Tipps zur Priorisierung: 8 Möglichkeiten, deine To-do-Liste zu optimieren
Meistere deine To-do-Liste: Konzentriere dich auf die wirkungsvollsten Aktivitäten auf deiner Liste und richte deine Anstrengungen auf die wertvollsten Ergebnisse aus – das gelingt dir, indem du die Punkte auf deiner Liste organisierst und priorisierst.
Beginne mit der anspruchsvollsten Aufgabe: Schaffe Zeit und freien Raum in deinem Kopf, indem du zuerst die schwierigste Aufgabe erledigst – also die größte und anspruchsvollste Aufgabe auf deiner Liste gleich zu Beginn des Tages abarbeitest.
Probiere langsames Arbeiten aus: Hetzen und ständiges Wechseln zwischen Aufgaben kann tatsächlich dazu führen, dass die Arbeit länger dauert – aufgrund von Fehlern, Nacharbeit und der Zeit, die dein Gehirn benötigt, um sich zwischen den Wechseln wieder zurechtzufinden.
Als Projektmanager bist du es gewohnt, deine umfangreiche To-do-Liste abzuarbeiten (zusätzlich zu den To-do-Listen deines Teams). Es kann schwierig sein, zu entscheiden, wo du anfangen sollst, wenn du in eine Million verschiedene Richtungen gezogen wirst. Hier sind einige meiner besten Tipps und Tricks, die dir helfen, strategischer zu denken und Dinge zu erledigen.
1. Erstelle eine vollständige Liste
Warum es funktioniert: Kennst du den Ausdruck, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht? Wenn du mit einer vollständigen Liste beginnst, siehst du sowohl den Wald als auch die Bäume und kannst entscheiden, was tatsächlich am wichtigsten ist und worum du dich später kümmern kannst.
Wenn du an mehreren verschiedenen Projekten arbeitest oder mehreren Stakeholdern Bericht erstattest, kann eine vollständige Liste dir helfen, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, wo du anfangen sollst. Es geht nicht darum, alle zufriedenzustellen, sondern darum, die besten Entscheidungen darüber zu treffen, wie du deine begrenzten Ressourcen (also deine Zeit und Energie) einsetzt.
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So legst du los: Erstelle eine Liste mit allem, was vor dir liegt, und mach dir keine Gedanken über die Prioritäten, bevor du nicht alles aus deinem Kopf zu Papier gebracht hast.
Sobald du eine vollständige Liste hast, kannst du damit beginnen, die Aufgaben von der wichtigsten bis zur unwichtigsten zu ordnen. Wenn du Aufgaben findest, die du schnell erledigen oder delegieren kannst, dann erledige oder delegiere sie sofort – das ist ein zusätzlicher Bonus.
2. Erledige zuerst die unangenehmste Aufgabe
Warum es funktioniert: Den Frosch zu essen bedeutet, zuerst die schwierigsten oder unangenehmsten Aufgaben auf deiner Liste anzugehen. Wenn du mit der kniffligsten Aufgabe auf deiner Liste beginnst, schaffst du geistigen Freiraum, der sonst möglicherweise durch diese drohende Aufgabe beansprucht würde. Außerdem baust du einen Schwung auf, der dir helfen kann, weitere Aufgaben auf der Liste abzuarbeiten (nachdem du den Frosch gegessen hast) – besonders wenn die Liste lang ist.
So legst du los: Nimm deine Liste (siehe Tipp Nummer eins) und wähle die wichtigste Aufgabe aus. Teile diese Aufgabe in kleinere, besser zu bewältigende Schritte auf und hake sie einen nach dem anderen ab, bis du die Hauptaufgabe erledigt hast. Durch die Aufteilung in kleinere Schritte wirkt sie geistig weniger überwältigend und lässt sich leichter bewältigen.
3. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend
Warum es funktioniert: Wenn Teammitglieder, Kunden und Stakeholder mit dringenden Aufgaben, Fragen oder Anliegen auf dich zukommen, kann das überwältigend und chaotisch sein. Die Festlegung geeigneter Prioritätsstufen und das Lernen, wie man Nein sagt, werden dadurch entscheidend. Überlege, was für dich die höchste Priorität hat – wenn alles wichtig ist, könntest du blockieren oder dich auf die falschen Dinge konzentrieren.
So legst du los: Erkläre dem Team, wie du Dringlichkeit definierst. Wenn beispielsweise jemand auf Informationen oder Feedback von dir wartet und dadurch daran gehindert wird, seine Arbeit zu erledigen, sodass der Zeitplan gefährdet sein könnte, dann ist das tatsächlich dringend. Du kannst auch die Ivy-Lee-Methode verwenden, um die täglichen Prioritäten zu strukturieren und so weniger leicht abgelenkt zu werden.
