Wie man die feine Kunst des Nicht-Alles-Wissens als Technischer Projektmanager meistert

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Galen Low: SaaS. SOC2. ADA. Jenkins. Sie dachten, das wären Liedzeilen von Charli XCX. Stellt sich heraus, dass dem nicht so ist. Und nach dem Ausdruck im Gesicht Ihres Kunden hätten Sie das vermutlich auch wissen sollen – oder wenigstens jemanden im Team haben, der es weiß. Aber bevor Sie alles hinwerfen und Ihren Traum aufgeben, eine angesehene Führungskraft im technischen Projektmanagement zu werden, hören Sie weiter zu.

Wir beleuchten heute, wie technisch man als technischer Projektmanager im Jahr 2025 wirklich sein muss – und wie Teamleiter:innen hochwirksame Projektmanager:innen fördern und entwickeln können, ohne dass sie einen Doktor in DevOps machen müssen.

Hallo zusammen, schön, dass Sie dabei sind. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig zu stärken, Selbstvertrauen zu geben und miteinander zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in der digitalen Welt verstärken. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedpm.com/membership.

Heute sprechen wir darüber, wie man ein Team technischer Projektmanager:innen anleitet, betreut und führt, um das richtige Gleichgewicht zwischen technischer Kompetenz und Soft Skills zu finden und deren berufliche Entwicklung in einem Umfeld zu fördern, in dem man viel wissen muss, aber einfach nicht alles über die Technologien wissen kann, mit denen die Teams arbeiten.

Heute mit dabei ist Kayla Keizer, Teamleiterin und Senior Technische Projektmanagerin bei Plank, einer Digitalagentur, die auf Web- und IT-Projekte für Kund:innen aus den Bereichen Kunst, Kultur, Non-Profit und Bildung spezialisiert ist.

Kay, danke, dass du heute hier bist.

Kayla Keizer: Danke für die Einladung.

Galen Low: Ich hätte fast deinen Costa-Rica-Hintergrund verpasst. Du bist heute oder gestern aus Costa Rica zurückgekommen?

Kayla Keizer: Heute Morgen.

Galen Low: Ich war so aufgeregt. Ich habe es falsch eingeplant, sonst hätten wir einen Dschungel oder einen Strand im Hintergrund haben können.

Kayla Keizer: Ja, das wäre cool gewesen. Es ist aktuell auch grün hinter mir, aber echte Natur, der Dschungel, das wäre schon was anderes gewesen.

Galen Low: Wenn Sie diesen Podcast hören und nicht das Video sehen – stellen Sie sich hinter Kay einfach wunderschöne Natur vor.

Vielleicht steigen wir direkt mit der Frage ein, die alle interessiert: Kann man als technischer Projektmanager:in auch ohne technische Ausbildung Karriere machen? Oder stößt man irgendwann an eine Wand, wenn man als PM beispielsweise Python nicht debuggen, nicht mit Git arbeiten, Laravel nicht bedienen oder ein CDN bei AWS nicht konfigurieren kann?

Was meinst du dazu?

Kayla Keizer: Ich denke, du bist Teil eines Teams aus technischen Expert:innen, deren Job es letztlich ist, zum Beispiel AWS zu konfigurieren und zu debuggen. Es ist also nicht deine Aufgabe, jeden Schritt selbst zu machen, aber es ist hilfreich, die Grundbegriffe zu verstehen.

Wenn dir jemand Python erwähnt und du gar nichts damit anfangen kannst, ist das nicht ideal – aber das ist kein Fall für eine Spezialausbildung! Man kann sich die Basics anlesen oder Kolleg:innen fragen, ob sie einem das Konzept erklären, damit man besser vorbereitet ist für die jeweiligen Gespräche oder Anforderungen.

Wichtig ist, die Konzepte zu verstehen und zu wissen, welche Fragen man stellen muss, damit die Entwickler:innen, Designer:innen oder Content-Leute die Informationen haben, die sie für ihre Aufgaben brauchen.

Galen Low: Genau das. Schön zu hören, dass es nicht darum geht, alles wissen und formell gelernt haben zu müssen. Die Kunst besteht vielmehr darin, die richtigen Fragen zu stellen, zu erkennen, wann etwas gefragt ist und als „Übersetzer:in“ zwischen den Teams und Stakeholdern zu agieren. Genau das ist cool.

Könntest du womöglich rückblickend berichten – ganz am Anfang deiner Karriere in einer technischen PM-Rolle hattest du dich doch eigentlich gar nicht so technisch gefühlt und bist ins kalte Wasser gesprungen.

Damals Telekommunikation: voller Abkürzungen, voller branchenspezifischer Technik. Inzwischen leitest du ein Team technischer Projektmanager:innen bei Plank.

