10 Hacks für das Projektmanagement zur Steigerung Ihrer Produktivität

Die Tools, die ich nutze, optimal einzusetzen, spart mir langfristig sehr viel Zeit – statt wiederholt dieselben Tools und Benachrichtigungen zu überprüfen, nutze ich Integrationen und fein abgestimmte Einstellungen, damit ich die Tools genau so verwenden kann, wie ich sie brauche.

So geht’s:

Richten Sie, wo möglich, Integrationen zwischen all Ihren Tools ein. Ich nutze Slack, Trello und Dropbox häufig. Slack ist die wichtigste App, die ich verwende, und die anderen Tools verfügen über Slack-Apps, die direkt mit meinen Konten verbunden werden und einen einfachen und schnellen Zugriff ermöglichen. Wenn Ihr Team für die Kommunikation stark auf Slack angewiesen ist, kann der Einsatz einer Projektmanagementsoftware, die sich in Slack integrieren lässt, Aktualisierungen, Aufgabenzuweisungen und Diskussionen optimieren – so bleibt alles zentral gebündelt, ohne dass ständig zwischen Apps gewechselt werden muss.

Die Dropbox-Integration ermöglicht es mir, Dateien direkt aus meinem Dropbox-Konto in Slack zu teilen und hochzuladen. Wenn eine Bilddatei geteilt wird, fügt Slack über einen Dropbox-Link geteilte Bilder automatisch ein. Dadurch muss ich keine Datei hochladen und mein Team muss nicht zusätzlich klicken, um den Link zu öffnen.

Die Paperbot-App (danke an The Digital Project Manager Community, die mich darauf aufmerksam gemacht hat) sendet mir täglich oder wöchentlich eine Zusammenfassung der in Teamkanälen geteilten Links. Das ist hilfreich, wenn ich zu beschäftigt bin, um die Kanäle nach aktualisierten Dateien und Projektlinks zu durchsuchen, die ich prüfen sollte.

Google Kalender verfügt über ziemlich umfangreiche Benachrichtigungseinstellungen. Wenn ich also ein großes Meeting einen Monat im Voraus plane, kann ich meinem Team drei Tage vorher automatisch eine E-Mail senden lassen, um es an die Vorbereitung zu erinnern, ohne selbst daran denken zu müssen.

2. Verwenden Sie für jedes Projekt eine RACI-Matrix

Eine RACI-Matrix ist ein Hilfsmittel, das Verantwortlichkeiten, Rollen und Zuständigkeiten in einem Projekt festhält, um Unklarheiten bei den Aufgaben zu vermeiden und von Anfang an Erwartungen festzulegen. Diese Tabellen können in nahezu jeder Projektphase als einfache Referenz zur Schaffung von Klarheit verwendet werden, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

So geht’s:

Eine RACI-Matrix kann so detailliert oder einfach sein, wie Sie möchten. Entscheidend ist jedoch, dass sie für Sie und Ihr Projekt funktioniert.

Erstellen Sie eine kurze Tabellenkalkulationsvorlage, die Sie künftig wiederverwenden können. Ich setze RACI-Tabellen gern für alle möglichen Projektanforderungen ein: von den allgemeinen Projektverantwortlichkeiten über die Darstellung des Workflows für das Content-Management bis hin zu Anforderungen und Verantwortlichkeiten beim Projektstart. Je nach Komplexität des Projekts kann es hilfreich sein, RACI-Entscheidungen auf mehrere Tabellen aufzuteilen. Sie können sich auch für eine RASCI-Tabelle entscheiden, die eine zusätzliche Rolle ergänzt – die Unterstützung.

Ich verwende diesen Detaillierungsgrad für mich selbst und bespreche ihn zu Beginn eines Projekts mit einem Projektkunden. Er reicht aus, um Erwartungen hinsichtlich der Verantwortlichkeiten festzulegen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Außerdem lässt er sich schnell aktualisieren und teilen – bei jedem Projekt ist er fast immer gleich.

