Die 12 wichtigsten Schritte zu Ihrem ersten Job im Projektmanagement
In meiner vorherigen Rolle als Leiter für Betrieb und Ressourcenplanung wurde ich selten von jungen, neuen Talenten konfrontiert, die mit Leidenschaft in die glanzvolle, ruhmreiche, weithin anerkannte und ausgelassen gefeierte Laufbahn des Projektmanagements einsteigen wollten.
Hier kommt der eigentliche Knackpunkt, warum viele einen Bogen um das Projektmanagement machen: Wenn man es richtig macht, ist es wie Sauerstoff. Niemand bekommt Auszeichnungen fürs Atmen, doch alle müssen atmen können.
Wenn du noch dabei bist und immer noch Projektmanager werden willst, nehme ich dich mit auf die 12-stufige Heldenreise, die dafür notwendig ist.
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Was ist die 12-stufige Heldenreise, fragst du? Um Wikipedia zu paraphrasieren, hier eine kurze Erinnerung:
Die Heldenreise ist eine zeitlose Erzählstruktur, die einem Protagonisten auf einer unerwarteten Reise folgt. Dort begegnet er Herausforderungen, gewinnt Erkenntnisse und kehrt verwandelt nach Hause zurück.
Ich würde sagen, Projektmanager zu werden und deinen ersten Einstieg ins Projektmanagement zu erlangen, lässt sich sehr gut mit der Heldenreise vergleichen. Schauen wir uns unten die Parallelen an.
Deinen ersten PM-Job in 12 Schritten erlangen: Die Heldenreise
1. Die normale Welt
Wir sehen das normale Leben des Helden zu Beginn der Geschichte, bevor das Abenteuer startet.
Du bist noch kein PM, hast aber viele übertragbare Fähigkeiten wie: sehr organisiert, zielstrebig, motiviert, Führungspersönlichkeit im Dienste Anderer, neugierig, mutig und intelligent.
Aktion
Höre auf die innere Stimme, die dir sagt, dass da mehr ist. Du weißt, du schaffst das.
2. Ruf zum Abenteuer
Der Held steht vor einem Ereignis, Konflikt, Problem oder einer Herausforderung, welche ihn dazu bringt, sein Abenteuer zu beginnen.
Studienabschluss? Unzufriedenheit im Beruf? Veränderungen im Leben? Es entsteht eine Frage, die sich langsam herauskristallisiert: Machst du schon PM-Aufgaben, ohne die PM-Bezeichnung zu haben? Fühlst du dich wie ein zufälliger Projektmanager?
Aktion
Blicke auf dein früheres Ich zurück. Erinnere dich daran, wie optimistisch du früher warst.
3. Ablehnung des Rufs
Der Held lehnt das Abenteuer zunächst ab – wegen Zweifel, Angst, Unsicherheit oder aus anderen Gründen.
Die Frage wird im Inneren immer lauter. Freunde und Bekannte schlagen Projektmanagement als Karrieremöglichkeit vor. Das Hochstapler-Syndrom führt zu einer Zögerlichkeit, aktiv zu werden.
Aktionen
Mache eine Bestandsaufnahme. Welche Updates werden für deinen Lebenslauf benötigt? Woher weißt du das? Beginne, Tipps zum Projektmanagement-Lebenslauf und Best Practices zu recherchieren.
4. Begegnung mit dem Mentor
Der Held trifft einen Mentor, der Ratschläge, Weisheit, Informationen oder Ausrüstung gibt, um ihn für die vorliegende Reise zu wappnen.
Ein erfahrener Kollege oder eine vertrauenswürdige Person aus dem Netzwerk, gefunden durch gute Freunde oder eine direkte Freundschaft mit Erfahrung in der Branche, dient als Wegweiser.
Aktionen
Während du ein Netzwerk aufbaust, werden manche Personen besonders hervortreten. Suche sie gezielt auf. Folge deinen Projektmanager-Kollegen in sozialen Medien. LinkedIn ist ein guter Ausgangspunkt. Bitte um eine Kontaktaufnahme. Füge immer eine Vorstellung hinzu. Wenn die Leute antworten, baue darauf auf. Haben deine Kontakte keine direkte Verbindung, kennen sie mit Sicherheit welche, die diese wiederum haben.
Was sage ich? Ich drücke mein Interesse am Thema aus, stelle mich kurz vor, erzähle etwas über meine Tätigkeit und wie ein weiterer Austausch spannend sein könnte.
Schaue nach Zertifizierungen oder Online-Kursen. Beliebte sind zum Beispiel Certified Associate in Project Management (CAPM), Project Management Professional (die PMP-Zertifizierung), PRINCE2 oder eine agile Zertifizierung.