Was war die erste große Hürde als nicht-technischer PM, der ein Team von Fachexpert:innen leitet? Und wie bist du darüber hinweggekommen?

Kayla Keizer: Ich glaube, man muss zuerst über sich selbst hinwegkommen. Wie du sagtest – ich war mittendrin, habe mit Leuten gearbeitet, die 10, 15, 20 Jahre im Unternehmen waren.

Mit entsprechendem technischen Know-how, Hintergrundwissen und Netzwerk-Erfahrung. Ich war damals Koordinatorin und habe mit der Leitung zusammengearbeitet. Und ich habe einfach geholfen, war damals Anfang 20 und wollte alles verstehen.

Was mir wirklich geholfen hat: Man darf sich nicht scheuen. Es ist zwar beängstigend, Unwissen zuzugeben, aber man wächst nur, wenn man Fragen stellt, sich reinkniet und Herausforderungen offen annimmt. Wenn man blockiert, wird es nur noch zäher. Wichtig ist die Einstellung: Selbst wenn man noch keine Sicherheit hat, sollte man sie wenigstens nach außen zeigen.

Galen Low: Oft stehen wir uns also selbst im Weg – dabei braucht es lediglich die richtige Einstellung und vielleicht ein wenig „Fake it till you make it“ – aber wichtig ist, zu wissen, was man fragen muss.

Kayla Keizer: Und Fragen dann auch mit Selbstbewusstsein stellen – nicht ängstlich oder zaghaft, sondern offen, ehrlich und klar, auch wenn man die Antwort nicht kennt. Denn Unsicherheit merkt das Gegenüber sofort – sei es ein:e Kund:in oder das Team. Die verlieren dann automatisch Vertrauen, wenn sie merken, dass man selbst kein Vertrauen in sich hat.

Zurück zum Überwinden: Am hilfreichsten war es für mich, meine Stärken zu nutzen. Ich bin sehr gut im Dokumentieren und kann technische Informationen so aufbereiten, dass Kund:innen oder das Team sie verstehen. Dafür muss man nicht selbst Technik-Profi sein, sondern einfach die richtigen Fragen stellen und sauber aufbereiten.

Galen Low: Das gefällt mir. Ähnlich wie eine Dolmetscherrolle bei den Vereinten Nationen – man muss nicht das Land führen, sondern den Sachverhalt vermitteln können. Genau das ist enorm wertvoll in der Digitalwelt: Vertrauen schafft die Fähigkeit, komplexe Inhalte für alle verständlich aufzubereiten und die Umsetzung zu orchestrieren – und nicht, alles selbst programmieren oder debuggen zu können.

Kayla Keizer: Genau.

Galen Low: Darf ich dich auf dem falschen Fuß erwischen?

Kayla Keizer: Was?

Galen Low: Was war deine gefühlt „dümmste“ Frage im Telekommunikationsbereich?

Kayla Keizer: Ich kann keine einzelne Frage benennen – aber ich habe definitiv am Anfang zu wenig gefragt und meine Fähigkeiten überschätzt.

Galen Low: Classic „Fake it“.

Kayla Keizer: Ja. Die wollten einen Bericht von mir. Ich habe einfach mein Bestes gegeben, nicht nachgefragt, wie oder was sie genau wollten – einfach gemacht und abgegeben. Und der Direktor meinte dann: Das ist nicht das, was ich wollte. Warum hast du nicht mehr nachgefragt, wenn du unsicher warst? Und ich dachte: Stimmt, hätte ich machen können…

Galen Low: Ich finde das trotzdem mutig. Klar, das Ergebnis war nicht optimal, aber viele würden in Unentschlossenheit verharren. Besser machen als nicht machen. Dennoch: Nachfragen ist wirklich keine Schande, vor allem in Branchen mit eigenen Regeln und Abkürzungen.

Kayla Keizer: Und es wurde auch erwartet, dass man nachfragt. Für mich war das eine große Lektion. Heute frage ich lieber einmal zu viel als zu wenig.

Galen Low: Heute ist es schon zu deinem Markenzeichen geworden! Und ja, niemand kann alles wissen – und das ist auch gar nicht notwendig. Die wichtigste Fähigkeit ist, herauszufinden, wie man an Wissen kommt. Das habe ich im Studium gelernt – und das gilt auch für die Praxis.

Kayla Keizer: Du hast einen wichtigen Punkt getroffen: Oft unterschätzen wir unsere Soft Skills.

Wenn ein Unternehmen eine:n technischen Projektmanager:in mit Ingenieurhintergrund wollte, würden sie so jemanden einstellen. Wenn man als Nicht-Techniker:in eingestellt wird, dann, weil man organisationstalentiert und kommunikativ ist und Menschen motivieren und ohne direkte Weisungsbefugnis führen kann. Das ist als Projektmanager:in enorm wertvoll.

