Zeiterfassung: Ihre geheime Superkraft im Risikomanagement
Als ich vor vielen Jahren als Projektkoordinator begann, diskutierten Projektmanager leidenschaftlich über Strategien, wie sie ihre Teams dazu bringen könnten, ihre Stundenzettel auszufüllen.
Die Agentur, für die ich damals arbeitete, beschlagnahmte deinen Laptop, wenn du zu sehr im Rückstand warst. Eine andere Agentur entzog dir den Zugang zum Bier- und Weinkarren. Wieder andere griffen zu allgemeinem, agenturweitem Pranger. Das Krasseste war die Zurückhaltung von Gehaltszahlungen (dieses Gerücht hält sich hartnäckig, vielleicht eine urbane Legende).
Zum Glück haben wir dieses Problem seit jenen düsteren Tagen des Projektmanagements gelöst, oder? LMAO. (Darf ich das so sagen?)
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Lassen Sie mich zurückspulen und erklären: Warum spreche ich überhaupt darüber? Zu diesem Thema wurden schon unzählige tote Pferde geprügelt. Und doch hält das Sterben der unschuldigen Pferde an. Können wir diesem Wahnsinn Einhalt gebieten? Um diese Nachlässigkeit zu stoppen, müssen wir das Warum verstehen, oder besser gesagt: WARUM ÜBERHAUPT?
Um aus einem Projekt Erfolg herauszuholen, müssen Projektmanager die Fülle an Faktoren verstehen, die zu einem Scheitern führen könnten. Sobald dies verstanden ist, kann ein Risikomanagementplan entwickelt werden, in dem die Zeiterfassung eine kritische Rolle spielen muss.
Wo verbinden sich Risikomanagement & Zeiterfassung?
Hier ein Risikomanagement-Grundsatz, laut ChatGPT 3.5:
„Das Prinzip des Projektrisikos besteht darin, Unsicherheiten und potenzielle Störungen eines Projekts systematisch anzugehen, indem Risiken identifiziert, bewertet, geplant und während seines Lebenszyklus überwacht werden. Effektives Risikomanagement kann die Erfolgschancen eines Projekts verbessern und negative Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse minimieren.“
Okay, cool. Aber wie passt Zeiterfassung in den Risikomanagementprozess? Lassen Sie uns Zeiterfassung definieren. Chat GPT3.5, bitte noch einmal:
„Projektzeiterfassung ist der Prozess des Überwachens und Aufzeichnens der auf verschiedene Aufgaben, Aktivitäten oder Phasen innerhalb eines Projekts verwendeten Zeitaufwands. Sie ist ein entscheidender Aspekt des Projektmanagements, der Projektmanagern, Teams und Stakeholdern Einblicke darüber gibt, wie Zeit zugeteilt wird, potenzielle Engpässe oder Ineffizienzen erkennen lässt und sicherstellt, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.“
Nochmals, cool cool cool. Aber...
Hier konzentrieren wir uns speziell darauf, wie Zeiterfassung ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Risikomanagementstrategie sein muss.
Bis heute bleibt eine genaue Zeiterfassung ein heiß diskutiertes Thema. Das Rätsel um diese scheinbar simple Dateneingabe ist noch nicht gelöst. Die Teams, mit denen ich gearbeitet habe, messen der Zeiterfassung unterschiedliche Prioritäten bei:
- Fortlaufende, tägliche, stündliche Zeiterfassung, akribisch durchgeführt, wie das Abwaschen und Wegstellen des Geschirrs direkt nach dem Essen. Hohe Priorität! Fast schon wie automatisierte, zeitnahe Datenerfassung und -umsetzung. Diese Person ist Ihr Held im Risikomanagement.
- Wiederkehrende 15-minütige Zeitblöcke am Tagesende, um die Zeit einzutragen. So, als würde man am Abend das Geschirr von Frühstück, Mittag- und Abendessen abwaschen. Das Zeittracking-Dashboard im Browser dieser Person ist vermutlich neben 20 anderen Tabs angepinnt. Keine Echtzeit-Daten, aber auch keine große Bedrohung für Ihre Risikoidentifizierung.
