PM berichtet, wie sie vom Projektmanagement zur Systemarchitektur wechselt
Melissa Magee erklärt, wie KI-Tools wie Copilot, SharePoint und Asana ihren Ansatz im Projektmanagement in eine Systemarchitektur transformiert haben. Erfahren Sie, wie sie Genehmigungen automatisiert, Durchlaufzeiten verringert und ihrer Organisation jährlich 40–60 Tausend Dollar einspart.
Melissa Magee
Projekt- und Portfoliomanagerin bei Chaucer
KI-Transformation: Melissa Magee schildert, wie KI ihre Aufgaben und Rolle im Projektmanagement verändert.
Vorteile der Automatisierung: KI-basierte Systeme sparen Zeit und Geld und verbessern Transparenz sowie Effizienz von Projekten.
Effektive Vorbereitung: Wenn man die Bedürfnisse der KI im Voraus mitteilt, steigt die Qualität und Effizienz der Ergebnisse.
Tool-Integration: Magee nutzt KI-Tools wie Copilot, SharePoint und Asana, um das Projektmanagement zu optimieren.
Grenzen der KI: Obwohl KI die Produktivität steigert, bleibt der Mensch für emotionale Aspekte und Projektnuancen unersetzlich.
Melissa Magee ist Projekt- und Portfoliomanagerin bei Chaucer und arbeitete zuvor als internationale Projektmanagerin bei einem HR-Tech- und Beratungsunternehmen. Nebenbei erstellt sie Ressourcen, um Menschen beim Umstieg ins Projektmanagement zu unterstützen.
Wir haben uns mit ihr zusammengesetzt, um herauszufinden, wie KI ihre Arbeit verändert. Sie erzählte uns, dass sie immer mehr zur Systemarchitektin wird.
Wie KI die Projektausführung und Managementaufgaben verändert
Mein Name ist Melissa Magee. Zurzeit bin ich Projekt- und Portfoliomanagerin bei einem Unternehmen für gefriergetrocknete Früchte. Ich verwalte ein B2B-Portfolio mit mehr als 100 Projekten. Ich arbeite direkt mit dem Vertriebsteam und Kunden zusammen, um neue Produkte zu entwickeln und Zutaten bereitzustellen. Zudem bin ich im operativen Bereich tätig und habe dort mehrere neue Prozesse eingeführt, um die Effizienz zu steigern.
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Vor drei Jahren bin ich von einer Tätigkeit als Spanischlehrerin an einer Mittelschule ins Projektmanagement gewechselt. Vor meiner aktuellen Tätigkeit war ich internationale Projektmanagerin bei einem HR-Tech- und Beratungsunternehmen. Nebenbei habe ich auch Ressourcen entwickelt, um Menschen den Übergang ins Projektmanagement oder aus dem Lehrberuf zu erleichtern.
Ich nutze KI jeden Tag. Ich erstelle Projektpläne, optimiere Prozesse und sammle damit Notizen. Außerdem verwende ich KI, um prägnanter zu schreiben und meinen Ton in der Kommunikation anzupassen. Ich überprüfe mein Projektportfolio und finde mithilfe von KI unerledigte Aufgaben. Ich habe sie eingesetzt, um zu programmieren und neue Websites zu erstellen, Dokumente und Gliederungen zu starten und komplexe Projekte zu managen.
Ich nutze KI jeden Tag. Ich erstelle Projektpläne, optimiere Prozesse und sammle damit Notizen.
Wie KI-gesteuerte Systeme jährlich 40–60 Tsd. $ einsparen
Vor kurzem habe ich den gesamten CapEx-Genehmigungsprozess und das Ablagesystem von einem Z-Laufwerk auf SharePoint umgestellt. Ich habe alle Workflows und Benachrichtigungen erstellt, was dem Führungsteam Stunden bei Freigaben, E-Mails und manuellen Abläufen gespart hat. Zudem ist die Projektsichtbarkeit gestiegen, sodass jeder über den Genehmigungsstatus eines Projekts Bescheid weiß. Kein Rätselraten mehr.