5. Die Schwelle überschreiten
Der Held verlässt zum ersten Mal seine normale Welt und überschreitet die Schwelle zum Abenteuer.
Die richtigen Wegweiser führen zu Informationsgesprächen bei Unternehmen, die einstellen oder Firmen repräsentieren, für die du gern arbeiten würdest. Du bewegst dich aktiv von den äußeren Kreisen des Ziels weiter hinein Richtung Zentrum.
Aktionen
Das mag zunächst locker wirken. IST ES ABER NICHT! Kontakte aus dem Netzwerk können Hinweise auf offene Stellen in Unternehmen liefern, in denen eine Projektmanager-Position willkommen wäre. Behandle das Ganze mit dem gleichen Einsatz und Respekt wie ein abschließendes Bewerbungsgespräch. Recherchiere, mit wem du sprichst.
Die Vorbereitung auf dieses zweitrangige Informationsgespräch unterscheidet sich von dem allgemeiner gehaltenen „Ich möchte ins Projektmanagement einsteigen – was sollte ich tun?“. Hier geht es um mehr: Sie sprechen vielleicht mit Betriebs- und leitenden Projektmanager:innen; ein guter Eindruck kann Ihnen echte Vorteile für ein Vorstellungsgespräch verschaffen. Hier machen gute Fragen auf Sie aufmerksam.
Sammeln Sie Informationen. Welche Projektmanagement-Software wird verwendet? Wie sieht ein typischer Tag, eine Woche, ein Monat aus? Mit welchen Teams arbeiten sie zusammen und wie verläuft die Zusammenarbeit? Vertiefen Sie die Antworten mit zusätzlicher Recherche und lesen Sie Artikel zum Projektmanagement zu diesen Themen.
Was Sie herausfinden, können Sie in Ihrer Dankesnachricht aufgreifen – und mindestens sollten Sie immer eine Dankes-E-Mail verschicken. Allerdings habe ich möglicherweise den ein oder anderen Projektmanager-Posten auch meinen handgeschriebenen und persönlich überbrachten Dankeskarten zu verdanken.
Vermeiden Sie Standardbriefe. Fassen Sie zentrale Aspekte Ihres Gesprächs zusammen, teilen Sie eine Erkenntnis daraus und bringen Sie unbedingt echte Dankbarkeit zum Ausdruck.
6. Prüfungen, Verbündete und Feinde
Die Heldin lernt die Regeln der neuen Welt, muss Prüfungen bestehen, trifft Freund:innen und steht Feind:innen gegenüber.
Informationsgespräche führen zu echten Bewerbungsgesprächen für die Wunschstellen. Manche laufen gut. Andere weniger, was existenzielle Fragen aufwirft und teilweise zum Rückzug aus Sicherheitsgründen führt, aber die Heldin macht trotz mancher Demütigung weiter.
To-Do's
Manche Menschen nehmen sich Zeit für Sie, manche nicht. Glauben Sie an sich und daran, dass jede Begegnung eine Lernchance ist, die Sie einen Schritt weiterbringt. Nehmen Sie das Wertvolle mit und lassen Sie den Rest fallen. Bleiben Sie in Bewegung. Immer weiter.
Informationsgespräche und Bewerbungsgespräche sind für die meisten ein Zeitproblem. Viele genießen den Prozess, helfen gern und empfinden Bestätigung darin, ihr Wissen weiterzugeben.
Trotzdem fehlt den meisten das nötige unbezahlte Zeitbudget. Manche gehen mit diesem internen Druck gelassen um, weil sie das große Ganze sehen.
Andere reagieren frustriert, wenn ihre kostbare Zeit als vergeudet angesehen wird. Ich wiederhole: Immer weiter.
7. Der Ansatz
Der erste Plan, den zentralen Konflikt anzugehen, entsteht, aber Rückschläge führen dazu, dass die Heldin eine neue Strategie versucht oder neue Sichtweisen annimmt.
Bewerbungsgespräche führen zu langfristigen Chancen, die zunächst wie kurzfristige Rückschläge wirken. Die Selbstwahrnehmung stimmt nicht mit der äußeren Realität überein.
To-Do's
Sie haben ein Jobangebot erhalten und angenommen. Vielleicht zu einem geringeren Titel, etwa als Projektkoordinator:in, und mit weniger Gehalt als erwartet. Falls nicht: Glückwunsch! Anderenfalls gilt: Mit harter Arbeit, Engagement und konsequenter Leistung beweisen Sie Ihren Wert. Ihr Team wird es bemerken. Langfristig zahlt es sich aus.
