DAM Best Practices: 5 Tipps zum Verschlagworten Ihrer Inhalte

Dieses Bild, das vielleicht in einem DAM-Tool für Fotografen gespeichert ist, könnte Tags wie Strand, Palme, Ozean oder Sonnenuntergang tragen. Sie stellen sogenannte beschreibende Metadaten dar – Dinge, die man auf dem Bild sieht und die helfen, das Asset klar zu erkennen. Die richtige Zuordnung digitaler Dateien mit passenden Tags verbessert die Suchfunktion und das gesamte Nutzererlebnis deutlich.

Warum ist Tagging in DAM wichtig?

Asset-Tagging ist entscheidend, um Ihre digitale Medienbibliothek organisiert zu halten. Diese Tags dienen letztlich als Suchbegriffe für Sie und Ihre Teammitglieder. Daher gilt oft: Je mehr Tags, desto besser (zumindest potenziell – ich erkläre das gleich noch). Um beim Beispiel zu bleiben: Stellen Sie sich vor, jemand in Ihrem Unternehmen arbeitet an einer neuen Kampagne für das Reisebüro, das Ihr Kunde ist. Diese Person möchte für eine Pitch-Präsentation Markenassets wiederverwenden, die vor einigen Monaten entwickelt wurden, und gibt in die Suche "Strand Sonnenuntergang mit Palmen" ein. Die zuvor zugewiesenen Tags würden das Bild bei dieser Suchanfrage erscheinen lassen.

Durch das passende Taggen Ihrer digitalen Dateien erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Asset gefunden wird. Sie können Medien einfach wiederverwenden und problemlos digitale Assets teilen und kampagnenübergreifend einsetzen.

Mehr erfahren: Nutzen Sie ein DAM als Teil Ihrer Eventmarketing-Strategie? Schauen Sie sich unsere Liste der Digital Asset Management Tools für Events an.

Ist das Tagging in DAM manuell oder automatisiert?

Tagging ist nicht vollständig ein manueller Vorgang. Tatsächlich spielt Automatisierung heute eine große Rolle in der Funktionsweise von Digital Asset Management (DAM) Systemen. Künstliche Intelligenz (KI) prägt mittlerweile viele unserer Arbeitsgespräche, Social-Media-Feeds und übernimmt Aufgaben, die vor wenigen Jahren noch undenkbar waren. Hier ist also ein weiterer Grund, morgen im Meeting über KI-basierte Tools zu sprechen!

Die meisten modernen DAM-Lösungen nutzen KI-basierte Automatisierung, um Sie beim Tagging neu hochgeladener Assets zu unterstützen.

So funktioniert es: Wenn Sie ein Bild hochladen, analysiert die integrierte KI der Software den Inhalt, extrahiert Informationen und schlägt potenzielle Tags vor, die Sie hinzufügen könnten. Sie können diese Vorschläge übernehmen oder eigene Tags ergänzen, falls die KI etwas übersehen hat.

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Wer taggt digitale Assets in einem DAM-System?

Für das Tagging von Inhalten ist in der Regel die Person verantwortlich, die die Inhalte hochlädt. Jeder Mitarbeiter, der Medien-Assets in das DAM-System einspielt, sollte passende Tags vergeben. Heißt das aber, einfach alles zu taggen, was ich sehe, und so viele Tags wie möglich zu wählen? Nicht ganz ...

Den richtigen Prozess zu etablieren ist entscheidend, denn Sie möchten keine endlose Anzahl von Tags. Dies ist besonders wichtig in größeren Organisationen mit voneinander isolierten Teams (z. B. Universitäten, die DAM-Software verwenden, E-Commerce-Teams, die DAM-Software einsetzen), da diese Teams möglicherweise nicht eng miteinander kommunizieren. Dadurch kann die Software unorganisiert werden und die Auffindbarkeit der Assets leidet. Es gibt durchaus so etwas wie zu viele Tags, und die Folge ist, dass Assets auch bei irrelevanten Suchanfragen erscheinen. Beispielsweise wäre das Hinzufügen des Tags „Sommerurlaub“ zu dem Bild aus unserem Beispiel übertrieben, da es sich weniger um die Beschreibung des Bildinhalts als vielmehr um die Folge eines Denkprozesses handelt.

