Wie man verhindert, dass schlechte Meetings gute Projekte ausbremsen (mit John Furneaux von Hive)

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Galen Low:

Danke fürs Einschalten, mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von digitalen Profis mit der Mission, uns gegenseitig dabei zu helfen, kompetenter, selbstbewusster und vernetzter zu werden, damit wir Projekte besser liefern können. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, gehe auf thedigitalprojectmanager.com.

Hallo zusammen. Danke, dass ihr beim DPM-Podcast dabei seid. Mein heutiger Gast ist der Mitgründer und CEO von Hive. Ein kollaboratives Unternehmen, das ein KI-basiertes Projektmanagement-Tool entwickelt hat, das von Marken wie Uber, Starbucks, WeWork, IBM und vielen mehr genutzt wird. Er hat einen Master in Mathematik und Jura von der Universität Cambridge. Er kann ein Flugzeug fliegen. Er radelt regelmäßig durch das East Village und hat sich das Programmieren selbst beigebracht, damit er sein Produkt entwickeln konnte.

John Furneaux: Manche sagen, er sei ein Mann mit eisernem Willen, andere nennen ihn disruptiv, aber vor allem ist er ein bekennender Teamwork-Nerd und extrem leidenschaftlich, was Kollaborationskultur und effektives Sitzungsmanagement angeht.

Heute sprechen wir über seinen aktuellen Artikel im The Digital Project Manager mit dem Titel Wie schlechte Meetings ein gutes Projekt zerstören können und tauchen generell ein in die Frage, wie Meetings weniger Zeitfresser sein und mehr Antrieb für kollaborative Projekte werden können.

Bitte begrüßt Herrn John Furneaux. Hallo John.

John Furneaux:

Hallo, wie geht’s dir, Galen? Und vielen Dank für die netten Worte.

Galen Low:

Ich habe im Vorfeld zu diesem Podcast recherchiert und war wirklich beeindruckt. Ich freue mich sehr auf das Gespräch. Vielleicht können wir damit starten, dich ein wenig kennenzulernen.

Eine Sache hat mich besonders fasziniert: Dein Weg führte dich von Mathematik und Jura dazu, das Programmieren zu lernen und ein Softwareunternehmen zu gründen. Irgendwo gab es anscheinend einen scharfen Richtungswechsel. Mich interessiert, was dich dazu inspiriert hat, Menschen dabei zu helfen, besser zu kollaborieren und Projekte besser zu liefern, statt einer klassischen Laufbahn in Mathematik oder Jura zu folgen?

John Furneaux:

Ja, auf jeden Fall. Ich bin besessen von menschlicher Psychologie und, noch spezifischer, davon, wie Menschen zusammenarbeiten. Es ist eine uralte Frage, die nie endgültig gelöst sein wird – man kann nur immer besser werden. Für mich persönlich führte das dazu, dass ich Jura interessant fand, weil es hilft, Streitigkeiten zwischen Menschen zu lösen. Es geht immer um zwei Parteien. Dann merkte ich schnell, dass ich davon fasziniert bin, wie Tools Teams dabei unterstützen können, gemeinsam mehr zu erreichen. Wenn man an die Spiele im Sommercamp denkt, wenn man versucht, eine Brücke aus Papier und Stöcken zu bauen, fand ich das immer spannend – und heute helfe ich Organisationen mit zehntausenden Menschen, diese „Papierbrücke mit Stöcken“ effizienter und größer zu bauen.

Galen Low:

Ich liebe das Bild! Papierbrücken und Stöcke im großen Maßstab. Es ist tatsächlich etwas, das wir nie endgültig „lösen“, sondern immer besser werden können. Das ist die Kraft des Menschen – gemeinsam mehr zu schaffen, als einer alleine könnte.

Das ist ein großartiges Ziel. Apropos menschliche Kollaboration, aktuell haben wir Pandemie und die Welt ist vielleicht nicht ganz optimal. Gibt es trotzdem etwas, das Dinge für dich persönlich oder beruflich gerade ein bisschen besser macht, ein Silberstreif am Horizont?