8. Die Prüfung
Dinge laufen schief, zusätzlicher Konflikt kommt ins Spiel. Die Heldin sieht sich größeren Herausforderungen und Hindernissen gegenüber, von denen manche zu einer Krise führen können.
Durch die Annäherung an das Ziel kommt die Heldin zwangsläufig in Situationen, die außerhalb ihres bisherigen Erfahrungsschatzes liegen. Misserfolge drohen sich zu häufen und das Gefühl des Hochstaplers schwappt über – möglicherweise mit dem Wunsch, das Feld zu verlassen.
Wer nicht ausreichende Willenskraft hat, gibt auf. Wer sich für zu wichtig hält, gibt auf. Wer eine fragile Seele hat, gibt auf. Wer lernen möchte und wachsen will, bleibt. Wer ehrlich handelt, mit Integrität und der richtigen Portion Eigenverantwortung, bleibt.
To-Do's
Unweigerlich werden Sie an Dinge stoßen, die außerhalb Ihres Erfahrungshorizonts oder des Aufgabenbereichs Ihrer aktuellen Stelle liegen. Patzer passieren. Vielleicht haben Sie das Budget unterschätzt? Haben Sie vergessen, Fixkosten (also Kosten, die nicht mit Mitarbeiterzeiten zusammenhängen) einzukalkulieren?
Oder es ist einfach ein Malheur. Sie haben ein zukünftiges Out-of-Office nicht eingeplant? Lassen Sie es nicht ausufern. Ziehen Sie rechtzeitig die Reißleine. Seien Sie transparent mit Ihrem Team. Suchen Sie nach Lösungen und stehen Sie zu Ihren Fehlern. Lernen Sie daraus. Bauen Sie darauf Ihre zukünftigen Erfolge. Weitermachen mit Stil stärkt trotz Schwierigkeiten das Vertrauen im Team nachhaltig.
9. Die Belohnung
Nachdem die Heldin die Prüfung überstanden hat, ergreift sie das Schwert – eine Belohnung, die ihr hilft, den größten Konflikt zu überwinden. Das mag ein physischer Gegenstand, Wissen oder Weisheit sein, die ihr Durchhaltevermögen stärken.
Arbeiten, die dem Titel Projektmanager:in entsprechen, ersetzen die bislang zugeteilten ausführenden Tagesaufgaben. Vertrauen entsteht. Kontrolle nimmt ab, Eigenverantwortung zu.
To-Do's
Das Überwinden von Rückschlägen und das erfolgreiche Navigieren von Projekten schafft spürbares und nachweisbares Selbstvertrauen. Teams bemerken es, beginnen darum zu bitten, dass Sie neue Projekte leiten. Abteilungsleiter bemerken es, Gehaltserhöhungen und Beförderungen zeichnen sich am Horizont ab. Ihnen werden komplexere Projekte und Initiativen zugewiesen.
10. Der Weg zurück
Der Held sieht das Licht am Ende des Tunnels, doch stehen ihm noch weitere Prüfungen und Herausforderungen bevor.
Nachdem man die Arbeit erledigt hat, die dem Titel gerecht wird, führt mehr Vertrauen zu mehr Verantwortung, inklusive neuer Aufgabenbereiche, die vorher noch nicht übernommen wurden.
Aufgaben
Sie wachsen in Ihre Rolle hinein. Doch keine Zeit zum Ausruhen, denn das große Rad dreht sich weiter und neue Herausforderungen warten schon. Der Organisation denkende Geist, der vorausschauende Planer, der Strategist wird mehr denn je gebraucht. Sie kennen die Arbeit – und mehr davon kommt gleichmäßig auf Sie zu.
11. Die Wiederauferstehung
Der Höhepunkt. Der Held besteht eine finale Prüfung und nutzt alles, was er gelernt hat, um den Konflikt ein für alle Mal zu bewältigen.
Weil Projekte initiiert und erfolgreich bis zum Ende geführt wurden, wird unser Held nun zur Projektleitung befördert. Jede Herausforderung ist nun erlaubt. Dem Helden wird ein kompliziertes, höchst komplexes Projekt vom Typ „Das wurde noch nie gemacht“ (NBD) übertragen.
Aufgaben
Sie sind angekommen und haben den Titel, Projektleiter-Gehalt, Projektkomplexität und Teamvertrauen, wie es Ihrer Arbeit entspricht. Mit all dem guten Willen, Vertrauen und Ansehen werden Sie zur zentralen Anlaufstelle für andere Projektmanager. Teammitglieder wenden sich an Sie mit ihren Fragen. Ihr Wissen wird gesucht, um Probleme zu lösen.
