Sådan mestrer du ressourcestyring i projektledelse
Ressourcestyring svarer til at have det rigtige brændstof til motoren. Intet brændstof? Ingen kraft. Punktum.
En undersøgelse blandt fagfolk inden for projektledelse foretaget af Wellingtone afslørede, at "dårlig ressourcestyring" var en af de største udfordringer inden for projektledelse. Det er vanskeligt at mobilisere teams af mennesker – for alle!
Og så kommer kompleksiteten i den digitale verden, hvor teknologi, brugerforventninger og det konkurrencemæssige landskab konstant ændrer sig. Teams er distribuerede, udskiftningen er høj, og den nye teknologi, du har brug for, kan stadig være en mangelvare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Der findes naturligvis nogle fremragende softwareløsninger til ressourcestyring, som kan hjælpe dig med at planlægge, udvikle og administrere ressourcer til dine projekter. Men uden de rette overvejelser vil forskellene mellem en næste generations softwareløsning og at udføre lang division på en tavle være ubetydelige.
Hvad laver en ressourcemanager?
Projektledere er ofte nødt til at udfylde rollen som ressourcemanager, men det afhænger af virksomhedens størrelse.
I en stor virksomhed kan en ressourcemanager være en særskilt stilling, der fører tilsyn med fordelingen af ressourcer (primært mennesker, ofte på forskellige niveauer og nogle gange med forskellige kompetencesæt) på flere projekter på én gang. Ressourcechefer arbejder på virksomheds- eller organisationsniveau og ønsker at identificere de ressourcer, der passer bedst til hvert projekt. De støtter projektledelsesteamet og de faglige ledere for at sikre, at de rigtige beslutninger træffes i forbindelse med projektopgaver, så det kommer den enkelte, det bredere team, den samlede virksomhed og kunden til gode.
I modsætning til en ressourcemanager fører en projektleder kun tilsyn med ét projekt eller nogle gange flere projekter ad gangen. Kort sagt er dit projekt som projektleder din verden (inden for arbejdstiden!).
Du er ansvarlig for at sikre, at dit projekt bliver færdigt inden for den fastsatte tidsramme. Og du beskæftiger dig med detaljer: projektbudgettet, projektplanlægning, specifikke projektopgaver og milepæle. Du går sikkert også op i, at dit team er tilfreds, men det er altafgørende at holde sig på den kritiske sti.
I en ideel verden ville dit bureau eller din bredere virksomhed have en person, der var dedikeret til at varetage ressourcestyringsfunktionen, men hvis ikke, kan det hjælpe dig med at levere dit projekt som planlagt at indarbejde nogle effektive overvejelser om ressourcestyring ved at forudse hindringer, få de rigtige mennesker involveret, når der er brug for dem, og holde teamet engageret.
Okay, med det in mente dykker vi ned i nogle centrale overvejelser om ressourcestyring for projektledere.
6 teknikker til ressourcestyring inden for projektledelse
Her er seks centrale teknikker til ressourcestyring, som projektledere bør kende.
1. Hav en (samarbejdsorienteret) projektplan
I løbet af et projekt er et af dine vigtigste ansvarsområder som projektleder at sikre, at projektplanlægningen og tilgængeligheden af de specifikke personer, der skal udføre opgaverne, stemmer overens.
Det er ikke en nød, du skal knække alene: Sæt dig ned med dine tværfaglige medspillere for at drøfte dit estimat og den overordnede projektplan, før ressourceallokeringen overhovedet begynder.
En gennemtænkt projektplan hjælper med at sikre, at dit projekt fra starten er tydeligt med hensyn til, hvilke niveauer og individuelle kompetencesæt der er nødvendige, og hvornår. Dette er især vigtigt, når der er konkurrerende projekter, som alle kæmper om de samme menneskers tid.
2. Styrk din kapacitetsplanlægning
Kapacitetsplanlægning er den proces, du bruger til at planlægge teammedlemmernes timer i forhold til en fast mængde arbejde. Den løbende opgave består i at afbalancere dine kollegers tilgængelighed med det, projektet kræver, samt naturligvis dit budget.
Du kan ikke effektivt beregne den nødvendige tid uden at bryde projektopgaverne ned og forstå dem, så brug projektplanen til at etablere en ramme for arbejdet, hvad angår opgaverne, og opret derefter din ressourceplan.
Dit team vil se hen til dig (og ideelt set deres faglige ledere) for at få afklaret opgavernes specifikke karakter, hvem der skal arbejde på dem, og hvornår.