Bei komplexen Projekten erstelle ich bei Bedarf stärker workfloworientierte RACI-Tabellen. Diese können beispielsweise detaillierte Schritte für eine bestimmte Phase, das gesamte beteiligte Team und alle Stakeholder (nicht nur die Verantwortlichen) sowie Vorgehensweisen dafür enthalten, wie die einzelnen Verantwortungsarten kommuniziert oder umgesetzt werden.

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3. Tauschen Sie sich täglich mit Ihrem Team und Ihren Kollegen aus

Okay, vielleicht klingt dieser Punkt offensichtlich – aber hören Sie mir zu. Jemanden zu begrüßen oder ein ungezwungenes Gespräch mit dieser Person zu führen, hilft Ihnen, sie ein wenig besser kennenzulernen.

Sie bauen Vertrauen auf, schaffen eine positive Umgebung und eröffnen ganz natürlich einen Gesprächskanal, um sich mit Teammitgliedern über belanglose oder wichtige Dinge in ihrem Leben auszutauschen.

Sie werden sich wohl dabei fühlen, sich bei kleineren Problemen an Sie zu wenden, bevor diese später zu großen Hindernissen werden. Außerdem hilft es Ihrem Team, häufiger und informeller um Hilfe zu bitten oder bessere Lösungen für Projekte anzusprechen.

So geht’s:

Ich beginne standardmäßig am Ende der Woche Gespräche auf Slack – nach den Plänen für das bevorstehende Wochenende zu fragen, ist ein einfacher Gesprächseinstieg. Wenn ich mit einzelnen Teammitgliedern an einem Projekt arbeite, versuche ich, etwa einmal pro Woche mit ihnen zu chatten.

Ich bemühe mich, guten Morgen zu sagen und zu fragen, wie es ihnen geht, und achte darauf, dieses Gespräch nicht gleich mit einem arbeitsbezogenen Anliegen oder einer Frage zu verbinden. Letztendlich möchte ich eine aufrichtige Kommunikationsgewohnheit entwickeln, damit jeder von uns den anderen bei Bedarf problemlos kontaktieren kann.

4. Sagen Sie freundlich, aber bestimmt „Nein“

Nein zu sagen, gehört zu den schwierigsten und zugleich stärkendsten Dingen, die wir als Projektmanager tun können.

Ob es darum geht, eine schlecht getimte Umfangsänderung umzuleiten, unsere Teams vor unnötigem Stress zu schützen oder sicherzustellen, dass wir selbst nicht überlastet sind – wir müssen lernen, bei der Arbeit Nein zu sagen (wenn es angebracht ist), und zwar professionell und selbstbewusst.

So geht’s:

Für mich besteht der schwierigste Teil darin zu wissen, wann ich etwas ablehnen sollte. Hier ist meine kurze Liste der Arten von Anfragen, bei denen ich erkannt habe, dass ich Nein sagen sollte:

• Wenn die an mich gestellte Aufgabe nur möglich ist, indem ich ein nicht verhandelbares Versprechen oder eine wichtige Priorität breche oder die nicht flexiblen Prioritäten anderer beeinträchtige.
• Wenn die an mich gestellte Aufgabe den Erfolg des Projekts gefährden würde.
• Wenn die an mich gestellte Aufgabe mein Team dazu zwingen würde, auf eine unproduktive oder nicht ideale Weise zu arbeiten.

In jeder dieser Situationen achte ich darauf, meine Gründe für die Ablehnung zu erklären, anstatt eine harte Antwort zu geben.

Als ein Kunde beispielsweise zwei Wochen vor dem Start darum bat, eine Veranstaltungsfunktion zu seiner Website hinzuzufügen, erklärte ich, dass dabei mehrere Aspekte zu berücksichtigen seien (Ticketverkauf, Nutzerverfolgung, Kasse). Der Kunde verstand, dass dies so kurz vor dem Start keine ideale Nutzung der Zeit war, also verlinkten wir stattdessen auf eine Veranstaltungsseite eines Drittanbieters.

