Projektadministrator vs. Projektmanager: Wichtige Unterschiede
Wenn Sie neu im Bereich Projektmanagement sind oder einen Karrierewechsel in Betracht ziehen, fragen Sie sich vielleicht, warum es so scheint, als würden Projektmanager so viel Verwaltungsarbeit leisten.
In vielen Organisationen ist es Aufgabe des Projektmanagers, Notizen zu machen, Termine für Besprechungen zu verschicken und sogar für Catering zu sorgen oder nach einer Besprechung bzw. Strategiesitzung die Räume aufzuräumen.
Es wäre absolut verständlich, wenn Sie darüber nachdenken, wo die Aufgaben einer administrativen Rolle enden und die eines Projektmanagers beginnen – und ob die beiden überhaupt miteinander verbunden sind. Klar ist, dass jemand diese Aufgaben übernehmen muss, aber warum ist es so oft der Projektmanager und was können wir dagegen tun, wenn es eigentlich nicht so sein sollte?
Kostenlos freischalten
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag zu Ende zu lesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Tools, Leitfäden und Insights für den Erfolg im Zeitalter der KI freischaltet.
Have an account? Log In
Was ist ein Projektadministrator?
Ein Projektadministrator ist jemand, der für den administrativen Aspekt eines Projekts verantwortlich ist. Diese Person kann unter anderem mit folgenden Aufgaben betraut werden:
- Aktualisierung des Projektplans
- Aktualisierung des Projektmanagement-Tools
- Terminplanung von Besprechungen
- Projektdokumentation (einschließlich Besprechungsprotokolle, Tagesordnungen, Nachverfolgungen und weitere Kommunikation)
- Archivierung von Projektartefakten
- Versenden oder Bezahlen von Rechnungen sowie Verwaltung des Budgets
- Unterstützung des Projektmanagers
Ein Projektadministrator ist nicht unbedingt dasselbe wie ein Junior-Projektmanager oder Projektkoordinator. Wie bei vielen Berufsbezeichnungen werden diese Begriffe oft synonym verwendet, aber ein Projektadministrator kann auch eine eigenständige Karriereoption darstellen.
Und nur weil jemand eine administrative Rolle in einer projektorientierten Organisation innehat, heißt das nicht zwangsläufig, dass er oder sie Projektmanager werden möchte.
Was ist ein Projektmanager?
Projektmanager initiieren, führen durch und schließen Projekte in unterschiedlichen Branchen ab.
Da wir uns hier auf das digitale Projektmanagement konzentrieren, könnte ein Projektmanager ein Team aus Designern, Entwicklern, Textern und User-Experience-Expert:innen leiten, um eine Website, eine Landingpage, eine Serie von Blogbeiträgen, Software oder Werbemaßnahmen umzusetzen.
Da es viele verschiedene Arten digitaler Projekte gibt, werden im Bereich Projektmanagement unterschiedlichste Berufsbezeichnungen und Jobbeschreibungen verwendet. Sie könnten diese Personen als Digital Producer, Team Lead oder auf höheren Ebenen als Director of Delivery finden.
All diese Begriffe bedeuten im Wesentlichen dasselbe: Diese Person ist für die Gesamtauslieferung des Projekts verantwortlich. Ein Projektmanager ist zuständig für:
- Festlegung des umfassenden Projektrahmens
- Festlegung oder Steuerung des Budgets
- Überwachung des Projektteams
- Planung der Kommunikationsrhythmik
- Versand von Status-Updates an Projektsponsoren, Kunden oder andere Stakeholder
- Überwachung des Projektfortschritts im Vergleich zum Projektplan
- Vermeidung von Scope Creep und Verfassen von Change Requests
- Verantwortung für das Risikomanagement
- Abschluss des Projekts nach Fertigstellung
- Durchführung von Nachbesprechungen oder Retrospektiven
- Sicherstellung, dass Projektunterlagen archiviert werden
2 wesentliche Unterschiede zwischen Projektadministratoren & Projektmanagern
Haben Sie das Gefühl, dass Sie bei Ihren Projekten alle administrativen Aufgaben erledigen und sind sich nicht sicher, ob Sie eher Projektmanager oder Projektadministrator sind? Diese zwei zentralen Unterschiede können Ihnen helfen, besser zu verstehen, wo Sie stehen oder wo Sie hinwollen.
PMs konzentrieren sich auf die Gesamtstrategie, Administratoren sind stärker auf die Umsetzung fokussiert
Projektmanager übernehmen oder steuern alles, was für ein erfolgreiches Projekt erforderlich ist.
Sie können dafür verantwortlich sein, das Projektteam auszuwählen oder einzuarbeiten, zusammen mit dem Kunden und der Geschäftsentwicklung den Projektumfang zu erstellen, das Budget während des gesamten Projektlebenszyklus zu steuern und sämtliche Projektkommunikation und -dokumentation abzuwickeln.
