Bewährte DAM-Praktiken: 5 Tipps zum Taggen Ihrer Inhalte
Wie wichtig ist es für Sie, die gewünschten Ergebnisse zu erhalten, wenn Sie Google nutzen? Ebenso wichtig ist es für Ihr Team, digitale Assets in Ihrem Digital-Asset-Management-(DAM-)Tool zu finden, wenn es nach digitalen Inhalten sucht. Deshalb dachte ich, dass Sie vielleicht mehr über Best Practices für das Tagging in DAM-Systemen erfahren möchten.
Ich habe bereits behandelt, was DAM ist und wie es sich von einem Content-Management-System (CMS) unterscheidet. Dieses Mal gehen wir detaillierter auf die Funktionsweise von DAM-Software ein und klären, ob es einen richtigen Ansatz für das Tagging gibt.
Was ist ein Tag im Digital Asset Management (DAM)?
Ein Tag ist eine Bezeichnung, die Sie Medien-Assets zuweisen, um zu kennzeichnen, was sich in diesem Asset befindet. Zum Beispiel:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dieses Bild, das möglicherweise in einem DAM-Tool für Fotografen gespeichert ist, könnte Tags wie Strand, Palme, Meer oder Sonnenuntergang enthalten. Sie werden auch als beschreibende Metadaten bezeichnet. Es handelt sich um Dinge, die Sie im Bild sehen und die Ihnen dabei helfen, sich vorzustellen, worum es sich handelt. Die richtige Kategorisierung digitaler Dateien mit relevanten Tags verbessert die Auffindbarkeit und optimiert die allgemeine Benutzererfahrung.
Warum ist Tagging in DAM-Systemen wichtig?
Das Tagging von Assets ist entscheidend dafür, Ihre Bibliothek digitaler Assets organisiert zu halten. Diese Tags dienen Ihnen und Ihren Teammitgliedern letztlich als Suchbegriffe. Daher gilt: Je mehr Tags, desto besser (möglicherweise – ich erkläre das gleich). Kehren wir zu unserem Beispiel zurück: Stellen Sie sich vor, jemand in Ihrem Unternehmen arbeitet an einer neuen Kampagne für diese Reiseagentur, die Ihr Kunde ist. Diese Person möchte Marken-Assets wiederverwenden, die vor einigen Monaten für eine Präsentation zur Neukundengewinnung erstellt wurden, und gibt in die Suchleiste „Strand Sonnenuntergang mit Palmen“ ein. Die Tags, die wir zuvor für das obige Bild vergeben haben, würden dafür sorgen, dass es als Antwort auf diese Suchanfrage angezeigt wird.
Wenn Sie Ihre digitalen Dateien angemessen taggen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Asset gefunden wird. Sie verwenden digitale Assets in verschiedenen Marketingkampagnen wieder und teilen sie ganz einfach.
Mehr erfahren: Verwenden Sie DAM als Teil Ihrer Event-Marketingstrategie? Sehen Sie sich unsere Liste der Digital-Asset-Management-Tools für Veranstaltungen an.
Ist Tagging in DAM-Systemen manuell oder automatisiert?
Tagging ist kein vollständig manueller Vorgang. Tatsächlich spielt Automatisierung heute eine wichtige Rolle bei der Funktionsweise von Digital-Asset-Management-(DAM-)Systemen. Künstliche Intelligenz (KI) bestimmt inzwischen die meisten unserer Gespräche bei der Arbeit, unsere Social-Media-Feeds und viele der Aufgaben, die wir noch vor wenigen Jahren für unmöglich hielten. Nun haben Sie einen weiteren Grund, beim morgigen Meeting über KI-gestützte Tools zu sprechen!
Die meisten modernen Digital-Asset-Management-Systeme nutzen KI-gestützte Automatisierung, um Sie beim Taggen der Assets zu unterstützen, die Sie in das System hochladen.
So funktioniert es: Wenn Sie ein Bild hochladen, analysiert die integrierte KI der Software den Inhalt, extrahiert daraus Informationen und schlägt mögliche Tags vor, die Sie dem Asset hinzufügen können. Anschließend können Sie aus diesen Vorschlägen auswählen oder manuell Tags hinzufügen, um Aspekte zu ergänzen, die die KI übersehen hat.
Wer taggt digitale Assets in einem DAM-System?