Hvis dit online annonceringsprojekt for eksempel kræver en masse billedbeskæring, før det går videre til mere avanceret animation, vil du sandsynligvis tildele den første opgave til et af de mere junior medlemmer af designteamet, før den går videre til en mere erfaren animator. Det bør afklares i god tid, så du kan planlægge de rigtige ressourcer til opgaven, når du har brug for dem.
Når du har tildelt opgaverne, er det afgørende at overvåge fremskridtene for at sikre, at projektet holder tidsplanen. Aftal derfor med dit team, hvordan I bedst kommunikerer briefinger, deadlines og leverancer, så alle har samme forståelse af forventningerne.
Det er også værd at være opmærksom på, at for meget kontrol (eller mikrostyring) kan skade moralen. Prøv at finde en balance mellem at føre tilsyn med projektet og at blive en overkontrollerende leder. Et dagligt eller ugentligt standup-møde og regelmæssig kommunikation via Slack (eller et andet værktøj til onlinemeddelelser), understøttet af solid dokumentation og krystalklare opgavebriefinger, vil gøre underværker.
3. Forstå og overvåg arbejdsbyrden
Arbejdsbyrde er noget andet end kapacitetsplanlægning. Arbejdsbyrdestyring er processen med at tildele passende tidsblokke, der gør det muligt for et teammedlem at få succes. Nogle opgaver kræver længere perioder med sammenhængende, uafbrudt tid. Andre fungerer bedre, når de spredes ud og kombineres med andre forskellige opgaver.
Når du planlægger kapaciteten, kan du for eksempel se, at din tekniske arkitekt har 1 times ledig tid om dagen i de næste tre uger.
- Hvis du starter mandag, ser det på papiret ud til, at du kan få integrationsstrategien færdig inden udgangen af måneden.
- Men hvis personen skifter kontekst mellem et forskelligt projekt hver time, er sandsynligheden for, at teammedlemmet kan skifte gear, sætte sig ind i projektets krav igen og være i den rette mentale tilstand til at udføre meningsfuldt arbejde i den time, meget, meget lav. Personen er måske inden for kapaciteten, men arbejdsbyrden vil være for tung til, at vedkommende kan være effektiv.
- På den anden side kan du have et teammedlem, der er tilgængeligt til at indtaste data tyve dage i træk, men efter de tyve dage vil vedkommendes engagement og produktivitet sandsynligvis ikke være særlig høj.
Det vigtigste her er følgende: Bare fordi det ser ud til, at en person på dit team har kapacitet til at udføre opgaven, betyder det ikke automatisk, at vedkommende ikke bliver overvældet af sin arbejdsbyrde.
4. Hav strategier til at holde dine medarbejdere beskæftiget
Underudnyttelse kan også skade produktiviteten og den generelle teammoral. Udbrændthed er hårdt, men det er kedsomhed også. Og fordi arbejdskraft ofte er et projekts største udgift, bør du sørge for at tildele alle teammedlemmer opgaver, der udnytter deres talenter bedst muligt.
En del af denne idé går ud på at justere tidsplanen, så de har præcis den rette mængde arbejde. For meget arbejde skaber stress, og for lidt arbejde betyder, at man sidder uvirksom.
Hvis folk bliver færdige med deres arbejde hurtigere end angivet i din ressourceplan, så hav en lille opgaveliste med projektaktiviteter, der kan holde dem beskæftiget.
Hvis du er en del af en større virksomhed, kan du samarbejde med ledelses- og marketingteamene for at se, om der er interne initiativer, som ville gavne helheden og forhindre, at kedsomheden breder sig, hvis arbejdet går ind i en tør periode.
Resultatet vil være et mere engageret team, der ikke konstant leder efter en vej ud.
Har du nogensinde hørt om selvledende teams? Hvis du spekulerer på, hvad det kan betyde for dig, så læs dette: Projektteams uden projektledere: En undersøgelse af PM-dilemmaet (med Julia Ryzhkova fra Railsware)
5. Forsøm ikke dine behov for udstyrsressourcer
Selvom mennesker er den vigtigste ressource i projektledelse, kan håndteringen af det udstyr, der kræves til projektet, heller ikke ignoreres. Jeg kommer til at tænke på en historie, som en kollega fortalte mig, om et projekt, hvor de næsten glemte at bestille serverne i tide til en omfattende ERP-implementering.
Men det behøver ikke være de store, åbenlyse stykker udstyr. Når du for eksempel tager nye medarbejdere og kontrahenter ind i dit projekt, skal du muligvis stille en bærbar computer til rådighed og sørge for de korrekte licenser til dine cloudbaserede værktøjer.
Hvis det tager tre dage at få godkendt et værktøjsabonnement hos økonomiteamet, kan det betyde tre dage, hvor et teammedlem er forhindret i at færdiggøre sin opgave. Det skal indregnes i din ressourceplanlægning.