Dafür habe ich eine Dokumentenbibliothek angelegt und die „List“-Funktion in SharePoint genutzt. Ich habe rund 45 vorab genehmigte CapEx-Projekte für 2026 vorgeladen, mit Links zu den jeweiligen Ordnern für die Unterlagen und einen Genehmigungs-Workflow eingebunden. Sobald jede Person das Dokument genehmigt und den Status ändert, wird automatisch die nächste Person benachrichtigt. Außerdem habe ich weitere Aufgaben und Benachrichtigungen integriert. Für einige Workflows habe ich Copilot verwendet. Ich habe einige Projektbearbeitungszeiten um bis zu 90 % verkürzt und Preissteigerungen durch stockende Freigaben oder abgelaufene Angebote verhindert – das spart uns jährlich etwa 40–60 Tsd. $ bei Projekten im Wert von 11 Mio. $.
Dieser neue Ablauf spart der Unternehmensleitung pro Projekt 10–15 Minuten, was sich über das Jahr hinweg bemerkbar macht. Das Finanzteam erhält zudem direktere Informationen und kann die monatlichen Berichte 20–30 Minuten schneller abschließen. Im ersten Quartal dieses Jahres haben wir dank der Effizienz und Transparenz die Anzahl der genehmigten CapEx-Projekte mehr als verdoppelt. Ich bekomme Rückmeldungen von Bereichsleitungen und Abteilungsleitern, die über den neuen Vorgang sehr zufrieden sind: Er spart ihnen Zeit, und sie müssen sich auch nicht mehr von zu Hause aus ins VPN einwählen – das war früher für alle eine große Belastung.
Ich habe manche Projektlaufzeiten um bis zu 90 % verkürzt und Preissteigerungen durch verzögerte Freigaben und abgelaufene Angebote verhindert, wodurch wir jährlich rund 40–60 Tsd. $ bei 11 Mio. $ Projektvolumen einsparen.
Wenn KI die Anforderungen versteht, steigt ihre Wirksamkeit
Indem ich vor der Anforderung eines Ergebnisses ein paar Fragen stelle, erhalte ich ein schlankeres und besseres Produkt. Einige Minuten guter Vorbereitung, um der KI zu helfen, meine Bedürfnisse zu verstehen, sparen erheblich Zeit. Ich frage die KI sogar, welche Fragen ich stellen sollte.
Ich sage der KI, was ich brauche, und frage: „Bevor du das erstellst, was brauchst du von mir, um ein besseres Ergebnis zu liefern?“ Diese Arbeitsweise ist für mich besonders effektiv.
Wie KI Projektmanagement und Dokumentensteuerung automatisiert
Viele Online-Freigabeprozesse sind automatisierbar – und wir können noch viel mehr automatisieren. Verschiedene Prozesse erfordern Genehmigungen, darunter Dokumentensteuerung, Eskalation von Problemen und Rechnungsfreigaben. Momentan erledigen wir das manuell per E-Mail oder mit umständlichen Excel-Tabellen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse könnten wir mit einem Klick prüfen und freigeben.
Aktuell erstelle ich einen Eskalationsprozess für Lieferantenprobleme. Ein SharePoint-Formular löst automatisch eine Liste aus, sammelt Informationen und automatisiert die nächsten Schritte zur Prüfung. Ich nutze auch Asana und dessen KI-Funktion für die Entwicklung komplexer Codes. Während ich an einem Projektplan arbeitete, um 300 Wagen zu überwachen, ließ ich die KI den Code erstellen, den ich in Asana einfügte. Innerhalb von Minuten hatte ich eine Möglichkeit, den Fortschritt von 300 Reparaturen zu verfolgen – eine Aufgabe, für die ich manuell Stunden gebraucht hätte.
Innerhalb von Minuten hatte ich eine Möglichkeit, den Fortschritt von 300 Reparaturen zu verfolgen – eine Aufgabe, für die ich manuell Stunden gebraucht hätte.
