Earned Value Management erklärt: Formeln & Beispiele
Der EVM-Vorteil: EVM bewertet die Projektleistung durch die Analyse von Umfang, Zeitplan und Ressourcen. Es sorgt für Klarheit bei Budget und Zeitrahmen, indem der Dollarwert als Basiseinheit verwendet wird.
Mehr als einfache Kennzahlen: Das alleinige Vertrauen auf Prozentsätze von Budget und Zeit kann die tatsächliche Projektleistung verschleiern—EVM zeigt, ob Ausgaben wirklich mit dem Projektfortschritt übereinstimmen.
Stakeholder überzeugen: Durch den Einsatz von EVM und der richtigen Projektmanagement-Software können Sie Fragen der Stakeholder zu Budgettreue und Terminen präziser beantworten.
Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagement-Methode, die die Projektleistung und den Fortschritt bewertet, indem sie Maße für Umfang, Zeitplan und Ressourcen heranzieht.
Sie kann Ihnen dabei helfen, Fragen der Stakeholder wie diese genauer zu beantworten:
- Sind wir im Budget?
- Werden wir im Budget bleiben?
- Geben wir wie geplant Geld aus?
- Liegen wir im Zeitplan?
Was ist Earned Value Management?
EVM ermöglicht es, sowohl Zeitplan als auch Kosten auf Basis eines Dollarbetrags als Basiseinheit zu berichten. Es bietet einen aussagekräftigen Leitfaden für die Berichterstattung zum Projektstatus.
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Ich weiß, was Sie jetzt denken: Mein Projektmanagement-Tool zeigt mir, wie weit ich im Projekt bin, und ich weiß, wie weit ich beim Budget bin. Reicht das nicht?
Nicht immer.
Nehmen wir an, Sie arbeiten am Projekt ABC. Das Budget beträgt $100.000 und es soll sechs Monate dauern. Wir haben gerade den zweiten Monat abgeschlossen.
Einfach logisch betrachtet, hätten wir 33 % des Budgets ausgegeben haben und müssten zu diesem Zeitpunkt zu 33 % fertig sein. Aber das ist nicht unbedingt das vollständige Bild.
Zum Beispiel:
- Ein Projektteam könnte 33% des Budgets verbrauchen, ohne dass das Projekt zu 33% abgeschlossen ist. Vielleicht hat das Team mit neuer Technologie gearbeitet und 33% des Budgets und der Zeit in Forschung und Entwicklung investiert, was sie im geplanten Fortschritt zurückwirft.
- Vielleicht hätte ein Projekt im ersten Drittel des Zeitplans gar nicht 33% des Budgets ausgeben dürfen. Wenn das erste Drittel des Projektplans aus Recherche und Anforderungsaufnahme von einem Team aus drei Personen bestand, das letzte Drittel aber ein Team aus 18 Designern und Entwicklern benötigt, ist das Projektbudget in Schwierigkeiten.
Stattdessen müssen wir den geschaffenen Wert besser im Kontext von investierter Zeit und Budget verstehen.
Was brauche ich, um den Earned Value zu berechnen?
Um EVM und alle notwendigen Berechnungen durchzuführen, benötigen wir folgende Daten:
Sie müssen außerdem ein paar Tabellen erstellen, um diese Werte zusammenzuführen.
Geplanter Wert
Der geplante Wert (PV) gibt die projektzeitbezogene Ausgabeverteilung eines Projektes an. Er legt dar, wie sich das Budget über die Laufzeit verteilt. Die Summe aller geplanten Arbeiten sollte den gesamten budgetierten Kosten (TBC) entsprechen.
Hier ist ein Beispiel für eine PV-Tabelle eines Projekts:
Einige Dinge, die zu beachten sind:
- Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) sollten die Posten mit der Struktur zur Projektauflösungsplanung (WBS) übereinstimmen. Als DPM haben Sie diese vielleicht, vielleicht auch nicht. Nach meiner Erfahrung ist es am besten, die gleichen Posten wie in Ihrer Schätzung zu verwenden, da so alles besser zugeordnet werden kann.
- Zeitphasen können Monate, Wochen oder Quartale sein.