Tipp: Das Festlegen von Projekt- und Teamzielen macht noch deutlicher, wann Sie während eines Projekts Nein sagen sollten.

5. Betrachten Sie Projekte als Lerngelegenheiten

Auch wenn jedes Ihrer Projekte möglicherweise bekannten Mustern aus früheren Projekten folgt, sollten Sie jedes neue Projekt als einzigartige Lerngelegenheit betrachten.

Nutzen Sie Gelegenheiten, eine neue Fähigkeit zu erlernen, Ihr Verständnis für ein bestimmtes Thema zu vertiefen, eine schwierige Herausforderung anzugehen oder Ihren Kommunikationsstil zu variieren. Das kann den Unterschied zwischen einem Projekt ausmachen, das seine Ziele gerade erfüllt – oder sie übertrifft.

So geht’s:

Ich habe aus erfolgreichen Projekten und vergangenen Fehlern sehr viel Wissen gewonnen. Der einfachste Weg, sich auf das Lernen vorzubereiten, ist die Durchführung einer Projektrückschau.

Projektrückschauen haben mir geholfen zu verstehen, was ich als Projektmanager besser machen muss, womit mein Team Schwierigkeiten hat (und worin es erfolgreich ist!), welche Prozesse funktionieren oder nicht funktionieren, und sie geben mir Einblicke in viele Dinge, die mir sonst möglicherweise nicht bewusst geworden wären.

Stellen Sie allen Mitgliedern des Projektteams die folgenden Fragen zur Projektrückschau:

• Was wollten wir erreichen?
• Was ist bei diesem Projekt tatsächlich passiert?
• Warum ist es passiert?
• Was werden wir beim nächsten Mal tun?

Nehmen Sie die Antworten, die Ihr Team findet, und wenden Sie sie auf Ihr nächstes Projekt an – bei Bedarf können Sie aus Retrospektiven sogar Prozessänderungen ableiten.

6. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen

Ich hasse es, irgendwo Benachrichtigungskennzeichen oder ungelesene Nachrichten zu sehen. Deshalb nutze ich jede verfügbare Benachrichtigungseinstellung und schalte unnötige Benachrichtigungen rigoros stumm oder blende sie aus.

Ich weiß, dass sie mich nur ablenken würden und ich nicht lange genug warten könnte, um meine Nachrichten gebündelt zu prüfen – deshalb achte ich stattdessen konsequent darauf, dass Benachrichtigungen für mich arbeiten.

So geht’s:

Slack bietet zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für Benachrichtigungen: Für soziale Aktivitäten nutze ich keine Desktop-Benachrichtigungen, ich schalte Kanäle stumm, die ich zwar überwache, in denen ich aber nicht aktiv private Nachrichten versende, und lege Schlüsselwörter für projektbezogene Konten fest. So muss ich Chats nicht nachholen, wenn ich keine Zeit dafür habe.

Die meisten Projektmanagement-Tools sind nicht ganz so detailliert anpassbar wie Slack, aber viele bieten E-Mail-Zusammenfassungen und Projektberichte, die Sie pro Projekt konfigurieren können, damit Ihre Benachrichtigungen übersichtlicher werden.

Außerdem überprüfe und aktualisiere ich meine Benachrichtigungseinstellungen alle paar Monate, wenn ich feststelle, dass ich etwas anderes benötige oder immer noch mehr Informationen als nötig durchsuchen muss.

7. Informieren Sie so umfassend wie möglich

Stellen Sie nach Möglichkeit Kontext zu Ihrer Kommunikation und zu Projektentscheidungen bereit. Erklären Sie, warum sich Dinge in eine bestimmte Richtung entwickeln, warum Sie die Informationen benötigen, nach denen Sie Ihr Team fragen, und auch tiefgreifende technische Zusammenhänge so, dass Ihr Team sie verstehen kann, ohne sich überfordert zu fühlen.

