Leistungsbeurteilung: Tipps, die jeder Projektmanager kennen sollte
Vorbereitung ist alles: Betrachten Sie Leistungsbeurteilungen als Chance zur Weiterentwicklung, verstehen Sie das Format Ihres Unternehmens und sammeln Sie Daten, um Ihre Beiträge hervorzuheben.
Führen Sie Ihre Führungsqualitäten vor: Heben Sie hervor, wie Ihr Führungsverhalten und Ihre Problemlösungskompetenz den Projekterfolg über die reine Auslieferung hinaus beeinflusst haben.
Heben Sie Erfolge außerhalb von Projekten hervor: Ziehen Sie auch Erfolge außerhalb Ihrer Stellenbeschreibung mit ein, etwa wenn Sie einen weniger erfahrenen Projektmanager betreut haben.
Feedback gezielt zur Entwicklung nutzen: Nutzen Sie Feedback von Kollegen, um Ihre Stärken zu untermauern und Entwicklungsfelder anzugehen.
Halten Sie die Gespräche lebendig: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Erfolge und Ziele, um ganzjährig vorbereitet und fokussiert zu bleiben.
Als ich mein erstes Mitarbeitergespräch als Projektmanagerin hatte, habe ich mich nicht wirklich darauf vorbereitet. Schließlich war ich damit beschäftigt, ein Projekt zu leiten. Nach meinem Verständnis waren meine Aufgaben, Erfolge und Misserfolge meinem Vorgesetzten und dem Team ohnehin schon bekannt.
Als das Mitarbeitergespräch begann, hatte ich dementsprechend wenig beizutragen. Ich benutzte häufig das Wort „wir“, spielte meine eigenen Beiträge herunter und sprach nicht einmal über die Kompetenzen, die ich weiterentwickeln wollte. Als ich dann konstruktives Feedback zu meinen Führungsmethoden bekam, stand ich ohne jegliche Daten da, um mich zu untermauern.
Nach dem Gespräch fühlte ich mich ein wenig enttäuscht. Natürlich fielen mir direkt nach dem Gespräch all die verschiedenen Erfolge und Beiträge ein, die mich im Laufe des Jahres für meinen Vorgesetzten hätten hervorheben können.
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Machen Sie nicht denselben Fehler wie ich! Lesen Sie weiter, um Tipps zu erhalten, wie Sie Ihr nächstes (oder erstes) Mitarbeitergespräch als Projektmanager:in meistern.
Vor Ihrem Mitarbeitergespräch
Denken Sie um
Woran denken Sie zuerst, wenn Sie an Mitarbeitergespräche denken? Gehaltserhöhungen? Boni? Beförderungen? Karriereaufstieg?
Natürlich können all diese Dinge im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs passieren, aber wenn Sie Ihren Fokus darauf legen, werden Sie vor dem Gespräch nur noch nervöser.
Wenn bei Ihnen ein Mitarbeitergespräch ansteht, versuchen Sie, es aus einer anderen Perspektive zu betrachten: Mitarbeitergespräche sind eine Chance, die Projektmanagement-Kompetenzen zu identifizieren und aufzuzeigen, die Sie gelernt und gestärkt haben. Es ist auch eine Gelegenheit, über die Herausforderungen und Schwierigkeiten Ihrer Rolle zu sprechen (vielleicht benötigen Sie ein anderes Projektmanagement-Tool oder eine neue Projekt-Zertifizierung).
Verstehen Sie das Format des Mitarbeitergesprächs Ihres Unternehmens
Wenn dies Ihr erstes Mitarbeitergespräch in Ihrem Unternehmen ist, ist es wichtig zu wissen, was auf Sie zukommt. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Ansatz. Manche Gespräche sind informell und Sie werden einfach gebeten, über Ihre Erfolge und Herausforderungen des vergangenen Jahres zu sprechen. Andere verlaufen formeller und es werden vielleicht sogar Umfragen oder Vorlagen zur Gesprächsführung eingesetzt. Um das Vorgehen Ihres Unternehmens zu klären, fragen Sie Ihren Vorgesetzten:
- Wie wird das Gespräch strukturiert? Gibt es eine Vorlage, die das Unternehmen zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen verwendet?
- Ist das Gespräch allgemein für alle Mitarbeitenden oder spezifisch für die Rolle als Projektmanager:in?
- Falls es einen Selbstreflexions-Teil gibt, wie werden diese Informationen im offiziellen Gespräch genutzt?
Eventuell arbeiten Sie auch in einem Unternehmen, in dem Kompetenzen verschiedenen Rollen und Levels im Projektmanagement zugeordnet sind – und der Erwerb der Kompetenzen für die nächste Stufe eine Beförderung rechtfertigen kann. Wenn Sie das Kompetenzmodell Ihres Unternehmens kennen, können Sie die gleiche Sprache benutzen und einen Entwicklungsplan ableiten, wo Sie noch Kompetenzen aufbauen müssen.
Bereiten Sie Ihre Argumente vor
Sie müssen zu Ihrem Mitarbeitergespräch mit Fakten erscheinen:
- Die Anzahl der Personen, die Sie leiten
- Die Anzahl der von Ihnen geführten Projekte, die termingerecht abgeschlossen wurden
- Die Gründe für Verzögerungen oder Schwierigkeiten und dazugehörige Lösungen
- Die Risiken, die Sie gemanagt haben
- Den geschaffenen geschäftlichen Mehrwert
- Projektbudgets
- Kunden-Impact
- Durchgeführte Änderungen
Und vergessen Sie nicht all die zusätzlichen Aufgaben, zu denen Projektmanager:innen oft beitragen: Onboarding, Schulungen, Budget-Präsentationen und Konfliktmanagement. Diese Tätigkeiten umfassen wertvolle Kompetenzen, auf die Sie im Mitarbeitergespräch hinweisen und die Sie quantifizieren sollten.
