Hör auf, immer die „Projekt-Abwasch-Arbeiten“ zu machen (mit Patrice Embry)

Lies das Transkript:

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Ben Aston:

Willkommen beim DPM Podcast, wo wir über die Theorie hinausgehen und dir als PM Experten-Tipps für bessere digitale Projekte geben. Danke fürs Einschalten, ich bin Ben Aston, Gründer von The Digital Project Manager. Nun frage ich mich, ob dir das bekannt vorkommt: „Hey, kannst du mal eben ein Meeting für uns organisieren?“ oder „Kannst du bitte eine Telefonkonferenz für mich einrichten?“ oder noch besser: „Könntest du meinen Flug und das Hotel für mich buchen?“

Die Frage ist also: Wie antwortest du darauf? „Ähm, klar.“ Aber solltest du da wirklich zustimmen? Solltest du wirklich jedem den Drecksjob abnehmen? Genau darum geht es heute im Podcast. Wie und wo ziehen wir die Grenze zwischen richtiger Projektleitung und dem Admin-Kram, den eigentlich andere selbst erledigen sollten?

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Hier ist das Dilemma für uns PMs: Wir sind großartig darin, Dinge möglich zu machen, und das merken die Leute – sie wissen, dass sie zu uns kommen können. Wir sind gut, wir sind organisiert, aber wenn wir nicht aufpassen, werden wir schnell zu den persönlichen Assistenten aller anderen. Doch werden wir in Wirklichkeit ausgenutzt? Und was können wir dagegen tun? Heute spreche ich mit Patrice Embry. Patrice arbeitet remote als DPM, ist zertifizierte Scrum Masterin und eine unserer DPM-Expertinnen. Patrice hat eine klare Meinung zum Thema Projekt-Admin und wir sprechen darüber, wie wir uns und unsere Teams besser managen, damit die Teammitglieder mehr Verantwortung für ihre eigenen Admin-Aufgaben übernehmen. Klingt gut, oder? Hallo Patrice!

Patrice Embry:

Hallo!

Ben Aston:

Schön, dass du heute wieder bei uns bist.

Patrice Embry:

Immer wieder gern.

Ben Aston:

Patrice und ich haben gerade außerhalb der Aufnahme gesprochen. Patrice wird demnächst beim DPM Summit auftreten und ihren Lightning Talk halten. Patrice, kannst du uns schon verraten, worüber du sprechen wirst?

Patrice Embry:

Ich spreche über Postmortems und nenne sie auch so, obwohl mir viele sagen, das sei zu morbide und ich solle lieber Retrospektiven sagen. Das ist dein erster Einblick. Ich weigere mich, mich anzupassen und bleibe bei Postmortems.

Ben Aston:

Gibt es einen Grund, warum du das „mortem“ bevorzugst?

Patrice Embry:

Ich weiß nicht, ehrlich gesagt finde ich es passend. Die Leute denken, es sei morbide, aber in Wirklichkeit geht es ja darum, zu analysieren –

Ben Aston:

… das Projekt ist tot, oder?

Patrice Embry:

Das Projekt ist tot und man muss herausfinden, woran es gestorben ist. Ja, ich finde, das passt sehr gut.

Ben Aston:

Nun, es gibt ja auch einen Projektlebenszyklus. Das Projekt wird geboren, lebt, reift und dann …

Patrice Embry:

Es stirbt.

Ben Aston:

Ja, genau. Abgesehen von deinem etwas morbiden Talk – woran arbeitest du im Moment noch?

Patrice Embry:

Ich bin gerade in so einer merkwürdigen Phase, die Freiberufler bestimmt kennen: Ein paar größere Projekte von mir laufen aus und ich überlege, wie der Rest meines Jahres aussieht. Viele Freiberufler kennen dieses Gefühl: ein bisschen nervös, weil der Talk beim Digital Project Management Summit ansteht und man nicht weiß, ob bald neue Aufträge reinkommen – also gerade eine etwas stressige Zeit, aber immerhin …

Ben Aston:

Heißt das, es gibt bald eine digitale PM zu engagieren?