Für das Taggen von Inhalten ist hauptsächlich die Person verantwortlich, die den Inhalt hochlädt. Jeder Mitarbeiter, der Medien-Assets auf die DAM-Plattform hochlädt, sollte relevante Tags vergeben. Aber geht es wirklich nur darum, alles zu taggen, was ich sehe, und so viele Tags wie möglich hinzuzufügen? Nicht ganz …
Ein DAM ist nur so gut wie die eingerichtete Verschlagwortung. Wenn sich die Menschen nicht an den Prozess halten, wird niemand die Inhalte finden, und sie werden anfangen zu sagen: ‚Dieses System funktioniert nicht.‘
Der richtige Prozess ist entscheidend, denn Sie möchten keine endlose Anzahl an Tags haben. Das ist besonders in größeren Organisationen mit voneinander abgeschotteten Teams wichtig (z. B. Universitäten, die DAM-Software verwenden, E-Commerce-Teams, die DAM-Software verwenden), da diese Teams möglicherweise nicht eng miteinander kommunizieren. Dadurch kann die Software unübersichtlich werden und die Auffindbarkeit von Assets beeinträchtigt werden. Es ist durchaus möglich, zu viele Tags zu verwenden. Das führt dazu, dass Assets in nicht relevanten Suchanfragen erscheinen können. Beispielsweise könnte das Hinzufügen des Tags ‚Sommerurlaub‘ zum Bild in unserem Beispiel übertrieben sein, da wir etwas beschreiben, das auf der Folge eines Denkprozesses beruht, anstatt zu beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist.
Das kann vom von Ihnen implementierten Lebenszyklusprozess für digitale Assets abhängen. Wie behalten wir also den Überblick?
So erstellen Sie DAM-Governance-Richtlinien für eine konsistente Verschlagwortung
Bevor Sie sich zu sehr in die Verschlagwortungsabläufe vertiefen, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und das große Ganze zu betrachten: Wer ist wofür verantwortlich, und wie wollen Sie langfristig für Konsistenz sorgen? Hier wird eine umfassende Strategie für das Management digitaler Assets unverzichtbar. Genau hier kommt Governance ins Spiel.
Eine DAM-Governance-Richtlinie ist im Grunde Ihr Regelwerk. Sie legt fest, wie Ihr DAM-System verwendet wird, wie die Nutzung von Assets verwaltet wird und wie Tags in der gesamten Organisation angewendet werden. Ohne eine solche Richtlinie kann schnell Chaos entstehen, insbesondere wenn immer mehr Benutzer Inhalte hochladen und versuchen, sich im System zurechtzufinden. Ein angemessener Schutz digitaler Assets beginnt mit der Einführung dieser grundlegenden Richtlinien.
Wenn Sie dies bestmöglich umsetzen möchten, sollten Sie eine Zertifizierung im Management digitaler Assets in Betracht ziehen. Wenn Sie jedoch eher der YOLO-Typ sind und es selbst in die Hand nehmen möchten, finden Sie hier einige wichtige Elemente, die Sie bei der Erstellung Ihrer Governance-Richtlinie berücksichtigen sollten:
- Benutzerzugriff und Berechtigungen: Legen Sie fest, wer Assets hochladen, wer sie mit Tags versehen, wer Elemente löschen oder archivieren und wer Änderungen genehmigen darf.
- Regeln für die Verschlagwortung und Metadatenstandards: Definieren Sie einheitliche Benennungskonventionen und Strukturen für Dateinamen. Machen Sie deutlich, welche Art von Tags verwendet werden soll, wie mit erforderlichen und optionalen Metadaten umzugehen ist und wie eine übermäßige Verschlagwortung vermieden werden kann.
- Versionskontrolle und Ablaufdaten: Verhindern Sie, dass veraltete Inhalte in den Suchergebnissen erscheinen.
- Laufende Kontrolle: Idealerweise ist eine Person – etwa ein digitaler Bibliothekar oder ein DAM-Administrator – für die Richtlinie verantwortlich und führt regelmäßig Prüfungen und Überarbeitungen durch, damit die Richtlinie an die Arbeitsweise Ihres Teams angepasst bleibt.
Auch wenn Ihr Team klein ist, kann ein wenig Struktur viel bewirken. Diese Richtlinien unterstützen die Markenkonsistenz und stellen ein ordnungsgemäßes Rechtemanagement sicher. Sie bereiten Ihr System auf eine spätere Skalierung vor, ohne dass Sie ein Durcheinander aus uneinheitlichen Tags und Berechtigungen entwirren müssen.
