Wie man einen fesselnden Remote-Workshop moderiert

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digital-Profis, die sich zum Ziel gesetzt hat, einander dabei zu helfen, Fähigkeiten aufzubauen, mehr Selbstvertrauen zu gewinnen und sich zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in der digitalen Welt steigern können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, schauen Sie vorbei unter thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute bekommen wir eine Lektion darin, wie man ansprechende Remote-Workshops moderiert – von der Bestsellerautorin, erfahrenen Executive-Facilitatorin und Gründerin von Starfish Synergies sowie exklusive nordamerikanische Anbieterin von Hasbros Play-Doh Power Solutions Corporate Training: Frau Theresa Bailey.

Theresa, willkommen zurück in der Sendung.

Theresa Bailey: Herzlichen Dank. Es freut mich sehr, wieder dabei zu sein.

Galen Low: Es freut mich auch sehr, dich hier zu haben, denn wir haben vorhin darüber gesprochen, wie du Play-Doh in Workshops mit Führungsteams einsetzt und wie das Kreativität und Innovation freisetzt. Und ich dachte: Oh mein Gott, das ist perfekt. Denn wenn ich das einleiten würde, würde ich sagen, die Welt des Projektmanagements und die Rolle von Projektmanager:innen wandeln sich, besonders in der digitalen Welt. Zwei miteinander verbundene Dinge sehe ich dabei zunehmend: Erstens wird von Projektmanager:innen immer mehr verlangt, Workshops und Sessions moderieren zu können. Zweitens erfolgt die Zusammenarbeit in Projekten immer häufiger hybrid oder aus der Ferne.

Deshalb denke ich, dass heutzutage jede Projektmanagerin und jeder Projektmanager, der einen engagierten Remote- oder Hybrid-Workshop moderieren kann, extrem wertvoll ist. Und wer könnte uns besser unterrichten als du, die das regelmäßig macht? Ich freue mich schon sehr darauf!

Theresa Bailey: Ja, tatsächlich helfe ich Menschen dabei herauszufinden, wie sie moderieren können – vor allem denen, die ungern vor anderen sprechen. Wir wissen, dass öffentliches Reden auf der Angstskala oft noch über dem Tod steht. Der beliebteste Workshop ist deshalb, Menschen das Moderieren beizubringen. Es ist eine essenzielle Fähigkeit, fast überall.

Galen Low: Genau, da gibt es etwas Unnatürliches daran, weshalb es eingeübt und trainiert werden muss.

Ich hoffe, wir können heute von den Erfahrungen profitieren, die du zum Teil mühsam gesammelt hast. Du warst schließlich nicht immer Moderatorin, sondern bist vor ungefähr 15 Jahren eher reingerutscht. Kannst du uns deine Geschichte erzählen? Wie bist du von einem geplanten Doktortitel in Psychologie zur Moderation von Führungskräfte-Workshops mit Play-Doh gekommen?

Theresa Bailey: Sehr gerne. Ich wollte vor vielen Jahren eigentlich Sportpsychologin werden, habe deshalb freiwillig gearbeitet, um mich für das Studium zur klinischen Psychologin zu bewerben. Ich war ehrenamtlich für die Canadian Mental Health Association in Ottawa tätig und habe ein Projekt begleitet, um zu erfahren, wie obdachlose Menschen Zugang zu Angeboten wünschen. In einer Unterkunft saß ich dann einem jungen Mann gegenüber, der exakt zwei Wochen jünger war als ich.

Wir sind gleich aufgewachsen, und ich fragte mich: Wie kommt es, dass er hier sitzt und ich dort? In diesem Moment habe ich meinen Traum von der Sportpsychologie aufgegeben und mich darauf konzentriert, herauszufinden, was Menschen erfolgreich macht. Ich habe einen Master in Community Psychology gemacht, um genau das zu erforschen – etwa Resilienz bei jungen Frauen in Notunterkünften. Was hilft ihnen, danach erfolgreich zu sein?

Das war der erste Teil meines Lebens. Dann ging ich in den Bildungsbereich, habe mit psychischer Gesundheit gearbeitet und viel verschienendes gemacht. Nach meinem dritten Kind habe ich angefangen zu beraten, um flexibler zu sein. Mein Fundament war immer Forschen.

Mit meinen Fähigkeiten aus der Sozialpsychologie und -entwicklung habe ich dann Teambuilding, Community-Facilitation und strategische Planung gemacht und festgestellt, dass ich nicht gerne in Tabellen recherchiere. So bin ich mehr in die Moderation gerutscht.