Galen Low: In vielen Gesprächen im Netzwerk haben viele eher den Blick darauf, was ihnen an Skills angeblich fehlt – statt sich zu fragen, welche Soft Skills sie bereits mitbringen und sie weiter ausbauen könnten. Gerade Kommunikation und Führung machen diese Rolle aus.

Kayla Keizer: Genau. Ich habe vor Kurzem selbst neue Mitarbeitende eingestellt und hab gezielt gefragt, mit welcher Methodik sie sich neues Wissen aneignen. Es ist wichtig, nicht alles zu wissen, sondern eine Methode zu haben und diese erklären zu können – das ist Gold wert.

Galen Low: Was ist für dich eine gute Antwort – zum Beispiel im Umgang mit Fragen aus den Bereichen Cybersicherheit, Datenschutz oder Barrierefreiheit?

Kayla Keizer: Ich versuche immer selbst neugierig zu bleiben und erst einmal Begriffsdefinitionen zu recherchieren. Dann schaue ich im Team, wer Expert:in dafür ist, und bitte um ein kurzes Gespräch, damit ich die Anforderungen und Aufgaben zielgenauer vorbereiten kann. Das hilft allen. Man muss keine 30 Stunden YouTube-Videos ansehen.

Galen Low: Genau das: Viele gehen viel zu tief ins Detail – Stichwort SOC2-Prüfung – dabei reicht oft ein Grundverständnis für den konkreten Fall. Eben erst einlesen, dann gezielt Expert:innen ansprechen – und daraus auch noch Vertrauen im Team aufbauen. Da hilft es nicht, als Projektmanager:in nur auf Deadlines zu pochen und keine Ahnung von Fachbegriffen zu zeigen – viel stärker ist der neugierige Ansatz, der allen hilft.

Kayla Keizer: Es geht um Beziehungen – nicht nur zu Kund:innen, sondern auch zum Team. Genau das ist wichtig.

Galen Low: Genau – zwei Fliegen mit einer Klappe.

Du hast vorhin erwähnt, dass es nicht nur um Vorbereitung vor Meetings, sondern auch um Echtzeitfragen im Kundengespräch geht. Was empfiehlst du deinem Team, wenn sie in einer Live-Situation eine technische Frage gestellt bekommen und nicht weiterwissen?

Kayla Keizer: Ich sage immer: Es ist absolut in Ordnung, nicht alle Antworten parat zu haben – aber man muss wissen, wer im Team diese geben kann. Zu wissen, welches Thema welcher Rolle im Team angehört (Frontend, Backend, SEO etc.), ist entscheidend. So kann man selbstbewusst sagen: „Ich weiß das gerade nicht, aber meine Kollegin oder mein Kollege hat die Antwort und ich melde mich innerhalb der nächsten 24 Stunden dazu.“ Das strahlt Vertrauen aus.

Galen Low: Und gleichzeitig kann man seine Rolle als Koordinator:in unterstreichen – „Ich weiß vielleicht nicht alles, aber ich weiß, wie alles funktioniert und wer die richtigen Antworten hat.“ Das zu vermitteln ist wertvoll und verhindert, dass falsche Erwartungen entstehen. Hattet ihr mal jemanden im Team, der vom Entwickler oder Ingenieur zum PM wurde?

Kayla Keizer: Nicht direkt. Manche haben technisches Hintergrundwissen, sind aber auf ihrer Expertise als Entwickler:in geblieben. Ich glaube, gerade wenn man aus dem Technikbereich ins Projektmanagement wechselt, kann es passieren, dass man zu wenig fragt und zu viel voraussetzt. Man übernimmt Annahmen, die nicht immer passen. Ich erwische mich manchmal selbst dabei und bin froh, wenn Kolleg:innen mich dann darauf aufmerksam machen.

Galen Low: Das ist eine interessante Perspektive: Der Weg führt oft vom Gefühl des Nichtwissens zum „gefährlichen Halbwissen“, das einen manchmal sogar blockiert.

Kayla Keizer: Ja.

Galen Low: Wie gehst du damit um, wenn du das Gefühl hast, „eigentlich müsste ich das wissen, aber eigentlich sollte jemand anders antworten“?

Kayla Keizer: Immer dann, wenn ich selbst keine fundierte Erklärung mehr liefern kann („Das ist schlechtes UX, warum kann ich aber gar nicht genau sagen“) – dann hole ich das Team dazu. Ich kann ein Ja/Nein geben, aber keine Begründung – also übergebe ich den Ball.

Galen Low: Guter Ansatz! Man hat eine Meinung, aber wenn man sie nicht begründen kann, gibt man die Frage bewusst weiter.

Kayla Keizer: Genau.