Patrice Embry:

Vielleicht, vielleicht, vielleicht.

Ben Aston:

Falls ihr Patrice engagieren wollt, besucht ihre Website und nehmt Kontakt auf. Es ist Patrice-Embry.com, richtig?

Patrice Embry:

Ja, Patrice minus Embry Punkt com.

Ben Aston:

Sehr gut. Welche Projekte machst du am liebsten? Was ist dein Steckenpferd? Ich bin neugierig, wie du als Remote-PM das entscheidest – was liegt dir besonders, was magst du am liebsten und wie entscheidest du, ob du auch einen Auftrag annimmst, wenn er nicht voll in dein Beuteschema passt?

Patrice Embry:

Ich glaube, ich habe das schon mal im letzten Podcast mit dir gesagt, aber irgendwie – ohne besondere Eigeninitiative – mache ich in letzter Zeit viel für gemeinnützige Organisationen, was mir ein gutes Gefühl gibt, weil ich etwas Gutes für die Welt tue. Also, Non-Profit und Hochschulen. Man gibt etwas ins Universum und es kommt zurück. Das mag ich wirklich. Natürlich haben diese Projekte meist weniger Budget als andere, das ist auch ein Nachteil, aber ich genieße die Arbeit trotzdem. Es bedeutet nicht, dass ich nie etwas anderes machen würde, aber das ist gerade mein Schwerpunkt. Das, was im Projekt passiert, ist weniger wichtig – ich genieße die Zusammenarbeit mit den Endkunden. Also, ich mache gerade so ziemlich alles.

Ben Aston:

Abgesehen vom Budget – ich meine, das ist eine Herausforderung bei Non-Profits oder Hochschulen. Welche anderen Herausforderungen siehst du? Wie gehst du damit um? Wenig Budget heißt ja oft: wenig PM-Budget für dich. Wie managst du das Projekt trotzdem? Welche Learnings hast du aus der Non-Profit- und Hochschulwelt, die andere mitnehmen könnten?

Patrice Embry:

Ich finde, die meisten Projektmanager wollen immer Dinge schlanker machen und effizienter werden. Bei kleinen Budgets ist das umso wichtiger. Manchmal weiß man: Es ist kein Extra-Budget da. Ich weiß zum Beispiel, wie manche meiner Kunden ihr Budget überhaupt aufbringen – also muss ich jede Effizienz nutzen und den Leuten klarmachen: Ihr habt dieses Zeitfenster, wenn etwas länger als geplant dauert, müsst ihr es mir sofort sagen. Wenn ihr eine kleine Aufgabe nicht in drei Stunden schafft, sagt mir bitte spätestens nach 15 Minuten Bescheid. Das ist sehr exakt.

Ben Aston:

Das ist wahrscheinlich auch gut – es zwingt uns zu mehr Disziplin im Projektmanagement. Man muss diesen Grad an Detail kennen, sonst läuft alles aus dem Ruder. Lass uns über deinen Artikel sprechen. Fakt ist: Als PM landen wir oft bei den Nebenjobs fürs Team. Beim Schreiben hast du schon gesagt: Immer wieder landen Aufgaben wie Meetingraum vorbereiten, Konferenzleitungen einrichten oder Wasser besorgen beim PM. Selbst das Einwählen in eine Konferenz, weil „das macht doch der PM!“. Wir sind es, die die Notizen machen, die die Snacks holen – wir ölen das Getriebe, damit es läuft. Aber sollten wir das eigentlich tun? Gehört das zu unserer PM-Rolle?

Patrice hat dazu einen spannenden Artikel geschrieben, den ihr lesen solltet. Einer deiner Punkte ist: Machen wir das eigentlich, weil wir zu nett sind oder wegen unseres Geschlechts? Ich bin ein Mann, du bist eine Frau – aber ist das der Grund oder sind wir einfach zu hilfsbereit? Das beschäftigt dich ja sehr und mich aus einer anderen Perspektive. Du hast das Gefühl, Frauen übernehmen öfter diese Tasks. Ich kann nur sagen: Auch ich habe diese Dinge schon oft getan … Lass uns mal über typische Bitten sprechen. Was ist das Merkwürdigste, was je jemand von dir als PM erwartet hat?