Und dort fühlte ich mich angekommen: ich hatte das Gefühl, zuhause zu sein, wenn ich Menschen zusammenbringen und das Beste aus ihnen herausholen kann. Mit der Pandemie verlor ich dann innerhalb von drei Tagen mein ganzes Einkommen (März 2020) und habe beschlossen, zu meinen Wurzeln zurückzukehren und einen Kurs über Resilienz entwickelt.

Dann hat mich die VP Marketing Kanada von Hasbro eingeladen, einen Workshop zu geben – der sollte zweimal in Präsenz stattfinden und wurde abgesagt. Dann wurde ich gebeten, Play-Doh in den Online-Workshop einzubauen.

Ich habe mich eingearbeitet – und es lief so gut, dass ich drei Wochen später das Angebot bekam, Play-Doh Power Solutions Corporate Training zu entwickeln. Und das mache ich jetzt seit vier Jahren.

Galen Low: Ich liebe, dass der Ursprung deiner Arbeit die Faszination ist, anderen beim Aufblühen zu helfen. Dein Werdegang ergibt dann richtig Sinn.

Wenn wir Menschen zu einem Workshop zusammenbringen, verfolgen wir ein Ziel, wir wollen, dass sie gedeihen. Es ist nicht immer angenehm und man muss innerlich wie auch bei den Teilnehmenden etwas freilegen, damit sie wirklich etwas daraus ziehen können.

Und genau das ist das Leitmotiv: Warum sollte man sich für seinen Workshop und die Moderation interessieren? Nicht nur, weil man es muss – sondern vielleicht, weil es ein Teil des Ergebnisses sein sollte.

Theresa Bailey: Absolut. Die Menschen merken es, ob man einen Workshop nur abhält, weil es sein muss. Das ist eine der ersten Sachen, die ich anspreche. Und das führt vermutlich zum nächsten Thema – was sind deine Absichten? Es gibt Ziele, die man erreichen will – ich spreche von Checklisten –, aber was sind deines Absichten für den Workshop und welches Weltbild bringst du mit?

Für mich sind die Ziele die Kästchen, die man abhakt, die Absichten hingegen sind wie die Banden in einer Kegelbahn für Anfänger. Wenn du deine Absichten festlegst und die anderen einbeziehst, dann sind alle auf das gleiche Ziel eingestimmt und es ist leichter, Commitment für einen effektiven Workshop zu bekommen.

Galen Low: Das gefällt mir als Rahmen, denn Ziele sind oft nur das Abhaken von Punkten. Es ist selten, dass nach dem Workshop alle sagen: Ja, wir haben alles abgehakt. Das hilft zwar manchmal, Effizienz zu messen, aber es steckt mehr dahinter. Es gibt ein gewisses, schwer erklärbares "Etwas", das einen Workshop gut macht.

Vielleicht die Frage an dich: Was macht einen Workshop für die Teilnehmer wirklich fesselnd? Was sorgt unabhängig vom Format für das Gefühl, dass es eine wertvolle Zeitinvestition war?

Theresa Bailey: Ich bin da vielleicht nicht einzigartig, aber mir ist es sehr wichtig, dass alle die Möglichkeit zur Teilnahme haben. Was fesselt, was nicht? Nicht fesselnd ist es, wenn eine Person das ganze Rederecht hat und alle nur zuhören.

Umgekehrt ist es aber für manche einschüchternd, wenn sie zur aktiven Teilnahme gezwungen werden. Man muss Wege finden, Menschen einzubinden, sodass es relevant ist. Wer liebt unnötige Kennenlernspiele? Wenige. Nur etwa 7% sagen, sie mögen Icebreaker, wenn sie keinen Bezug zur Arbeit haben.

Es geht darum, die Leute auf eine Weise einzubinden, die für sie Sinn ergibt, dann nehmen auch Zurückhaltende eher teil – und fühlen sich sicher. Produktivität, Engagement und Sicherheit sind für mich die Erfolgskriterien für einen guten Workshop.

Galen Low: Die Sicherheit ist ein tolles Kriterium. Es ist ein Balanceakt zwischen "jemand redet die ganze Zeit" und "ich musste teilnehmen, wollte aber eigentlich nicht".

Es gibt dieses Gleichgewicht von Komfort – niemand muss teilnehmen, aber es wäre schön, wenn Teilnehmende irgendwann von sich aus, weil sie sich sicher fühlen, etwas beitragen möchten.

Theresa Bailey: Genau. Ich bin oft zu Beginn eines Projekts dabei, um den Grundton zu setzen – beispielsweise für Projektmanager:innen wichtig: Wie arbeiten wir zusammen?

Und auch Teilnehmer:innen mit leiserer Stimme sollten ihren Zugang zur Beteiligung finden – ob durch Reden, Chat oder andere Wege – und wissen, dass ihre Stimme genauso zählt. Wenn das Setting stimmt, kann das auf die künftige Zusammenarbeit ausstrahlen.