John Furneaux:

Ja, ich bleibe beim Nerd-Thema. Ich bin einer von denen, die „The Queen’s Gambit“ gesehen haben und dadurch ist mein Interesse an Schach neu entfacht worden. Ich habe seit meiner Kindheit nicht mehr gespielt und jetzt macht es mir viel Freude – als Ausgleich zum Alltag. Ich finde es spannend, dass neue Hobbys oder Herausforderungen das Gehirn dazu bringen, anders zu denken. Beim Fliegen eines Flugzeugs z.B. wird man sehr sicherheitsbewusst, was gut ist. Aktuell lerne ich, wie man beim Schach immer einen Schritt voraus denkt, besonders in leicht kompetitiven Umgebungen. Einige der Fehler, die ich auf dem Schachbrett mache, helfen mir, solche Fehler im echten Leben zu vermeiden. Das hat mir in den letzten Monaten viel Freude gebracht.

Galen Low:

Für unsere Zuhörer: Das sind beides großartige Projektmanager-Hobbys – Fliegen als Risikomanagement und Schach als Vorausdenken in kompetitiven Situationen. Spielst du gegen menschliche Gegner oder KI – oder beides?

John Furneaux:

Gegen Menschen, denn für mich ist der zwischenmenschliche Aspekt spannend. Es geht nicht darum, der weltbeste Schachspieler zu werden, sondern mich faszinieren die Strategien, wie Menschen auf unterschiedliche Züge reagieren, was sie erkennen, wie sie sich gegen starke oder schwächere Spieler behaupten. Sehr interessant!

Galen Low:

Sehr cool! Jetzt können wir wahrscheinlich ewig über Schach reden, aber vielleicht erzählst du uns mal ein bisschen mehr über das Unternehmen Hive. Was genau ist Hive?

John Furneaux:

Stellen wir uns Projektmanagement vor, denn das ist das Feld, aus dem wir stammen – also wissen, woran die Kollegen arbeiten, was man selbst tun muss, wie der gesamtheitliche Projektplan aussieht. Wir glauben, dass es eine neue Generation von Plattformen gibt, die nicht nur für riesige Bauprojekte gemacht sind, sondern den Alltag vieler Teams unterstützen. Techniken wie PMO-Methoden oder Agile werden heute auch im „normalen“ Alltag genutzt, z.B. im Marketing – also zunehmend kurze Planungs-Zyklen und flexible Zielanpassung, statt starrem Jahresplan. Das passt zu unserer Philosophie.

Galen Low:

Genau, viele Marketingteams tasten sich gerade an Agile heran, um flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren und Prioritäten zu setzen.

John Furneaux:

Wir leben in einer Zeit, in der langanhaltende Pläne oft überholt wirken. Erfolgreiche Unternehmen passen ihre Strategie regelmäßig neu an, weil sie die Agilität dafür bereits in ihrer Kultur verankert haben.

Galen Low:

Nicht nur Agile, sondern richtige Agilität – sehr schön gesagt. Wie unterstützt Hive diese Agilität und Nimbelkeit deiner Kunden?

John Furneaux:

Gerade jetzt, wo viele remote arbeiten, sehen wir Hive als das „Bühnenpersonal“, das alles vorbereitet, damit die „Schauspieler“ glänzen und nicht von Tooling abgelenkt werden. Hive will die Informationslogistik übernehmen, Abstimmungsprozesse erleichtern, Zeit und Freiraum schaffen, damit du das tun kannst, was du am besten kannst. Hive übernimmt die Formalitäten, damit du dich auf kreatives Arbeiten konzentrieren kannst.

Galen Low:

Mir gefällt dieses Bild von „unsichtbaren Bühnenarbeitern“, die helfen, das „Stück“ erfolgreich aufzuführen. Das KI-basierte Tool verstärkt also die menschlichen Stärken, rationalisiert Routineaufgaben und lässt mehr Zeit für die wichtigen, nicht automatisierbaren Themen. Gerade nach 2020 hat sich ja alles umgekrempelt: Mit welchen Herausforderungen siehst du dich und dein Team aktuell konfrontiert?

