Priorisierungstipps: 8 Wege, deine Aufgabenliste zu optimieren
Beherrsche deine To-do-Liste: Konzentriere dich auf die wirkungsvollsten Aufgaben und richte deine Energie auf die wertvollsten Ergebnisse – dazu kannst du die Punkte auf deiner Liste organisieren und nach Wichtigkeit ordnen.
Starte mit der schwierigsten Aufgabe: Verschaffe dir Zeit und Freiraum im Kopf, indem du ‚den Frosch isst‘ – erledige die größte und schwierigste Aufgabe direkt zu Tagesbeginn.
Probiere langsame Produktivität aus: Hetzen und ständiges Aufgabenwechseln verzögern die Arbeit oft, da Fehler entstehen, nachgearbeitet werden muss und das Gehirn beim Wechsel Zeit braucht, um wieder einzusteigen.
Als Projektmanagerin oder Projektmanager bist du es gewohnt, dich um deine riesige To-do-Liste zu kümmern – zusätzlich zu den Aufgabenlisten deines Teams. Es kann schwierig sein zu entscheiden, wo man anfangen soll, wenn man in tausend verschiedene Richtungen gleichzeitig gezogen wird. Hier sind einige meiner besten Tipps und Tricks, um strategischer zu denken und Dinge wirklich zu erledigen.
1. Erstelle eine vollständige Liste
Warum das funktioniert: Kennst du den Spruch: „Man sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr“? Wenn du mit einer vollständigen Liste beginnst, siehst du sowohl den Wald als auch die Bäume und kannst entscheiden, was wirklich als Erstes angegangen werden muss und was noch warten kann.
Wenn du an mehreren verschiedenen Projekten arbeitest oder mehreren Stakeholdern berichtest, hilft dir eine vollständige Liste, Aufgaben zu priorisieren und den Anfang zu finden. Es geht nicht darum, alle glücklich zu machen, sondern die besten Entscheidungen zu treffen, wie du deine begrenzten Ressourcen (also deine Zeit und Energie) nutzt.
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So legst du los: Mache eine Liste mit allem, was aktuell auf deinem Tisch liegt, und kümmere dich erst später um die Priorisierung, nachdem du zunächst alles notiert hast.
Sobald die vollständige Liste steht, kannst du sie vom Wichtigsten zum Unwichtigsten ordnen. Findest du Aufgaben, die du schnell abarbeiten oder delegieren kannst, dann kümmere dich direkt darum – das ist dann schon ein Bonus.
2. Schluck die Kröte
Warum das funktioniert: Die Kröte zu schlucken bedeutet, sich zuerst den schwierigsten oder unangenehmsten Aufgaben auf deiner Liste zu stellen. Indem du das härteste Thema als Erstes erledigst, befreist du deinen Kopf von der Gedankenschwere, die diese Aufgabe verursacht. Du schaffst außerdem Schwung, um weitere Punkte deiner Liste einfacher anzugehen (nachdem die Kröte geschluckt ist)—gerade wenn die Liste lang ist.
So legst du los: Nimm deine Liste (siehe Punkt eins) und wähle die wichtigste Aufgabe aus. Zerlege diese Aufgabe in kleinere, leichter handhabbare Schritte, und hake diese einzeln ab, bis du die Hauptaufgabe abgeschlossen hast. Die Aufteilung in kleine Schritte macht sie mental weniger überwältigend und sorgt für mehr Übersicht.
3. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend
Warum das funktioniert: Es kann überwältigend und laut werden, wenn Projektteammitglieder, Kunden und Stakeholder alle gleichzeitig mit dringenden Aufgaben, Fragen oder Bedürfnissen auf dich zukommen. Prioritätsstufen richtig zu setzen und zu lernen, Nein zu sagen, wird deshalb essenziell. Überlege, was deine höchste Priorität ist – wenn alles wichtig ist, erstarrt man schnell oder konzentriert sich auf das Falsche.
So legst du los: Bringe deinem Team deine Definition von Dringlichkeit bei. Zum Beispiel: Wenn jemand auf Feedback oder Informationen von dir wartet und dies ihre Arbeit blockiert, sodass der Zeitplan gefährdet wäre, dann ist das wirklich dringend. Du kannst außerdem die Ivy-Lee-Methode nutzen, um Tagesprioritäten zu strukturieren – so wirst du seltener abgelenkt.