- Im obigen Beispiel sind die Projektmanagementkosten ein Prozentsatz der geleisteten Arbeit. Das PM-Angebot beträgt also 20% der Summe der Stunden der anderen Aufgaben. Die Monatsausgaben sind daher 20% der Summe der Monatsbudgets.
- Zum Beispiel: März
Geplante Arbeitskosten = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
PM-Zeit = $12540 x 20 % = $2508
- Zum Beispiel: März
- Kumulativer geplanter Wert ist mit (PV) gekennzeichnet. Wann immer wir in größeren Formeln über PV sprechen, beziehen wir uns auf den kumulierten Wert.
Istkosten
Die Istkosten (AC) sind das bisher für das Projekt ausgegebene Budget, das in denselben zeitlichen Phasen gruppiert ist. Es ist wichtig, dass die Phasen identisch sind, um sicherzustellen, dass wir wirklich Äpfel mit Äpfeln vergleichen.
Hier ist ein Beispiel für die AC-Tabelle des gleichen Beispielprojekts:
Beachte dabei:
- Wie beim PV verwenden wir den kumulierten Wert für die Berechnungen.
- Am einfachsten ist es, wenn du diese Daten direkt aus deiner Projektbudget-Software oder dem Zeiterfassungstool exportierst. Dies steht im Einklang mit einer weiteren bewährten Methode von mir: meine Budgets in allen Tools auf dieselbe Weise aufzusetzen. Schätzung, Budgetbericht und Earned Value Bericht sollten alle dieselben Positionen haben.
- Es ist sehr unwahrscheinlich, dass deine AC direkt mit deinem PV übereinstimmen, da Menschen nicht perfekt sind – und das ist in Ordnung.
Fertigstellungswert
Der Fertigstellungswert (EV) ist das Element, das alle Berechnungen miteinander verknüpft. Er ermöglicht es dir, einen Geldwert auf den Fortschritt zu legen, den du im Projekt erzielt hast – in denselben zeitlichen Phasen, sodass du Fortschritt und Budgetverbrauch mit derselben Bezugsgröße vergleichen kannst.
EV ist im Kern das Produkt aus dem Prozentsatz des Fertigstellungsgrades und den geplanten Kosten einer Aufgabe.
Berechnet wird dies mit folgender Formel: Fertigstellungswert EV = (PV)(% abgeschlossen)
Beispiel für EV
Wenn das Budget für die Phase „Analyse & Recherche“ 13.200 $ beträgt und sie zum Monatsende zu 60 % abgeschlossen ist, multiplizieren wir 13.200 x 60 % = 7.920,00
| Arbeitspaket | Budget | % Abgeschlossen | EV |
|---|---|---|---|
| Analyse & Recherche | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Wie man den EV eines Postens genau bestimmt, erläutere ich weiter unten, aber hier ist schon einmal ein Beispiel für die EV-Tabelle dieses Musterprojekts.
Beachte dabei:
- Wir haben die gleichen Zeitphasen zur Wahrung der Konsistenz beibehalten.
- Sobald ein Posten fertiggestellt ist, bleibt er für den Rest des Projekts bei 100 %.
- Wie beim PV und AV ist der kumulierte Wert für die Berechnungen entscheidend.
Was sind CPI und SPI?
Der Kostenleistungsindex (CPI) und der Terminleistungsindex (SPI) sind beide Indikatoren für die Gesundheit deines Projekts.
Beide Indizes – wie oben gesehen – ergeben sich aus der Division des EV durch AC oder PV. Das Ergebnis liegt entweder zwischen 0 und 1 oder über 1.
Je näher das Ergebnis an 1 liegt, desto näher sind wir am Plan. Je weiter entfernt, desto größer ist die Abweichung zwischen Planung und Istzustand.
Beim CPI teilen wir den Fertigstellungswert durch die Istkosten. Auf diese Weise können wir beurteilen, was wir geleistet haben und ob dies mit den tatsächlich ausgegebenen Beträgen übereinstimmt. Ein Index von weniger als 1 bedeutet, dass das Projekt über Budget liegt. Liegt er über 1, ist das Projekt unter Budget.
Beispiel für CPI
- Ist das Ergebnis kleiner als 1, bedeutet dies, dass dein Projekt über dem Budget liegt.
- Ist das Ergebnis größer als 1, liegt dein Projekt unter dem Budget.
