Der Moment, in dem ich wusste, dass es Zeit war, das Tool zu wechseln
Tool-Reibung: Wenn ein Projektmanagement-Tool mehr Arbeit verursacht als es spart, ist es Zeit zu überdenken.
Einführungsprobleme: Geringe Akzeptanz im Team und eine schlechte Einführung können ein Zeichen sein, zu einem funktionaleren Tool zu wechseln.
Unternehmenskomplexität: Starre Arbeitsabläufe in unternehmensweiten Tools können die Produktivität behindern – ein Wechsel zu einfacheren Lösungen kann nötig sein.
Zeitpunkt für Veränderung: Bewerten Sie Tools über drei bis sechs Monate; anhaltende Probleme können einen Wechsel notwendig machen.
Bleiben: Geringe Unzufriedenheit allein rechtfertigt keinen Wechsel; prüfen Sie, ob die Vorteile größer sind als die Störungen durch die Migration.
Der Wechsel von Projektmanagement-Tools ist nie eine leichtfertige Entscheidung. Die Migrationskosten, die Lernkurven, der Widerstand des Teams – nichts davon ist trivial. Doch irgendwann überwiegt die Reibung des Bleibens die des Gehens.
Projektmanager:innen und Verantwortliche aus dem operativen Bereich, die diesen Prozess durchlaufen haben, sagen, dass die Anzeichen im Nachhinein meist eindeutig sind. Die größere Herausforderung besteht darin, sie rechtzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.
Wenn das Tool mehr Arbeit verursacht als es spart
Der grundlegendste Test für jedes Projektmanagement-Tool ist einfach: Macht es die Arbeit leichter oder schwerer? Matthew Fox, Senior Project Manager und Operations Specialist bei Fox Consulting, bringt es auf den Punkt: „Wenn Sie feststellen, dass Ihr internes Team mehr Zeit damit verbringt, mit dem Tool zu arbeiten als im Tool, ist das ein Warnsignal“, sagt er.
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Er fügt hinzu, dass ein Tool, das „viel Reibung verursacht“, zu Workarounds führt und einen erheblichen Teil der Arbeitswoche beansprucht, etwas falsch macht. „Ein Tool sollte die laufende Arbeit unterstützen, nicht für Reibung sorgen, wenn wir versuchen, Aufgaben zu erledigen.“
Ein Tool sollte die laufende Arbeit unterstützen, nicht für Reibung sorgen, wenn wir versuchen, Aufgaben zu erledigen.
Wenn das Tool technisch funktioniert – aber nur knapp
Manchmal liegt das Problem nicht darin, dass ein Tool bestimmte PM-Funktionen gänzlich vermissen lässt, sondern darin, dass deren Nutzung ein ständiger Kampf ist. Julia Rajic, Chief Operating Officer bei Point Blank, hat dies mit Resource Guru selbst erlebt. „Theoretisch hätte es alles machen können, was wir brauchten“, sagt sie, „aber um es auch tatsächlich zu tun, fühlte es sich an wie Zähneziehen.“
Der Plattform fehlte die nötige Alltagsflexibilität für ihr Team – beispielsweise das einfache Management von Zeitarbeitskräften oder das Anpassen von Zeitplänen per Drag-and-drop. Die Administration, so erklärt sie, „war viel komplizierter, als es nötig gewesen wäre.“ Wenn ein Tool so viel Aufwand verlangt, nur um zu funktionieren, ist es keine Lösung mehr.
Wenn Funktionslücken auf fehlende Akzeptanz treffen
Tool-Wechsel passieren selten aus nur einem Grund. Rajic beschreibt einen weiteren Wechsel ihres Teams – von monday.com zu Asana – bei dem die Entscheidung auf eine Kombination aus fehlenden Funktionen und mangelnder Akzeptanz im Team zurückzuführen war. „Ein Großteil der Diskussion, warum wir von monday wegwollen, drehte sich um Ressourcenmanagement“, erklärt sie. „Es war einfach nicht gut im Ressourcenmanagement.“
Doch allein die Funktionalität war nicht ausschlaggebend. Die Agentur hatte monday.com nie richtig eingeführt, wodurch die Akzeptanz nie das notwendige Niveau erreichte. „Es gab viel: 'Das gefällt mir nicht, das ist neu, ich werde mich weigern, es zu nutzen'“, sagt Rajic. „Die Akzeptanz war also nicht da, wo wir sie gebraucht hätten, damit es ein Erfolg werden konnte.“ Wenn ein Tool in beiden Bereichen versagt, wird der Wechsel schwer zu widerlegen. Doch daraus kann man lernen: Ist Ihr Team nicht bereit, sich auf ein neues Tool einzulassen, oder fehlt Ihrer Organisation die Zeit für eine ordentliche Einführung, ist es womöglich besser, beim Status quo zu bleiben.
