10 Projektmanagement-Hacks, um deine Produktivität zu steigern

Das Beste aus meinen Tools herauszuholen, spart mir auf lange Sicht Unmengen an Zeit – anstatt ständig zwischen denselben Tools und Benachrichtigungen hin und her zu springen, nutze ich Integrationen und feingetunte Einstellungen, um die Werkzeuge genau nach meinen Bedürfnissen einzusetzen.

So funktioniert es:

Richten Sie überall, wo es möglich ist, Integrationen zwischen Ihren Tools ein. Ich verwende häufig Slack, Trello und Dropbox. Slack ist meine Haupt-App, und die anderen Tools verfügen über Slack-Apps, die direkt mit meinen Konten verbunden werden können – für einfachen und schnellen Zugriff. Wenn Ihr Team für die Kommunikation stark auf Slack setzt, kann Projektmanagement-Software, die sich mit Slack integriert, Updates, Aufgabenverteilung und Diskussionen vereinfachen – alles bleibt zentral, ohne ständiges App-Wechseln.

Die Dropbox-Integration ermöglicht mir, Dateien aus meinem Dropbox-Konto direkt in Slack zu teilen und hochzuladen. Wenn ich ein Bild über einen Dropbox-Link teile, zieht Slack dieses Bild automatisch in den Chat. Das spart mir den manuellen Upload und dem Team einen weiteren Klick zur Ansicht.

Die Paperbot-App (danke an The Digital Project Manager Community fürs Vorstellen) schickt mir eine tägliche oder wöchentliche Übersicht aller in den Team-Kanälen geteilten Links – sehr hilfreich, wenn ich keine Zeit habe, alle Kanäle nach neuen Dateien und Projektlinks zu durchsuchen.

Google Calendar bietet ziemlich umfangreiche Benachrichtigungseinstellungen. Wenn ich also ein großes Meeting einen Monat vorher einplane, kann ich meinem Team automatisch drei Tage vorher eine E-Mail-Erinnerung schicken lassen – ohne daran denken zu müssen.

2. Verwenden Sie für jedes Projekt eine RACI-Matrix

Eine RACI-Matrix ist ein Instrument, das Verantwortlichkeiten, Rollen und Zuständigkeiten im Projekt klar definiert und so Missverständnisse über Aufgaben vermeidet – und Erwartungen von Anfang an festlegt. Diese Übersichten können praktisch zu jedem Zeitpunkt im Projekt als schnelle Referenz und zur Klarstellung genutzt werden, ganz ohne Mehraufwand.

So funktioniert es:

Eine RACI-Matrix kann so detailliert oder einfach sein, wie Sie es brauchen – wichtig ist, dass sie zu Ihnen und Ihrem Projekt passt.

Erstellen Sie eine einfache Tabellenvorlage, die Sie künftig wiederverwenden können. Ich nutze RACI-Übersichten für die unterschiedlichsten Zwecke: von übergeordneten Projektverantwortlichkeiten, über die Abbildung von Arbeitsabläufen im Content-Management bis hin zu Launch-Anforderungen und Zuständigkeiten. Je nach Komplexität des Projekts kann es Sinn machen, mehrere RACI-Tabellen für verschiedene Phasen zu nutzen. Alternativ können Sie auch eine RASCI-Tabelle einsetzen, die eine zusätzliche Rolle – Unterstützung – ergänzt.

Diese Detailtiefe wähle ich für mich selbst und bespreche sie zu Projektbeginn mit dem Kunden. Es reicht aus, um Erwartungen zu Verantwortlichkeiten zu klären, stellt sicher, dass alle dasselbe Verständnis haben, und ist schnell aktualisiert wie geteilt – bei mir sieht sie fast immer ähnlich aus.

Bei komplexeren Projekten erstelle ich bei Bedarf zusätzliche, auf den Workflow zugeschnittene RACI-Tabellen. Diese können z. B. detaillierte Schritte innerhalb einer Projektphase abbilden, alle beteiligten Teammitglieder und Stakeholder (nicht nur die Verantwortlichen) erfassen und auch Szenarien enthalten, wie bei unterschiedlichen Verantwortlichkeiten kommuniziert oder gehandelt wird.

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3. Täglicher Austausch mit Ihrem Team und Ihren Kolleg:innen

Okay, das mag offensichtlich erscheinen – aber hören Sie mir zu. Jemanden zu begrüßen oder ein lockeres Gespräch mit dieser Person zu führen, hilft Ihnen, sie ein wenig besser kennenzulernen.

Sie bauen Vertrauen auf, schaffen eine positive Atmosphäre und öffnen auf natürliche Weise einen Kanal, um sich mit Teammitgliedern über belanglose oder nicht so belanglose Dinge aus ihrem Leben auszutauschen.