Ich automatisiere auch die Dokumentensteuerung. Auch hier wird ein Formular ausgefüllt, das abhängig vom Verantwortlichen den richtigen Weg auslöst. Dies bietet die notwendigen Leitplanken für die Aktualisierung von Dokumenten, stellt die Abstimmung mit unseren technischen und regulatorischen Teams sowie die Einhaltung bei Audits sicher. Aktuell läuft dieser Prozess vollständig per E-Mail und manuell ab.
Folgendes habe ich automatisiert:
- Change-Control (Dokumentensteuerungsprozess)
- Code-Änderungen oder Workflows zur Aktualisierung von Elementen
- Automatisierung von Meetings zu Aufgaben
- Automatisierte Capex-Freigaben, Transparenz und Lebenszyklus-Management
- Automatisierte Portfolio- und Reporting-Abfolgen
Weitere Automatisierungen: Statusänderungen füllen automatisch Daten aus und lösen Benachrichtigungen an Finanz-, Betriebsabteilung und Geschäftsleitung aus. Ein „Benötigt mehr Informationen“-Status leitet die Aufgabe zur Nachbearbeitung an den Verantwortlichen zurück. So wird Konsistenz im Prozess sichergestellt und manuelles Nachfassen für das PM-Team entfällt.
Ich nutze Copilot zur Fehlerbehebung von Listen-Formeln, Feldern, Berechnungen sowie zur Erstellung von Zusammenfassungen.
Teile des Projektmanagements, die weiterhin Menschen benötigen, sind die Anpassung von Zeitplänen, das Einbeziehen von Puffern und das Verständnis für den menschlichen Faktor. Auch emotionale Intelligenz bleibt ein entscheidender Teil des Projektmanagements. Dazu gehört, zu wissen, wann, warum und mit wem man spricht sowie Sensibilität für Persönlichkeiten und Tonfall.
Emotionale Intelligenz bleibt ein entscheidender Teil des Projektmanagements.
Welche KI-Tools revolutionieren die Projektdurchführung und das Reporting?
Mein KI-Stack umfasst:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: macht Meeting-Notizen und verknüpft Aufgaben mit Planner und Loops. Mit KI-generierten Besprechungszusammenfassungen weise ich Aufgaben in Loop zu.
- Asana: Ich nutze Asana, um neue Produktentwicklungen zu steuern und mit vielen Stakeholdern im Unternehmen zu kommunizieren. Ich verwende es für automatisierte Workflows, die Beteiligte automatisch benachrichtigen, wenn Aufgaben abgeschlossen sind und auf ihre Aktion warten. Das spart Zeit, macht Prozesse effizienter und verhindert, dass Aufgaben in E-Mails untergehen. Ich habe einen Projektplan in Asana erstellt, um 100 Ausrüstungsgegenstände zu verfolgen. KI hat mir geholfen, Eingabeaufforderungen zu generieren, damit ich das Tracking-Setup in wenigen Minuten duplizieren konnte. Ich habe Asana auch für spezifische Prozesse eingeführt, etwa unseren NPD-Prozess. Ich habe vorgefertigte Templates angelegt, damit ich nur noch Personen zuweisen muss und Aufgaben sowie Fälligkeiten automatisch anhand eines Projektstartdatums zugewiesen werden.
- Microsoft Copilot: Ich nutze es, um Meetings zusammenzufassen und alle meine E-Mails zu einem bestimmten Thema herauszufiltern. Außerdem erstelle ich damit PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente, entwickle Strategien für die nächsten Schritte bei komplexen Projekten oder Problemen und lasse mir beim Schreiben von Code oder bei technischen Arbeiten viele Stunden Arbeit abnehmen.
- Scribe: automatisiert die Erstellung von SOPs und spart so viele Stunden manueller Arbeit.
Mir gefällt besonders, wie Microsoft KI-Tools Zugriff auf alle meine E-Mails, Firmendokumente und Teams-Meeting-Notizen haben und alles zusammenstellen. Die Historienfunktion ist äußerst wertvoll. Ich war die erste Person in meinem Unternehmen, die sich für diese Tools eingesetzt hat, deshalb schule ich oft andere in deren Nutzung.