Patrice Embry:

Nichts besonders Schlimmes, woran ich mich erinnere. Es ist eher die schiere Häufigkeit, mit der ich um dieselben Dinge gebeten werde.

Ben Aston:

Ja, stimmt.

Patrice Embry:

Du weißt, was ich meine?

Ben Aston:

Ja.

Patrice Embry:

Es gibt nichts, das besonders herausragt wie „Schneide mir die Fußnägel!“ Es ist vielmehr die Masse an kleinen Aufgaben.

Ben Aston:

Ja, für mich ist es auch dieser Umfang und die Wiederholungen – wenn wir nicht aufpassen, fördern wir eine Kultur, in der man uns ausnutzt, oder?

Patrice Embry:

Ja.

Ben Aston:

Wenn wir immer wieder zustimmen („Kannst du mir ein Taxi zum Flughafen für den Kundentermin bestellen?“), sagen wir erstmal „Okay, ich helfe dir, weil du gestresst bist“ – aber warum eigentlich machen die das nicht selbst? Es geht um die Balance: Wir wollen dem Team helfen und Projektziele sichern, aber warum sollen wir ihre privaten Aufgaben übernehmen? Ist das eine Frage der Job-Definition oder eher, dass wir zu nachgiebig sind? Wie siehst du das?

Patrice Embry:

Einiges, was du gesagt hast, stimmt. Unser Job ist es, Hürden wegzuräumen, damit die Leute ihre Arbeit machen können – das steht zwar nicht wortwörtlich in der Jobbeschreibung, ist aber Kern des PM-Berufs. Wenn also jemand eine Erinnerung braucht und ich ihn abhole, dann ist das Teil der Aufgabe. Der Unterschied liegt aber darin, ob es aus Respekt passiert oder weil man denkt, das ist unser Job. Helfe ich wirklich jemandem oder denkt der andere, dass es eh zu meinen Aufgaben gehört? Das ist der entscheidende Punkt. Ich habe Möglichkeiten, das höflich klarzustellen.

Ben Aston:

Erzähl davon! Stell dir vor, ich komme zu spät zum Meeting und bitte dich, alles fertig einzurichten, damit wir direkt starten können – wie reagierst du?

Patrice Embry:

Ich würde wahrscheinlich sagen: „Ich kann dir diesmal helfen, kein Problem. Ich habe direkt davor nichts geplant, also passt es.“ Damit signalisiere ich, dass ich das nicht immer machen kann. Hätte ich vorher einen Termin, könnte ich nicht helfen – und das ist die Wahrheit.

Ben Aston:

Ja.

Patrice Embry:

Wer das öfter erlebt, versteht die Botschaft meist schnell: Ich tue das für das Projekt, nicht weil ich der Laufbursche bin.

Ben Aston:

Was rätst du PMs, die schon immer der Laufbursche oder die Assistentin waren? Ich bin mit einem Praktikum gestartet …

Patrice Embry:

Also ein professioneller Laufbursche.

Ben Aston:

Genau! So lernt man Demut, weil man wirklich am unteren Ende der Leiter steht. Da bleibt alles liegen, was keiner machen will. Mit der Zeit ist es schwer, das abzulegen, weil die Leute sich daran gewöhnen und du dich bemühst, dass alles läuft. Ist das eine Prinzipienfrage – wo ziehst du die Grenze zwischen „dreckige Arbeit ablehnen“ und „niemand sonst macht’s, also übernehme ich“?

Patrice Embry:

Wenn du dich ärgerst oder dich ausgenutzt fühlst, solltest du dich fragen, ob das wirklich wegen dem Job an sich ist oder ob du dich in deiner Führungsrolle unsicher fühlst. Es gibt viele Gründe für das Gefühl. Vielleicht fehlt dir die passende Führungsposition und das ist dann keine gute Grundlage, um Aufgaben abzulehnen. Richtig wäre, Aufgaben abzulehnen, wenn du eigene Dinge nicht mehr schaffst oder wenn ein Junior von dir verlangt, dass du Aufgaben von ihm übernimmst – das kostet das Unternehmen mehr Zeit und Geld, als wenn er es selbst macht. Dieses Kalkül kann helfen, Grenzen zu ziehen. Wenn z. B. ein Vice President den Task schneller und günstiger selbst macht, dann übernehme ich ihn, aber meistens lohnt das Abwägen.

