektmanagement-Plattformen, die nicht überzeugt haben
Nicht jede Projektmanagement-Plattform hält, was sie verspricht. Gerade erfahrene Projektmanager, die komplexe Aufgaben managen, merken schnell, wenn entscheidende Funktionen fehlen. Julia Rajic, Chief Operating Officer bei Point Blank, machte diese Erfahrung, als ihre Agentur zu Monday.com wechselte – und schließlich einen Rückzieher machte. „Ein Großteil der Diskussion darüber, warum wir von Monday weg wollten, betraf das Ressourcenmanagement“, erklärt sie. „Für das Ressourcenmanagement war es wirklich nicht gut geeignet. Wenn du Projektmanager hast, die mit Abhängigkeiten arbeiten und Dinge wie das klassische Wasserfallmodell sehen wollen... Die sind damit nicht glücklich.“
Wenn du Projektmanager hast, die mit Abhängigkeiten arbeiten und Dinge wie das klassische Wasserfallmodell sehen wollen… Die sind damit nicht glücklich [Monday.com].
Basecamp wurde von Matthew Fox, Sr. Project Manager und Operations Specialist bei Fox Consulting, genauso scharf kritisiert. Er empfand es als völlig unzureichend für interne Projektabläufe. „Basecamp ist für internes Projektmanagement nicht gut, egal was 37signals behauptet“, sagt er. „Es ist einfach eine schreckliche Plattform für Projektmanager. Es fühlt sich an, als würde man ein Fisher Price-Tool nutzen, wenn man eigentlich ein professionelles Werkzeug braucht.“
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Basecamp ist für internes Projektmanagement nicht gut, egal was 37signals behauptet.
Manche Tools scheitern nicht an ihrer Idee, sondern an der Umsetzung. Kayla Keizer, Project Manager bei Northern, hatte zuvor Teamwork.com empfohlen – bis sie in einer Situation feststellte, dass es doch nicht passte. „Ich habe kürzlich Teamwork genutzt und nehme meine Empfehlung zurück“, sagt sie. „Es funktioniert sehr ähnlich wie Productive.io, aber mir gefällt die Benutzeroberfläche nicht … Der Unterschied zwischen Aufgabe und Unteraufgabe ist mir einfach zu schwammig.“
[In Teamwork.com] finde ich, dass der Unterschied zwischen Aufgabe und Unteraufgabe zu verschwommen ist.
Sogar weit verbreitete Plattformen sind nicht immun gegen Burnout. Ryan Gilbreath, Technischer Projektmanager bei RTS Labs, beschreibt ein Muster, das er mehr als einmal beobachtet hat: Teams, die Jira aufgrund von Ermüdung innerhalb der Organisation aufgeben, nur um dann wieder zurückzukehren. „Manche Leute hatten einfach einen Jira-Überdruss, weil es in großen Unternehmen so viele bürokratische Hürden gibt“, erklärt er. „Dasselbe habe ich tatsächlich auch mit GitHub Projects erlebt. Wir haben es eine Weile genutzt und festgestellt, dass wir Jira mögen. Es war also ein ständiges Hin und Her.“
Manche Leute hatten einfach einen Jira-Überdruss … Dasselbe habe ich tatsächlich auch mit GitHub Projects erlebt. Wir haben es eine Weile genutzt und dann festgestellt, dass wir Jira mögen. Es war also ein ständiges Hin und Her.
Ressourcen- und Zeiterfassungstools, die enttäuscht haben
Ressourcenverwaltung und Zeiterfassung zählen zu den ständigen Schmerzpunkten im Projektmanagement – und die dafür entwickelten Tools liefern nicht immer die erhoffte Unterstützung. Rajic machte diese Erfahrung mit Resource Guru, einer spezialisierten Plattform für Ressourcenplanung, die sich letztlich als zu unflexibel für die Bedürfnisse ihres Teams erwies. „Es gibt Tools, die nur für die Ressourcenplanung gedacht sind. Wir haben einmal eines namens Resource Guru genutzt. Es hat für uns nicht funktioniert“, sagt sie.