John Furneaux:

Das zentrale Stichwort ist die Unternehmenskultur. Vor der Pandemie saßen wir gemeinsam im World Trade Center in New York – und dann kam der Tag, an dem wir auf Homeoffice umstellen mussten. Wir dachten, wir sind drei Tage raus aus dem Büro ... und das war tatsächlich unser letzter gemeinsamer Tag dort. Nun stellt sich die Frage: Wie hält man Freundschaften, Vertrauen und Teamstolz aufrecht, wenn man nicht mehr acht Stunden physisch nebeneinander sitzt? Aber ich glaube nicht, dass man zu produktiver Zusammenarbeit in einem Großraumbüro gezwungen werden muss. Es geht eher um den Mittelweg: Wie bleibt man menschlich und professionell verbunden, auch wenn man nur digital zusammenarbeitet?

Galen Low:

Habt ihr etwas gefunden, das für eure Teams wirklich gut funktioniert?

John Furneaux:

Ja! Wir führen mittlerweile wieder Rituale wie gemeinsames Bowling ein. Außerdem haben wir zwei wichtige Rituale: Zum einen eine Art „Betriebsanleitung“, inspiriert von David Politis von BetterCloud: Wenn jemand neu ist, beantwortet er 10-11 Fragen über seine bevorzugte Zusammenarbeit, den Umgang mit Feedback etc. Das hilft enorm, den Umgang miteinander abzustimmen und Konflikte zu vermeiden. Das zweite Ritual ist unser „Happy Hive“ am Freitag: Jeder nennt öffentlich im Zoom-Call einen Kollegen und etwas, was dieser für ihn getan hat. So hörst du zum Wochenausklang lauter Wertschätzung und konkrete Erfolge. Die wichtigsten Erkenntnisse und Erfolge der Woche werden so ganz beiläufig geteilt.

Galen Low:

Sehr schön, solche User Manuals holen die individuellen Arbeitsweisen heraus und fördern Akzeptanz für Unterschiedlichkeit. Das spiegelt sich auch in Hives Produktphilosophie wider.

John Furneaux:

Genau, schon früh war für uns klar, dass Teams und einzelne Teammitglieder Hive sehr unterschiedlich nutzen dürfen – und das ist ok. Als Produktmerkmal können Nutzer ihr Projekt ganz nach eigenem Stil organisieren, sei es wie ein Trello-Board oder wie ein klassisches Gantt-Diagramm. Bei neuen Teams mache ich eine kleine Abfrage: „Welche Ansicht gefällt euch am besten?“ und es gibt IMMER vier verschiedene Antworten. Das bestätigt, dass Menschen verschieden ticken und es keine einheitliche Lösung gibt.

Galen Low:

Das ist ein tolles Prinzip, gerade für Teams mit verschiedenen Disziplinen. Gibt es neue geheime Features auf eurer Produkt-Roadmap, die ihr vor 2019 nicht geplant hattet?

John Furneaux:

Auf jeden Fall – ein perfekter Übergang zum Thema Meetings. Mir wurde erst vor Kurzem klar, wie zentral Meetings für Projekterfolg sind. Besonders durch schlechte Zoom-Meetings ist das schmerzhaft offensichtlich geworden. Wir investieren jetzt massiv in bessere Meeting-Tools: einfach agenda, klar dokumentierte Next Steps, konkrete Nachverfolgbarkeit und Sichtbarkeit für alle. Wenn ein Moderator eine Sitzung brillant leitet, ist das beeindruckend – so etwas wollen wir fördern.

Galen Low:

Das kann ich nur bestätigen – schlechte Zoom-Meetings sind noch schlimmer als schlechte Präsenz-Meetings. Deine vorbildlichen Artikel auf The Digital Project Manager, z.B. zu schlechten Meetings, sind da sehr hilfreich. Lass uns doch mal über deine „Formel“ für erfolgreiche Meetings sprechen. Du sprichst von den Phasen vor, während und nach dem Meeting. Kannst du diese Struktur erklären?

John Furneaux:

Sehr gerne. Viele kennen die Plan-Do-Review-Schleife aus dem Projektmanagement. Ein Meeting sollte quasi als „Mini-Projekt“ betrachtet werden. Das heißt: Vorab Planung – Agenda und Teilnehmerkreis müssen stimmen; Währenddessen geht es um die Dokumentation der nächsten Schritte; Nachher um die Umsetzung und Nachverfolgung der besprochenen Aktionen. Wenn man das beherzigt, ist man weiter als die Mehrheit. Mein Tipp: Nie ohne Agenda, nie ohne Fokus auf die wirklich maßgeblichen Beteiligten.