Ben Aston:

Das ist hilfreich: Wir sollten abwägen, ob es der sinnvollste Einsatz unserer Zeit ist. Gibt es Aufgaben, die wirklich nur du erledigen kannst? Dann ist es vielleicht gerechtfertigt. Aber ist es ansonsten die beste Lösung? Sehr wertvoll. Für alle, die schon lange in dieser Schleife stecken: Wie sagst du „Stopp“? Wie kannst du die Kultur ändern?

Patrice Embry:

Du kannst sagen: „Ich habe es bislang immer gemacht, aber mein Kalender gibt das einfach nicht mehr her. Es wäre gut, wenn wir das aufteilen – etwa Jane übernimmt dies, John das.“ Wenn du sagst, dass dein Kalender es nicht mehr zulässt, verstehen das die meisten. Das ist ein guter Grund, auch wenn du es ein bisschen vorgibst.

Ben Aston:

Sehr gut.

Patrice Embry:

Genau.

Ben Aston:

Teilen und Verantwortung verteilen – ein guter Ansatz. Woran erkenne ich, ob ich ausgenutzt werde und wo ich ansetzen muss? Ist es sinnvoll, mit kleinen Änderungen anzufangen?

Patrice Embry:

Absolut! Am leichtesten sind kleine Veränderungen. Ich glaube an das Prinzip der „niedrig hängenden Früchte“. Fang klein und respektvoll an, Aufgaben zu delegieren – das hat sofort Wirkung und bereitet künftige, größere Schritte vor. Das wird nicht so überraschend für andere, wenn du dich dann auch bei größeren Dingen durchsetzt.

Ben Aston:

Und wie war es bei dir? Hast du das schon immer abgelehnt oder erst gelernt, dich dagegen zu wehren?

Patrice Embry:

Ich war zwar kein Praktikant, aber relativ junior am Anfang. Jeder, der mal nach mir gesucht hat, weiß: Ich habe keinen klassischen Hochschulabschluss, sondern bin auf Umwegen reingekommen. Jetzt, mit 400, ist das egal …

Ben Aston:

Wow.

Patrice Embry:

… aber zu Beginn hatte ich ein kleines Minderwertigkeitsgefühl und dachte, ich muss mich besonders beweisen. Also habe ich alles übernommen – in der Hoffnung, dass die Leute sehen: „Patrice ist super-engagiert und zuverlässig.“ Tatsächlich habe ich es ihnen damit aber leicht gemacht, mich auszunutzen.

Dieses Thema betrifft vor allem Einsteiger im Job, aber ich denke schon – und da unterscheiden wir uns etwas – dass es Frauen öfter passiert, weil es gesellschaftliche Erwartungen und unbewusste Vorurteile gibt. Das hört man auch oft in den Medien: Unconscious Bias – das ist der Knackpunkt. Viele fühlen sich bei dem Thema sofort angegriffen („Ich bin kein Sexist“), aber es geht um unbewusste Muster und auch darum, dass manche lieber nicht anecken. Meistens assoziiert man mit organisatorischen Nebenjobs automatisch Sekretärinnen – weiblich.

Lesenswert: Dark Stories, Shared Light: Eine Panel-Diskussion zum Weltfrauentag

Ben Aston:

Ja.

Ich bin nicht die Projekt-Sekretärin. Wenn man an eine Sekretärin denkt, sieht man eine Frau hinter dem Schreibtisch. Diese unterbewusste Voreingenommenheit macht es schwerer, als Frau Nein zu sagen.

Ben Aston:

Ich bin zwar ein Mann, aber …

Patrice Embry:

Und du bist ein Guter! Du sprichst Dinge an – daher verstehst du es aus anderen Gründen. Ich verstehe das voll!