Galen Low: Perfekte Überleitung! Lass uns über deinen Ansatz sprechen, besonders für remote und hybride Settings – wie planst du solche Workshops und schaffst Innovationsräume?

Theresa Bailey: Viele Schritte, aber der Kern ist: Was soll am Ende herauskommen? Wie sorge ich dafür, dass sich alle einbezogen fühlen?

Ich spreche mehrmals mit dem Auftraggeber, manchmal auch mit weiteren Personen. Dann arbeite ich rückwärts: was sind die 3 wichtigsten Themen?

Ich empfehle übrigens keine ganztägigen Remote-Workshops – lieber aufteilen! Dann strukturiere ich es so, dass die erste Stunde nur darauf verwendet wird, den Raum zu öffnen, Kaufbereitschaft herzustellen, ein Stimmungsbild einzuholen.

Wichtige Basics: Pausen planen, Teilnehmer über Pausenzeiten informieren, Kameraregeln besprechen.

Galen Low: Viele glauben, ein:e Moderator:in erledigt das mit einer Standardagenda. Aber die Vorarbeit – mit wem arbeite ich, was soll erreicht werden, wie sind die Rahmenbedingungen – ist entscheidend.

Hybrid, Präsenz, Remote – die Aufmerksamkeitsspannen sind unterschiedlich, Müdigkeit tritt früher oder später ein und muss eingeplant werden. Die Erwartungshaltung spielt eine große Rolle. Magie entsteht nicht von allein im Workshop, sondern durch diese Vorbereitung.

Gab es schon Leute, die gesagt haben: "Okay, ich habe zwar Play-Doh bekommen, aber ich will meine Kamera nicht anmachen, tut mir leid"?

Theresa Bailey: Ja, kommt bei Bandbreitenproblemen mal vor – dann werden die Ergebnisse per Kamera gezeigt, das reicht meist. Oder es gibt private Hintergründe. Wir bitten zumindest, uns zu zeigen, was sie erschaffen haben – meistens sind die Leute dann aber doch dabei, weil das Setting stimmt. Wir spielen Musik ein, manchmal fangen die Leute an, mitzutanzen – so wird’s lockerer und die anderen wollen dann auch die Reaktionen sehen.

Wenn alle Kamera aus haben, ist es schwierig, die Energie zu erfassen – also wenn möglich, wenigstens zwischendurch anmachen.

Galen Low: Das ist nachvollziehbar. Ich sehe oft starre Kamerapflichten („Kameras müssen an sein“), aber deine Erklärung, warum das Flexibilität braucht, ist viel einfühlsamer. Es hilft dem Moderator, aber auch der Gruppe, wenn alle sich ab und zu zeigen.

Theresa Bailey: Es geht immer wieder um die Absichten.

Wenn alle ihren Intent festgelegt haben, sind sie verbindlicher und weniger dazu geneigt, sich zu entziehen. Jeder ist für den Ausgang mitverantwortlich. Wenn der Tag für alle gut wird, liegt das auch an jeder einzelnen Person.

Galen Low: Genau – auch die Teilnehmenden haben Einfluss auf den Mehrwert der Zeit.

Apropos Moderation und das Workshop-Erlebnis: Selbst in Meetings ist es oft schwierig, vor allem hybrid – wie können Teilnehmende sich bemerkbar machen oder auf Augenhöhe beteiligen? Wie gehst du mit technischen oder psychologischen Herausforderungen und Beteiligungsmöglichkeiten um?

Theresa Bailey: Wir lernen immer noch dazu – und die eingesetzte Technik macht einen großen Unterschied, ob Teams, Zoom, Google Meet etc. Es bedarf Vorbereitung und Tests: Wie viele Leute sind im Raum, wie viele remote, wo sind die Kameras?

In Präsenz schleppen wir Material, online ist technisches Setup und Test wichtiger. Wer kann helfen, z.B. Zugänge prüfen oder Chatfragen überwachen, falls ich sie übersehe.

Diese Unterstützungsperson ist enorm hilfreich, damit niemand ignoriert wird.

Galen Low: Das liebe ich – dieses kleine Detail kann Meetings retten! Oft übersieht man Chatbeiträge oder Handzeichen – und genau das sorgt dafür, dass Leute abschalten. Verantwortlichkeiten zu verteilen, steigert Teilhabe und Motivation der Gruppe enorm.

Theresa Bailey: Die Rolle kann auch rotieren – so bleiben alle aufmerksam. Man merkt schnell, wie andere anfangen, Fragen zu beantworten und sich im Chat austauschen – und das ist großartig.

Sagen, wann unterbrechen erwünscht ist, und sonst die Chatfunktion als Alternative etablieren, hilft, die Dynamik zu steuern. Alle sollen Möglichkeiten haben, sich einzubringen.

