Workflowautomatisering: Proces, eksempler & værktøjer
Øget effektivitet: Workflowautomatisering reducerer markant den tid, der bruges på gentagne opgaver, så du kan fokusere på mere strategisk arbejde.
Færre fejl: Automatisering af arbejdsgange forbedrer nøjagtigheden og kvaliteten ved at minimere risikoen for menneskelige fejl i rutineprocesser.
Muligheder for tilpasning: Du kan tilpasse workflowautomatisering til dine specifikke projektbehov, så den kan anvendes i forskellige brancher og til forskellige opgaver.
Fordele på tværs af afdelinger: Workflowautomatisering kan anvendes på tværs af forskellige afdelinger, fra IT til HR, og forbedre drift og samarbejde.
Valg af værktøj: Det er afgørende at vælge de rigtige automatiseringsværktøjer, og mulighederne spænder fra simple apps til automatisering af opgaver til omfattende software til styring af forretningsprocesser.
Kort sagt: værktøjer til automatisering af arbejdsgange gør det lettere at styre projekter. I stedet for at bruge unødvendig tid og energi på gentagne opgaver og forretningsprocesser kan du oprette arbejdsgange, der fjerner det rutineprægede arbejde fra din dag, uden at du springer et trin over.
Forestil dig for eksempel, at du arbejder sammen med en leverandør om at udarbejde kreativt indhold. På et hurtigt og velfungerende marketingteam kan det være svært at holde styr på kreative forespørgsler, gennemgå indkommende indhold og godkende udkast til offentliggørelse. I stedet for at gennemgå dine direkte beskeder for at huske, hvad du egentlig bad om til at begynde med, kan du oprette en engangsarbejdsgang, der er tilpasset din proces, og som trin for trin viser dig, hvad der skal til for at få succes.
I denne artikel gennemgår vi, hvordan du kan automatisere dine arbejdsgange, hvordan automatisering kan hjælpe dig med at styre projekter, samt eksempler på software til automatisering af arbejdsgange, så du kan komme i gang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er automatisering af arbejdsgange?
Automatisering af arbejdsgange indebærer: 1) at identificere, hvilke elementer i en proces der kan køre uden menneskelig indblanding, og 2) at bruge software til automatisering af arbejdsgange til at opsætte og udføre disse automatiseringer. Almindelige funktioner i software til automatisering af arbejdsgange omfatter opgaveplanlægning, håndtering af e-mails og dokumenter samt integration med andre forretningsapplikationer.
Du kan bruge automatisering af arbejdsgange til opgaver lige fra dataindtastning til dokumenthåndtering, opgavetildeling og e-mailkommunikation. Automatisering af arbejdsgange indgår også ofte i den bredere projektledelse. Se forskellene mellem automatisering af arbejdsgange og projektledelse.
Hvorfor bruge automatisering af arbejdsgange?
Både små og store virksomheder kan høste fordelene ved automatisering af arbejdsgange. Når automatisering af arbejdsgange er sat korrekt op, kan den:
- Forbedre effektiviteten i arbejdsgange. Gentagne manuelle opgaver er nødvendige for at holde tingene kørende, men de kan være tidskrævende og dyre, hvis de udføres manuelt.
- Forbedre nøjagtigheden og kvaliteten ved at reducere risikoen for menneskelige fejl. Du kan også automatisere og digitalisere opgaver i arbejdsgange for at fremme overholdelsen af virksomhedens politikker og procedurer.
- Frigive medarbejdernes tid, så de kan fokusere på mere strategiske opgaver. Tid er en knap og ikke-fornybar ressource. Automatisering af arbejdsgange sikrer, at du bruger mindre tid på manuelle processer og mere tid på det, der virkelig betyder noget.
Hvis du lige er begyndt, kan du overveje at tilmelde dig kurser i automatisering af forretningsprocesser for bedre at forstå, hvordan automatisering kan strømline driften, reducere fejl og spare tid på tværs af afdelinger.
Hvordan forskellige organisationsafdelinger udnytter automatisering af arbejdsgange
Automatisering af arbejdsgange kan betyde alt fra automatisering af e-mailsvar til opsætning af påmindelser om aftaler. I nogle tilfælde kan det endda bruges til at automatisere hele afdelinger eller forretningsfunktioner, og der findes specialiserede værktøjer til AI-software til automatisering af arbejdsgange, som giver dig mulighed for at anvende AI i automatisering af arbejdsgange.