Erkläre der Person, die die Anfrage stellt, wie du entscheidest, ob etwas dringend ist, und stelle sicher, dass ihr euch einig seid. So wirst du nicht an deiner Entscheidung zweifeln oder dich schlecht fühlen, wenn später ein Detail auftaucht, durch das du den Eindruck bekommst, die Dringlichkeit missverstanden zu haben.
Zum Beispiel leitete ich die Entwicklung einer individuellen Software für einen Kunden. Mein leitender Entwickler versuchte, eine Erweiterung fertigzustellen, damit das Team des Kunden sie testen konnte. Gleichzeitig war der Kunde frustriert, weil sich im Backlog eine weitere Aufgabe befand, mit der ein kleiner Fehler behoben werden sollte, der ihn bei der Nutzung der Software störte.
Der Entwickler nahm jedoch an, dass er dem Kunden helfen würde, wenn er zuerst die Erweiterung zum Testen fertigstellte, da der Kunde dadurch mehr Zeit zum Testen vor dem Start hätte. Wir lösten die Situation, indem wir die Prioritäten bei zukünftigen Abstimmungsterminen mit dem Kunden überprüften.
4. Verschiebe Fristen, wenn möglich
Warum es funktioniert: Zusätzlicher Freiraum kann Ihnen helfen, produktiver und effektiver zu sein und die Überforderung zu reduzieren, die durch konkurrierende Prioritäten entstehen kann.
So starten Sie: Sehen Sie sich Ihre Prioritätenliste an und suchen Sie nach Möglichkeiten, sich selbst mehr Spielraum zu geben, um Dinge zu verschieben. Eine Priorisierungsmatrix kann Ihnen helfen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren, um Elemente zu identifizieren, die verschoben werden können. Wenn Sie nichts finden, sprechen Sie mit Ihren Teammitgliedern oder Stakeholdern darüber, was angepasst werden kann. Oft sind Dinge nicht so dringend, wie wir glauben. Sich abzugrenzen und eine Außenperspektive einzuholen, kann hilfreich sein.
Wenn Sie Elemente auf Ihrer Liste nicht nach hinten verschieben können, prüfen Sie, wo Sie sonst etwas Zeit zurückgewinnen können. Müssen Sie an jeder Besprechung teilnehmen? Schon eine zusätzliche halbe oder ganze Stunde am Tag, in der Sie sich auf Ihre Aufgabenliste konzentrieren können, kann äußerst hilfreich sein. Sie verschafft Ihnen mehr Fokuszeit und beseitigt eine weitere Situation, in der Sie den Kontext wechseln müssen (ein berüchtigter Produktivitätskiller).
5. Entschleunigen, um schneller voranzukommen
Warum es funktioniert: Wenn Sie Aufgaben überstürzen und ständig den Kontext wechseln, vergessen Sie eher wichtige Details oder machen Fehler, was zu Nacharbeit führt. Entschleunigen Sie, um Ihre Liste schneller abzuarbeiten – Sie müssen weniger Zeit damit verbringen, Fehler zu beheben oder, schlimmer noch, Projektzeitpläne anzupassen, weil Sie vergessen haben, eine Aufgabe abzuschließen, eine Genehmigung einzuholen oder eine Ressource zuzuweisen.
So starten Sie: Blocken Sie in Ihrem Kalender Zeit und weisen Sie jeder Aufgabe einen bestimmten Zeitraum zu, wobei Sie ausreichend Zeit für deren Fertigstellung einplanen. Sie könnten beispielsweise morgens eine Stunde für die Durchsicht Ihrer E-Mails reservieren, um sicherzustellen, dass Sie vor Ihrer ersten Besprechung genügend Zeit für durchdachte Antworten haben.
6. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools für Zeitpläne und Erinnerungen
Warum es funktioniert: Verlieren Sie beim Verschieben von Prioritäten wichtige Aufgaben nicht aus den Augen. Bewahren Sie sie in Ihrer Projektmanagement-Software oder Ihrem Aufgabenverwaltungssystem auf, um geistigen Freiraum zu schaffen (oder Platz in Ihren Notizen, wenn Sie der Stift-und-Papier-Typ sind). Legen Sie bei Bedarf Fälligkeitstermine Wochen oder Monate im Voraus fest – Ihr zukünftiges Ich wird die rechtzeitigen Erinnerungen zu schätzen wissen.
So starten Sie: Wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben in demselben Tool verfolgen, in dem Sie Projekte verwalten, müssen Sie nicht an mehreren Stellen nach den verschiedenen Dingen suchen, die Sie für Ihre Arbeit erledigen müssen, wodurch die kognitive Belastung sinkt. Fügen Sie beim Verwalten Ihrer Aufgaben Links zu benötigten Ressourcen oder Dokumenten hinzu, damit Ihr Tool zu einer zentralen Anlaufstelle für die Erledigung Ihrer Aufgaben wird.