Galen Low: Erwartungen zu klären ist zentral. Ich sage zu Beginn oft: Der Chat ist ausdrücklich erlaubt – und nicht störend. Es ist hilfreich, diese Regeln offen zu kommunizieren, damit Klarheit herrscht und die Atmosphäre entspannt ist.

Theresa Bailey: Absolut. Die Mischung aus Struktur und Flexibilität erhöht die Beteiligung, gerade im Online-Setting.

Galen Low: Wir hatten ja auch über Inklusivität und Barrierefreiheit gesprochen. Play-Doh ist in vielerlei Hinsicht zugänglich, aber einige Teilnehmende haben unterschiedliche Fähigkeiten oder sind neurodivergent. Gibt es Tricks oder Ansätze, deinen Workshop für alle zugänglich zu halten?

Theresa Bailey: Viele neurodiverse Menschen lieben Materialien zum Anfassen – da kommen die Workshops gut an. Ich versuche möglichst inklusiv zu planen und zu verstehen, wer kommt und wie ich die Moderation darauf abstimmen kann.

Ich erinnere mich an eine Demo bei der ein Teilnehmer beidseitig amputierte Arme hatte und eine Teilnehmerin sehbehindert war. Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Wie kann ich mein Angebot noch inklusiver gestalten?

Mein Schlüsselerlebnis war: Fragen hilft! Die Betroffenen haben oft die besten Ideen, wie sie teilhaben können. Lieber direkt ansprechen und gemeinsam Lösungen suchen – das wird sehr geschätzt.

Galen Low: Mir gefällt, dass du es nicht als Ausschluss, sondern als Chance siehst: "Wie kann es trotzdem klappen?". Oft sind es gerade die praktischen Erfahrungen und Eigenlösungen der Beteiligten, die weiterhelfen und nicht das Lehrbuch. Einfach nachfragen – und gemeinsam gestalten!

Theresa Bailey: Wenn Play-Doh nichts für jemanden ist, finden wir Alternativen. Das Wichtigste ist der Dialog und Rücksichtnahme.

Galen Low: Abschließend interessiert mich: Woran erkennst du den Erfolg deines Workshops – oder, was wäre das schönste Feedback, das du bekommen kannst?

Theresa Bailey: Gute Frage! Ich liebe, dass ich gleich nach dem Workshop Rückmeldung bekomme, oft bitte ich die Leute mit einem einzigen Wort um eine Zusammenfassung ihres Gefühls. Manche schreiben mir später, dass ein Konzept ihr Leben verändert hat – das ist eindrucksvoll.

Gestern hatte ich eine Gruppe Männer und Frauen von etwa 25 bis 65 Jahren. Einen Tisch hielt ich für einen "Problem-Tisch". Am Ende, als ich sie nach einem Wort fragte, sagten die Männer "erfüllt". Zwei davon hatten noch nie Play-Doh benutzt – und fanden es unglaublich befreiend, als Erwachsene kreativ zu sein und einfach mal zu spielen. Das sind Momente, die kriegt man nicht jeden Tag, aber sie sind sehr besonders.

Galen Low: Das ist wirklich beeindruckend. Manchmal ist "spielen wie ein Kind" genau der Schlüssel für Kreativität und neue Sichtweisen – das verstehe ich als den "Zauber" dieser Arbeit.

Theresa Bailey: Genau, wenn ich nicht Worte wie motiviert, engagiert, kollaborativ, kreativ oder erfrischt höre, würde ich mein Workshop-Format überarbeiten, bis ich solche Rückmeldungen bekomme.

Galen Low: Vielen Dank, Theresa – das war ein Mini-Masterclass in der Remote-Moderation. Tolle Tipps, danke fürs Teilen!

Theresa Bailey: Sehr gern – ich liebe meine Arbeit und freue mich, wenn andere von meinen Erfahrungen profitieren können.

Galen Low: Wer jetzt neugierig geworden ist: Mehr über dich gibt’s auf deiner Webseite starfishsynergies.com oder auf LinkedIn – Theresa Bailey, die mit dem Play-Doh im Banner. Es ist schön, Menschen zusammenzubringen und mit Projektmanager:innen solche Erlebnisse zu schaffen.

Galen Low: Super.

So, das war’s für heute. Wenn Sie sich mit über tausend projektbegeisterten Gleichgesinnten austauschen möchten, kommen Sie gern in unser Kollektiv. Mehr Informationen unter thedigitalprojectmanager.com/membership. Und wenn Ihnen die heutige Folge gefallen hat, abonnieren Sie uns oder besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.

Bis zum nächsten Mal & danke fürs Zuhören.