- Ist das Ergebnis 1, befindet sich dein Projekt im Plan.
Fertigstellungswert: 93.192,00
Istkosten: 121.225,00
CPI: 0,768752 (über Budget)
Beispiel für SPI
- Wenn das Ergebnis kleiner als 1 ist, bedeutet es, dass Ihr Projekt hinter dem Zeitplan liegt.
- Wenn das Ergebnis größer als 1 ist, bedeutet es, dass Ihr Projekt dem Zeitplan voraus ist.
- Wenn das Ergebnis 1 ist, liegt Ihr Projekt im Zeitplan.
Erarbeiteter Wert: 93.192,00
Geplanter Wert: 100.500,00
SPI: 0,926686 (hinter dem Zeitplan)
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie man den erarbeiteten Wert berechnet
Wie oben erwähnt, ist der erarbeitete Wert EV = (PV)(% abgeschlossen), aber woher wissen Sie, wie viel % erledigt ist?
Das kann schwierig sein, besonders wenn Ihre Budgetpositionen nicht genau zu Ihrer Aufgabenliste passen.
Beim Planen eines Projekts und dem Erstellen eines Zeitplans finde ich es immer hilfreich, sicherzustellen, dass die übergeordneten Aufgaben mit dem Budget übereinstimmen. Während Ihre Aufgabenliste detaillierter ist und es Ihnen ermöglicht, den Fortschritt in überschaubaren Einheiten zu verfolgen, können Sie den Prozentsatz des Abschlusses auch auf die übergeordnete Aufgabe übertragen.
Im Idealfall steht Ihnen ein Tool zur Verfügung (wie Microsoft Project), das dies für Sie erledigen kann. Der Prozentsatz des Abschlusses der übergeordneten Aufgabe kann dann zur Berechnung des erarbeiteten Werts für diese Position verwendet werden.
| Budgetposten | Aufgabenliste des Projekts |
|---|---|
Planung | Kick-off Einrichtung |
| Design | Styleguide Drahtmodelle (Wireframes) Design Runde 1 Design Runde 2 |
| Entwicklung | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Testplanung Sprint 2 Sprint 3 UAT |
Schauen wir uns als Beispiel einmal das Design an:
| Geplanter Wert | % Abgeschlossen | Erarbeiteter Wert |
|---|---|---|
| Design $20.000 | Design (62,5%) Styleguide (100%) Drahtmodelle (100%) Design Runde 1 (50%) Design Runde 2 (0%) | $20.000*62,5% = $12.500 |
Es kann herausfordernd sein, den Prozentsatz des Abschlusses einer Aufgabe zu bestimmen. Daher ist es allgemein hilfreich, diesen an konkreten Ergebnissen (Deliverables) zu messen, aber das ist Thema für einen anderen Blogartikel über Projektplanung und die Arbeitspaketstruktur (WBS).
Manchmal müssen Sie sich dabei auf Ihr Bauchgefühl verlassen. Sie als PM haben ein Gefühl dafür, ob Sie bei 50 % oder 75 % einer Aufgabe stehen. Hier zahlt es sich aus, nah am Team zu sein und offen sowie ehrlich zu kommunizieren.
6 Formeln für das Earned Value Management
Hier ist ein Spickzettel mit allen Formeln, die Sie benötigen, um Ihren erarbeiteten Wert zu berechnen, zu berichten und zu verstehen.
1. Erarbeiteter Wert
Verwendung für: Bewertung des Projektfortschritts auf Basis des geschätzten Werts der tatsächlich geleisteten Arbeit
Formel: EV = (PV)(%Abgeschlossen)
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Eine Einheit im Wert von $2.000, die zu 75 % abgeschlossen ist, entspricht einem erarbeiteten Wert von $1.500: $2.000 x 75 % = $1.500
2. Terminabweichung
Verwendung für: Bestimmung, ob Ihr Projekt im Rückstand ist, voraus oder im Zeitplan liegt (als Dollarbetrag)
Formel: SV = EV – PV
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Wenn dieses Ergebnis negativ ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt dem Zeitplan voraus ist.
- Wenn das Ergebnis positiv ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt im Verzug ist.
- Wenn das Ergebnis null ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt im Zeitplan liegt.