Erkläre der Person, die eine Anfrage stellt, wie du bestimmst, ob etwas dringend ist, und stelle sicher, dass ihr auf einer Linie seid. So kommst du nicht ins Zweifeln oder hast später ein schlechtes Gefühl, falls sich im Nachhinein ergibt, dass du die Dringlichkeit nicht richtig eingeschätzt hast.
Ein Beispiel: Ich habe einen individuellen Softwareaufbau für einen Kunden betreut. Mein leitender Entwickler wollte gerade eine Erweiterung fertigstellen, damit das Team des Kunden sie testen konnte. Parallel war der Kunde frustriert, weil es noch eine Kleinigkeit im Backlog gab, die beim Benutzen der Software störte.
Der Entwickler nahm jedoch an, dass er dem Kunden einen Gefallen tat, indem er mit der Erweiterung fürs Testen begann und dem Team so mehr Zeit vor dem Launch verschaffte. Wir haben zukünftige Meetings genutzt, um gemeinsam mit dem Kunden die Prioritäten abzustimmen.
4. Wehre dich gegen Termine, wenn möglich
Warum es funktioniert: Zusätzlicher Freiraum kann Ihnen helfen, produktiver zu sein und effektiver zu arbeiten sowie das Gefühl der Überforderung durch konkurrierende Prioritäten zu verringern.
So starten Sie: Schauen Sie sich Ihre Prioritätenliste daraufhin an, wo Sie sich selbst ermächtigen könnten, Dinge umzuorganisieren. Eine Priorisierungsmatrix kann Ihnen helfen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren, um so Aufgaben zu erkennen, die verschoben werden können. Falls Sie nichts finden, sprechen Sie mit Ihren Team-Mitgliedern oder Stakeholdern darüber, was sich anpassen ließe. Oftmals ist vieles nicht so dringend, wie wir glauben. Nachzuhaken und eine Außenperspektive einzuholen, kann sehr hilfreich sein.
Falls Sie keine Aufgaben auf Ihrer Liste verschieben können, überlegen Sie, wo Sie sonst Zeit zurückgewinnen könnten. Müssen Sie wirklich an jedem Meeting teilnehmen? Schon eine zusätzliche halbe oder ganze Stunde am Tag, um sich auf Ihre To-Do-Liste zu konzentrieren, kann äußerst hilfreich sein. Es verschafft Ihnen mehr fokussierte Arbeitszeit und reduziert weitere Situationen, in denen Sie zwischen Aufgaben wechseln müssen (was bekanntermaßen ein Produktivitätskiller ist).
5. Langsamer machen, um schneller ans Ziel zu kommen
Warum es funktioniert: Wenn Sie Aufgaben im Eiltempo erledigen und ständig zwischen Kontexten wechseln, werden Sie eher wichtige Details vergessen oder Fehler machen – was wiederum zu Nacharbeit führt. Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um Ihre Aufgabenliste schneller zu erledigen: So sparen Sie sich die Zeit, Fehler zu beheben oder im schlimmsten Fall Projektzeitpläne anzupassen, weil Sie vergessen haben, eine Aufgabe fertigzustellen, eine Freigabe einzuholen oder eine Ressource zuzuweisen.
So starten Sie: Blockieren Sie Zeitabschnitte in Ihrem Kalender und ordnen Sie für jede Aufgabe einen bestimmten Zeitrahmen zu – mit großzügigen Pufferzeiten. Zum Beispiel könnten Sie morgens eine Stunde für das Durchsehen Ihrer E-Mails einplanen, um vor dem ersten Meeting ausreichend Zeit für durchdachte Antworten zu haben.
6. Projektmanagement-Tools für Zeitpläne und Erinnerungen nutzen
Warum es funktioniert: Wenn Sie Ihre Prioritäten verschieben, behalten Sie dennoch die wichtigen Aufgaben im Blick. Notieren Sie diese in Ihrer Projektmanagement-Software oder Ihrem Task-Management-System, um den Kopf (oder die Notizen, falls Sie analog arbeiten) freizubekommen. Setzen Sie Fälligkeitsdaten ruhig einige Wochen oder Monate im Voraus – Ihr zukünftiges Ich wird die rechtzeitigen Erinnerungen zu schätzen wissen.
So starten Sie: Wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben im gleichen Tool wie Ihre Projekte verwalten, müssen Sie nicht an verschiedenen Orten nachschauen, was zu tun ist – das reduziert Ihre kognitive Belastung. Fügen Sie Links zu Ressourcen oder Dokumenten hinzu, die Sie beim Managen Ihrer Aufgaben benötigen, damit Ihr Tool zu Ihrer zentralen Anlaufstelle für die Aufgabenerledigung wird.