Als wir Probleme mit einem Erdbeer-Lieferanten hatten, habe ich alle E-Mails, Meeting-Notizen (dank Facilitator) und Dokumente herausgezogen, um eine Zusammenfassung des Problems zu erstellen. PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen mit Datenvalidierung habe ich in wenigen Minuten erstellt. Ich habe Copilot mit Microsoft Forms genutzt, um Intake-Formulare für CapEx-Anträge zu erstellen, und mithilfe von KI Daten für Präsentationen exportiert. Da ich bei all meinen Meetings die Tagesordnung vorher eingebe, sorgt KI dafür, dass wir auf Kurs bleiben. Ich stelle Fragen wie: „Wurde in diesem Meeting eine Frage gestellt, die noch nicht beantwortet wurde?“, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Es hilft mir, Verantwortlichkeiten durchzusetzen und ergänzt meine Notizen. Ich nutze Loop, um Meeting-Notizen mit KI-generierten Zusammenfassungen zu erfassen. Für viele der von mir erstellten Prozesse nutze ich Power Automate in SharePoint.
Wie Copilot und SharePoint das Projektmanagement optimieren
Ich nutze Copilot projektübergreifend, um Projektpläne, Abhängigkeiten und Zeitpläne zu generieren – was vorher Stunden gedauert hat. Copilot erstellt aus Rohdaten in wenigen Minuten strukturierte Ergebnisse (Word, PPT, Excel). KI-Tools werden das Erstellen von Plänen und Zeitplänen, die Übersetzung von Meetings in Dokumentation und das manuelle Berechnen des Status ersetzen. Ich behandle Copilot wie einen Junior-Analysten oder PMO-Assistenten.
Ich behandle Copilot wie einen Junior-Analysten oder PMO-Assistenten.
Mit SharePoint und Listen muss ich keine Updates mehr hinterherlaufen; ich habe echte Versionskontrolle und alle haben Transparenz über den Projektstatus. Das schafft eine zentrale, verlässliche Informationsquelle. Mit Ansichten kann ich nach Verantwortlichen, Phasen und Aufgaben filtern. Ich habe Live-Dashboards, die sich automatisch aktualisieren. Ich habe eine Liste für unser tägliches 10-Uhr-KPI/Standup-Meeting erstellt. In diesem 15-minütigen Treffen besprechen wir den Anlagenbetrieb und überprüfen die täglichen KPIs. Außerdem habe ich ein Fehlerprotokoll angelegt, um Probleme zur Nachverfolgung zu dokumentieren. Wir vergeben Fälligkeiten, und Automatisierungen benachrichtigen die Personen, sobald der Termin naht.
Als Projektmanagerin gestalte ich das System und den Prozess; das System setzt die Regeln für immer durch. So bin ich eher Prozessarchitektin als klassische Projektmanagerin.
Wie schlanke Systeme traditionelle Projektmethoden ersetzen
Wir nutzen keine Projektaufträge und halten keine mehrfachen Stakeholder-Meetings ab. Zusammenfassungen erfolgen meist in wöchentlichen Meetings oder per E-Mail. Aufgaben und Fragen erfassen wir im Kommentarfeld unserer Projektmanagement-Tools, wodurch Meetings für jede Rückfrage entfallen.
Für unseren Capex-Prozess nutzen wir anstelle manueller Abläufe, bei denen viele Versionen und Kopien unterschriebener Genehmigungen und Formulare herumgeschickt werden, eine zentrale Informationsquelle. Wir verschicken Links statt Dokumentenkopien. Die Versionierung ist kein Thema mehr, und wir wissen immer, wo wir im Freigabeprozess stehen. Nachdem ich alle geschult und Change Management-Methoden angewandt habe, um die Akzeptanz sicherzustellen, war das Feedback sehr positiv. Das Finanzwesen berichtet, dass es Zeit beim monatlichen Reporting spart, und der Freigabeprozess ist für Projektverantwortliche und Genehmigende deutlich weniger frustrierend.
