Was ist ein Portfolio für Projektmanager? + Einfach zu verwendende Vorlage
Wenn Sie sich fragen, wie Sie einen Personalmanager davon überzeugen können, dass Sie das Zeug dazu haben, sein Team erfolgreich zu unterstützen, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Projektmanager-Portfolio zusammenzustellen, um die Geschichte Ihrer beruflichen Erfolge zu erzählen.
Während es schon eine beachtliche Leistung ist, mit Ihrem Lebenslauf oder Projektmanager-Lebenslauf an den Recruitern vorbeizukommen, stellt die Überprüfung durch den Personalmanager eine noch größere Herausforderung dar. Was ist der beste Weg, um sich von der Masse abzuheben?
Erstellen Sie ein professionelles Portfolio, das Ihre einzigartigen Erfahrungen im Programmmanagement präsentiert—wie Sie ein Projektportfolio gesteuert, fundierte Entscheidungen getroffen, Risikomanagement betrieben und unermüdlich Probleme gelöst haben, um Geschäftsziele zu maximieren.
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Was ist ein Projektmanager-Portfolio?
Nicht zu verwechseln mit Projektportfoliomanagement (PPM)—bei dem es um die Verwaltung einer Mischung aus miteinander verbundenen, abhängigen und zusammenhängenden Projekten geht—spreche ich hier davon, wie Sie Ihr gesamtes Projektmanagement-Erlebnis strukturieren, um Ihre Qualifikationen als digitaler Projektmanager zu optimieren.
Am häufigsten nutzt man ein Projektmanager-Portfolio zusammen mit dem Lebenslauf oder CV, wenn man sich auf einen neuen Job bewirbt, aber es ist ebenso nützlich, wenn Sie:
- Versuchen, ein neues Projekt zu bekommen oder einem Project Management Office (PMO) beizutreten.
- Auf der Suche nach einem Mentor oder Mentee sind.
- Sich für eine Gehaltserhöhung oder Beförderung einsetzen.
- Ihren Qualifikationsnachweis einem neuen Kunden oder Projektsponsor erklären.
- Sich für die PMP bewerben.
- Über Ihre eigenen Stärken reflektieren.
Richtig gemacht, kann ein Projektmanager-Portfolio ein beeindruckender erster Eindruck sein und den Anstoß zu tiefergehenden Gesprächen geben, die Sie schneller ans Ziel bringen. Falsch gemacht, ist es bestenfalls blass oder wirft schlimmstenfalls Zweifel an Ihrer Ehrlichkeit auf.
Aber wie sehen Beispiele für solide Projektmanager-Portfolios aus?
Beispiele für Projektmanager-Portfolios
Bevor ich auf die Zutaten eines erfolgreichen Projektmanager-Portfolios eingehe, schauen wir uns einige Beispiele an. Sie könnten:
- Ein Projektmanager-Portfolio im Folienformat erstellen (eine Folie pro Projekt). MPUG bietet eine Vorlage für ein Projektmanager-Portfolio, die ich hier übernommen habe, um eines der Projekte, die ich geleitet habe, zusammenzufassen.
- Vorteile: Möglichkeit, Dashboards oder andere visuelle Darstellungen der Ergebnisse einzubinden; man kann je nach angestrebter Rolle die Folien gezielt auswählen
- Nachteile: Statisches Präsentationsformat; der Personalmanager könnte Dateianhänge ignorieren
- Eine Website einrichten, die zugleich als Projektmanagement-Portfolio dient
- Vorteile: Wirkt professionell; dynamisches Präsentationsformat; der Personalmanager sieht sich vielleicht lieber eine Website als einen Dateianhang an
- Nachteile: Teurer in Entwicklung und Pflege
Projektmanager-Portfolio-Vorlage
Wenn Sie auf der Suche nach einer anpassbaren Projektmanager-Portfolio-Vorlage sind, schauen Sie sich diese Version an, die ich mit Canva erstellt habe. Um die Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie Datei -> Kopie erstellen.
Ich habe diese Version auf Canvas „Fashion Designer“ Vorlage aufgebaut. Wenn Ihnen die kräftigen Farben nicht zusagen, können Sie eine eigene Version gestalten (Canva bietet Hunderttausende von Präsentationsvorlagen an.)
Warum ist ein Projektmanagement-Portfolio wichtig?
Nachdem du dir die obigen Vorlagen und Beispiele angesehen hast, denkst du vielleicht, dass Portfolios nur für Kreative wie Designer, Architekten und Ähnliche gedacht sind – nicht aber für Projektmanager. Stimmt’s? Falsch gedacht.