Das hängt auch vom Digital Asset Lifecycle-Prozess ab, den Sie implementiert haben. Wie behalten wir also die Kontrolle?

Wie erstellt man DAM-Governance-Richtlinien für konsistentes Tagging?

Bevor Sie sich zu sehr in die Tagging-Workflows vertiefen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und das große Ganze betrachten: Wer ist wofür verantwortlich und wie stellen Sie langfristig Konsistenz sicher? Hier wird eine umfassende Strategie für digitales Asset Management unerlässlich. Das ist der Punkt, an dem Governance ins Spiel kommt.

Eine DAM-Governance-Richtlinie ist im Grunde Ihr Regelwerk. Sie definiert die Erwartungen, wie Ihr DAM-System genutzt wird, wie der Einsatz von Assets gemanagt wird und wie im gesamten Unternehmen Tags angewendet werden. Ohne diese kann schnell Chaos entstehen, besonders wenn mehr Benutzer Inhalte hochladen und versuchen, sich im System zurechtzufinden. Richtige digitaler Asset-Schutz beginnt mit der Festlegung dieser Grundregeln.

Wenn Sie dies optimal umsetzen möchten, sollten Sie eine Zertifizierung für Digital Asset Management in Erwägung ziehen. Wenn Sie aber eher der "YOLO"-Typ sind und alles selbst machen möchten, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Governance-Richtlinie diese Schlüsselaspekte beachten:

• Benutzerzugriff und -berechtigungen: Legen Sie fest, wer Assets hochladen, wer sie taggen, wer sie löschen oder archivieren und wer Änderungen genehmigen darf.
• Tagging-Regeln und Metadatenstandards: Definieren Sie einheitliche Benennungskonventionen und Dateinamensstrukturen. Machen Sie klar, welche Tags genutzt werden sollen, wie mit verpflichtenden und optionalen Metadaten umgegangen wird und wie Über-Tagging vermieden werden kann.

• Versionskontrolle und Ablaufdaten: Verhindern Sie, dass veraltete Inhalte in den Suchergebnissen erscheinen.
• Kontinuierliche Überwachung: Idealerweise ist jemand – etwa eine digitale Bibliothekarin oder ein DAM-Administrator – für die Richtlinie verantwortlich und führt regelmäßige Audits und Überprüfungen durch, um die Richtlinie an die Arbeitsweise des Teams anzupassen.

Auch bei kleinen Teams bringt ein wenig Struktur schon viel. Solche Richtlinien fördern die Markenkonsistenz und sorgen für ein effektives Rechte-Management. Damit wird Ihr System skalierbar, ohne dass Sie ein Wirrwarr aus inkonsistenten Tags und Berechtigungen entwirren müssen.

Was ist die Aufgabe eines digitalen Bibliothekars im DAM?

Dachten Sie, dieser Beruf sei ausgestorben? Überraschung! Lassen Sie mich Ihnen die Weiterentwicklung eines Jobs vorstellen, der früher dafür zuständig war, dass alle Bücher eines Gebäudes mit Hilfe des wohl verwirrendsten Systems der Welt auffindbar blieben.

Ein digitaler Bibliothekar ist dafür verantwortlich, dass Ihre Asset-Management-Lösung geordnet bleibt, die Versionskontrolle zu verwalten, die Erstellung einer DAM-Taxonomie zu unterstützen, die Datenbank zu überwachen und alle Änderungen vorzunehmen, die notwendig sind, damit die Assets allen zugänglich sind.

Darüber hinaus schult der Bibliothekar die Mitarbeitenden darin, wie sie das DAM-System anwenden, welche Tags passend sind, wo sie Dokumentationen finden und unterstützt auch nachträglich bei Unklarheiten.