Sie führen das Kick-off-Meeting des Projekts und die Statusupdates durch, stellen sicher, dass das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird und alle Artefakte am Ende des Projekts korrekt abgelegt sind.
Dies ist eine große Verantwortung, und das Führen der Gesamtstrategie, das Lösen von Problemen und das Erledigen administrativer Aufgaben können zu Arbeitsüberlastung oder Burnout führen. Deshalb haben die meisten komplexen Projekte, wie der Bau einer großen Website oder die Entwicklung eines neuen digitalen Produkts, oft mehr als eine Projektleitung oder Projektadministration, um die gesamte Arbeit bewältigen zu können.
In einem großen internen Digitalteam oder einer Agentur trifft man oftmals zwischen 2-10 Projektmanager an, dazu kommen Projektadministratoren oder -koordinatoren sowie ein Leiter des Projektmanagements oder Direktor, dem all diese Fachkräfte unterstellt sind.
Projektadministratoren bieten administrative Unterstützung für ein Projekt. Sie verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und sollten in der Lage sein, Aufgaben wie das Terminieren von Meetings, das Reservieren von Konferenzräumen, das Einrichten von Projektmanagement-Software und das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder selbstständig zu übernehmen.
Sie können auch bei überfälligen Aufgaben nachfassen, Statusberichte erstellen und Teammitglieder dabei unterstützen, sich untereinander oder mit Kunden abzustimmen.
Hier gibt es jedoch einen Haken: Jeder in einer Projektmanager-Position kann darin gefangen werden, bestimmte administrative Projektaufgaben zu übernehmen, einfach weil man sie als das am wenigsten wichtige Teammitglied ansieht.
In manchen Digitalteams wird angenommen, dass es zur Rolle des Projektmanagers gehört, als Administrator des Teams zu fungieren. Selbst wenn das nicht der Fall ist und es nicht in deiner Stellenbeschreibung steht, kann es passieren, dass du diese Arbeit trotzdem übernimmst, weil es sich so anfühlt, als würde sie sonst niemand erledigen.
Erfahrung und Qualifikationen
Erfahrung und Qualifikationen sind Bereiche, in denen sich Projektmanager und Projektadministratoren unterscheiden können. Auf dem heutigen Arbeitsmarkt ist es zwar möglich, eine Position ohne Bachelorabschluss zu finden, aber insbesondere wenn du eine Projektmanagerrolle anstrebst, ist ein Abschluss meist erforderlich.
Ein wirklich erfahrener Projektmanager oder der Leiter eines Project Management Office (PMO) benötigt womöglich sogar einen Masterabschluss. Das heißt aber nicht, dass man nicht auch ohne vierjährigen Studienabschluss eine Stelle finden und wertvolle Erfahrungen im Bereich sammeln kann.
Projektmanager streben möglicherweise Zertifizierungen an, um nachzuweisen, dass sie über die richtigen Erfahrungen für ihre Rolle verfügen. Im digitalen Umfeld kann dies beispielsweise die Zertifizierung als Scrum Master (eine andere Rolle als Projektmanager) oder das Erlangen einer Agile-Zertifizierung des Project Management Institute (PMI) sein. In anderen Branchen gilt die PMP-Zertifizierung als Goldstandard.
Für Projektadministratoren können Projektmanagement-Zertifikate hilfreich sein, um in die Branche einzusteigen oder übertragbare Fähigkeiten zu ergänzen.
Projektmanagement-Zertifikate für Einsteiger umfassen das CAPM, das Google-Projektmanagement-Zertifikat oder sogar die Zertifizierung zum Certified Scrum Master (CSM) der Scrum Alliance. Diese Programme haben keine Voraussetzungen außer der Teilnahme an den erforderlichen Unterrichtseinheiten vor der Prüfung.
2 Gemeinsamkeiten zwischen Projektadministratoren & Managern
Den Überblick behalten
Der Projektmanager und der Projektadministrator tragen beide dazu bei, den täglichen Ablauf organisiert zu halten.
Sie arbeiten gemeinsam an der Ressourcenplanung, überwachen und dokumentieren die Ausgaben im Projektbudget und sorgen insgesamt dafür, dass Dateien und Projektzeitpläne aktuell bleiben. Sie können sich die Verantwortung teilen, Projektpläne und Aufgaben in Tools wie Asana, Trello oder Workfront zu aktualisieren.
Jobsicherheit und berufliche Entwicklung
Ob du nun Projektmanager oder Projektadministrator bist – beide Karrierewege im Bereich Projektmanagement bieten Jobsicherheit und Entwicklungsmöglichkeiten.