Sie werden sich wohlfühlen, mit Ihnen über kleinere Probleme zu sprechen, bevor daraus größere Hindernisse werden. Es hilft Ihrem Team auch, häufiger und zwanglos um Hilfe zu bitten oder bessere Lösungen für Projekte vorzuschlagen.

So machen Sie es:

Ich beginne normalerweise am Ende der Woche in Slack Gespräche – nach den Wochenendplänen zu fragen, ist ein einfacher Einstieg. Ich versuche, mich etwa einmal pro Woche mit einzelnen Teammitgliedern zu unterhalten, wenn ich mit ihnen an einem Projekt arbeite.

Ich bemühe mich, einen guten Morgen zu wünschen und nach ihrem Befinden zu fragen, und achte darauf, während dieses Gesprächs nicht direkt mit einer Arbeitsanfrage oder einem Arbeitsproblem nachzuhaken. Mein Ziel ist es letztlich, eine aufrichtige Kommunikationskultur aufzubauen, damit einer von uns den anderen bei Bedarf unkompliziert ansprechen kann.

4. Sagen Sie „nein“ höflich, aber bestimmt

Nein zu sagen ist eine der schwierigsten und zugleich stärksten Fähigkeiten, die wir als Projektmanager haben können.

Ob es darum geht, eine schlecht getimte Änderung des Projektumfangs umzulenken, unser Team vor unnötigem Stress zu schützen oder sicherzustellen, dass wir uns selbst nicht übernehmen – wir müssen lernen, am Arbeitsplatz Nein zu sagen (wenn es angebracht ist), und zwar professionell und selbstbewusst.

So machen Sie es:

Am schwierigsten ist für mich herauszufinden, wann ich zu etwas Nein sagen sollte. Hier ist meine kurze Liste der Arten von Anfragen, bei denen ich festgestellt habe, dass ein Nein angebracht ist:

• Wenn das, worum ich gebeten werde, nur möglich wäre, indem ich ein nicht verhandelbares Versprechen breche, eine Hauptpriorität oder die starren Prioritäten anderer beeinträchtige.
• Wenn die Anfrage die Gesundheit des Projekts gefährdet.
• Wenn das Anliegen mein Team dazu zwingt, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die nicht produktiv oder ideal ist.

In jeder dieser Situationen erkläre ich meine Gründe für das Nein, anstatt einfach eine harte Absage zu geben.

Beispielsweise bat ein Kunde darum, zwei Wochen vor dem Launch eine Event-Funktion auf seiner Website einzubauen. Ich erklärte, dass dies mit Folgen (Ticketverkauf, Benutzertracking, Checkout) verbunden ist. Sie verstanden, dass das so kurz vor dem Launch nicht die beste Zeitnutzung wäre, also verlinkten wir stattdessen auf eine externe Event-Seite.

Tipp: Wenn Sie Ziele für Ihr Projekt und Team setzen, wird es noch einfacher, während eines Projekts das richtige Nein zu finden.

5. Behandeln Sie Projekte als Lernmöglichkeiten

Auch wenn Ihre Projekte oft bestimmten Mustern früherer Aufträge folgen, sollten Sie jedes neue Projekt als individuelle Lernchance betrachten.

Nutzen Sie Gelegenheiten, eine neue Fähigkeit zu erlernen, Ihr Wissen in einem bestimmten Bereich zu vertiefen, eine schwierige Herausforderung anzugehen oder Ihren Kommunikationsstil zu variieren. Das kann der Unterschied zwischen einem Projekt sein, das gerade so die Ziele erreicht – oder sie übertrifft.

So machen Sie es:

Ich habe aus erfolgreichen Projekten und früheren Fehlern unglaublich viel gelernt. Der einfachste Weg, sich Lernchancen zu schaffen, ist, ein Projekt-Retrospektive durchzuführen.

Retrospektiven haben mir geholfen zu verstehen, was ich als PM besser machen muss, wo mein Team Schwierigkeiten (und Erfolge!) hat, welche Prozesse funktionieren oder nicht funktionieren und mir Einsichten in Dinge geliefert, die mir sonst verborgen geblieben wären.

Stellen Sie dem gesamten Projektteam im Rahmen der Retrospektive folgende Fragen:

• Was wollten wir erreichen?
• Was ist tatsächlich während dieses Projekts passiert?
• Warum ist das passiert?
• Was werden wir beim nächsten Mal anders machen?

Nehmen Sie die Antworten Ihres Teams mit ins nächste Projekt – Sie können aus Retrospektiven sogar Prozessänderungen ableiten, wenn nötig.

