Processen for ressourcestyring i projekter: Ekspertguide i 5 trin

I det bredere projektledelsesøkosystem fungerer den som en bro mellem projektstrategi og eksekvering ved at afstemme organisationens kapacitet med projektets behov.

Processen for projektressourcestyring

Med mine 13 års erfaring er jeg nået frem til, at der i praksis er fem stadier eller processer involveret i ressourcestyringsprocessen (i modsætning til de seks stadier, der er beskrevet i PMBOK). Disse omfatter:

1. Ressourceplanlægning
2. Ressourceestimering / Ressourceallokering
3. Ressourceanskaffelse
4. Teamudvikling & -ledelse
5. Løbende ressourceevaluering

Trin 1: Ressourceplanlægning

Ressourceplanlægning er processen med at fastlægge, hvilke personer, kompetencer, værktøjer, hvilket udstyr og hvilket budget der er nødvendige for at gennemføre et projekt med succes. Målet er at sikre, at du har de rigtige ressourcer til rådighed på det rigtige tidspunkt – uden at overbelaste teams eller skabe flaskehalse i leveringen.

Men før du kan estimere ressourcerne, skal du forstå:

• det arbejde, der skal leveres,
• tidsplanen,
• afhængighederne,
• og det nødvendige ekspertiseniveau.

Derudover kræver fastlæggelse af krav også, at du lytter til, hvad dine interessenter siger, de ønsker, men især til det, de ikke siger.

Brug dine beslutningsevner (en af mange ressourcestyringskompetencer) til at læse mellem linjerne og stille intelligente spørgsmål. Hvis dine interessenter for eksempel insisterer på en softwareingeniør med mere end 30 års erfaring til at bygge en simpel app, så undersøg hvorfor. Ville det passe bedre at erstatte en mindre erfaren udvikler med en mere dybdegående viden om et nyere programmeringssprog? Hvorfor eller hvorfor ikke?

Ved afslutningen af planlægningstrinnet bør du kunne forstå, hvad du har brug for, hvornår du har brug for det, og om din tidsplan realistisk kan overholdes.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trin 2: Ressourceestimering / Ressourceallokering

Ressourceestimering og -allokering fastlægger, hvor stor en indsats projektet kræver, og hvem der realistisk skal udføre arbejdet inden for den tilgængelige tidsplan og det tilgængelige budget.

I dette trin skal du:

1. Estimere det nødvendige arbejde
2. Fastlægge de nødvendige kompetencer
3. Beregne teamets tilgængelige kapacitet
4. Tildele ressourcer baseret på prioritet og tilgængelighed
5. Justere tidsplan eller omfang, hvis kapaciteten ikke matcher behovet

Når du har identificeret, hvilke typer ressourcer du har brug for, er der mange metoder til ressourceallokering, du kan anvende. I dette trin skal du være mere specifik omkring ressourceplanlægning. Hvor meget tid vil disse personer afsætte til projektleveringen?

Du kan gribe denne estimering an på to primære måder:

• Nedefra-og-op: Estimér det antal timer, der kræves for at fuldføre hvert krav, og hvor mange timer hver person skal bidrage med til hver leverance. Denne tilgang er bedst, når omfanget er veldefineret, nøjagtighed er vigtig, og tidsplanerne er fleksible.

• Oppefra-og-ned: Hvis du har et fast budget at arbejde med baseret på din projektledelsesplan, skal du starte med denne begrænsning og derefter fordele menneskelige ressourcer baseret på de mest kritiske roller, der kræves for projektets succes. Denne tilgang er bedst, når budgettet eller deadlines er faste,
• og der skal foretages afvejninger tidligt.

Brug min skabelon til regneark for ressourceallokering for at fremskynde processen – den foretager beregningerne for dig, så du hurtigt kan se, hvor dit budget bliver brugt.

For at guide din allokeringsproces kan du også overveje at oprette en ressourceopdelingsstruktur (RBS) – en hierarkisk ramme, der kategoriserer alle ressourcer – menneskelige, materielle og udstyr – efter type og funktion. Den er særligt nyttig til at visualisere hele spektret af nødvendige ressourcer og sikre, at intet kritisk bliver overset.

Hvis du ikke er sikker på, hvilke roller der er kritiske, kan du interviewe kolleger, der tidligere har gennemført lignende projekter. Vær heller ikke bange for at trække på dine fageksperters omfattende viden. De kan helt sikkert lære dig, hvor mange timer de har brug for til at udføre deres bedste arbejde.

Professionelt tip

Husk, at mennesker notorisk er dårlige til at estimere. Jeg foretrækker at afsætte en buffer på mindst 10 % for at tage højde for uforudsete risici eller forsinkelser.