Auch wenn es derzeit viele Entlassungen in der Technologiebranche gibt, werden qualifizierte Projektmanager und Projektadministratoren immer einen Arbeitsplatz finden.
Laut der Talent-Gap-Studie des PMI (2017-2027) werden Arbeitgeber bis 2027 weltweit beinahe 88 Millionen Personen in projektmanagementorientierten Rollen benötigen.
Was bedeutet das für dich als erfahrenen oder angehenden Projektmanagement-Profi? Es bedeutet, dass jetzt ein guter Zeitpunkt ist, um eine Karriere zu starten oder auszubauen. Diese Kompetenz ist nicht nur gefragt, sondern kann auch lukrativ sein.
Wenn du in einem verwandten Bereich arbeitest und eine berufliche Veränderung anstrebst, ist es möglich, die bereits vorhandenen Fähigkeiten zu nutzen, um als Projektmanager oder Projektadministrator erfolgreich zu sein.
Und wenn es um die berufliche Weiterentwicklung geht, können das Hinzufügen von Zertifizierungen und der Ausbau von Projektmanagement-Fähigkeiten sowie Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Zeitmanagement oder Führungskompetenz dazu beitragen, dass Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln und größere sowie komplexere Projekte übernehmen können – was wiederum zu einem höheren Gehalt und mehr beruflicher Mobilität führen kann.
Die Admin-Falle: Eine Anmerkung zur unsichtbaren Arbeit
Wenn Sie darüber nachdenken, was es bedeutet, ein guter Projektmanager (oder Administrator) zu sein, stellen Sie sich vielleicht jemanden vor, der Verantwortung für alles übernimmt, was getan werden muss. Lange Arbeitszeiten, Multitasking und die Sicherstellung des Projekterfolgs.
Einige Aufgaben wie Notizen machen, Catering bestellen, Geburtstage merken usw. sind für das Team sehr wichtig, wirken sich aber nicht direkt auf den Projekterfolg aus. Wenn diese wichtigen Dinge gut erledigt werden, werden sie selten gefeiert.
Allerdings fällt es sofort auf, wenn etwas vergessen wird. Ein hungriges Team könnte gereizt werden, und die Person, deren Geburtstag nicht gewürdigt wurde, könnte enttäuscht sein und mehr. Diese Arbeit wird manchmal als unsichtbare Arbeit bezeichnet – und obwohl sie jemand erledigen muss, muss das nicht immer der Projektmanager sein.
In vielen Organisationen, insbesondere dort, wo Projektmanager überwiegend weiblich sind, wird häufig erwartet, dass die PM nicht nur die Verwaltungsarbeit für das Projekt übernimmt, sondern auch die gesamte unsichtbare Arbeit für das Team. Daran zu denken, dem leitenden Entwickler einen Geburtstagskuchen zu bestellen oder dass die Designerin eine Nussallergie hat, erfordert Zeit, Aufwand und Energie.
Wie Sie verhindern, dass Sie mit unsichtbarer Arbeit hängen bleiben
Sie sind nicht allein, wenn Sie die letzten Absätze gelesen haben und dabei zustimmend genickt haben. Forschungen der Harvard Business Review zeigen, dass Frauen 44 % öfter als Männer darum gebeten werden, „nicht förderfähige“ Aufgaben am Arbeitsplatz freiwillig zu übernehmen.
Nicht förderfähige Aufgaben fallen in die Kategorie der unsichtbaren Arbeit und kommen der Organisation zugute, tragen aber vermutlich nicht zur Leistungsbewertung und beruflichen Weiterentwicklung einer Person bei.
Der Women in the Workplace Report 2022 von Leanin.org und McKinsey erklärt: „Im Vergleich zu Männern auf ihrem Level tun weibliche Führungskräfte mehr, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern und Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion zu unterstützen – Arbeit, die die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit steigert, aber in den meisten Unternehmen nicht formell anerkannt wird. Zeit und Energie für Arbeit aufzuwenden, die nicht gewürdigt wird, erschwert es weiblichen Führungskräften, voranzukommen und könnte zum Teil erklären, warum sie stärker von Burnout betroffen sind.“
Was können Sie also als Projektmanager oder Projektadministrator tun, wenn Sie erwarten (oder es schlechterdings freiwillig tun sollen), diese unsichtbare Arbeit zu übernehmen, aber feststellen, dass sie nicht gleichmäßig im Team verteilt wird? Hier sind einige Dinge, die Sie versuchen können.
Taktik 1: Einfach zuweisen
Sie können die Initiative ergreifen und Aufgaben einfach verteilen. Erklärungen sind nicht notwendig.