6. Bringen Sie Ihre Benachrichtigungen unter Kontrolle

Ich hasse es, Benachrichtigungszahlen oder ungelesene Nachrichten irgendwo zu sehen, also nutze ich jedes verfügbare Einstellungsmöglichkeiten für meine Benachrichtigungen und schalte rigoros alles aus, was ich nicht unbedingt brauche.

Ich weiß, dass mich solche Hinweise ablenken und ich nicht abwarten kann, bis ich meine Nachrichten im Batch abarbeite – deshalb bin ich sehr konsequent darin, die Benachrichtigungen für mich passend einzustellen.

So machen Sie es:

Slack bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für Benachrichtigungen: Ich verwende keine Dock-Benachrichtigungen für soziale Aktivitäten, stummschalte Kanäle, die ich zwar überblicke, aber nicht aktiv per Direktnachricht nutze, und richte Schlüsselwörter für projektbezogene Accounts ein, damit ich Gespräche nicht nachholen muss, wenn mir die Zeit fehlt.

Die meisten Projektmanagement-Tools sind nicht so fein steuerbar wie Slack, aber viele bieten E-Mail-Zusammenfassungen und Projektberichte, die du projektbezogen konfigurieren kannst, um für mehr Überblick bei deinen Benachrichtigungen zu sorgen.

Ich überprüfe und passe meine Benachrichtigungseinstellungen außerdem alle paar Monate an, falls ich merke, dass ich etwas anderes benötige oder immer noch mehr Informationen durchsuche als nötig.

7. Informiere so viel wie möglich

Gib so oft wie möglich Kontext zu Kommunikation und Projektentscheidungen. Erkläre, warum Dinge sich in eine bestimmte Richtung bewegen, warum du von deinem Team bestimmte Dinge wissen musst und vermittle tiefgreifende technische Informationen so, dass sie verständlich bleiben, ohne jemanden zu überfordern.

Nimm Fragen ebenso als Lernchance für dich selbst wahr—frage dein Team und deine Kunden nach Kontext, bitte um Klarstellung, wenn du ein Konzept nicht verstehst, und lerne, wann immer es möglich ist, dazu.

So geht’s:

Alle paar Monate frage ich den technischen Leiter meiner Projekte, ob ich eine Stunde oder zwei einplanen kann, um mehr über ein Konzept zu sprechen, das ich nicht verstehe. Das habe ich bereits zu den unterschiedlichsten Themen gemacht: DNS-Probleme, Serverkonfigurationen und komplexe Integrationen.

Das hilft mir, besser zu planen, welche Informationen ich von meinen Kunden einholen muss, gibt mir ein genaueres Gefühl, wann ein Experte gebraucht wird, und ermöglicht es mir, technische Warnzeichen schneller zu erkennen.

Ich habe Design-Leads zu regelmäßigen wöchentlichen Kundengesprächen hinzugezogen, um Vision oder Entscheidungen zu einem Projekt besser zu erklären und Hintergrundwissen zu einer Projektphase zu liefern, die besonders undurchsichtig sein könnte.

8. Sage öfter „Ich weiß es nicht“

„Ich weiß es nicht“ zu einem Kunden oder Teammitglied sagen zu können, ist eine starke Sache. Es gibt dir die Möglichkeit, eine Pause einzulegen, weitere Daten zu sammeln und Informationen einzuholen oder Kontext zu erhalten, wenn dir ein Teil fehlt.

Dies ist die schwerste Lektion, die ich über die Jahre gelernt habe—als Projektmanager fühlt man sich leicht verpflichtet, immer alle Antworten zu haben. Genau deshalb arbeiten wir mit Experten im Team zusammen, damit sie ihr Fachwissen einbringen.

So geht’s:

Ich möchte vermeiden, bei einem falschen Moment mit diesem Satz so zu klingen, als hätte ich keine Ahnung. Aber im Kontext eines Meetings oder Gesprächs lässt sich das leicht konstruktiv formulieren. Insbesondere bei schwierigen Projektsitzungen hilft es, die „Ich weiß es nicht“-Aussage mit einigen erklärenden Sätzen zu untermauern.