Verfügen Sie nicht über das Budget für eine Bibliothekarin oder einen Bibliothekar, sollten Sie einige ihrer besten Strategien unbedingt in die tägliche Nutzung Ihres DAM-Tools integrieren.

Best Practices für das Asset Management

1. Richtlinien für frühere und zukünftige Inhalte festlegen 

Es ist wichtig zu wissen, wie Sie mit den digitalen Assets, die Sie in der Vergangenheit erstellt haben, umgehen möchten. Sollten Sie ein Tag wie „alter Inhalt“, „zu sortieren“ oder andere Kennzeichen hinzufügen? Vielleicht ist es am Anfang zu aufwändig, alte Inhalte so zu behandeln wie neue, wenn Sie schon längere Zeit Inhalte erstellen.

Die nächste bewährte Methode richtet sich an Ihre aktuellen und zukünftigen Inhalte.

2. Eine Taxonomie erstellen

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Inhalte künftig klassifizieren möchten. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt, da Sie nicht möchten, dass jeder nach Belieben Inhalte taggt. Die Definition von Dateityp, Inhaltskategorie und Unterkategorie erleichtert Ihnen das spätere Auffinden von Inhalten.

3. Eine Nomenklatur für das manuelle Taggen Ihrer Inhalte entwickeln

Definieren Sie Namenskonventionen fürs Tagging (z. B. „PRJ-kundenname-asset“), um die Auffindbarkeit zu erhöhen. Teilen Sie Ihrem Team genau mit, wie die manuellen Tags geschrieben werden sollen. Vielleicht möchten Sie, dass ein Tag aus dem dreibuchstabigen Projektnamen gefolgt von einem Bindestrich und dem Namen des Kunden besteht. Vielleicht möchten Sie, dass alles klein geschrieben wird, außer der Kontoname. Welche Regeln Sie auch immer aufstellen, sie sollten möglichst klar und konsistent sein.

4. Schulungsunterlagen erstellen

Sobald Ihre Richtlinien stehen, ist es an der Zeit, Dokumente und/oder Videos zu erstellen, mit denen Sie die Mitarbeitenden im Unternehmen schulen können. Entwickeln Sie Trainings und Tutorials für Ihr Team. Diese sollten klare Anweisungen enthalten, wo Informationen zu finden sind, an wen man sich bei Fragen wenden kann, und Beispiele für Tagging-Situationen, die auftreten können – und wie sie gelöst werden.

Denken Sie daran, dass diese Handbücher sowohl technisch versierte als auch nicht versierte Nutzer erreichen, daher sollten sie möglichst einfach verständlich sein. Da Sie sich intensiv mit DAM-Themen beschäftigen, sollten Sie sich vor dem Fluch des Wissens in Acht nehmen.

5. Feedback einholen

Dieser letzte Punkt wird leicht vergessen. Sobald Sie Ihre Lösung eingeführt haben, sollten Sie regelmäßige Audits und Systemüberprüfungen mit Beteiligten planen und um Feedback bitten, um herauszufinden, ob es funktioniert. Am Ende gibt es viele Nutzer, die Inhalte hochladen, und einige Ihrer Richtlinien sind vielleicht nicht für alle ideal. Es ist besser, zu wissen, wie die Leute damit zurechtkommen und die Richtlinien entsprechend anzupassen, als wenn die Nutzer heimlich die Vorgaben ignorieren und so Unordnung im System verursachen.

Wie sich DAM-Integrationen auf Tagging und Workflow-Effizienz auswirken

Schon wenn Sie Ihr DAM isoliert nutzen, ist korrektes Tagging sehr wichtig. Doch sobald Ihr DAM mit anderen Systemen verbunden ist, die Ihr Team täglich verwendet – zum Beispiel mit Ihrem CMS, CRM oder Produktinformations-Tools – werden diese Tags entscheidend dafür, wie die Arbeit abläuft.