Das Imposter-Syndrom liegt sicher sechs Fuß unter der Erde, und zersetzt sich in einem Beutel voller Pilzsporen.
12. Die Rückkehr
Der Held bringt sein Wissen oder das „Elixier“ zurück in die normale Welt.
Diese LinkedIn-inMail, die Sie von jemandem erhalten haben, mit dem Sie nicht verbunden sind: Sie haben sie gelesen. Jetzt sind Sie diese Person. Sie reichen anderen die Hand und ziehen sie mit hoch. Sie nehmen sich Zeit. Sie teilen Ihr Wissen. Sie erhellen den Horizont für diejenigen, die sich auf den Weg machen. Sie sind selbst zum Wegweiser für die nächste Generation geworden.
Aufgaben
Wie SuperWoman/Man, der oder die alles beinahe ständig hört und wahrnimmt, lernen Sie, wie man das ausschaltet. Nicht alles muss ständig in Zeit und Kosten optimiert werden, damit das Leben genossen werden kann. Die Spielsachen Ihrer Kinder brauchen keine Nutzungsberichte, die Einkaufsstrategien für das vierte Quartal unterstützen. Was sage ich, natürlich brauchen sie das. Willkommen zu Hause.
30 Fähigkeiten, die Projektleiter brauchen
Bei einer schnellen Recherche stößt man auf zahllose Listen mit Aufzählungspunkten, die die Fähigkeiten für Projektleiter erläutern. Eine kurze Zusammenfassung als Wortwolke folgt unten.
Dazu gehören:
- Risikomanagement
- Stakeholder-Management
- Zeitmanagement
- Führungskompetenzen
- Organisationsfähigkeiten
- Kommunikationsfähigkeiten
- Technische Kompetenzen
Jeder verfügt über diese Fähigkeiten in unterschiedlichem Maße. Was einen guten Projektleiter ausmacht, der Projekte mit Leben füllt, ist die erstaunliche Fähigkeit, die gesamte Welt des Projekts aus der Vogelperspektive zu sehen, ohne dabei die Realität am Boden – selbst im Detail – aus den Augen zu verlieren.
Das Verständnis für das große Ganze ermöglicht richtige Projektabgrenzung, Projektplanung, Budgetierung, Prognosen und vorausschauende Problemlösung – alles, was für das erfolgreiche Zusammenspiel der verschiedenen Disziplinen notwendig ist.
Im Detail – am Boden – erleichtert das tägliche Prozesswissen eine reibungslose Teamarbeit, da der Projektleiter Arbeitsprozesse und Projektmanagement-Methoden unterstützend begleitet und für korrekte Spezifikationen, geeignetes Timing und einwandfreie Ressourcenverwaltung und -auslastung sorgt.
Projektleiter müssen die Sprache aller beteiligten Disziplinen sprechen. Im Agenturumfeld bedeutet das: zu wissen, was Account, Strategie, Finanzen, Kreation, Produktion und Lieferanten meinen, wenn sie Gespräche mit Fachjargon durchsetzen.
Die Beherrschung dieser Sprache schafft Vertrauen, baut Beziehungen auf, ermöglicht bessere Kommunikation und steigert die Problemlösungsfähigkeit. Das ist eine aufwärtsgerichtete Spirale zum Guten!
Wie bekommt man einen Job im Projektmanagement ohne Erfahrung?
Ich habe viele Projektmanager kennengelernt, die auf unkonventionelle Weise in ihre Karrieren im Projektmanagement eingestiegen sind. Bei mir war es nicht anders. Vor 11 Jahren wechselte ich nach 17 Jahren im Lehrberuf ins Projektmanagement und gesellte mich zu denen, die einen verschlungenen Weg zu ihrer Karriere im Projektmanagement gegangen sind.
Ich hatte Glück, dass ich jemanden kannte, der wiederum jemanden kannte und gerne eine Einführung machte. Ich traf mich mit einer Person, die in einer Agentur arbeitete. Offenbar lief das Gespräch gut, denn man fragte mich später, ob ich Interesse an einem Vorstellungsgespräch hätte. Hatte ich.
Ich wurde mehrfach interviewt, mit mehreren Teams. Rückblickend muss ich wohl Fürsprecher gehabt haben, denn ich hatte keine Erfahrungen im Projektmanagement. Ich habe immer wieder argumentiert, dass das Lehren übertragbare Fähigkeiten mitbringt, die sich leicht in den Kontext dieses neuen Karrierewegs im Projektmanagement integrieren lassen.
Spoiler-Alarm: Am Ende bekam ich den Job. Es ist eine verrückte Geschichte, zu lang, um sie hier zu erzählen.