Trin 3: Anskaffelse af ressourcer

Anskaffelse af ressourcer er processen med at sikre de personer, det udstyr, de værktøjer og de materialer, der er nødvendige for at gennemføre projektet til tiden og inden for budgettet. Udfordringen er at balancere hastighed, omkostninger, tilgængelighed og kompetencematch – for den ideelle ressource er ikke altid tilgængelig, når du har brug for den.

Når det gælder menneskelige ressourcer, er der to primære måder at bemande dine projekter på:

• Ansæt internt. Primært gennem din chef eller relationer, du har opbygget i organisationen. Interne ansættelser kan hurtigere introduceres til arbejdet, er fortrolige med virksomhedens arbejdsgange og indebærer en lavere operationel risiko. De kan dog allerede være overbelastede.

• Ansæt eksternt. Et samarbejde med rekrutteringsafdelingen, et bemandingsbureau eller brug af medarbejderanbefalinger kan være et godt værktøj til at tiltrække nye medarbejdere. Ved den sidste mulighed kan det dog være nødvendigt at strukturere dit anbefalingsprogram for at reducere skævhed. Eksterne ansættelser kan hurtigt udfylde kompetencehuller, tilføre specialiseret ekspertise eller øge kapaciteten. De kræver dog typisk mere tid og et større budget til introduktion.

Selvom det kan være fristende at ignorere røde eller gule flag under interviewfasen for hurtigt at komme i gang, bør du være så omhyggelig, som projektplanen tillader, for at sikre, at du finder den rette person. Det vil spare dig for mange timers arbejde senere.

I dette trin skal du også skaffe de forsyninger, du har brug for til projektet. Indhent tilbud fra flere leverandører, og forhandl for at finde den bedste pris. Overvej at bruge software til ressourcebooking til effektivt at planlægge og allokere delte ressourcer som udstyr eller mødelokaler.

Trin 4: Teamudvikling og -ledelse

Teamudvikling og -ledelse fokuserer på at hjælpe projektressourcer med at arbejde effektivt sammen gennem hele projektleveringen. På dette tidspunkt skifter projektlederens rolle fra at bemande projektet til løbende at opretholde teamets præstationer, samarbejde, ansvarlighed og moral.

Hvis du syntes, at projektplanlægning, estimering og anskaffelse af ressourcer var udfordrende, er det intet sammenlignet med, hvor svært det er at udvikle og lede et team. Du kunne skrive en hel artikel om personaleledelse, så her er versionen i kort form: Skab de betingelser, der gør det muligt for folk at yde deres bedste.

Effektiv teamledelse omfatter:

• tydeliggørelse af ansvarsområder,
• afbalancering af arbejdsbyrder,
• fjernelse af hindringer,
• løsning af konflikter,
• opfølgning på resultater,
• og understøttelse af samarbejde på tværs af teamet.

Husk, at ressourceledere ofte skal anvende ressourcestyringsteknikker, efterhånden som projekter udvikler sig, for at omfordele arbejdsbyrder, justere ansvarsområder og tilpasse teamstrukturer, så leveringen forbliver på rette spor.

Trin 5: Løbende evaluering af ressourcer

Ethvert nyt projekt begynder med gode intentioner, men det kan være svært at tænke på indhøstede erfaringer og målepunkter, når du først er midt i det hele og bliver bombarderet med forespørgsler fra interessenter fra alle sider.

PMI kalder dette trin »kontrollér ressourcer«. Jeg forstår tanken, men bryder mig ikke om den klang. 

For at sikre, at du ikke mister overblikket over resultaterne, bør du planlægge periodiske sundhedstjek af projektet, før din indsats går i gang. Som en del af dit sundhedstjek vil du:

• Gennemgå de faktiske timer/omkostninger i forhold til de estimerede timer/omkostninger (det kan du gøre i Excel eller i det gratis ressourcestyringsværktøj efter eget valg)
  • Hvis du bemærker, at medarbejdere er overbelastede, og ikke kan se en måde at korrigere kursen på, skal du informere dine kunder om status for ressourceudnyttelsen, så det ikke kommer som en overraskelse senere. Del også dine idéer til, hvordan udgifterne kan reduceres, så projektet kommer tilbage på rette spor.
• Gå regelmæssigt i dialog med dit projektteam for at sikre, at de er engagerede i arbejde, som de finder værdifuldt
  • Hold øje med arbejde, der har ændret sig i forhold til planen. Identificér muligheder for at foretage mere omkostningseffektive udskiftninger, som øger medarbejdernes motivation og samtidig reducerer projektomkostningerne.
• Gennemfør periodiske agile retrospektiver for at revidere og opdatere projektprocesserne på baggrund af de indhøstede erfaringer.