Her er nogle eksempler på, hvordan automatisering af arbejdsgange i virksomheder kan anvendes med succes af projektledere i store organisationer med forskellige afdelinger:
- IT og softwareudvikling: IT-afdelinger kan automatisere arbejdsgange som kodeimplementeringer, testprocesser og problemsporing. I stedet for at skulle koordinere gentagelige processer, såsom udgivelser, fra bunden hver anden uge på tværs af flere kommunikationskanaler, kan du dokumentere din proces én gang og derefter automatisere udførelsen af den, så du ikke går glip af vigtige detaljer.
- Marketing og kommunikation: Automatisering af arbejdsgange kan bruges til kreative arbejdsgangsprocesser som kampagneplanlægning, arbejdsgange for indholdsgodkendelse og analyserapportering.
- Salg og forretningsudvikling: Automatisering hjælper med håndtering af kundeemner, sporing af salgstragten og resultatrapportering.
- Personaleafdelingen (HR): HR-chefer bruger workflowautomatisering til rekrutteringsprocesser, onboarding af medarbejdere og træningsprogrammer. Automatisering af onboardingprocessen betyder, at dine medarbejdere er godt rustet til at få succes fra dag ét med det rette udstyr, de nødvendige træningskrav, adgangstilladelser og en liste over interessenter, de skal møde.
- Finans og regnskab: Finansafdelinger kan bruge automatisering til budgetopfølgning, finansiel rapportering og revisionsprocesser.
- Kundeservice og support: Kundeservicemedarbejdere og teamledere kan bruge automatisering til fordeling af supportsager, indsamling af tilbagemeldinger og overvågning af serviceniveauet. Det forbedrer svartiderne og automatiserer almindelige forespørgsler, så team kan bruge deres tid på at håndtere strategiske problemstillinger.
- Forskning og udvikling (R&D): R&D-teams kan bruge automatisering til planlægning af eksperimenter og dataindsamling.
Desuden kan brancher tilpasse workflowautomatisering til specifikke behov. Inden for byggeri strømliner det planlægning, ressourceallokering og opfølgning på fremskridt.
Sundhedssektoren drager fordel af automatisering af patientregistrering, aftalebooking og opgaver vedrørende overholdelse af regler, mens workflowsoftware til detailhandel kan optimere lagerbeholdning, ordrebehandling og kundeengagement. VFX-virksomheder kan bruge projektstyringssoftware til VFX til at opsætte automatiseringer til godkendelser, overdragelser og andre dele af den kreative proces.
Eksempler på workflowautomatisering
For projektledere omfatter anvendelsesområder for workflowautomatisering oprettelse af opgavelister, tildeling af opgaver til teammedlemmer, opfølgning på fremskridt og udsendelse af påmindelser. Derudover kan workflowautomatisering bruges til at oprette rapporter og følge projektomkostninger.
Her er nogle eksempler på workflowautomatisering inden for projektstyring:
- Når en opgave er to dage fra deadline og ikke er markeret som fuldført, skal der sendes en notifikation til opgavens ansvarlige om, at deadline nærmer sig. Send opfølgende notifikationer på deadline-datoen og derefter hver anden dag, indtil opgaven er afsluttet.
- Send om torsdagen en kopi af projektets oversigt til en distributionsliste.
- Når en fejl registreres, skal der offentliggøres en realtidsnotifikation i teamets Slack-kanal for at øge synligheden.
- Følg en godkendelsesproces, når et dokument er klar til gennemsyn. Send et link til dokumentet sammen med en notifikation til den identificerede SME, og send opfølgende notifikationer hver anden dag, indtil dokumentet er godkendt eller returneret med ændringer. Når dokumentet returneres, skal opgavens ansvarlige ændres til den person, der er ansvarlig for at vurdere kommentarerne. Du kan også forenkle denne proces ved at bruge workflowsoftware til dokumenter eller software til dokumentstyring.
- Når en milepælsdato ændres, skal projektlederen eller den person, der ændrer datoen, blive bedt om at indsætte en note om årsagen til ændringen. Send en notifikation til projektsponsoren med besked om ændringen af milepælsdatoen og en note om årsagen.
- Mind interessenterne om at udfylde en statusrapport tre dage før deadline. Distribuer statusrapporten på deadline-datoen til de relevante interessenter.
- Opret en indsendelsesformular til håndtering af interne anmodninger om fælles tjenester såsom helpdesk-sager, datavidenskabelig support eller tekstredigering. Opret en sag, kategoriser den, og tildel en kontaktperson og en deadline baseret på, hvordan den anmodende person udfylder indsendelsesformularen.