7. Sammeln Sie Daten, um Ihre Kapazität zu bestimmen
Warum es funktioniert: Vielleicht fühlen Sie sich ständig überfordert oder überlastet, aber sind Sie trotzdem noch produktiv? Verfolgen Sie Ihre Aufgaben über einige Wochen oder sogar Monate hinweg. Wie viele Aufgaben erledigen Sie pro Tag und wie viele kommen hinzu? Wenn Ihnen schneller Arbeit zugewiesen wird, als Sie sie erledigen können, und Sie das Gefühl haben, immer weiter zurückzufallen, sammeln Sie Daten, um dies zu belegen.
Diese Daten können Ihnen helfen, zusätzliche Unterstützung in Form eines Projektkoordinators oder eines weiteren Projektmanagers zu begründen. Wenn dies nicht notwendig erscheint, ist es vielleicht an der Zeit, sich Unterstützung dabei zu suchen, Ihre Zeit besser zu verwalten, oder neue Zeitmanagementtechniken auszuprobieren.
So starten Sie: Kennzeichnen Sie Ihre Aufgabenliste für den Tag mit einer bestimmten Farbe (oder nutzen Sie die Funktionen Ihrer Projektmanagement-Software, um Ihre ursprünglichen Aufgaben hervorzuheben). Wenn Sie Ihrer Liste etwas hinzufügen müssen, verwenden Sie eine andere Tintenfarbe oder kennzeichnen Sie die Aufgaben entsprechend. Sie können außerdem die Zeit notieren, die Sie für jede Aufgabe benötigen, während Sie durch den Tag gehen. Denken Sie daran, auch jede arbeitsfreie Zeit zu vermerken (z. B. Essenszeiten oder Pausen).
Notiere am Ende jedes Tages, wie viel du von deiner To-do-Liste erledigt hast und wie viele weitere Stunden du gebraucht hättest, um die vollständige Liste abzuarbeiten. Vielleicht bräuchtest du mehrere zusätzliche Stunden, aber wenn Aufgaben warten können, reicht das möglicherweise nicht aus, um zu argumentieren, dass du überlastet bist.
Wiederhole diese Übung, um zu sehen, wie groß die Lücke zwischen dem ist, was du jeden Tag erledigst, und dem, was du erledigen musst. Es kann zu Schwankungen kommen (nicht jeder Tag hat dasselbe Arbeitsvolumen). Vielleicht möchtest du diese Übung sowohl während deiner arbeitsintensiven Phase (falls du eine hast) als auch in einem Zeitraum mit geringerem Arbeitsvolumen durchführen, um den Unterschied zu sehen.
Wenn dein Unternehmen große Schwankungen zwischen arbeitsintensiven und ruhigen Zeiten aufweist, sprich mit deinem Führungsteam darüber, für die arbeitsintensiven Zeiten vorübergehend Unterstützung zu holen, statt ein weiteres Vollzeitteammitglied einzustellen. Wenn du als Auftragnehmer tätig bist, kann dir diese Übung dabei helfen, zu bestimmen, wie viele Stunden oder Projekte du gleichzeitig bewältigen kannst.
8. Versuche es mit gemeinsamem stillen Arbeiten
Warum es funktioniert: Wenn du dich abgelenkt fühlst und Hilfe beim Fokussieren brauchst, kann stilles Arbeiten mit einer Partnerin, einem Partner oder einer kleinen Gruppe hilfreich sein. Obwohl diese als gemeinsames stilles Arbeiten bekannte Technik häufig Menschen mit ADHS empfohlen wird, kannst du auch davon profitieren, wenn bei dir keine solche Diagnose vorliegt.
Als Projektmanager kann es vorkommen, dass du eine Liste mit langweiligen und wenig glamourösen Aufgaben vor dir hast, deren Bearbeitung dich nicht gerade begeistert. Irgendjemand muss sie erledigen, und es ist völlig in Ordnung, ein wenig externe Motivation zu brauchen.
So legst du los: Schnapp dir eine Kollegin oder einen Kollegen oder richte einen Zoom-Raum ein. Begrenze deine Arbeitssitzung zeitlich und beschränke sie jeweils auf etwa eine Stunde. Lege deine Absicht für die Sitzung fest. Dabei könnte es zum Beispiel darum gehen, Zeiterfassungen zu prüfen, einen neuen Projektzeitplan zu erstellen oder deine Vorlagen für Retrospektiven zu aktualisieren.
Beginne mit der Arbeit und lass deine Partnerin, deinen Partner oder deine Gruppe dasselbe tun. Wenn die Zeit abgelaufen ist, teile mit, was du erledigt (oder nicht erledigt) hast. Wiederhole den Vorgang nach Bedarf, bis alle deine Aufgaben abgeschlossen sind.
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