Wir verwenden keine Projektaufträge oder halten mehrere Stakeholder-Meetings ab. Zusammenfassungen erfolgen häufig während der wöchentlichen Meetings oder per E-Mail.
Wie KI-gesteuerte Workflows das Projektmanagement transformieren
KI hat mir mehr Auswahlmöglichkeiten verschafft. Ich kann Benachrichtigungen nun in einer klassischen Projektabfolge (Wasserfallmodell) statt wie zuvor in agilen Ansätzen (alles auf einmal) zuweisen. Während bestimmte Abläufe weiterhin eine strikte Reihenfolge erfordern, verkürzen Automatisierungen die Zwischenzeiten und beschleunigen den Gesamtprozess. Ich entferne mich vom traditionellen Projektmanagement. Anstatt von projektmanagerzentrierten, dokumentenlastigen Kontrollsystemen, verwende ich jetzt eingebettete, workflow-gesteuerte Systeme, in denen Verantwortlichkeiten, Status und Entscheidungen genau dort festgehalten werden, wo die eigentliche Arbeit geschieht.
Traditionelles Projektmanagement: Setzt auf Projektpläne, Gantt-Diagramme und zentrale Tracking-Tools, um den Fortschritt außerhalb des Arbeitsbereichs zu melden.
Heute: Ich lege Projektstrukturen im Voraus an und bette Statusmeldungen sowie Freigaben direkt ins System ein. Der traditionelle "Projektplan" ist nicht mehr nur ein Dokument (wie nach PMBOK und den 49 Prozessen gelehrt); der "Plan" ist jetzt selbst ein Workflow. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht mehr auf einen Plan beziehen; sie agieren direkt im System. Das ist eine große Veränderung im Vergleich zum klassischen Projektmanagement.
Der „Plan“ ist selbst ein Workflow. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht mehr auf einen Plan beziehen; sie agieren direkt im System.
Traditionelles Projektmanagement: Ich musste als Projektmanagerin manuell E-Mails nachfassen, Erinnerungen versenden und Freigaben einholen.
Heute: Automatisierte Statusänderungen und Benachrichtigungen lösen E-Mails und Freigabeanforderungen aus. Das System sorgt für Verbindlichkeit, und ich bin weniger in der Rolle einer "Verkehrspolizistin".
Traditionelles Projektmanagement: Detaillierte Pläne und individuelle Setups sind für jedes Projekt erforderlich.
Heute: Wiederverwendbare Vorlagen, Rollen und Abhängigkeiten. Mithilfe von KI kann ich Zeitpläne generieren lassen und Unterstützung bei Abhängigkeiten sowie bei der Identifikation des kritischen Pfads erhalten.
Traditionelles Projektmanagement: Wir nutzen Meetings, um Status zu berichten, Notizen zu versenden und Folgeaufgaben später zuzuweisen.
Heute: Mit KI-Tools kann das System diese automatisch während oder unmittelbar nach dem Meeting generieren. Das sorgt für schnelle, klare Transparenz mit weniger Übergaben.
Zusammenfassend hat sich meine Rolle als Projektmanagerin von der Projektoptimierung hin zum Betrieb von Systemen entwickelt. Mein Fokus liegt mehr auf operativen Abläufen, weniger auf Dokumentenverwaltung und mehr auf workflow-zentrierter Arbeit.