Se flere eksempler på workflows her.
Sådan automatiserer du workflowprocesser
Her er de trin, du skal følge, når du bruger værktøjer til digital procesautomatisering til at automatisere processer for både enkle og komplekse workflows:
1. Identificer specifikke opgaver, der skal automatiseres
Det første trin i implementeringen af workflowautomatisering er at overveje, hvilke af dine eksisterende processer der kan drage fordel af automatisering. Hold øje med tegn på, at din proces er velegnet til automatisering:
- Opgaver, som du eller dine teammedlemmer udfører gentagne gange
- Opgaver, hvor du er en flaskehals
- Processer, som teamet beskriver som “ødelagte” eller “komplicerede”, eller som ikke uden videre kan forklares til et eksternt publikum
- Opgaver, der hovedsageligt indebærer at klikke på knapper efter en bestemt tidsplan eller efter en specifik udløsende betingelse
2. Dokumentér den nuværende tilstand
Interview relevante interessenter for at forstå, hvordan processen fungerer i dag. Dokumentér hvert af de involverede trin, og indsæt links til relevant dokumentation.
Du kan også overveje at oprette et diagram over arbejdsgangen for at dokumentere processen (eventuelt ved hjælp af software til diagrammer over arbejdsgange).
Sørg for at indsamle eventuelle problemområder (dvs. hvor processen er gentagende, langsom eller udsat for fejl).
3. Identificér den ønskede fremtidige tilstand
Efter at have gennemgået problemområderne i den nuværende proces skal du beskrive, hvordan processen ideelt set bør fungere. Opret eller tilpas de nødvendige arbejdsgange. Afgør, hvilke værktøjer eller software til procesautomatisering du får brug for til at gennemføre automatiseringen.
4. Implementér automatiseringen af arbejdsgangen
For at implementere den nye proces kan du tage udgangspunkt i eksisterende arbejdsgange, som du allerede har opsat, eller oprette tilpassede arbejdsgange (hvis du arbejder agilt, skal du opsætte agile arbejdsgange). Opsæt automatiseringen af arbejdsgangen, og lad den køre i baggrunden.
Fokuser derefter på andre aspekter af din virksomhed eller dit projekt!
De 10 bedste automatiseringsværktøjer til forbedring af arbejdsgangen
Du kan ikke automatisere arbejdsgange uden software. Overvej, hvilke opgaver du vil automatisere, og begynd at søge efter funktioner i værktøjer til arbejdsgange, såsom automatiseringsskabeloner, konfiguration med begrænset kodning og oprettelse af automatiseringer med træk-og-slip.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Eksperttip: De fleste SaaS- eller cloudbaserede løsninger til automatisering af arbejdsgange tilbyder en gratis prøveperiode eller en konto med et begrænset antal brugere. Der findes mange værktøjer til automatisering og styring af arbejdsgange, som kan forbinde forskellige apps. Forbindelser, API'er og integrationsværktøjer som Zapier kan forbinde forskellige arbejdsgange, som teamet bruger.
Her er nogle andre værktøjer til arbejdsgange, som du måske kan få glæde af:
- Apps til arbejdsgange (til arbejdsgange på farten)
- Avancerede værktøjer til automatisering af forretningsprocesser og styring af forretningsprocesser (BPM) (læs om BPM kontra arbejdsgange her)
- Software til styring af forretningsregler til arbejdsgange, der er afhængige af kompleks beslutningslogik, såsom betinget routing eller godkendelser
- Software til projektarbejdsgange til brug sammen med dine arbejdsgange til projektstyring i modsætning til mere generelle forretningsarbejdsgange
- Software til godkendelsesarbejdsgange til arbejdsgange, der omfatter et trin til godkendelse, uanset om arbejdsgangen kræver intern eller ekstern godkendelse
- Alternativer til ProcessMaker, hvis du i øjeblikket bruger ProcessMaker, men ikke er helt tilfreds med det, og ønsker noget, der passer bedre til dine behov
Hvad er det næste?
Lær, hvordan du mestrer styring af arbejdsgange med disse ekspertledede kurser i arbejdsgange, eller tag dine arbejdsgange et skridt videre med teknikker til optimering af arbejdsgange.
Hvilke automatiseringer har du fundet mest nyttige i dit daglige arbejdsliv? Deltag i samtalen på Slack sammen med over 100 andre digitale projektledere med DPM-medlemskab!