Eksempel på en proces for ressourcestyring i et projekt

Nu hvor vi har gennemgået trinnene, kan vi anvende denne metode på følgende eksempel:

"Du er projektleder og har fået til opgave at levere undervisning til embedsmænd inden for de næste seks måneder."

For at holde det enkelt brugte jeg regneark til denne øvelse, men ethvert ressourcestyringsværktøj kan bruges.

Trin 1: Ressourceplanlægning

• Dokumentér din forståelse af projektets omfang i en beskrivelse af projektets omfang baseret på tilgængelig dokumentation, interviews osv., og valider den med dine interessenter
• Identificér på baggrund af projektets omfang, hvilke typer medarbejdere du får brug for til at udføre projektarbejdet, samt deres foreslåede ansvarsområder efter rolle
• Lav en liste over de forsyninger, du skal bruge til at gennemføre undervisningen
• Hvis du planlægger ressourcer til flere projekter på én gang, skal du organisere dem efter prioritet

Trin 2: Ressourceestimering / ressourceallokering

• Forestil dig, at din kunde giver dig et budget på $100,000 til denne undervisning, at projektets varighed er seks måneder, og at kunden ønsker, at projektlederen afsætter 50 % af sin tid til denne opgave. Antag omtrentlige timepriser for hver position, dokumentér dine antagelser, og lav beregningerne.
• Når du regner på det, kan du se, at omtrent halvdelen af dit budget går til din PM på baggrund af kundens anmodning. Overvej, om det giver mening i forhold til din tidligere erfaring. Jeg beslutter, at det gør det – eftersom denne undervisning er målrettet højt profilerede personer og kræver udvikling af teknisk indhold, regner jeg med, at jeg selv vil være meget involveret.

• Estimer derefter aktivitetsressourcerne for de resterende roller, og dokumenter dine antagelser. Glem ikke at afsætte 10 % til uforudsete udgifter.

• I mit første forsøg ender jeg $60,000 over budgettet. Av. Det betyder, at jeg skal finde ud af, hvordan jeg kan skære ned på omkostningerne gennem udjævning af ressourcer.
  • Jeg har min senioringeniør tilknyttet 20 % af tiden under hele projektet, men jeg har sandsynligvis kun brug for vedkommende i den første måned for at hjælpe med at identificere emner til kurset og igen i måned 4 og 5 for at gennemgå indholdet. Jeg har sandsynligvis også kun brug for vedkommende 1 dag om ugen i gennemsnit i stedet for 2 dage. Det reducerer mit budget med $30,000.
    • Jeg justerer de resterende timer ud fra, hvad jeg mener, jeg kan leve med. Jeg er nødt til at skære timerne til projektledelse ned til 35 % og reducere reserven til uforudsete udgifter fra 10 % til 5 % for at få budgettet til at gå op. Det efterlader kun $300 til materialer. Det bliver stramt.

• På dette tidspunkt vil jeg typisk gå tilbage og tale med kunden om mulighederne for at reducere projektets omfang. Det kan betyde, at undervisningen forkortes til 3 dage i stedet for 5 for at spare tid for underviseren og analytikeren, at antallet af deltagere reduceres for at skære ned på materialeomkostningerne, eller at kursusindholdet ændres, så der ikke længere er brug for en senioringeniør.

Trin 3: Ressourceanskaffelse

Jeg vil bruge en kombination af teknikker til at bemande denne opgave baseret på ressourcetilgængelighed:

• Intern ansættelse: Den yngre ingeniør og den yngre forretningsanalytiker er nemme at finde. Jeg har to virkelig dygtige medarbejdere på mit team, som arbejder godt sammen med mig og leder efter en udfordring. Jeg kan endda oplære analytikeren, så vedkommende med tiden kan overtage nogle af mine projektlederopgaver og dermed skabe besparelser. Efter en kort samtale for at bekræfte deres interesse og tilgængelighed er de med.
• Ekstern ansættelse: Senioringeniøren er svær at finde. Der er få interne kandidater, og det er svært at ansætte en person eksternt med så specialiserede kompetencer. Heldigvis kender en i mit netværk en tidligere medarbejder, som gerne vil hjælpe til på timebasis. Efter at have udfyldt noget papirarbejde er vi klar.
• Kontraktansættelse: Kunden har allerede en kursusunderviser i tankerne. Jeg samarbejder med mit rekrutteringsteam og senioringeniøren om at interviewe kandidaten og arbejder derefter sammen med indkøbsafdelingen om at engagere vedkommende på deltid. Jeg får ikke brug for at gennemføre denne type undervisning igen i fremtiden, så det giver ikke mening at gå efter en fuldtidsansættelse.