Galen Low: Kommen wir nochmal auf das Thema Soft Skills: Ist ein technisch ausgebildeter Projektmanager automatisch besser für diese Rolle geeignet? Oder: Wie verkauft man als nicht-technische:r Projektmanager:in seinen Mehrwert, besonders im Vorstellungsgespräch, auch ohne alle Zertifikate und Abkürzungen zu kennen?

Kayla Keizer: Man muss sich im Vorfeld mit der Branche und den Technologien befassen. Auch wenn man nicht tief einsteigt – grundlegende Recherche und Vorbereitung ermöglichen es, im Gespräch auf einer Ebene zu bleiben und darauf aufzubauen. Ebenso sollte man erläutern, wie man Wissen aneignet, um das Team optimal zu unterstützen. Außerdem: Projektmanager:innen bringen Struktur, treiben den Prozess voran und sorgen dafür, dass zwischen Anfang, Meilensteinen und Launch alles läuft. Selbst ohne Technik-Know-how halten sie die Projekte am Laufen. Das dürfen wir nicht vergessen.

Galen Low: Genau. Das ist der Mehrwert: Struktur! Und wie du sagtest: Die Bezeichnung „technische:r Projektmanager:in“ kommt nicht von ungefähr – Vorbereitung und Grundwissen sind wichtig, ebenso wie Soft Skills. Und genau das braucht man auch im Job: sich einarbeiten, recherchieren und mit anderen lernen.

Kayla Keizer: Ja.

Galen Low: Abschließend: Wenn jemand in deinem Team überlegt, sich weiter zum technischen Project Manager zu entwickeln: Empfiehlst du dann Zertifikate wie AWS oder Weiterbildungen? Oder kann zu viel Spezialisierung ein Nachteil sein?

Kayla Keizer: Das kommt darauf an, wo man sich hinentwickeln will. Wer zum Beispiel Sicherheit spannend findet, sollte sich auf Web Security spezialisieren und passende Weiterbildungen wählen. Wer Barrierefreiheit liebt, kann sich auf Barrierefreiheit konzentrieren. Niemand muss programmieren, aber wer sich für einen Bereich entscheidet, kann gezielt Know-how erwerben und so deutlich den Mehrwert für eine Stelle vermitteln.

Galen Low: Richtig, Spezialisierung bedeutet, sich gezielt auf einen Bereich zu fokussieren – nicht auf hundert Felder gleichzeitig. Wer z.B. Projektmanagement und Cybersicherheit wirklich kombiniert, hat einen klaren USP, statt einfach „alles ein bisschen“ zu können. Sonst wirkt man am Ende überqualifiziert und niemand erkennt, was einen wirklich besonders macht.

Kayla Keizer: Viele wissen nicht, wie viele verschiedene Bereiche es heute in der Digitalbranche gibt: Telekom, Cybersecurity, Webentwicklung – überall gibt es Nischen und Möglichkeiten zur Spezialisierung.

Galen Low: Absolut.

Kommen wir zum Abschluss zurück zum Thema Teamführung: Gibt es bei Plank Möglichkeiten, wie ihr euch als PM-Team gegenseitig weiterbildet und Wissen teilt?

Kayla Keizer: Ja, wir treffen uns wöchentlich im Teammeeting. Einmal im Monat gibt's ein größeres Meeting für Austausch zu Herausforderungen, Projektfortschritten und Prozessen – und wir haben einen privaten Slack-Channel, um uns informell auszutauschen. Ich arbeite aktuell auch mit einem:er Mitarbeiter:in die DPM-Inhalte direkt durch, um weiteres Wissen praxisnah zu vermitteln. Nach allgemeiner PM-Zertifizierung steht man sonst oft vor digitalen Aufgabenstellungen und übersetzt dann erst das Wissen in die Praxis. Da hilft zusätzlicher Content sehr.

Galen Low: Schön zu hören und genau – die eine perfekte Weiterbildung gibt es nicht. Niemand kann alles wissen, Digitalisierung ist komplex. Wichtiger ist, mit Leidenschaft und Neugier tief in einzelne Bereiche einzusteigen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Kayla Keizer: Und auch die eigene Position realistisch einschätzen: Wer gerade erst anfängt, steht noch am Anfang, und das ist in Ordnung. Niemand erwartet, dass man am ersten Tag schon zehn Jahre Erfahrung mitbringt. Das sage ich meinem Team immer wieder.

Galen Low: Großartiger Abschluss.

Kay, danke dir vielmals für deine Zeit. Es hat wirklich Spaß gemacht!

Kayla Keizer: Danke für die Einladung!

Galen Low: Sehr gerne, es war mir ein Vergnügen.

Zum Abschluss: Wenn Sie Lust haben, mit über tausend gleichgesinnten Projektmanagement-Profis zu diskutieren, werden Sie Teil unseres Netzwerks! Mehr dazu auf thedpm.com/membership. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns gerne und bleiben Sie über thedigitalprojectmanager.com in Kontakt. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.