Welche Rolle spielt ein digitaler Bibliothekar im DAM?
Wenn Sie dachten, dieser Beruf würde aussterben, kommt jetzt die Überraschung! Lernen Sie die Weiterentwicklung eines Berufs kennen, der dafür zuständig war, alle Bücher in einem Gebäude mithilfe des verwirrendsten Systems der Welt leicht auffindbar zu machen.
Ein digitaler Bibliothekar ist dafür verantwortlich, Ihre Lösung für das Asset-Management in Ordnung zu halten, die Versionskontrolle zu verwalten, die Erstellung einer DAM-Taxonomie zu unterstützen, die Datenbank zu überwachen und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen, damit die Assets für alle verfügbar sind.
Darüber hinaus schult der Bibliothekar die Mitarbeitenden darin, wie sie das DAM-System verwenden und die passenden Tags auswählen, wo sie Dokumentationen finden, und unterstützt Personen, die im Nachhinein Klärungsbedarf haben.
Wenn Sie nun nicht über das Budget verfügen, einen Bibliothekar einzustellen, müssen Sie einige seiner bewährten Methoden in die tägliche Nutzung Ihres DAM-Tools integrieren.
Welche bewährten Verfahren gibt es für die DAM-Verschlagwortung?
1. Legen Sie Richtlinien für vergangene und zukünftige Inhalte fest
Es ist wichtig zu wissen, wie Sie mit den digitalen Assets umgehen werden, die Sie in der Vergangenheit erstellt haben. Sollten Sie ein Schlagwort wie „alte Inhalte“, „zu sortieren“ oder eine andere Kennzeichnung hinzufügen? Vielleicht ist es anfangs zu aufwendig, mit ihnen wie mit neuen Inhalten umzugehen, wenn Sie bereits seit einiger Zeit Inhalte erstellen.
Die nächste bewährte Vorgehensweise betrifft Ihre aktuellen und zukünftigen Inhalte.
2. Erstellen Sie eine Taxonomie
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Inhalte künftig klassifizieren werden. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt, denn Sie möchten nicht, dass jeder Inhalte mit dem versieht, was ihm gerade in den Sinn kommt. Wenn Sie den Dateityp, die Inhaltskategorie und die Unterkategorie festlegen, können Sie Inhalte künftig leichter finden.
3. Entwickeln Sie eine Nomenklatur für die manuelle Verschlagwortung Ihrer Inhalte
Legen Sie Namenskonventionen für die Verschlagwortung fest (z. B. „PRJ-Kundenname-Asset“), um die Auffindbarkeit zu verbessern. Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden genau mit, wie die manuell vergebenen Schlagwörter Ihrer Vorstellung nach geschrieben werden sollen. Vielleicht möchten Sie, dass sie ein Schlagwort hinzufügen, das den dreistelligen Code für das Projekt enthält, gefolgt von einem Bindestrich und dem Namen des Kunden. Vielleicht sollen sie alles kleinschreiben, mit Ausnahme von Kontonamen. Unabhängig von Ihren Regeln sollten Sie versuchen, so klar und konsistent wie möglich zu sein.
4. Erstellen Sie Schulungshandbücher
Sobald Sie Ihre Richtlinien fertiggestellt haben, ist es an der Zeit, Dokumente und/oder Videos zu erstellen, mit denen Sie Mitarbeitende im gesamten Unternehmen schulen können. Entwickeln Sie Schulungen und Anleitungen für Ihre Teammitglieder. Diese sollten klare Anweisungen dazu enthalten, wo Informationen zu finden sind, an wen man sich bei Fragen wenden kann, sowie Beispiele für Situationen bei der Verschlagwortung, auf die sie stoßen könnten, und Hinweise dazu, wie sie damit umgehen sollen.
Denken Sie daran, dass diese Handbücher sowohl für technikaffine als auch für weniger technikaffine Benutzer bestimmt sind. Versuchen Sie daher, sie so einfach wie möglich zu halten. Da Sie sich intensiv mit DAM-bezogenen Informationen beschäftigt haben, können Sie dem Fluch des Wissens zum Opfer fallen.
