BPM vs. Workflow: 5 Hauptunterschiede & Gemeinsamkeiten
Vorteile im großen Maßstab: BPM bietet einen umfassenden Ansatz zur Verbesserung Ihrer Prozesse. Im Fokus steht die Abbildung von Arbeitsabläufen, um Engpässe zu identifizieren, Kosten zu kontrollieren und die Effizienz zu steigern.
Schritt-für-Schritt-Kompetenz: Workflows hingegen konzentrieren sich auf einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts. Sie helfen dabei, Aktionen zu vereinfachen und zu automatisieren sowie den Fortschritt kontinuierlich voranzutreiben.
Effizienz ist entscheidend: Sowohl BPM als auch Workflows zielen darauf ab, die betriebliche Effizienz zu steigern, wenn auch aus unterschiedlichen Perspektiven – BPM im Gesamtbild, Workflows auf Aufgabenebene.
Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) und Workflows sind zwei unterschiedliche Rahmenwerke, die dazu genutzt werden, Arbeitsabläufe mit Workflow-Management-Software zu vereinfachen und zu automatisieren, insbesondere im Projektmanagement.
Ich gebe einen Überblick darüber, was BPM und Workflows sind, und gehe außerdem auf fünf zentrale Unterschiede und Gemeinsamkeiten im Detail ein.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
BPM ist ein ganzheitlicher und umfassender Ansatz zur Erfassung der Prozesse einer Organisation. BPM-Tools ermöglichen es Teammitgliedern, Prozesse zu visualisieren, um Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen, Kosten zu kontrollieren, die operative Effizienz zu fördern, Innovationen zu treiben und die Produktivität zu steigern.
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Es handelt sich um eine Praxis der kontinuierlichen Verbesserung, die eingesetzt wird, um Projektergebnisse, Dienstleistungen oder Prozesse zu optimieren. BPM-Workflows sind Teil von digitalen Transformationsinitiativen, in die viele Unternehmen investieren.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist die Zusammenstellung von Aufgaben, die den sequentiellen Ablauf von Aktivitäten in betrieblichen Abläufen bilden. Workflows unterscheiden sich von Prozessen dadurch, dass sie auf Aufgaben fokussiert sind und die Automatisierung spezifischer Aufgaben innerhalb eines Prozesses priorisieren.
Workflows befinden sich in operativen Systemen, in denen Projektmanager den Status von Aufgaben überwachen können, einschließlich Fortschritt, Kommentare, Freigaben oder andere Informationen. Aufgabenverfolgung und bilaterale Kommunikation in Workflow-Tools sind beispielsweise beim Onboarding eine große Hilfe. Projektmanager arbeiten auch häufig daran, Workflows zu optimieren, um Projektengpässe oder Verzögerungen zu vermeiden.
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BPM vs Workflow: Unterschiede & Gemeinsamkeiten
Obwohl Geschäftsprozessmanagement und Workflows sich in einem System gegenseitig unterstützen, ist es wichtig, ihre unterschiedlichen Rollen und Funktionen zu verstehen. Dieses Wissen kann die Projektleistung erheblich steigern und sowohl die Workflow-Effizienz als auch die Unternehmensleistung verbessern.
Hier ist eine Zusammenfassung von Geschäftsprozessmanagement gegenüber Workflows und wie sie sich in mehreren Kernthemen unterscheiden oder gleichen.
| BPM | Workflow | Gemeinsamkeiten | |
|---|---|---|---|
| Zweck | Verbessert die gesamte Unternehmensleistung | Automatisiert spezifische Aufgaben | Beide zielen auf Effizienzsteigerung ab |
| Umfang | Unternehmensweit | Prozess-spezifisch | Beide beinhalten Abfolgen von Aufgaben |
| Verantwortliche | Geschäftsführung | Prozessverantwortliche und Manager | Beide ermöglichen visuelles Monitoring des Aufgabenflusses |
| Tools | Appian, Confluence, Jira, Pipefy | Asana, Trello, Monday, Smartsheet | Modellierung, Automatisierung, Monitoring, Anpassung, Dashboards, Analytik und Reporting |
| KPIs | Prozess: Effizienz, Kosten, Durchlaufzeit und Kundenzufriedenheit | Aufgabe: Abschlussrate und Zeit, Aufgabenanzahl über die Zeit, Effizienz, Fehleranzahl | Messen Effizienz, Zeit, Kosten, Fehler, Leistungsnachverfolgung |
Unterschiede
- Umfang: BPM ist ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Prozesse einer Organisation umfasst. Workflows hingegen beschränken sich auf bestimmte Prozesse innerhalb des Unternehmens.
- Zweck: Beim BPM geht es darum, die Gesamtleistung und Effizienz eines Unternehmens zu verbessern, wohingegen ein Workflow darauf abzielt, spezifische Aufgaben zu automatisieren.
- Verantwortung: Die Verantwortung für die Einführung und das Management von BPM liegt typischerweise beim oberen Management einer Organisation. Workflows dagegen werden von den Prozessverantwortlichen oder Managern betreut.