- Wiederkehrende Zeitblöcke am Ende der Woche, um die Zeit einzutragen. Uff, das Geschirr von Montag bleibt bis Freitag in der Spüle stehen. Viel schwerer zu säubern. Was ist da überhaupt noch drauf? Die Risikoanalyse fußt jetzt auf brüchigen Daten, was die Auswirkungen unerkannter Risiken erhöht und die Wahrscheinlichkeit, Maßnahmen zur Risikominderung umzusetzen, sinken lässt. Auf einer Skala von 1 bis 3, wobei 3 das Schlechteste ist: Das ist eine 3. Nicht gut.
- Zuletzt und am schlimmsten: Die Buchhaltung macht eine monatliche, agenturweite Aufforderung, die Zeit vor Feierabend einzutragen.
Das beschreibe ich nicht einmal in Abwasch-Metaphern. Das ist zu eklig und hat genauso eklige Auswirkungen auf das Verständnis. Wenn alle auf diesen Anstoß warten würden, um ihre Zeit zu erfassen, wäre das Risiko durch die Decke, und Pläne zur Risikominderung wären für die Tonne, weil sämtliche potenziellen Bedrohungen durchs Unternehmen spazieren würden, als hätten sie dort das Sagen.
Das ist wie Navigieren mit verbundenen Augen: Es gibt keine Möglichkeit, Risiken zu überwachen, sie zu mindern oder ihnen zu sagen: „Geh nach Hause, du bist betrunken!“ Projekte in dieser Kategorie laufen wie dieses Wissenschafts-Experiment, bei dem dein „Freund“ sagt „Wasser dazugeben“ und dann die Flucht ergreift und sich duckt.
4 Zeiterfassungs-Tipps, mit denen Sie Risiken besser managen
Hier einige Best Practices zur Zeiterfassung. Sie können auch KI in der Zeiterfassung zusammen mit diesen Tipps nutzen, um noch effizienter und automatisierter zu werden.
1. Rüsten Sie Ihr Projekt für den Erfolg: Führen Sie historische Projekt-Forensik durch
Bei der Aufgaben- und Projektplanung schaue ich mir gerne die Ergebnisse ähnlicher, bereits abgeschlossener Projekte an. Wurde das Budget eingehalten oder überschritten? Wie viele Stunden wurden benötigt? Wer hat am meisten Zeit verbraucht? Wer am wenigsten? Wer hatte genug Ressourcen, wer nicht? Kennen wir die Gründe für etwaige Abweichungen?
Im Wesentlichen bietet dies Einblicke in potenzielle Risiken und Schwachstellen und hilft, Strategien zur Risikominderung zu leiten. Bei der Entwicklung Ihrer gesamten Risikomanagement-Strategie ist dies Schritt 1. Das Risikoregister, das Sie hier beginnen, wird Ihre Reaktion auf Risiken steuern.
Diese forensische Arbeit verschafft mir ein besseres Verständnis dafür, wie ich vorgehen sollte, und ist meine Geheimwaffe bei der Risikobewertung. Wissen ist Macht. Ich nutze es, um meine Projektstrategie, meinen Zeitplan, meine Zeitverfolgungsstrategie (wie erwähnt, Zeitverfolgung kann bei der Planung zukünftiger Projekte helfen) und fast am wichtigsten, die grundlegende Projekteinstellung in Bezug auf Jobnummern zu informieren.
Wie Sie Jobnummern einrichten, kann knifflig sein. Warum? Nun, ich denke, weil wir alle Menschen sind, die typisch menschliche, geschäftige Dinge tun.
Bezüglich Jobnummern: Zwei Ansätze für die Einrichtung
1. Haupt-Jobnummer
Dieser Ansatz fasst den gesamten Aufwand unter einer Jobnummer zusammen.
Vorteil: Teams haben weniger zu verwalten. Wenn sie an dem Projekt arbeiten, ist dies ihre Jobnummer. Die Finanzabteilung hat meiner Erfahrung nach diesen Ansatz bevorzugt. Rechnungen, Bestellungen, Zeiten – alles wird an einem Ort erfasst, was weniger Raum für Verwirrung lässt.
Nachteil: Es ist schwieriger, den Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten herauszufiltern, was immer nützlich ist, um ähnliche Projekte in der Zukunft abzuschätzen. Häufig möchten Kunden Einzelpostenkosten für bestimmte Aufgaben. Einen Bericht des vorherigen Jobs zu ziehen, liefert diese Zahl nicht fertig zum Nachschlagen und erfordert eine Aufbereitung durch das Prüfen von eingegebenen Daten und Stunden nach Fachbereich. Das kann eine schmerzhafte, arbeitsintensive Nachbearbeitung werden, insbesondere wenn Teams ihre Arbeiten überschneiden.