Idealerweise haben Sie bereits im Laufe des Jahres einen Aktivitäten-Tracker (z. B. ein Google Doc oder eine Tabelle) mit diesen Informationen befüllt. Natürlich ist das leichter gesagt als getan, wenn Sie dutzende andere Prioritäten jonglieren. Wenn Sie es doch auf den letzten Drücker zusammentragen, nehmen Sie sich mindestens einen Tag Zeit, um alles zu sortieren.
Ein wichtiger Baustein ist außerdem, Feedback bei Ihren Projektteammitgliedern und Stakeholdern einzuholen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Ihr Unternehmen hat vielleicht einen formellen Feedbackprozess, der Ihnen entsprechende Rückmeldungen liefert. Wenn nicht, spricht nichts dagegen, selbst eine anonyme Umfrage zu organisieren, um die Menschen direkt zu Ihren Stärken und möglichen Entwicklungsfeldern zu befragen.
Während Ihres Mitarbeitergesprächs
Gehen Sie über die reine Projektabwicklung hinaus
Wenn Sie während Ihrer Bewertung nach Ihren „Erfolgen“ gefragt werden, denken Sie daran, sich nicht nur auf die Projektabwicklung zu konzentrieren. Die Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten, kommunizieren und Ihr Team motivieren, sind alles wichtige Aspekte, die Sie hervorheben sollten.
Ich habe mit Projektmanager:innen zusammengearbeitet, die fachlich kompetent waren, aber nicht richtig zusammengearbeitet haben. Sie erklärten weder die Vision noch die Ziele, sondern stellten Dinge ohne Kontext vor und erwarteten von den Teammitgliedern, dass sie liefern. Sie können ein ausgezeichneter Fachexperte sein, aber trotzdem kein guter Projektmanager. In Ihrer Bewertung müssen Sie deutlich machen, dass Sie beides sind.
Fokus auf „Ich“ statt „wir“
Als Projektleiter:innen sind wir ohne unsere Teams nichts. Die Ergebnisse, die Sie erreichen, sind das Resultat der Zusammenarbeit im Team, aber Ihre Leistungsbeurteilung dreht sich um Sie. Sie dürfen nicht zulassen, dass Ihre eigenen Beiträge in der Zusammenarbeit untergehen.
Wenn Sie über die Erfolge Ihres Teams sprechen, vergessen Sie nicht, die folgenden Fragen zu beantworten:
- Wie haben Sie dazu beigetragen, das Projekt voranzutreiben?
- Wie haben Sie dazu beigetragen, Probleme zu lösen?
- Wie haben Sie das Wachstum Ihrer Teammitglieder gefördert?
Vernachlässigen Sie nicht aufgabenfremde Tätigkeiten
In Ihrer Leistungsbeurteilung ist es leicht, die sinnvollen Aufgaben zu vergessen, die Sie im Laufe des Jahres übernommen haben und die nicht Teil Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihrer Leistungsziele waren. Sie haben zum Beispiel Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten eingesetzt, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren. Vielleicht haben Sie auch inoffiziell einen neuen Projektmanager in Ihrem Unternehmen zeitlich betreut. Oder Sie haben ein Webinar zum Risikomanagement in einer Projektmanagement-Community präsentiert. Diese Aktionen gehören vielleicht nicht zu Ihrer Stellenbeschreibung, aber sie spiegeln dennoch Ihre Kompetenzen und Ihren Beitrag wider. Vergessen Sie nicht, sie zu erwähnen!
Nach Ihrem Mitarbeitergespräch
Halten Sie das Gespräch am Laufen
Leistungsbeurteilungen sollten nicht mit dem Ende des Gesprächs aufhören. Idealerweise sollten Sie regelmäßige Gespräche mit Ihrer Führungskraft führen, um Ihre Leistung und Ihre Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen. Diese Gespräche finden jedoch oft nicht statt – aus Zeitmangel, aufgrund der Unternehmenskultur oder weil Projekte Priorität haben.
Es ist völlig in Ordnung, Ihre Führungskraft um mehr solcher Gespräche zu bitten, falls sie nicht geplant sind. Und wenn Ihre Führungskraft dem abgeneigt ist, lassen Sie sich nicht davon abhalten, mit sich selbst einen Termin zu vereinbaren, um Ihre Erfolge, Herausforderungen und den Fortschritt bei den im letzten Feedbackgespräch vereinbarten Zielen zu überprüfen. Das ist zudem eine gute Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass Sie Ihre Erfolge im Jahresverlauf nicht vergessen und für Ihr offizielles Mitarbeitergespräch parat haben.
Denken Sie daran: Es geht hier nicht darum, das eigene Ego zu streicheln – sondern das Selbstbewusstsein und die eigene Karriere zu stärken.
Wie geht es weiter?
Mitarbeitergespräche sind wichtige Momente in Ihrer Karriere als Projektleiter:in. Diese Gelegenheit dient zur Selbsterkenntnis – sie verdient Vorbereitung und Aufmerksamkeit.
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