Nutzen Sie Fragen ebenso als Lernmöglichkeit für sich selbst – bitten Sie Ihre Kunden und Ihr Team um Kontext, fragen Sie nach mehr Klarheit, wenn Sie ein Konzept nicht verstehen, und lernen Sie immer dann mehr, wenn sich die Gelegenheit dazu bietet.

So geht’s:

Alle paar Monate frage ich die technische Leitung meiner Projekte, ob ich ein oder zwei Stunden einplanen kann, um mich ausführlicher über ein Konzept zu unterhalten, das ich nicht verstehe. Das habe ich bereits bei den unterschiedlichsten Themen getan: DNS-Problemen, Serverkonfigurationen und komplexen Integrationen.

Das hilft mir, besser zu planen, welche Informationen ich von meinen Kunden benötige, genauer einzuschätzen, wann ein Experte erforderlich ist, und technische Warnsignale schneller zu erkennen.

Ich habe außerdem Designleitungen zu regelmäßigen wöchentlichen Kundengesprächen hinzugezogen, um eine Vision oder Entscheidungen in einem Projekt besser zu erklären und einer Projektphase, die möglicherweise besonders undurchsichtig ist, zusätzlichen Kontext zu geben.

8. Sagen Sie häufiger: „Ich weiß es nicht“

Es ist eine große Stärke, einem Kunden oder Teammitglied sagen zu können: „Ich weiß es nicht.“ Dadurch haben Sie die Möglichkeit, innezuhalten, bei Bedarf weitere Daten zu sammeln und Beiträge oder Kontext einzuholen, wenn Ihnen diese Informationen fehlen.

Das ist die schwierigste Lektion, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe – als Projektmanager kann man leicht das Gefühl bekommen, die Antworten haben zu müssen. Aber genau deshalb arbeiten wir mit unserem Team, den Experten, zusammen, damit diese ihre Aufgaben erledigen können.

So geht’s:

Ich möchte vermeiden, dass es so klingt, als wüsste ich nicht, was ich tue, indem ich diese Formulierung im falschen Moment verwende. Im Kontext eines Meetings oder Gesprächs lässt sie sich jedoch leicht passend einsetzen. Besonders während eines schwierigen Projektgesprächs hat es sich als hilfreich erwiesen, meine Aussage „Ich weiß es nicht“ mit einigen hilfreichen Formulierungen zu ergänzen.

Einige Beispiele: „Die Entwicklungsleitung könnte eine weitaus genauere Antwort geben, als ich es kann – ich lasse sie sich darum kümmern.“ Oder: „Ich bin nicht die beste Person, um diese Frage zu beantworten, aber ich wende mich an die Designleitung und lasse sie das erklären.“

Wenn Sie nicht unbedingt zugeben möchten, dass Sie etwas nicht wissen, können Sie es auch einfacher formulieren: „Die technische Leitung kann das beantworten. Ich hole sie dazu.“

9. Verwenden Sie E-Mail-Filter und Automatisierungen

Die Automatisierung der Organisation eines sich wiederholenden Posteingangs, ein häufiger Anwendungsfall für Software zur E-Mail-Ablage, spart mir viel Zeit beim Sortieren und Bearbeiten von E-Mails, wenn ich besonders beschäftigt oder nicht im Büro bin. Dadurch kann ich mich sofort den wichtigen Dingen widmen, wenn ich E-Mails später lese und beantworte. Vorlagen, gespeicherte oder „vorgefertigte“ E-Mail-Antworten bieten dir einen Ausgangspunkt für bestimmte Arten von E-Mails, die du regelmäßig versenden könntest.

So geht’s:

Ich bewahre eine Reihe von E-Mail-Vorlagen über die Gmail-Funktion „Vorgefertigte Antworten“ auf, damit ich nicht jedes Mal dasselbe neu schreiben muss. Wenn dein E-Mail-Programm keine ähnliche Funktion bietet, funktioniert eine Text- oder Notizdatei genauso gut. Achte darauf, dass deine vorgefertigten Antworten der professionellen E-Mail-Etikette entsprechen.