2. Dach-Job mit Teil-Jobs
Dieser Ansatz erfasst spezifische Tätigkeiten für bestimmte Budgets.
Vorteil: Dies ermöglicht gezieltes Erfassen von Zeiten für bestimmte Aufgaben, was bessere Referenzdaten für zukünftige Planungsaufwände mit Einzelpostendokumentation liefert.
Nachteil: Die Möglichkeit, dass Teams Zeiten falsch erfassen, steigt mit jeder zusätzlichen Teil-Jobnummer.
2. Klare Erwartungen vermitteln
Verfügen alle Teams über ein gemeinsames Verständnis, wie, was und wann zu erfassen ist? Stellen Sie sicher, dass alle wissen, was als abrechenbare Tätigkeit für den Kunden gilt und was nicht.
Erfassen Sie in 0,25er-Schritten? Welche Cloud-basierte Projektmanagement-Software nutzt jeder, um diese Werte zu dokumentieren? Bekommen Teams Erinnerungsbenachrichtigungen zur Zeiterfassung? Wie wird Leerlaufzeit erkannt und verworfen?
Hier einige Beispiele für abrechenbare Projektmanagement- oder Digitalprojektmanagement-Zeit:
- Allgemein
- Projekteinrichtung
- Anbieterkommunikation, Ressourcenmanagement
- Budget- und Kostenberichterstattung
- Vorbereitung auf Statusmeetings
- Feedback zusammenfassen
- Maßnahmen herausarbeiten
- Nächste Schritte zusammenfassen
- Qualitätssicherung (QA)
Hier einige Beispiele für nicht abrechenbare Zeit:
- Allgemein
- Software-Testläufe und Experimentieren
- Besprechungen zur Überprüfung von Anbieterfähigkeiten, die nicht auf ein bestimmtes Projekt bezogen sind
- Interne Lern-Lunches oder bereichsübergreifender Wissensaustausch
- Allgemeine Prozessaktualisierungen (ebenfalls nicht projektspezifisch)
- Wiederholte Einarbeitung neuer Mitarbeitender (dies deutet auf hohe Fluktuation und Instabilität hin)
3. Einen Reporting-Takt für Verantwortlichkeit festlegen
Stellen Sie zu Beginn des Projekts eine vorhersehbare Frequenz für Check-ins und Berichterstattung auf, damit Teams Zeit einplanen können, um ihre Zeiten einzugeben. Dies kann durch Statusmeetings gesteuert werden, die Berichte zum Arbeitsfortschritt (Burn Reports) benötigen. Bauen Sie ausreichend Überprüfungszeit ein, um sicherzustellen, dass alle Zeiten eingetragen wurden. Haben Sie einen Alternativplan bereit, falls das nicht der Fall ist.
4. Zeit nach Datum & Disziplin überprüfen, mit dem Plan abgleichen
Bevor Entscheidungen getroffen und Maßnahmen ergriffen werden können, ist es wichtig, einige Dinge zur erfassten Zeit zu verstehen. Häufig arbeiten Teams gleichzeitig an mehreren Projekten mit einer Vielzahl von Ergebnissen.
Dieser Aufwand sollte entweder unter einer Hauptjobnummer oder unter einem Sammeljob mit spezifischen Teiljobs für bestimmte Aufgaben erfasst werden. Es kann leicht passieren, dass der Einsatz vom Montag, der in der darauffolgenden Woche erfasst wird, versehentlich der falschen Jobnummer oder dem falschen Teilauftrag zugeordnet wird. Dies kann am Ende eines Projekts schwer zu erkennen und zu korrigieren sein. Daher rate ich dazu, eine Routine zur Überprüfung der erfassten Zeit einzuführen.
Je nach den Parametern Ihres Projekts helfen regelmäßige Überprüfungen des Fortschritts dabei, Risiken zu managen. Und mit Überprüfung meine ich, sich kritisch mit den Daten auseinanderzusetzen.