Durch die Integration Ihres DAM mit anderen Plattformen können digitale Assets nahtlos zwischen den Systemen weitergegeben werden. So kann zum Beispiel das Marketingteam im CMS genehmigte Bilder direkt aus dem DAM einfügen, ohne erneut hochladen oder manuell suchen zu müssen. Vertriebsteams im CRM greifen auf stets aktuelle Inhalte für Kundentermine zu. Produktteams, die mit einem PIM verbunden sind, können Bilder und Dokumente kanalübergreifend konsistent halten.

Ziel ist es, Ihr DAM zur einzigen zentralen Quelle der Wahrheit zu machen. Das erleichtert die Content-Erstellung, beschleunigt die Abläufe und sorgt für eine einheitliche Markenkommunikation.

Deshalb geht es bei konsequentem Tagging nicht nur darum, Ordnung im DAM zu halten. Es geht darum, dass Ihre gesamte Systemlandschaft besser zusammenarbeitet.

Vorteile von konsistenter Metadaten- und Tagging-Struktur im DAM

Diese Maßnahmen sollen ein präzises Tagging sicherstellen. Durch korrektes Taggen Ihrer Inhalte profitieren Sie von:

• Besserer Wiederverwendung von Assets
• Kürzere Suchzeiten
• Vermeidung von Daten-Duplikaten
• Wahrung der Markenkonsistenz
• Optimierung von Workflows im digitalen Asset Management
• Kostensenkung durch Vermeidung von Content-Neuerstellung

Was ist die beste Digital Asset Management-Software?

Wenn Sie eine DAM-Implementierung in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen, empfehle ich, ein Lastenheft für digitales Asset-Management zu erstellen, um Ihre Optionen besser vergleichen zu können. Achten Sie auf Funktionen wie eine benutzerfreundliche Oberfläche, starke Zugriffskontrollen, die Integration von APIs sowie Authentifizierung und Sicherheit. Diese Merkmale helfen dabei, die Abläufe zu optimieren und die Leistungsfähigkeit Ihres gesamten Content-Ökosystems zu verbessern. Auch wenn ich Ihnen nicht genau sagen kann, welche Software für Ihre Situation die beste Funktionalität bietet, finden Sie hier eine Liste von Softwarelösungen für digitales Asset-Management, mit denen Sie starten können. Lesen Sie darüber, suchen Sie nach einer Testversion oder bereiten Sie sich auf eine Demo vor und finden Sie heraus, welche Lösung am besten zu Ihnen passt!

1. 1. Adobe Experience Manager — Am besten für cloudnative Content-Publikation
2. 2. MediaValet — Am besten für KI-gesteuerte Suche & Zusammenarbeit
3. 3. Air — Am besten geeignet für KI-gestützte Asset-Organisation
4. 4. Bynder — Am besten geeignet für unternehmensweite Marken-Konsistenz
5. 5. Acquia DAM (Widen) — Am besten für Konfiguration und Anpassung
6. 6. Filecamp — Am besten für individuelles Branding geeignet
7. 7. Stockpress — Am besten für die rollenbasierte Teamzusammenarbeit
8. 8. Scaleflex — Am besten für die MACH-Zertifizierung geeignet
9. 9. Tagbox.io — Am besten für KI-gestützte visuelle Suche
10. 10. Pics.io — Am besten geeignet für den Mittelstand, der unbegrenzten Speicherplatz möchte

Fazit

Die korrekte Verschlagwortung Ihrer Assets ist einer der entscheidenden Grundpfeiler eines erfolgreichen Systems für digitales Asset-Management. Mit einer soliden DAM-Strategie, konsistenter Verschlagwortung und der passenden DAM-Lösung schaffen Sie ein skalierbares System, das alles von der Erstellung bis zum Rechtemanagement unterstützt.

Falls Sie bisher noch nicht von DAM-Software gehört haben, erfahren Sie hier mehr darüber, was DAM ist und welchen Return on Investment Ihnen DAM-Software bringt.