Projektmanager oder Projektleiter? (mit Rebecca Germond von FCV Interactive)

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Ben Aston:

„Management bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Führung bedeutet, die richtigen Dinge zu tun“, sagte Peter Drucker berühmterweise im Buch The Effective Executive. Als Projektmanager ist es offensichtlich unser Job, die Dinge richtig zu machen, Projekte zu liefern und zu managen. Das steckt schon in unserer Berufsbezeichnung. Aber sollten wir uns nicht auch darum kümmern, unsere Projekte zu führen, uns um die Strategie kümmern – also darum, die richtigen Dinge zu tun? Und wenn wir sie nicht führen, wer dann? Bleib dran und erfahre in diesem Podcast, was es bedeutet, als Projektmanager Projekte zu führen und nicht nur zu managen – und wie du Projektmanagement mit Projektführung kombinieren kannst.

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Willkommen beim DPM Podcast. Unser Ziel ist es, Projektmanager zum Erfolg zu führen und Menschen zu helfen, die Projekte managen, bessere Ergebnisse zu erzielen. Wir helfen dir dabei, dein Projekt-Know-how aufs nächste Level zu bringen. Wirf einen Blick auf thedigitalprojectmanager.com, um mehr über unsere Trainings und Ressourcen im Rahmen der Mitgliedschaft zu erfahren. Dieser Podcast wird von Clarizen präsentiert – dem führenden Anbieter für Projekt- und Portfoliomanagement-Software im Unternehmen. Schau bei clarizen.com vorbei, um mehr zu erfahren.

Heute habe ich Rebecca Germond zu Gast. Rebecca ist Program Director bei Critical Mass. Tatsächlich habe ich sie vor vier Jahren engagiert, als ich bei FCV war, und jetzt hat sie den Sprung über den Atlantik nach Großbritannien gewagt, wo sie Program Director ist. Rebecca, mich interessiert: Was macht eigentlich ein Program Director bei Critical Mass und wie unterscheidet sich diese Rolle von der eines Projektmanagers?

Rebecca Germond:

Super, danke für die Einladung, Ben! Ja, ein Program Director ist schon etwas ganz anderes als ein klassischer Projektmanager. Wir managen in der Regel mehrere Projektmanager und zahlreiche Projekte parallel. Es gibt viele große Kunden, bei denen teils über 30 fest angestellte Mitarbeiter involviert sind. Da ist es wichtig, dass eine Person alle Abläufe und sämtliche parallellaufenden Projekte im Blick behält – einige Kunden laufen mit 10, 15 oder 20 Projekten gleichzeitig. Jeder arbeitet an seinen eigenen Themen, und der Program Director stellt sicher, dass alles nach Plan läuft.

Ben Aston:

Cool. Die Projektmanager leiten also das Tagesgeschäft, und du hast aus der Vogelperspektive alles im Blick. Ich liebe diese Höhenvergleiche – sind es 10.000 Fuß, 50.000 Fuß? Hauptsache eine große Zahl.

Nun interessiert mich, mit welchen Tools ihr euch das Gesamtbild verschafft – vor allem bei der Gesundheit der Projekte. Du priorisierst wahrscheinlich Ressourcen oder etwa nicht? Wie hältst du den Überblick über das große Ganze?

Rebecca Germond:

Gute Frage. Eigentlich sind es Unmengen an Excel-Tabellen, so verrückt es klingt. Natürlich gibt es Tools und die üblichen Buchungs- und Zeiterfassungssysteme, wie sie in Agenturen üblich sind, aber bei so einem großen Programm und viel Arbeit, verwaltet man große Budgets und versucht, alles sauber zu erfassen – die beste Lösung dafür ist meist Excel.

Wir fangen auch an, ein neues Tool namens Mavenlink einzusetzen, um alles in einem System zu erfassen: Zeitmanagement, Forecasting, Projektmanagement, Zeitpläne. Es ist noch nicht überall implementiert, das ist ein laufender Prozess. Wir sind weit über 900 Leute hier.

Der Wechsel fällt schwer – komplett umstellen können wir erst nach erfolgreichen Pilotprojekten für einige Schlüsselkunden. Dann natürlich: Slack und das übliche Tagesgeschäft, Jira. Wir managen intern vieles in Jira, zuweisen kann man sich auch gegenseitig Aufgaben, nicht nur Entwickler erledigen Tickets.