Galen Low:

Wie setzt ihr kollaboratives Notieren um, also dass möglichst alle aktiv an den Meetingnotizen mitarbeiten?

John Furneaux:

Entgegen meiner Erwartung ist das nicht chaotisch. Mit leicht strukturierter Vorlage, z.B. wie in einem Google Doc, tragen alle parallel bei. Fehler werden direkt korrigiert, zusätzliche Punkte können nebenbei eingefügt werden. Besonders wichtig ist: Die nächsten Schritte sind explizit und für alle sichtbar, Missverständnisse werden direkt aufgeklärt, Aufgaben klar verteilt. Das ist viel effektiver als klassische Protokolle und endlose E-Mail-Ketten nach Meetings.

Galen Low:

Was hast du beobachtet, wie wirkt sich diese Meeting-Kollaboration auf den Projekterfolg aus?

John Furneaux:

Ganz eindeutig: Die Geschwindigkeit nimmt zu! Wenn Blocker schneller dokumentiert und erledigt werden, verschiebt sich das Projekt auf die Überholspur. Der Austausch ist transparent, Aufgaben werden abgeschlossen, und man kommt spürbar besser voran.

Galen Low:

Das war für mich der spannendste Aspekt: Meetings als regelrechten Projekt-Prozess sehen und gezielt gestalten, statt darauf zu hoffen, dass „irgendwer“ das schon kann. Wie plant ihr Meeting-Frameworks? Ist das persönliche Stilfrage oder Teamkultur?

John Furneaux:

Ich habe schon früh gelernt (mein Arbeitgeber Capgemini investierte viel in Meeting-Trainings): Viele Faktoren beeinflussen Erfolg – auch Grundbedürfnisse wie Temperatur, Tageszeit, ob die Leute hungrig sind usw. Das bedeutet: Meetings sollten aktiv gestaltet werden – für maximale Energie und Beteiligung!

Galen Low:

Was hältst du vom alten Ansatz „sich nicht so anstellen, einfach durchziehen“?

John Furneaux:

Ich glaube, wir können heute viel mehr auf individuelle Unterschiede und Bedürfnisse eingehen und dadurch bessere Ergebnisse erzielen. Meetings sind mehr als eine Pflicht, sie sind eigentliche Arbeitsorte, wenn man sie gut gestaltet!

Galen Low:

Wie kann man seinen Kalender aufräumen und mehr Zeit für produktive Meetings schaffen?

John Furneaux:

Ganz einfach: Traue dich, dich proaktiv aus wenig produktiven Meetings abzumelden und nutze die Zeit für konzentrierte Arbeit. Als Moderator: Überprüfe regelmäßig Agenden und Teilnehmerlisten, entferne „Altlasten“ und sorge für klare Ergebnisorientierung. Meistens lässt sich auf diese Weise mindestens 20 % der Meeting-Zeit einsparen. Diese Zeit kann besser für kreatives Arbeiten genutzt werden!

Galen Low:

Super, John. Das war ein richtig gutes Gespräch. Vielen Dank, dass du dabei warst und deine Einblicke mit uns geteilt hast – sowohl zu Meetings als auch zu Hive. Ich bin gespannt auf weitere Features von Hive. Für die Zuhörer: Schaut euch unbedingt Johns Artikel zum Einfluss schlechter Meetings auf Projekterfolg an (Wie schlechte Meetings einen Projekterfolg gefährden können). Da sind viele gute Strategien dabei, um Meetings produktiv zu gestalten und Dinge ins Rollen zu bringen.

John Furneaux:

Danke, Galen. Ich schätze es sehr.

Galen Low:

Und was sind eure Tipps und Tricks, um Arbeit in Meetings erfolgreich zu erledigen? Wo scheitern eure Meetings? Welche Strategien haben zu euren größten Erfolgen geführt? Schreibt es uns unten in die Kommentare.

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