- Tools: BPM nutzt Softwarelösungen (z.B. Onspring; die Preise für Onspring finden Sie hier), die einen Überblick über alle Prozesse des Unternehmens liefern. Workflows hingegen verwenden Automatisierungstools, die helfen, ausgewählte Aufgaben zu optimieren.
- KPIs: BPM-KPIs sind in der Regel breit gefasst und umfassen Kennzahlen wie ROI und Kundenzufriedenheit. Workflow-KPIs hingegen beziehen sich auf die jeweilige Aufgabe (z.B. Zeit bis zum Abschluss).
Gemeinsamkeiten
- Effizienzsteigerung: Sowohl BPM-Plattformen als auch Workflow-Tools zielen darauf ab, die Effizienz innerhalb einer Organisation zu verbessern. Sie erreichen dies, indem sie Prozesse bzw. Aufgaben optimieren.
- Reihenfolge von Aufgaben: Sowohl BPM als auch Workflows beinhalten Abfolgen von Aufgaben. Während sich BPM mit der Reihenfolge aller organisatorischen Aufgaben beschäftigt, konzentrieren sich Workflows auf die Funktionen innerhalb eines bestimmten Prozesses.
- Menschliche Überwachung: Trotz des Einsatzes von Workflow-Automatisierung benötigen sowohl BPM als auch Workflows eine menschliche Aufsicht. Dieser persönliche Aspekt sorgt dafür, dass Prozesse und Aufgaben reibungslos ablaufen und auftretende Probleme so schnell wie möglich gelöst werden können.
- Integration zur Förderung der Zentralisierung: BPM-Software und Prozess-Workflow-Software können (in unterschiedlichem Ausmaß) mit bestehenden Systemen und Tools integriert werden, um die Zentralisierung von Prozessen und Aufgaben zu unterstützen.
- Messbar: Sowohl BPM als auch Workflows sind anhand spezifischer Kennzahlen messbar. Mithilfe von Geschäftsprozessen und unterstützenden Workflows können Unternehmen ihre Leistung verfolgen und prozessuale Verbesserungen gezielt umsetzen.
Mehr erfahren: Workflow-Automatisierung vs. Projektmanagement-Software: Was ist der Unterschied?
Vorteile der Nutzung von BPM & Workflows
BPM und Workflows bieten zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Höhere Produktivität und Effizienz: BPM und Workflows eröffnen Möglichkeiten zur Automatisierung, insbesondere bei Einsatz von Softwaretools (das ist einer der wichtigsten Vorteile von BPM-Software). So können Sie manuellen Aufwand und Engpässe verringern. Die Visualisierung Ihrer Workflows hilft ebenfalls, unnötige Schritte zu eliminieren und sicherzustellen, dass die Abfolge der Tätigkeiten sinnvoll ist.
- Mehr Verantwortlichkeit und Kontrolle: BPM und Workflows helfen Ihnen, Rollen und Zuständigkeiten klar zu definieren. Wenn jedes Teammitglied genau weiß, wofür es verantwortlich ist, kann es die Initiative ergreifen und Besitz für seine Arbeit übernehmen. Das verringert zudem Situationen wie: „Ich dachte, Kollege XY kümmert sich darum.“
- Höhere Qualität und Konsistenz: BPM und Workflows stellen sicher, dass Aufgaben immer auf dieselbe Weise erledigt werden. Arbeitsergebnisse sind dadurch konsistenter, qualitativ hochwertiger und einfacher zu überprüfen und freizugeben. Sie können auch Prüfungsphasen in Ihre Workflows integrieren, um Fehler zu minimieren.
- Mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Sobald Sie Workflows oder BPM etabliert und einen Überblick über Ihre tatsächlichen Prozesse haben, ist es viel einfacher, diese bei sich verändernden Bedürfnissen oder Zielen oder beim Unternehmenswachstum anzupassen. Sie bieten zudem einen Rahmen für Veränderungen im Unternehmen.
Wann BPM verwenden und wann Workflows nutzen?
BPM-Systeme helfen Unternehmen, ihre Gesamtleistung und Effizienz zu verbessern. Sie sind auch hilfreich, wenn komplexe Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg gesteuert werden müssen.
Workflows hingegen dienen der Automatisierung spezifischer, sich wiederholender Aufgaben innerhalb eines Prozesses. Sie sind besonders sinnvoll bei einfachen Abläufen, die nicht abteilungsübergreifend sind.
BPM-Anwendungsfälle:
- Optimierung komplexer abteilungsübergreifender Prozesse
- Verbesserung der Customer Journey zur Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Projektmanagement-Portfolios und Ressourcenmanagement
- Optimierung der Lieferkette
Workflow-Anwendungsfälle:
- Verbesserung von Mitarbeiter-Onboarding-Prozessen
- Bearbeitung von Kundensupport-Tickets
- Zusammenarbeit und Freigaben von Inhalten
- Effizientere Aufgaben im Projektmanagement
Obwohl BPM und Workflows unterschiedliche Zwecke erfüllen, schließen sie sich nicht gegenseitig aus. Häufig funktionieren sie am besten im Zusammenspiel – wobei der Workflow als unterstützendes Element einer übergeordneten BPM-Strategie fungiert.
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