Ben Aston:

Interessant mit dem Pilotprogramm und Mavenlink als Projektportfoliomanagement-Tool. Du sagtest, ihr rollt es erst bei einigen Projekten testweise aus. Wie habt ihr diese Projekte ausgewählt und wie läuft die Umstellung ab?

Rebecca Germond:

Die Entscheidung lag über uns – es wurde entschieden, weil das alte System die Anforderungen nicht mehr erfüllt hat. Neue Kunden, für die wenig historische Daten importiert werden mussten, wurden bevorzugt. Das Team sitzt vollständig an einem Standort – das hilft mit den Zeitzonen und verschiedenen Büros. Eine Herausforderung dabei, wir mussten bitten, die Zeiterfassung zweimal zu machen (altes und neues System). Einmal reicht ja schon als Nervfaktor! Aber wir haben die Hürden gemeistert und warten jetzt noch auf fehlende Features – etwa einige Finanzfunktionen – bevor wir alles global ausrollen. Vielleicht zum 31. März, dann sollte alles passen.

Ben Aston:

Viel Erfolg damit! Ja, Mavenlink ist ein tolles – aber kein günstiges Tool.

Rebecca Germond:

Stimmt.

Ben Aston:

Aber es ist spannend. Wir haben viele Tool-Empfehlungen auf thedigitalprojectmanager.com, also, wenn ihr Tools konsolidieren wollt, sucht nach PPM-Tools oder Tools für Portfoliomanagement. Was steht 2020 für dich noch an, außer neuen Tools?

Rebecca Germond:

Ich bin gerade vor sechs Monaten nach London gezogen, freue mich darauf, Europa zu bereisen – hier gibt es fünf Wochen Urlaub, klasse! Ich bin in neuen interessanten Projekten eingebunden – in einer anderen Rolle als vorher als Director of Client Service. Ich habe früher viele Projektmanager gemanagt und auf Kundenebene gearbeitet, aber die jetzigen Projekte sind komplexer, mit viel Historie. Ich freue mich auch auf geplante Initiativen zur Geschäftsentwicklung.

Ben Aston:

Du bist von Vancouver nach London gewechselt. Welche Tipps hast du für Menschen, die mit dem Gedanken spielen, in ein anderes Land oder eine andere Stadt zu gehen? Was hast du beim Wechsel gelernt?

Rebecca Germond:

Gute Frage. Das gilt sicher vor allem für London – informiere dich vorher gut über den neuen Markt. London hat eine riesige Freelance-Szene für Digitalprojektmanager – jede Minute gibt es hier einen neuen Job. Kenne deinen Wert und überlege dir, was du willst: Tagessatz, Gehaltsvorstellungen, Perspektiven… Für mich war Freelancing nicht ideal, da ich gerne wachsen wollte, statt ewig im selben Senior-Posten zu bleiben. Ich wollte nicht stehen bleiben und habe deshalb vorher recherchiert, welche Möglichkeiten offenstehen.

Ben Aston:

Wie sind die Arbeitsstile in Vancouver und London im Vergleich?

Rebecca Germond:

Sehr unterschiedlich! Toronto ist London ähnlicher als Vancouver. In Toronto habe ich begonnen, das Tempo ist hoch. Vancouver ist entspannter, West Coast Lifestyle eben – keiner hat große Eile. Es gefällt manchen, aber mir fehlt da der Trubel und die Energie einer Großstadt.

Ben Aston:

Stimmt, mein Wechsel war umgekehrt – von London nach Vancouver. Wer einen entspannten Lebensstil sucht, ist an der Westküste gut aufgehoben. Früh ins Büro, früh Feierabend, danach in die Berge oder an den Strand – ganz anders als in London.

Rebecca Germond:

Absolut.

Ben Aston:

In London herrscht ständiger Wettbewerb – an der Westküste sind die Leute gelassener.

Rebecca Germond:

Genau. Nach meinem Umzug von Toronto nach Vancouver war mir anfangs langweilig, weil ich das Tempo nicht gewohnt war. Aber ich habe mich dann daran angepasst.

Ben Aston:

Kommen wir zu PM-Trends: London ist größer, Entwicklungen sind vielleicht schneller sichtbar. Was beobachtest du für Veränderungen in der Projektmanagement-Rolle 2020 und im nächsten Jahrzehnt?