Die Akzeptanz [von monday.com] war nicht da, wo wir sie gebraucht hätten, damit es ein Erfolg werden konnte.
Wenn Enterprise-Tools zur Bürokratie werden
Enterprise-Plattformen wie Jira sind für Komplexität ausgelegt – aber gerade diese Komplexität kann zum Problem werden. Ryan Gilbreath, Technical Project Manager bei RTS Labs, hat das schon erlebt. Was die Jira-Nutzung eines Teams ausmacht, beschreibt er so: „Ich habe wirklich das Gefühl, dass es daran liegt, wie der JIRA-Administrator es einrichtet und welche Workflows implementiert sind." Sind diese zu starr und ist das Zugreifen auf Dokumente oder die Zusammenarbeit mit anderen Teams mit unnötigen Hürden verbunden, bremst das Tool aus, anstatt die Arbeit zu beschleunigen.
„Wenn [Jiras Konfiguration] das Tempo verlangsamt“, sagt Gilbreath, „werde ich wahrscheinlich außerhalb von Jira arbeiten und etwas anderes verwenden, wahrscheinlich eine Tabellenkalkulation, wenn überhaupt.“ Dass ein erfahrener technischer Projektmanager freiwillig auf eine Tabellenkalkulation zurückgreift, spricht Bände darüber, wie sehr ein überkonfiguriertes Enterprise-Tool am Ziel vorbeischießen kann.
Wenn [Jiras Konfiguration] das Tempo verlangsamt, werde ich wahrscheinlich außerhalb von Jira arbeiten und etwas anderes verwenden.
Wie lange warten, bevor man den Wechsel einleitet
Nicht jedes Toolproblem rechtfertigt einen sofortigen Wechsel. Melody MacKeand, Gründerin von Melody MacKeand Consulting, empfiehlt, internen Prozessverbesserungen eine echte Chance zu geben, bevor man das Tool selbst als Problemquelle festmacht. „Ich versuche, einen Vorlauf von drei bis sechs Monaten einzuplanen, um das Ruder herumzureißen“, sagt sie.
Wenn die gleichen Probleme nach diesem Zeitraum fortbestehen, könnte es Zeit sein zu handeln — doch MacKeand gibt auch einen weniger messbaren Grund für einen Wechsel zu bedenken. „Wenn ein Team schon sehr lange auf einer Plattform arbeitet, sagen wir 10+ Jahre, dann brauchen sie manchmal einfach den Wechsel des Tools, um das Gefühl zu haben, dass sie gehört werden oder dass sich wirklich etwas ändert. Und in solchen Fällen bin ich sehr offen für einen Toolwechsel.“ Manchmal liegt der Wert eines Wechsels nicht nur im Operativen – sondern im Signal an das Team, dass die Führung zuhört.
Wenn ein Team schon sehr lange auf einer Plattform arbeitet, sagen wir 10+ Jahre, dann brauchen sie manchmal einfach den Wechsel des Tools, um das Gefühl zu haben, dass sie gehört werden.
Das Argument fürs Bleiben
Natürlich ist nicht jede Unzufriedenheit mit einem Tool ein Grund, dieses zu verlassen. Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, bringt einen wichtigen Gegenpunkt vor. „Ich möchte niemanden dazu bringen, ein neues Tool zu lernen, nur um des Wechsels willen“, sagt sie. „Wenn es einen überzeugenden Grund für einen Wechsel gibt – gut. Aber ich werde nicht wechseln, nur weil ich denke, dass wir ein Projekt in einem anderen System besser organisieren könnten.“ Die Umstellung auf ein neues Tool — der Aufwand, die Schulung, der Widerstand — muss gegen einen konkreten Nutzen abgewogen werden. Geringfügige Verbesserungen reichen dafür nicht aus.
Wenn es einen überzeugenden Grund für einen Wechsel [des Tools] gibt – gut. Aber ich werde nicht wechseln, nur weil ich denke, dass wir ein Projekt in einem anderen System besser organisieren könnten.
Das verbindende Motiv durch all diese Perspektiven ist dasselbe: Das Tool soll dem Team dienen, nicht umgekehrt. Wenn sich dieses Verhältnis umkehrt – wenn die Plattform Energie kostet, Fortschritt blockiert oder Vertrauen untergräbt – dann ist der Moment gekommen. Die PMs, die solche Entscheidungen gut treffen, sind nicht diejenigen mit den größten Technikspielereien. Es sind diejenigen, die wissen, wann es Zeit ist zu bleiben, und wann zu wechseln.
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