3. Kostenabweichung
Verwendung für: Verstehen, ob das Projekt über, unter oder im Budget liegt (als Dollarbetrag)
Formel: CV = EV – AC
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Wenn die Zahl negativ ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt über dem Budget liegt.
- Wenn die Zahl positiv ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt im oder unter dem Budget liegt.
- Wenn das Ergebnis null ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt im Budget liegt.
4. Kostenleistungsindex
Verwendung für: Ermitteln, ob Ihr Projekt über oder unter Budget ist (als prozentualer Aufwand)
Formel: CPI = EV ÷ AC
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Wenn das Ergebnis kleiner als 1 ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt über dem Budget liegt.
- Wenn das Ergebnis größer als 1 ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt unter Budget ist.
- Wenn das Ergebnis 1 ist, ist Ihr Projekt im Zeitplan.
5. Terminleistungsindex
Verwendung für: Verstehen, ob ein Projekt im Verzug ist oder dem Zeitplan voraus ist (als prozentualer Aufwand)
Formel: SPI = EV ÷ PV
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Wenn das Ergebnis kleiner als 1 ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt im Verzug ist.
- Wenn das Ergebnis größer als 1 ist, bedeutet das, dass Ihr Projekt dem Zeitplan voraus ist.
- Wenn das Ergebnis 1 ist, ist Ihr Projekt im Zeitplan.
6. Geschätzte Gesamtkosten bei Fertigstellung
Verwendung für: Abschätzen der Abweichung zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten, wenn das Projekt abgeschlossen ist
Formel: EAC = TBC ÷ CPI
So interpretieren Sie die Ergebnisse:
- Wenn das Ergebnis höher ist als Ihr geplantes Budget bei Fertigstellung, ist dies die prognostizierte Überschreitung, die Sie korrigieren oder in Ihr Budget einplanen müssen.
Nützliche Werkzeuge für Earned Value Management
Ich weiß, was Sie denken: Sie denken „Mackenzie, muss ich all diese Formeln auswendig lernen? Gibt es keine Tools, die das übernehmen?“
Die Antwort ist ja, aber ich habe bisher keine gefunden, die das besonders gut machen.
Meine bevorzugte Methode zur Durchführung von EVM-Berechnungen ist die Nutzung einer Tabellenkalkulation wie Google Sheets oder Excel. So kannst du noch heute mit meiner Methode starten:
- Lege mehrere Tabs in Google Sheets oder Excel an, um die Daten zu speichern und den Bericht auszuführen. Ich empfehle ein Tab pro Berechnung. Beispiel: Ein Tab für den geplanten Wert, eines für den erworbenen Wert und eines für die tatsächlichen Kosten.
- Bonus: Schau dir meine Vorlage zur EVM-Berechnung an.
- Falls du es noch nicht kannst, lerne Pivot-Tabellen zu nutzen und lieben! : )
- Exportiere die relevanten Daten aus deinem Projektmanagement-Tool – das gibt dir den %-Fertigstellungsgrad auf Aufgaben- oder Projektebene
- Exportiere die relevanten Daten aus deinem Zeiterfassungstool – das liefert dir die tatsächlichen Kosten
- Presto-change-o: Schon hast du die EVM-Daten griffbereit!
Warum ist Earned Value Management bei digitalen Projekten wichtig?
Die Einführung von Earned Value Management in meiner Abteilung und im Projektmanagement hat mir endlich konsistente Berichte über alle Projekte hinweg ermöglicht. Ich habe nicht länger auf Basis eines Bauchgefühls berichtet.
Meiner Meinung nach ist Transparenz die beste Strategie und Daten liefern uns ein Ziel, auf das wir hinarbeiten können. Wenn dein Projekt 20% unter dem idealen SPI liegt, besteht das Problem darin, wie wir 20% schneller arbeiten könnten, um aufzuholen – und genau das ist die Antwort, die du deinem Kunden gibst.
Für diese Berechnungen benötigst du nicht viele Daten, aber einige Messpunkte sind nötig. Wenn du eine Schätzung für das Projekt (egal wie grob), einen Projektzeitplan (egal wie ungenau) und irgendeine Form von tatsächlichen Kostendaten hast, kannst du über den Earned Value deines Projekts berichten.
Wie geht es weiter?
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