Es gibt viele neue Tools, KI spielt zunehmend eine Rolle. Siehst du Trends oder Veränderungen, die Auswirkungen haben werden?

Rebecca Germond:

Interessant. Vieles lässt sich inzwischen gut mit KI machen, dennoch bleibt Projektmanagement ein sehr beziehungsorientierter Beruf. Die neuen Tools ergänzen unsere Kompetenzen wunderbar, aber das Menschliche ist entscheidend. Der Aufbau von Rapport und das Gefühl für Teams, selbst virtuell – das kann keine KI leisten. Tools helfen, werden das Berufsbild aber nicht grundlegend verändern.

Mir ist außerdem aufgefallen, dass viele, die noch klassisch (PMP) „ausgebildet" wurden, alles linear – in Zahlen, Tabellen und Zeitplänen – sehen. Realität und Flexibilität kommen oft zu kurz. Ein idealer Projektplan ist schön, aber echte Projekte laufen selten exakt nach Plan. Mehr realistische Planung wünsche ich mir für die Zukunft.

Ben Aston:

Ein Motiv für deinen Umzug war der Wunsch nach mehr Herausforderung und „Hustle“. Woran arbeitest du aktuell persönlich und woher nimmst du deine Inspiration?

Rebecca Germond:

Mein Ziel ist aktuell, geduldiger mit Kollegen zu sein – emotional intelligenter zu reagieren, nicht genervt zu antworten, wenn jemand zum dritten Mal fragt. Vielleicht habe ich unklar geantwortet, vielleicht war die Frage anders gemeint. Mehr innehalten, über meine Reaktion nachdenken und mich in mein Gegenüber hineinversetzen, das will ich verbessern – generell für mein Arbeitsleben.

Ben Aston:

Und deine Inspiration, etwa für mehr Empathie und emotionale Intelligenz als Projektmanagerin – woher schöpfst du die?

Rebecca Germond:

Ganz klar: von Vorbildern. Immer, wenn mich jemand beeindruckt oder inspiriert hat, habe ich versucht, dieses Merkmal zu adaptieren. Das hat mich als PM, als Managerin und als Führungspersönlichkeit geprägt. Ich orientiere mich an den Menschen um mich, die einen positiven Unterschied machen.

Ben Aston:

Lernen von Vorbildern! Im Agenturumfeld helfen solche Vorbilder, aber auch Negativbeispiele – bewusst reflektiert. Danke, Rebecca, für deinen Beitrag. Kommen wir zurück zum Thema Führung vs. Management. Stephen Covey sagt: „Effektive Führung heißt: Das Wichtigste zuerst. Effektives Management ist Disziplin, das auch umzusetzen.“ Führung heißt, die richtigen Ziele zu setzen – Management setzt diese Ziele um. Führungskräfte müssen Management-Skills nutzen und Manager auch Führungs-Skills. Das Verstehen der Unterschiede macht uns effizienter.

Was siehst du im Projektmanagement als klassischen Management-Bereich?

Rebecca Germond:

Das klassische Management betrifft das Tagesgeschäft – Budgets, Zeitpläne, Scope, Anforderungen steuern. Das sind die Grundskills eines erfolgreichen PM. Aber ein Leader setzt hier oft andere Akzente – er gibt das Tempo für ein Projekt vor, schaut über das reine Management hinaus. Führung und Management schließen einander nicht aus, das eine ist nicht besser als das andere. Manche sind brillante Manager – gut strukturierte Abläufe, effiziente Prozesse. Führung hingegen setzt Impulse, motiviert das Team, denkt weiter.

Ben Aston:

Ein Punkt: Ausführung (Management) vs. Verbesserung (Führung). Management „zählt Wert“, Führung „schafft Wert“. Dabei gehen Automatisierung und Künstliche Intelligenz stark auf Managementaufgaben – strategischer und zukunftsfähiger ist aber die Führungsrolle, die Wert schafft. Ein PM sollte immer auch den strategischen Hut aufziehen und überlegen: „Wie kann ich wirklich Wert erzeugen?“ Wie siehst du dieses Spannungsfeld – der klassische PM als Administrator vs. strategischer Wertschöpfer?