Sie erläutert, warum es für ihren Anwendungsfall nicht gepasst hat: „Wir brauchten die Möglichkeit, Ressourcen anzufordern. Zum Beispiel: Wenn ich für mein Projekt für zwei Wochen einen Entwickler für insgesamt 40 Stunden benötige, ist das im Grunde ein Entwickler zu 50 %, oder? Aber das konnten wir nicht abbilden.“
Auch eigens entwickelte Lösungen sind nicht immer das Allheilmittel. Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, arbeitete mit einem Kunden, der ein eigenes Zeiterfassungssystem entwickelt hatte und überzeugte ihn schließlich, sich davon zu trennen. „Einer meiner Kunden hatte ein selbstgemachtes Zeiterfassungssystem. Es war okay, aber nicht großartig. Es war einfach ziemlich umständlich und das Reporting war etwas schwierig“, berichtet sie. „Mittlerweile konnten sie überzeugt werden, es aufzugeben.“ Eigenentwickelte Tools benötigen häufig viel Wartungsaufwand im Unternehmen, was auf Dauer mehr kostet, als viele Teams erwarten – Standardlösungen von der Stange sind deshalb oft die bessere Wahl.
Einer meiner Kunden hatte ein selbstgemachtes Zeiterfassungssystem. Es war okay, aber nicht großartig. Mittlerweile konnten sie überzeugt werden, es aufzugeben.
Wenn Kundenanforderungen einen Tool-Wechsel erzwingen
Manchmal hat die Entscheidung, ein Tool aufzugeben, nichts mit dem Tool selbst zu tun. Alexa Alfonso, Senior Account Executive bei Caylent, argumentiert, dass Kundenpräferenzen immer den Ausschlag geben werden, selbst wenn das bedeutet, dass man sich von der sorgfältig gewählten Tool-Landschaft der Agentur verabschieden muss. „Das beste Tool ist das, welches Ihre Kunden verwenden werden“, sagt sie. „Selbst wenn es deren eigene Software ist: Ich habe schon erlebt, wie wir unsere eigenen Tools aufgegeben haben, weil der Kunde so überzeugt von seiner Suite war. Und wir sagten: Okay, lasst uns teilhaben … gebt uns einen Zugang.“
Welches Tool auch immer Ihre Kunden nutzen werden, ist das beste Tool.
KI- und Produktivitätstools, die ihr Ziel verfehlt haben
Der Siegeszug von KI-basierten Tools hat für Projektmanager eine neue Kategorie von Software eingeführt – die ebenfalls bewertet und womöglich wieder verworfen werden muss. Yonelly Gutierrez, Senior Program Managerin bei Palo Alto Networks und bekennende tägliche KI-Anwenderin, entdeckte, dass sie sich nach einem deutlichen Qualitätsabfall von ChatGPT distanzierte. „Ich habe ChatGPT früher ständig genutzt. Ich habe einen starken Qualitätsabfall festgestellt, obwohl ich es früher wirklich jeden Tag benutzt habe“, sagt sie. „Ich finde einfach, es halluziniert viel zu oft für das, was ich brauche. Also habe ich mein ChatGPT-Pro-Abo nicht verlängert und nutze jetzt nur noch Gemini.“
Sogar vermeintlich harmlose Produktivitätstools können mit der Zeit an Attraktivität verlieren. Varun Anand, CEO von EduHubSpot, brachte es auf den Punkt, warum er aufgehört hat, Grammarly zu benutzen: „Ich habe Grammarly sehr viel verwendet, aber irgendwann hat es mich einfach nur noch genervt, also habe ich es ausgeschaltet.“
Ich habe Grammarly sehr viel verwendet, aber irgendwann hat es mich einfach nur noch genervt, also habe ich es ausgeschaltet.
Für Michael Gold, Gründer und Fractional Head of Delivery, war das Problem mit seinem CRM einfach eine Frage der Wirtschaftlichkeit. Anstatt weiter für Close zu bezahlen, nahm er die Sache selbst in die Hand. „Ich habe mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich Close verwendet habe. Das hat mich etwa 100 $ im Monat gekostet“, erklärt er. „Es macht sogar Spaß, das eigene System zu bauen. Ich will nicht behaupten, dass es besser ist als Close – aber es ist kostenlos oder zumindest 25 $ im Monat für Replit.“
Ich habe einfach mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich Close benutzt habe. Das hat mich etwa 100 $ im Monat gekostet.
Die Bereitschaft zum Loslassen ist eine Fähigkeit
Kein Tool ist für jede Situation das Richtige. Kontext, Teamgröße, Komplexität der Arbeitsabläufe, Kundenerwartungen und sogar Budgetvorgaben bestimmen, ob eine Plattform einen festen Platz im Werkzeugkasten eines PM bekommt – oder ob sie im Tool-Friedhof landet. Was diese Geschichten verbindet: Die Entscheidung, ein Tool aufzugeben, ist keinesfalls ein Scheitern, sondern meist die pragmatischste Wahl, die ein Projektmanager treffen kann. Zu wissen, wann etwas nicht funktioniert und den Mut zu haben, weiterzuziehen, ist an sich schon ein Ausdruck von Professionalität – und langfristig zum Vorteil für Projekte und Teams.
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