Ben Aston:

Vielleicht liegt es auch daran – besonders im digitalen Projektmanagement – ich habe oft den Eindruck, dass mehr Frauen als Männer in PM-Rollen sind. Das zeigt sich in meinem Team und der Branche – der Gesamteindruck ist „eher weiblich geprägt“.

Patrice Embry:

Im Digitalen Projektmanagement gibt es eher mehr Frauen, bei Entwicklern aber deutlich mehr Männer. Im Team hast du also meist mehrere Entwickler (Männer), vielleicht eine Designerin, aber die Entwickler sind noch überwiegend männlich. Das verändert Team-Dynamiken.

Ben Aston:

Genau – umso schwieriger ist es also für Frauen, sich da durchzusetzen. Was mir hängen bleibt: Wir PMs wollen Mehrwert für unsere Teams, Projekte und Kunden schaffen. Klar, manchmal sind kleine Aufgaben okay, wenn sie dringend und wichtig sind. Es geht um die Priorisierung: Dringend vs. wichtig – Aufgaben nur übernehmen, wenn sie für das Projekt wirklich relevant und zeitkritisch sind, damit wir im Budget und in der Planung bleiben. Manchmal kann man Ausnahmen machen …

Patrice Embry:

Und wenn wirklich nur du das machen kannst! Ein wichtiges Beispiel ist das Notizen machen – das ist ein Lieblingsthema vieler … Jeder kann in einem Meeting Notizen machen, außer es sind nur zwei Anwesende und einer redet die ganze Zeit. Ich mache immer für mich Notizen, egal wer sonst mitschreibt …

Ben Aston:

Das wollte ich gerade sagen – als PM …

Patrice Embry:

… und so sage ich das auch! „Ich mache meine eigenen Notizen, kann sie aber auch gern fürs Projekt teilen.“ Falls jemand fragt: „Machst du Notizen?“ – „Ich mache für mich Notizen. Für das Projekt konzentrieren wir uns auf …“. Oder ich beginne das Meeting so: „Ich werde heute viel sprechen, würdest du (wer wenig spricht) die Notizen machen?“

Ben Aston:

Ja.

Patrice Embry:

Das akzeptieren die meisten sofort.

Ben Aston:

Klar, solange nicht alle wissen, dass die Person schlechte Notizen macht (lacht). Ich finde: Ja, im Grunde kann jeder Notizen machen, aber als PM sind sie meist strukturierter.

Patrice Embry:

Besser.

Ben Aston:

Genau. Nach ein paar schlechten Notizen merkt das Team dann schon, dass es doch wieder bei dir landet …

Patrice Embry:

Ja. Egal ob Notizen oder andere Aufgaben: Wer sich selbst in eine reine Zuarbeiter-Rolle bringt – also z. B. immer nur Buchungen, Reiseplanung, Reinigung der Meetingräume usw. übernimmt – läuft Gefahr, seine eigentliche Führungsrolle einzubüßen. Du solltest jederzeit in der Lage sein zu sagen: „Das läuft hier nicht wie gefordert“ und Veränderungen einzuleiten. Wenn du nur noch Unterstützer bist und den Führungspart nicht mehr ausfüllen kannst, ist es zu viel.

Ben Aston:

Genau.

Patrice Embry:

Das ist der entscheidende Test: Kannst du konstruktiv Kritik üben? Wenn nein, hast du zu viel Support-Arbeit übernommen.

Ben Aston:

Ja, ja, das beeinflusst massiv die Fähigkeit eines PMs, wirklich zu führen. Patrice, herzlichen Dank für das Gespräch. Toll, dass du heute hier warst!

Patrice Embry:

Danke dir!

Ben Aston:

Als DPM-Expertin ist Patrice nicht nur beim digitalen PM-Summit dabei, sondern auch bei unserem neuen Kurs ab September, Millstream Digital Project Management. Falls du PM-Training suchst: Schau rein! Sieben Wochen Crashkurs inklusive Videos, Aufgaben, Gruppendiskussionen sowie Coaching-Möglichkeit.

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