Beispiele: „Der Entwicklungsleiter kann viel präziser antworten als ich—ich lasse ihn darauf zurückkommen.“ Oder: „Ich bin nicht der beste Ansprechpartner dafür, aber ich kontaktiere die Design-Leitung und lasse es erklären.“

Falls du nicht unbedingt zugeben möchtest, dass du es nicht weißt, kannst du es auch einfacher formulieren: „Das kann der technische Leiter beantworten. Ich hole ihn dazu.“

9. Nutze E-Mail-Filter und Automatisierungen

Wenn E-Mails automatisch gekennzeichnet oder in einen Ordner verschoben werden, spare ich viel Zeit beim Sortieren und Bearbeiten von E-Mails, wenn ich besonders beschäftigt bin oder außer Haus. So kann ich mich beim Durchsehen und Beantworten direkt auf das Wichtige konzentrieren. Vorgefertigte, gespeicherte oder „vorgefertigte“ E-Mail-Antworten bieten einen Ausgangspunkt für bestimmte Arten von E-Mails, die du regelmäßig versendest.

So geht’s:

Ich nutze bei Gmail die Funktion „Vorgefertigte Antworten“, damit ich nicht jedes Mal denselben Text schreiben muss. Falls dein E-Mail-Client keine ähnliche Funktion bietet, funktioniert auch ein Textdokument oder eine Notizdatei problemlos. Achte darauf, dass du in deinen vorgefertigten Antworten die professionelle E-Mail-Etikette einhältst.

Ich verwende E-Mail-Filter auch so detailliert wie möglich. Outlook und Gmail ermöglichen es, Regeln für eingehende Nachrichten vorab zu definieren. So kann ich verschiedene Arten von E-Mails automatisch markieren, damit ich sie später leichter lesen oder wiederfinden kann.

Kund:innen-E-Mails werden nach Projektname gekennzeichnet und in meinen Prioritäts-Posteingang in Gmail verschoben, Benachrichtigungen werden als gelesen markiert und zur späteren Überprüfung in einen Nicht-Prioritäts-Posteingang verschoben, und interne E-Mails werden als intern gekennzeichnet und als gelesen markiert (zur späteren Überprüfung), wenn ich als CC eingetragen bin.

10. Kennen Sie die Zahlen

Das Abrufen von Daten zu einem Projekt gibt Ihnen einen starken Eindruck davon, wo ein Projekt steht und welche Probleme in naher Zukunft auftreten könnten. So bleiben Sie auf dem Laufenden und verstehen die Auswirkungen von Entscheidungen auf Account- oder Projektebene.

Das Verständnis der Zahlen während des laufenden Projekts verschafft Ihnen einen besseren Gesamtkontext und ermöglicht es Ihnen, mit Kund:innen oder dem Account-Team zu besprechen, ob etwas angepasst werden muss – anstatt bis zum Ende oder einem kritischen Punkt des Projekts zu warten.

So funktioniert es:

Die Art des Projekts (z. B. zeit- und materialbasierte, Einzelprojekte oder laufende Projekte mit Retainer) bestimmt in der Regel, welche Berichte ich möchte, aber die Idee bleibt in jedem Projekt ähnlich. Dies sind die Punkte, auf die ich normalerweise achte:

• Zeiterfassungsberichte
• Teamgeschwindigkeit
• Anzahl erledigter/in Bearbeitung befindlicher/verbleibender Aufgaben
• Urlaube und Ressourcenplanung bis zum Launch-Datum
• Bisher verwendetes oder verbleibendes Budget

Diesen Punkten jede Woche (oder sogar mehrmals die Woche) Beachtung zu schenken, hilft mir, sofort Trends zu erkennen, die außerhalb der Projekt-Norm liegen – was meistens auf ein Problem hinweist. Es hilft mir auch, fehlende oder falsche Informationen früher zu bemerken und so große Überraschungen zu vermeiden, die sonst nur alle paar Wochen auffallen würden.

Das Abrufen von Zeit- und Budgetberichten ist die beste Möglichkeit, Projektplanungs-Probleme zu erkennen, die nachvollzogen und an die Kund:innen kommuniziert werden müssen. Das Betrachten der Projektabschlussquote und der Teamgeschwindigkeit zeigt mir, ob interne Prozesshürden zu überwinden sind – etwa eine Funktion, die komplexer ist als erwartet, oder wenn nicht genügend Ressourcen verfügbar sind (was sich negativ auf die Produktivität von Personen und Ressourcen auswirkt).

Projektplanungs-Tools können diesen Prozess erheblich erleichtern, indem sie alle Projektdaten an einem Ort bündeln, die Erstellung von Zeit- und Budgetberichten automatisieren und Echtzeit-Dashboards für die Überwachung der Teamgeschwindigkeit, Ressourcenauslastung und des gesamten Projektstatus bereitstellen.

Das Abrufen dieser Daten und das Verständnis des Projektstatus gibt mir ein Gefühl für die allgemeine Gesundheit eines Projekts und hilft mir, Probleme rechtzeitig zu erkennen, bevor sie unumkehrbar werden.

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