Hier eine knappe Zusammenfassung meiner wichtigsten Erkenntnisse:
- Gib dein Bestes: Wisse, mit wem du sprichst. Recherchiere im Vorfeld. Stelle durchdachte Fragen. Knüpfe bei den zuvor gegebenen Antworten mit intelligenten und weiterführenden Fragen an. Erfolgreiche Projektmanager stellen Fragen und bringen fehlende Informationen ans Licht. Wenn du Fragen stellst, zeigt das Engagement, Interesse und den Willen, Zusammenhänge zu verstehen.
- Bau dein Netzwerk aus: Tritt Netzwerken bei. LinkedIn ist ein guter Anfang. Finde Projektmanagement-Communities. Informiere dich über Unternehmen, die dich interessieren, und erfahre, was sie tun und wer in den Bereichen arbeitet, die dich interessieren. Nimm Kontakt zu diesen Personen auf.
- Pflege deine Fürsprecher: Wenn du Verbindungen geknüpft hast, die an deiner Weiterentwicklung interessiert sind, bleibe mit diesen Menschen in Kontakt, zeige Fortschritte und respektiere ihre Ratschläge.
- Ziehen es durch: Halte Zusagen ein. Gehe einen Schritt weiter. Bedanke dich bei denjenigen, die sich Zeit für dich genommen haben.
- Bleib dran. Gib nicht auf. Eine Tür schließt sich, eine andere öffnet sich.
- Betrachte dich als Marke. Die Agentur ist deine Zielgruppe und du brauchst eine Journey, Touchpoints und eine Message Map, um aus einem Lead einen Abschluss zu machen, sprich: die Einstellung zu erreichen.
FAQs zu Projektmanagement-Jobs
TL;DR-Abschnitt unten. Wenn du neugierig bist, aber nicht die Zeit hast, die volle 12-stufige Heldenreise zur Entdeckung des Projektmanagements zu erleben, schau dir die FAQs unten an.
Ist es einfach, einen Job als Projektmanager zu bekommen?
Wie überall gilt: Bist du zur richtigen Zeit am richtigen Ort, bringst die richtigen Projektmanagement-Fähigkeiten mit und alle beim Einstellungsprozess Beteiligten sind satt und glücklich vom Mittagessen, dann klar.
Ein weiteres Szenario, in dem es einfach sein könnte, ist, wenn du ein interdisziplinäres Netzwerk an Fürsprechern aufgebaut hast – basierend auf deinem unanfechtbaren und universell starken Ruf – und keine wirtschaftliche Flaute, Pandemie oder massive Entlassungswelle in der Tech-Branche bevorsteht, dann stehen die Zeichen wirklich auf einfach. Fehlt aber nur ein Bestandteil, musst du selbst aktiv werden. Arbeitest du daran, kommt auch der Job.
Was ist der beste Weg, um eine Stelle im Projektmanagement zu finden?
Am besten über das eigene Netzwerk. Wenn du noch kein entsprechendes Netzwerk hast, fang an, eines aufzubauen. LinkedIn ist ein sehr guter Startpunkt – aber bei weitem nicht die einzige Möglichkeit. Die DPM-Mitgliedergemeinschaft kann dein Networking und deinen Einstieg ins Projektmanagement wie kaum ein anderes Angebot vorantreiben, weil es speziell dafür (unter anderem) entwickelt wurde. Stell dich vor. Knüpfe Beziehungen. Zeig dich.
Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektmanager haben?
Eine ausgewogene Mischung aus Fachkenntnissen, sozialen Kompetenzen, Lebenserfahrung, Humor, Mitgefühl, Antrieb, Motivation, Entschlossenheit, Anpassungsfähigkeit, Intelligenz und herausragender Voraussicht – gefolgt von Handeln. Die Vergangenheit verstehen, aber den Blick fest nach vorn in die Zukunft richten.
Wie kann ich mich als Projektmanager spezialisieren?
Es gibt viele Möglichkeiten, sich in einer Projektmanagement-Karriere weiter zu spezialisieren. Im Wesentlichen gibt es zwei Hauptrichtungen – Spezialisierung auf eine Branche oder auf eine Methodik (oder beides). Zum Beispiel kannst du Scrum Master für Software-Teams werden oder Capital Project Manager für Bauprojekte.
Wie geht es weiter?
Sobald Sie sich den neuen Job als Projektmanager gesichert haben, den Sie sich so sehr gewünscht haben, empfehlen wir, sich mit Ihrer Führungskraft abzustimmen, um einen 30-60-90-Tage-Plan zu erstellen, um Ihren Erfolg zu beschleunigen.