Wie KI zentrale Ablaufroutinen im Projektmanagement "selbsttragend" macht
Durch die Neugestaltung von Ablaufroutinen wird KI zu einem aktiven Mitwirkenden und nicht nur zu einem reaktiven Hilfsmittel. Im klassischen Projektmanagement legt der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin den Projektumfang von Anfang an fest, der dann im Projektauftrag oder -plan dokumentiert wird. Änderungen werden entweder über einen Change-Prozess oder manuelle Anpassungen gesteuert. Das ist oft umständlich und zeitintensiv. Mit KI ist der Umfang nicht mehr statisch. Systeme, Vorlagen und Regeln schränken den Umfang stärker ein, und KI unterstützt bei dessen Steuerung. Klassische PM-Methoden validieren die Arbeit an Phasenübergängen, in Statusmeetings oder in formellen Reviews. Mit KI und passenden Tools erfolgt die Validierung im laufenden Workflow, nicht mehr in gesonderten Review-Abläufen. KI weist frühzeitig auf Probleme hin. Ich integriere Logik in meine Workflows (z.B. unvollständige CAPEX-Projektvorschläge werden an den Urheber zurückgesandt) oder löse E-Mails basierend auf Statusänderungen aus. Die Validierung findet fortlaufend statt und ist nicht mehr an feste Zeitpunkte gebunden.
Ein Großteil meiner Kernarbeit ist automatisiert und "selbstlaufend". Anstatt ständig Personen hinterherzulaufen, übernehmen Aufgabenvergaben und Zusammenfassungen das Zuweisen, Erinnern und Rügen. Das System weist Fälligkeiten zu und verfolgt überfällige Aufgaben. Die KI sorgt für sofortige Transparenz. Ich steuere weiterhin Prioritäten und führe das Team häufig, worauf es sich zuerst konzentrieren sollte. Ebenso löse ich weiterhin bereichsübergreifende Konflikte und entwerfe natürlich das System selbst. Wenn KI die Struktur stützt und generiert, Lücken aufzeigt und Abstimmungsaufwand an Zeit und Energie reduziert, kann ich mich auf höherwertige Aufgaben und operative Führung konzentrieren – und nicht nur auf Projektmanagement.
Ein Großteil meiner Kernarbeit ist automatisiert und ‘selbstlaufend’. Anstatt ständig Personen hinterherzulaufen, übernehmen Aufgabenvergaben und Zusammenfassungen das Zuweisen und Erinnern.
Warum IT-Zurückhaltung die Einführung von agentenbasierten Workflows hemmt
Unsere IT-Abteilung bleibt bei KI weiterhin zögerlich, also ebne ich den Weg und kläre sie darüber auf. Kürzlich habe ich Schulungen für viele unserer Tools vorgeschlagen. Es besteht die Sorge, dass Unternehmen KI-Lizenzen ausstellen, ohne angemessene Schulungen oder Leitplanken bereitzustellen.
Ich musste den Business Case dafür präsentieren, warum das gesamte Führungsteam Zugang zu KI erhalten sollte, wie sie bei manuellen und strukturellen Aufgaben unterstützt und es uns so ermöglicht, uns auf höherwertige Themen zu konzentrieren.
Warum KI Projektmanager nicht ersetzt, sondern die Produktivität steigert
Es wird viel darüber gesprochen, dass KI Jobs übernimmt – aber das Projektmanagement wird sie nicht vollständig ersetzen. Wir benötigen weiterhin Menschen, um die Emotionen und Gefühle anderer zu interpretieren. Projektmanager, die diese Tools nicht einsetzen, werden jedoch den Anschluss verlieren. Ich kann mehr Projekte umsetzen und schaffe deutlich mehr in denselben acht Stunden pro Tag als jemand, der keine KI nutzt. Die Liste der Ergebnisse, die ich produziere, ist weitaus länger als die einer Person ohne KI-Unterstützung und sie wird auch in Zukunft überlegen sein.
Nutzen Sie KI! Sie wird mit jedem Tag fortschrittlicher. Sie kann eine Menge Zeit auf unterschiedliche Weise sparen. Lernen Sie, sie als weit mehr als nur eine Suchmaschine einzusetzen. Wenn Sie ein paar Minuten investieren, um Leitplanken zu setzen, sparen Sie Stunden an Arbeitszeit.
Bleiben Sie dran
Sie können die Arbeit von Melissa Magee auf LinkedIn verfolgen und sich auf ihrer Topmate Seite weitere Lernressourcen zum Thema Projektmanagement ansehen.
Weitere Experteninterviews folgen bald auf The Digital Project Manager!