7. Daten sammeln, um Ihre Kapazität zu bestimmen
Warum es funktioniert: Vielleicht fühlen Sie sich ständig überwältigt oder überlastet – aber sind Sie trotzdem produktiv? Behalten Sie Ihre Aufgaben über einige Wochen oder sogar Monate hinweg im Blick. Wie viele Aufgaben erledigen Sie pro Tag und wie viele kommen hinzu? Wenn Ihnen schneller Arbeit zugewiesen wird, als Sie sie erledigen können, und Sie das Gefühl haben, immer weiter zurückzufallen, sammeln Sie Daten, um das zu belegen.
Mit diesen Daten können Sie begründen, Unterstützung in Form eines Projektkoordinators oder weiteren Projektmanagers anzufordern. Falls dies nicht nötig scheint, ist es vielleicht Zeit, ein Coaching zum besseren Zeitmanagement in Erwägung zu ziehen oder neue Zeitmanagement-Techniken auszuprobieren.
So starten Sie: Markieren Sie Ihre Tages-To-Do-Liste zunächst mit einer bestimmten Farbe (oder nutzen Sie die Markierungsfunktion Ihres Projektmanagement-Tools). Wenn Sie im Verlauf weitere Aufgaben hinzufügen, greifen Sie zu einer anderen Farbe oder taggen die Zusatzaufgaben entsprechend. Sie können zudem die benötigte Zeit für jede Aufgabe im Laufe Ihres Tages ergänzen. Vergessen Sie nicht, auch Abwesenheiten wie Pausen oder Mahlzeiten zu notieren.
Notieren Sie am Ende jedes Tages, wie viel Ihrer Aufgabenliste Sie erledigt haben und wie viele zusätzliche Stunden Sie gebraucht hätten, um die komplette Liste abzuarbeiten. Es könnten mehrere zusätzliche Stunden sein, aber wenn Aufgaben warten können, genügt das allein nicht als Argument, dass Sie überlastet sind.
Wiederholen Sie diese Übung, um zu sehen, wie groß die Lücke zwischen dem ist, was Sie täglich erledigen, und dem, was eigentlich erledigt werden müsste. Es gibt Schwankungen (nicht jeder Tag bringt dasselbe Arbeitsvolumen). Führen Sie diese Übung vielleicht auch während Ihrer Hochsaison (sofern vorhanden) und in einer ruhigeren Phase durch, um Unterschiede zu erkennen.
Wenn Ihr Unternehmen starke Schwankungen zwischen arbeitsreichen und ruhigen Zeiten hat, sprechen Sie mit Ihrer Führungsebene darüber, für die Hochphasen temporäre Unterstützung zu holen, statt eine weitere Vollzeitkraft einzustellen. Falls Sie als Auftragnehmer arbeiten, hilft Ihnen die Übung einzuschätzen, wie viele Stunden oder Projekte Sie auf einmal bewältigen können.
8. Probieren Sie Body Doubling aus
Warum es wirkt: Wenn Sie sich abgelenkt fühlen und Hilfe bei der Konzentration brauchen, kann es helfen, still mit einer anderen Person oder einer kleinen Gruppe zusammenzuarbeiten. Diese Methode, Body Doubling genannt, wird zwar oft Menschen mit ADHS empfohlen, ist aber auch ohne entsprechende Diagnose hilfreich.
Als Projektmanager finden Sie sich vielleicht mit einer Liste lästiger, wenig glamouröser Aufgaben wieder, die nicht gerade zu Ihren Lieblingen gehören. Jemand muss sie erledigen, und es ist in Ordnung, dafür ein bisschen äußere Motivation zu brauchen.
So starten Sie: Schnappen Sie sich eine Kollegin oder einen Kollegen oder richten Sie einen Zoom-Raum ein. Setzen Sie für Ihre Arbeitseinheit einen festen Zeitrahmen, z. B. eine Stunde. Definieren Sie Ihr Ziel für die Session. Das könnte z. B. das Prüfen von Stundenzetteln, das Erstellen eines neuen Projektzeitplans oder das Aktualisieren Ihrer Retro-Vorlagen sein.
Beginnen Sie mit der Arbeit und lassen Sie Ihre Partnerin oder Ihren Partner ebenfalls aktiv werden. Nach Ablauf der Zeit berichten Sie einander, was Sie (nicht) geschafft haben. Wiederholen Sie das Verfahren bei Bedarf, bis alle Aufgaben erledigt sind.
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