Die Einstellung eines digitalen Projektmanagers unterscheidet sich nicht von der Besetzung anderer Positionen – ein Personalverantwortlicher muss bewerten, welche Fähigkeiten DPMs mitbringen. Unsere Aufgabe ist es nicht einfach nur, schöne Projektpläne und Gantt-Diagramme zu erstellen.
Unsere Rolle besteht darin, Ergebnisse zu liefern, die die Geschäftsziele voranbringen und strategische Ziele unterstützen. Das erreichen wir, indem wir die Unternehmensstrategie berücksichtigen, mit Überblick planen, Probleme lösen, kommunizieren und Projektteams sowie Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus führen.
Wenn ein Personalverantwortlicher Projektmanager bewertet, möchte er wissen, dass die eingestellte Person fähig und anpassungsfähig ist, basierend auf ihrer Erfahrung mit ähnlichen Projekten. Jeder Kandidat kann behaupten, diese Fähigkeiten zu besitzen – der überlegene Kandidat beweist es.
Und selbst wenn du ein großartiger Geschichtenerzähler bist, sobald du im Raum bist, musst du diese Geschichte womöglich *vor* dem Gespräch erzählen. Genau das leistet ein Portfolio. Es ergänzt deinen Lebenslauf durch reale Geschichten, die die Herzen und Vorstellungen der Leser ansprechen.
Es kann auch hilfreich sein, wenn du auf eine Beförderung hinarbeitest. Ein Portfolio kann zeigen, dass du die Fähigkeiten und Erfahrungen hast, um in deinem Unternehmen aufzusteigen.
Für freiberufliche Projektmanager ist es außerdem eine kluge Möglichkeit, Vertrauen bei potenziellen Kunden zu schaffen, vor allem in Kombination mit Freelance-Projektmanagement-Software, die zeigt, wie du Projekte eigenständig planst, verfolgst und abschließt.
Was in deinem Portfolio enthalten sein sollte
Als digitale Projektmanager wissen wir, dass wir innerhalb von Rahmenbedingungen arbeiten müssen. So sehr du dein Portfolio auch mit allen möglichen Extras ausstatten möchtest, weißt du doch, dass das wahrscheinlich nicht die beste Option ist. Stattdessen solltest du das tun, was du am besten kannst: Verstehe deine Zielgruppe und konzentriere dich darauf, die richtigen Projekte zur Präsentation auszuwählen.
Ein hervorragendes Portfolio enthält Folgendes, ohne sensible Informationen preiszugeben:
- Relevanter Kontext: Erzähle deine Geschichte so, dass sie für deine Zielgruppe relevant ist. Bedeutet das, dass du dein Portfolio jedes Mal anpassen musst? Nicht unbedingt. Entscheidend ist, den Nutzen so darzustellen, dass er allgemein verstanden wird und ansprechend ist.
- Details: Welche zusätzlichen Informationen helfen deinem Publikum, deine Rolle besser zu verstehen? Wie groß war das Team? Wie hoch war das Budget? Wie lang war der Zeitplan? Was waren die Meilensteine und Abhängigkeiten? Was waren die strategischen Ziele? Welche anderen Teams waren beteiligt? Welche Projektmanagement-Tools und Methoden hast du verwendet?
- Dein Beitrag: Welchen einzigartigen Wert hast du geschaffen? Nutze möglichst quantitative Daten und Kennzahlen (z. B. Dollar oder Stunden, die durch eingeführte Workflows eingespart wurden, Ressourcenallokation und Ressourcenentscheidungen, die getroffen wurden, oder ein Teammitglied, das du gehalten hast).
- Herausforderungen: Welche wichtigen Projekt-Herausforderungen hast du bewältigt? Wie haben dein Management-System und/oder deine Veränderungsmanagement-Fähigkeiten geholfen, diese zu meistern?
- Ergebnisse: Wie wirkten sich diese Initiativen auf das Unternehmen aus? Sag nicht einfach, dass du pünktlich und im Budget geliefert hast, sondern erkläre, was dadurch für das Unternehmen möglich wurde. Wie haben die einzelnen Projekte Wert geschaffen oder erschlossen? Was war die Kapitalrendite des Projekts mit dir am Steuer?
Wie du ein Projektmanager-Portfolio erstellst
Ausführliche Anleitungen findest du hier, wie du ein Projektmanager-Portfolio erstellst. Nutze dazu meine oben stehende kostenlose Vorlage – du wirst sehen, dass ich dir schon einiges an Arbeit abgenommen habe.
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