Ich nutze außerdem E-Mail-Filter so detailliert wie möglich. Outlook und Gmail ermöglichen es dir, Regeln für eingehende Nachrichten im Voraus festzulegen. Ich nutze diese Regeln, um verschiedene Arten von E-Mails automatisch zu markieren, damit ich sie später leicht lesen und finden kann.

Kunden-E-Mails werden nach dem Projektnamen gekennzeichnet und in meinen Prioritäts-Posteingang in Gmail verschoben, Benachrichtigungen werden als gelesen markiert und in einen Posteingang ohne Priorität verschoben (zur späteren Prüfung), und interne E-Mails werden als intern gekennzeichnet und als gelesen markiert (zur späteren Prüfung), wenn ich als CC-Empfänger aufgeführt bin.

10. Kenne die Zahlen

Das Abrufen von Daten zu einem Projekt vermittelt dir eine klare Vorstellung davon, wo ein Projekt steht und welche Probleme in naher Zukunft auftreten könnten. So kannst du dich informieren und auf dem Laufenden bleiben und außerdem die Auswirkungen von Entscheidungen auf Konto- oder Projektebene verstehen.

Wenn du die Zahlen während des Projektverlaufs verstehst, erhältst du einen besseren Kontext für das Gesamtprojekt und kannst mit deinem Kunden oder Account-Team besprechen, ob etwas angepasst werden muss, anstatt bis zum Ende oder zu einem kritischen Punkt des Projekts zu warten.

So geht’s:

Die Art des Projekts (z. B. auf Zeit- und Materialbasis, einmalige Projekte und Projekte auf laufender Vergütungsbasis) bestimmt normalerweise, welche Berichte ich sehen möchte, aber die Idee ist bei jedem Projekt ähnlich. Darauf achte ich normalerweise:

• Zeiterfassungsberichte
• Teamgeschwindigkeit
• Anzahl der erledigten, laufenden und verbleibenden Aufgaben
• Urlaub und Ressourcenplanung bis zum Einführungsdatum
• Bisher eingesetztes oder verbleibendes Budget

Wenn ich diese Punkte jede Woche (oder sogar mehrmals pro Woche) im Blick behalte, erkenne ich sofort Trends, die bisher außerhalb des normalen Projektverlaufs liegen, was normalerweise auf ein Problem hindeutet. Außerdem sehe ich so, ob zuvor Informationen fehlen oder falsch sind, und vermeide große Überraschungen, die möglicherweise erst auffallen würden, wenn ich nur alle paar Wochen prüfe.

Das Abrufen von Zeit- und Budgetberichten ist der beste Weg, um Probleme bei der Projektplanung zu erkennen, die verstanden und dem Kunden vermittelt werden müssen. Der Blick auf die Projektabschlussquote und die Teamgeschwindigkeit hilft mir zu erkennen, ob interne Prozesshürden beseitigt werden müssen – zum Beispiel, weil eine Funktion komplexer ist als erwartet oder nicht genügend Ressourcen verfügbar sind (was sich negativ auf die Produktivität von Personen und Ressourcen auswirken kann).

Projektplanungstools können diesen Prozess deutlich erleichtern, indem sie alle Projektdaten an einem Ort zusammenführen, die Erstellung von Zeit- und Budgetberichten automatisieren und Echtzeit-Dashboards bereitstellen, mit denen sich die Teamgeschwindigkeit, die Ressourcenverfügbarkeit und der allgemeine Zustand des Projekts überwachen lassen.

Diese Daten abzurufen und zu verstehen, wie das Projekt aussieht, hilft mir, den allgemeinen Zustand eines Projekts einzuschätzen und Probleme zu überprüfen, bevor sie einen Punkt erreichen, an dem es kein Zurück mehr gibt.

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