Rebecca Germond:

Sehr guter Punkt. Viele Agenturen unterscheiden Producer und Account Manager. Egal wie – ein PM sollte immer sehr kundenorientiert denken, selbst wenn er nicht der direkte Ansprechpartner fürs Daily Business ist. Wie können wir effizienter liefern? Wo lassen sich Features einbringen, die echten Mehrwert bieten? Das ist die Denkweise eines Leaders, nicht nur eines Ausführenden – und das können (noch) keine Tools oder KI leisten.

Ben Aston:

Du vergleichst Management und Führung mit Schlagworten: Management = Ausführen, Führung = Verbessern. Management ist detailverliebt, Führung fördert das Team. Management will Erfolg erreichen, Führung hinterfragt ihn. Management ist taskfokussiert, Führung delegiert. Management macht, Führung motiviert.

Es geht auch um das Führen von Menschen vs. das Managen von Arbeit. Führung bedeutet: Einfluss nehmen, das Team motivieren, alle zur Zielerreichung befähigen – nicht (nur) Kontrolle und Macht.

Führung statt Macht: Manager schaffen Machtfelder, Leader schaffen Einflussbereiche. Die Frage: Wie viele Leute außerhalb der Linienhierarchie suchen deinen Rat? Umso mehr, desto mehr wirst du als Leader wahrgenommen.

Den strategischen Leadership-Hut aufzusetzen, hilft also enorm – für bessere Projekte und für die Karriere.

Rebecca, du hast Zusatzqualifikationen im Bereich Leadership und Coaching – auch aus anderen Kontexten. Wie kann ein PM strategische Führungsqualitäten entwickeln und mehr Leader als nur Manager werden?

Rebecca Germond:

Ganz offen: Diese Zertifikate stammen aus meiner Zeit als Schwimmtrainerin. Aber sie helfen! Wir hatten kürzlich ein umfangreiches Leadership-Programm in der Londoner Niederlassung – mit Fokus auf Selbstreflexion und emotionale Intelligenz, weniger klassische Persönlichkeits-Tests. Das hat sehr geholfen.

Wichtig ist für mich, inspirierende Menschen bewusst zu beobachten und deren Erfolgsmerkmale zu adaptieren – dadurch wachse ich als Führungspersönlichkeit. Und ich möchte für mein Team ein ähnliches Vorbild sein wie ich es selbst erleben konnte.

Ben Aston:

Auch ehrenamtliche, außerdienstliche Aufgaben – etwa als Schwimmtrainer – bieten Chancen, Führung zu üben. Dort ist das Risiko kleiner, aber du entwickelst Selbstvertrauen und echte Führungsqualitäten. Das ist alles relevant!

Abschließend: Als Projektmanager ist es essenziell, sowohl zu managen als auch zu führen. Das Detailmanagement ist wichtig, aber schaffe auch eine inspirierende Vision. Je mehr Wert du für Team und Kunde schaffst, desto erfolgreicher wirst du sein.

Rebecca, was empfiehlst du jemandem, der seine Führungsqualitäten weiterentwickeln möchte? Hast du einen praktischen Tipp, wie man mehr Wert ins Projekt bringt?

Rebecca Germond:

Großartige Frage. Oft denken wir, dass Mehrwert immer aus Blick nach außen (Kunde, Auftraggeber) kommt. Aber entscheidend ist auch die Teamkultur: Fühlen sich die Teammitglieder wertgeschätzt? Empathie und Selbstreflexion sorgen für erfolgreiche Projekte und zufriedene Kunden – und machen dich als PM attraktiv für neue Projekte und Vorgesetzte. Ein „geöltes“, gesundes Team ist der Schlüssel dazu.

Ben Aston:

Ganz genau! Je besser das Team, desto glücklicher und erfolgreicher wirst du als Projektmanager. Rebecca, vielen Dank, dass du heute hier warst.

Rebecca Germond:

Danke dir!

Ben Aston:

Wie ist deine Sicht? Welche Tipps und Tricks hast du beim Führen und Managen von Projekten? Was klappt bei dir, was nicht? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren! Wenn du mehr erfahren und im Job vorankommen willst, komm gern in unsere DPM-Community. Unter thedigitalprojectmanager.com/membership erhältst du Zugang zu unserer Slack-Community, Vorlagen, Workshops, Sprechstunden, Masterminds, eBooks und mehr. Wenn dir unser Podcast gefällt, abonniere uns! Bleib in Kontakt unter thedigitalprojectmanager.com. Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.