Trin 4: Teamudvikling og -ledelse

Ud over de tilbagevendende teammøder planlægger jeg ugentlige 1:1-samtaler med de personer på projektet, som jeg leder. Vi taler om deres udfordringer, ambitioner, og hvordan jeg kan hjælpe dem med at forblive motiverede og bedst muligt anerkende dem for deres bidrag. 

For dem, jeg ikke leder direkte, planlægger jeg en månedlig samtale for at sikre, at de er tilfredse med projektet, og for at få eventuel feedback, de måtte have til mig om, hvordan jeg kan forbedre mig. 

Fordi jeg tager mig tid til at lære deres karrieremål at kende, og fordi jeg er åben over for dem om deres præstationer og om, hvordan de kan forbedre sig, stoler de nok på mig til ikke blot at yde deres bedste, men også at give mig den feedback, jeg har brug for, for at blive en bedre leder.

Trin 5: Løbende ressourceevaluering

Selvom projektet er meget intenst i opstartsfasen, opdager jeg gradvist, mens jeg afstemmer mit månedlige budget, at min coaching betaler sig, og at jeg bruger mindre tid på projektleverancer. Efterhånden som analytikeren overtager flere projektledelsesopgaver, bliver det lettere for os at holde os inden for vores oprindeligt stramme budget.

Vi etablerer også månedlige agile retrospektiver, hvor vi drøfter og dokumenterer indhøstede erfaringer, som vi gennemgår, før vi begynder på hver ny leverance. Det hjælper os med at reducere det antal timer, vi bruger på hvert undervisningsmodul. 

Vi kan inkludere et ekstra modul uden ekstra omkostninger, hvilket er en goodwillgestus, der motiverer vores kunder til at engagere os i et endnu større projekt næste år.

Hvorfor er projektressourcestyring vigtig?

Ved at følge bedste praksis for projektressourcestyring kan du forvandle dit projekt fra et totalt rod til en leg. Selvom det er muligt at levere et projekt uden en plan og med bemanding bestående af personer, der ikke egner sig til arbejdet eller mangler motivation for det, vil jeg ikke anbefale det. Projektet bliver unødigt udfordrende, og miljøet er direkte ubehageligt.

Hvis det gøres korrekt, gavner udarbejdelsen af en effektiv ressourcestyringsplan projektlederen, teammedlemmerne, interessenterne og virksomheden.

• Projektlederen får lettere ved at styre projektet, hvis arbejdet, det estimerede indsatsniveau og de nødvendige kompetencesæt er afgrænset korrekt ved projektets opstart
• Teammedlemmerne er motiverede af og engagerede i deres arbejde, hvilket forbedrer produktiviteten og reducerer personaleudskiftningen
• Det bliver lettere at imødekomme eller endda overgå interessenternes forventninger, hvis projektet er afgrænset og bemandet med de rette ressourcer
• En vellykket projektleverance fremmer fortsat vækst gennem forespørgsler på nye eller gentagne opgaver.

Læs mere om hvorfor ressourcestyring er vigtig her.

Hvordan kan ressourcestyringssoftware hjælpe?

Selvom det er muligt at udføre ressourceplanlægning ved hjælp af Excel, kræver det manuel dataindtastning og konstant opdatering. Ved at investere i ressourcestyringssoftware får du adgang til en lang række automatiserede funktioner, der kan spare dig tid og reducere risikoen for fejl.

Så hvad skal du se efter i et ressourcestyringsværktøj? Nyttige funktioner omfatter ressourcesporing i realtid, matchning af kompetencer og balancering af arbejdsbelastningen. Værktøjer til kapacitetsplanlægning, som er en beslægtet type software, kan hjælpe dig med at fordele opgaverne, så du undgår at overbelaste dit team, og indsamle feedback for at sikre løbende forbedringer.

Mange værktøjer integreres også problemfrit med anden projektstyringssoftware, som du måske allerede bruger, så du får et helhedsorienteret overblik over projektets fremdrift og ressourceudnyttelsesgrader.

Leder du efter det rette ressourcestyringsværktøj? Se denne vejledning til en demonstration af ressourcestyringssoftware, som kan hjælpe dig med at træffe en velinformeret beslutning.

Bedste software til ressourcestyring

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Hvad er det næste?

Vil du mestre de finere aspekter af ressourcestyring? Se ekspertudviklet undervisning fra DPM School eller et af disse førende kurser i ressourcestyring.