Überprüfen Sie, wer Zeit auf welche Jobs bucht und ob die Mengen im Vergleich zu aktuellen Projektabläufen logisch sind. Wie passt die Zeiterfassung zum gesamten Projektplan? Sind die Dienstleister aktuell mit der Einreichung der Zeiten? Wie liegen sie im Vergleich zu ihrem Zeitbudget?
Stellen Sie sicher, dass Sie erkannte Probleme markieren und nachverfolgen sowie notwendige Korrekturen und Anpassungen vornehmen. Sollten Unregelmäßigkeiten auftreten, arbeiten Sie mit Ihrem Team und der Finanzabteilung zusammen, um die Zeiterfassung so zu korrigieren, dass die Genauigkeit gewährleistet bleibt.
Weitere Best Practices zur Zeiterfassung finden Sie hier.
Wie hilft all dies beim Risikomanagement?
Zusammengefasst müssen der Projektplan und die Projekteinstellung angemessen kommuniziert und eine logische Strategie für die Jobnummern genutzt werden. Arbeitsabläufe, Methoden und Intervalle der Zeiterfassung sollten teamübergreifend klar sein, um ein gemeinsames Verständnis der Erwartungen zu schaffen.
Wenn diese Grundregeln implementiert sind, werden regelmäßige Burndown-Reports Probleme sichtbar machen. Jede unerwartete Über- oder Unternutzung der Zeit sollte sofort überprüft werden, da dies auf Schwierigkeiten hinweisen kann.
- Sind die Anforderungen unklar?
- Gibt es einen Engpass, der das Team am Start hindert?
- Wurde unerwartete Komplexität ins System eingeführt?
Ein regelmäßiger Rhythmus an Überprüfungen kann verschiedenste potenzielle Fallstricke aufdecken und Ihnen vielleicht eine zweite Chance geben, Problemen zuvorzukommen.
Welche Risiken sind mit der Zeiterfassung verbunden?
Mein erster Studio-Produktionsleiter sagte einmal zu mir: Müll rein. Müll raus. Das gilt für alles – vielleicht mit Ausnahme des Recyclings von Aluminium? Ungenaue Zeiterfassung kann langfristig großen Schaden anrichten – von der Profitabilität über Auslastung, Umsatz, Teamentwicklung, Team-Bindung, Boni bis hin zu Gehaltserhöhungen.
Sie können sich Zeiterfassung vorstellen wie den Versuch, eine riesige Seifenblase platzen zu lassen. Je länger man sie betrachtet, ohne zu handeln, desto größer ist das Risiko, die Gelegenheit zu verpassen. Je länger der Zeitraum zwischen Arbeit und Dokumentation der Zeit, desto höher das Risiko für fehlerhafte Daten. Investieren Sie in gute Tools für die Zeiterfassung.
Verwenden Sie Zeiterfassung als Strafmaßnahme oder zum Mikromanagement, drängen Sie Ihr Team zur Ansicht, dass Zeiterfassung schlecht ist, was Ihre zukünftigen Zeitdaten gefährdet.
Wie kann Zeiterfassungssoftware beim Risikomanagement unterstützen?
Die Einführung einer allgemein akzeptierten Zeiterfassungssoftware erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Abweichungen in der Genauigkeit zwischen den Teammitgliedern geringer werden.
Wenn alle auf die gleiche Art und Weise arbeiten, konsistent erfassen, dieselben Tools und Protokolle nutzen, wird ein Teil des Datenrauschens im System reduziert und damit mehr Genauigkeit erreicht. KI-basierte Zeiterfassungstools können außerdem helfen, einen Teil der manuellen Arbeit zu verringern.
Dies führt zu besseren Entscheidungen und besseren Lösungen. Zwei Zeiterfassungs-Softwarelösungen, die mir gefallen, sind Harvest und Toggl Track. Es gibt sicher unzählige weitere Optionen – ich habe diese beiden genutzt.
Toggl hat eine schöne Erinnerungsfunktion für die Zeiterfassung sowie einen automatischen Leerlauf-Tracker. Damit punktet es in meinen Augen, auch wenn die Rechnungsfunktionen von Harvest praktisch sind. Wählen Sie die für Sie passende Lösung.
Zeiterfassung – nicht mehr nur "in der Freundschaftszone"
Um mehr über dieses spannende und hartnäckige Thema zu erfahren, abonnieren Sie den Newsletter von The Digital Project Manager.