5. Holen Sie Feedback ein
Dieser letzte Punkt wird leicht vergessen. Sobald Sie Ihre Lösung eingeführt haben, planen Sie regelmäßige Prüfungen und Zustandskontrollen mit den Beteiligten und bitten Sie um Feedback, um festzustellen, ob sie für die Benutzer funktioniert. Letztlich gibt es viele Benutzer, die Inhalte hochladen werden, und einige der von Ihnen festgelegten Richtlinien sind möglicherweise nicht für jeden Benutzer optimal. Zu wissen, wie sich die Menschen fühlen, und Ihre Richtlinien anzupassen, ist besser, als wenn die Menschen heimlich ignorieren, wie sie Schlagwörter vergeben sollten, und dadurch Chaos in Ihrem schönen System verursachen.
Wie sich die DAM-Integration auf die Effizienz der Verschlagwortung und der Arbeitsabläufe auswirkt
Wenn Sie Ihr DAM nur isoliert verwenden, ist eine ordnungsgemäße Verschlagwortung bereits wichtig. Sobald Ihr DAM jedoch mit anderen Systemen verbunden ist, die Ihr Team täglich nutzt – etwa Ihrem CMS, CRM oder Ihren Tools für Produktinformationen –, werden diese Schlagwörter entscheidend dafür, wie die Arbeit erledigt wird.
Durch die Integration Ihres DAM mit anderen Plattformen können digitale Assets nahtlos zwischen den Systemen verschoben werden. Marketingteams, die in einem CMS arbeiten, können beispielsweise freigegebene Bilder direkt aus dem DAM abrufen, ohne sie erneut hochladen oder manuell suchen zu müssen. Vertriebsteams, die ein CRM verwenden, können auf die aktuellsten Inhalte für Kundenpräsentationen zugreifen. Über ein PIM verbundene Produktteams können dafür sorgen, dass visuelle Inhalte und Dokumente über mehrere Kanäle hinweg übereinstimmen.
Das Ziel besteht darin, Ihr DAM zur zentralen und maßgeblichen Informationsquelle zu machen. Dies ermöglicht eine bessere Inhaltserstellung, schnellere Arbeitsabläufe und eine konsistente Kommunikation über Ihre Marke hinweg.
Deshalb geht es bei Investitionen in eine konsistente Verschlagwortung nicht nur darum, im DAM für Ordnung zu sorgen. Es geht darum, dass Ihr gesamter Technologie-Stack besser zusammenarbeitet.
Vorteile konsistenter Metadaten und Verschlagwortung im DAM
Diese Vorgehensweisen zielen darauf ab, eine präzise Verschlagwortung sicherzustellen. Eine präzise Verschlagwortung Ihrer Inhalte kann dabei helfen:
- Assets wiederzuverwenden
- Die Suchzeit zu verkürzen
- Datenduplizierung zu verhindern
- Die Markenkonsistenz zu wahren
- Arbeitsabläufe der Verwaltung digitaler Assets zu optimieren
- Ausgaben im Zusammenhang mit der Neuerstellung von Inhalten zu reduzieren
Welche Software zur Verwaltung digitaler Assets ist die beste?
Wenn Sie die Einführung eines DAM-Systems in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen, empfehle ich Ihnen, eine Ausschreibung für die Verwaltung digitaler Assets zu erstellen, um Ihre Optionen vergleichen zu können. Berücksichtigen Sie Funktionen wie eine benutzerfreundliche Oberfläche, umfassende Zugriffskontrollen, die Integration mit APIs sowie Authentifizierung und Sicherheit. Diese Funktionen tragen dazu bei, Abläufe zu optimieren und die Funktionalität Ihres gesamten Inhaltsökosystems zu verbessern. Obwohl ich Ihnen nicht genau sagen kann, welche Software für Ihre Situation die beste Funktionalität bietet, finden Sie hier eine Liste von derzeit auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen zur Verwaltung digitaler Assets, mit denen Sie beginnen können. Informieren Sie sich darüber, suchen Sie nach einer Testversion oder bereiten Sie eine Demo vor und finden Sie heraus, welche Lösung am besten zu Ihnen passt!
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Abschließende Gedanken
Die richtige Verschlagwortung Ihrer Assets ist eine der tragenden Säulen eines erfolgreichen Systems zur Verwaltung digitaler Assets. Mit einer soliden DAM-Strategie, einer konsistenten Verschlagwortung und der passenden DAM-Lösung können Sie ein skalierbares System schaffen, das alles von der Erstellung von Assets bis zur Rechteverwaltung unterstützt.
Wenn Sie bisher noch nichts von DAM-Software gehört haben, erfahren Sie mehr darüber, was DAM ist und wie hoch der ROI von DAM-Software ist.