Beispiel: „Gregor, kannst du bitte bei diesem Meeting mitschreiben?“ Wenn Gregor verwundert oder überrascht schaut, können Sie sagen: „Ich mache das die meiste Zeit, und heute möchte ich mich auf die Moderation konzentrieren und auf meine Prioritäten achten. Ich finde es gut, wenn wir bei jedem Meeting neue Personen festlegen. Du fängst an!“
Noch ein Beispiel: Wenn Sie gebeten werden, Gebäck für eine Geburtstagsfeier zu besorgen und Ihre einzige freie Zeit zwischen den Meetings 25 Minuten Mittagspause sind, schauen Sie am besten in die Kalender und geben die Aufgabe der Person, die an dem Tag die wenigsten Termine hat.
Taktik 2: Seien Sie transparent
Wenn Sie ganz offen sein wollen und wissen, dass Ihr Team dafür offen ist, können Sie alle Erwartungen auf einmal neu festlegen, indem Sie am Anfang eines Meetings (oder am Ende, falls etwas anderes besprochen wurde) oder auch jederzeit, wenn das Thema aufkommt, ankündigen: „Ich weiß, dass ich ______ immer übernommen habe, aber ich kann das nicht weiterhin zusätzlich zu meinen anderen Aufgaben machen. Wenn wir diese Arbeit gleichmäßig aufteilen, ist sie für niemanden eine Belastung.“
Und falls Sie jemand fragt: „Warum?“, können Sie immer freundlich entgegnen: „Gibt es ein Problem damit, einen Teil dieser gemeinschaftlichen Verwaltungsarbeit zu übernehmen?“
Taktik 3: Verbünden Sie sich mit ein paar Unterstützern
Noch eine Möglichkeit, damit der PM nicht als Verwaltungsassistenz des Büros gesehen wird, ist, ein paar Verbündete zu gewinnen, die das Thema ansprechen, wenn sie es beobachten. Das kann so einfach sein wie: „Pam macht immer Protokoll. Ich mache es diesmal, und vielleicht kann es beim nächsten Mal Gus machen. Sonst ist es nicht fair.“ Oder: „Warum geht eigentlich jeder davon aus, dass Gail das Meeting organisiert?“
FAQ zu Projektadministratoren
Was ist der Unterschied zwischen Projektadministrator und Assistant Project Manager?
In vielen Organisationen werden die Titel Projektadministrator und Assistant Project Manager synonym verwendet, aber es handelt sich um zwei klar voneinander verschiedene Rollen.
Während ein Projektadministrator administrative Aufgaben übernimmt, kann ein Assistant Project Manager beim tatsächlichen Ablauf des Projekts häufiger direkt mitwirken. Wie Ryan es formuliert:
Rückblickend war ich nicht begeistert, als Assistent anzufangen … aber es war eine wertvolle Erfahrung. Sie hat mir beigebracht, wie man Menschen unterstützt und ein Projekt effizient von Anfang bis Ende begleitet.
Auch wenn ein Assistant Project Manager sich Aufgaben mit dem Project Manager teilen oder kleinere Projekte im Unternehmen betreuen kann (und in manchen Fällen beides tut), ist genau diese Rolle entscheidend, wenn man in eine andere Position im Projektmanagement hineinwachsen möchte.
Was ist der Unterschied zwischen Projektkoordinator und Projektadministrator?
Projektkoordinatoren sind häufig Projektmanager auf Einstiegsniveau und unterstützen das Unternehmen bei kleineren Projekten. Ein Projektadministrator ist ein Profi, der sich auf die administrativen Anforderungen von Projekten innerhalb einer Organisation konzentriert. In manchen Fällen sind dies sehr erfahrene Fachpersonen, die sich bewusst entschieden haben, ihre Laufbahn in diesem Bereich weiterzuentwickeln.
Nächste Schritte
Noch einmal zur Wiederholung: Projektmanager bedeutet nicht Admin, standardmäßiger Protokollführer oder "Erlediger von Aufgaben, die sonst keiner übernehmen möchte". Als Projektmanager musst du nicht alle administrativen Aufgaben des Projekts übernehmen – nur jene, die wirklich Sinn ergeben.
Ergreife das Wort, setze deine Grenzen und fordere Verantwortlichkeit von anderen ein. Gestalte es nach deinen Vorstellungen. Sobald deine Grenzen festgelegt sind, nutze die beschriebenen Taktiken (einfach zuweisen, transparent bleiben und einige Verbündete gewinnen, die sich ebenfalls äußern) – so gehst du den richtigen Weg. Und nochmal zur Erinnerung: Wenn du jemanden siehst, der in dieser Rolle feststeckt, setze dich auch für ihn oder sie ein!
Abonniere unbedingt den Newsletter von The Digital Project Manager, um mehr über Projektmanagement-Rollen & -Verantwortlichkeiten zu erfahren.