For at holde styr på tingene, når det gælder udstyr, bør stærke processer for aktivstyring og indkøb indgå i overvejelserne:
Vurder, hvad du har
Er din virksomheds liste over udstyr opdateret? Det er muligt, at du allerede har det, du har brug for, på lager. Sørg for at udarbejde en komplet, nøjagtig og opdateret liste over det udstyr, du har adgang til, både fysisk og cloudbaseret.
Vurder, hvad du har brug for
Når du har anskaffet det, du har brug for, er der andre elementer i styringen af udstyrsressourcer. Vedligeholdelse er for eksempel en vigtig opgave inden for projektressourcestyring relateret til udstyr. Hvis du reparerer noget, før det går i stykker, kan du undgå unødvendige og uventede udgifter senere.
Omfordel, når det er nødvendigt
Hvis et stykke udstyr nogle gange står ubrugt hen til én opgave, kan du flytte det til en anden opgave for at holde produktionen i gang. Det giver ikke altid mening at fordele udstyrsressourcer ligeligt mellem opgaver.
Find ud af, hvordan du kan anvende dit udstyr dér, hvor dit eller dine projekter har mest brug for det. Det er en situation i konstant forandring, som kan drage fordel af et værktøj til ressourceskemaer. Software kan ikke kun hjælpe med fordelingen af udstyr nu, men også med at forudsige, hvornår du muligvis får brug for at omfordele det senere.
6. Få styr på budgetstyringen
Den ressource, der overraskende nok oftest overses, når man planlægger projektressourcer, er faktisk penge. Finansielle ressourcer gør det muligt at have de mennesker og det udstyr, du har brug for – det er brændstoffet til brændstoffet.
Ifølge FinancesOnline mislykkes 28 procent af projekterne på grund af unøjagtige omkostningsestimater. Hvis budgettet overskrides, vil det tydeligvis skade projektets bundlinje. Det er dog heller ikke altid en fordel at holde sig under budgettet. Ledelsen kan se afvigelsen og tænke, at virksomheden kunne have brugt de midler, der var afsat til dit projekt, et andet sted. Det vigtigste princip i budgetlægning er nøjagtighed.
For projektledere lægger dette ekstra vægt på omkostningsstyring. For at holde omkostningerne på linje skal du afsætte de rigtige budgetressourcer. Faktisk sætter dit budget grænserne for styringen af dine øvrige ressourcer.
Opgaver inden for budgetressourcestyring
Budgetressourcestyring omfatter fire primære opgaver:
- Planlægning: Identificer de ressourcer, du får brug for, før projektet begynder.
- Estimering: Kvantificer de omkostninger, der kræves for at skaffe de ressourcer, du identificerede i planlægningsfasen.
- Budgetlægning: Tildel en økonomisk værdi til hver opgave, indpas opgaverne i en tidsplan, og fastsæt milepæle til vurdering af effektiviteten.
- Kontrol: Mål projektets faktiske omkostninger op mod budgettet, og implementer en plan for at begrænse eventuelle afvigelser i omkostningerne.
Overensstemmelsen mellem økonomi og ressourcer danner grundlaget for et projekts succes. Hvis dine ressourcer ikke opfylder de nødvendige krav, risikerer du at forsinke tidsplanen og øge omkostningerne. Hvis dine ressourcer er overkvalificerede, kan omkostningerne stige kraftigt.
Udfordringer ved ressourcefordeling
På trods af grundig ressourceplanlægning kan der opstå uforudsete situationer i løbet af et projekt. Sygedage, forsinkede leverancer og ændrede kundekrav er blot nogle få uforudsete udfordringer, der kan tvinge dig til hurtigt at tilpasse din ressourceplan. Når disse ting sker, og de tildelte ressourcer ikke kommer til at opfylde projektets behov, er det en udfordring med ressourceallokering.
Ressourcestyring bruger to primære teknikker til at løse disse udfordringer: ressourceudjævning og ressourceudglatning. Ressourceudjævning ændrer eller forlænger en projektplan, så den passer til ressourcens tilgængelighed. Når deadlines derimod ikke kan ændres, finder ressourceudglatning en måde at justere ressourcetilgængeligheden på.
Forestil dig for eksempel, at et andet projekt deler de menneskelige ressourcer, du har brug for til en opgave. Med ressourceudglatning kan du ændre tidsplanen, så opgaven udskydes, indtil medarbejderne er fuldt tilgængelige.
Eller du kan fremrykke andre opgaver, som medarbejderne kan udføre nu. En anden mulighed er at ansætte flere medarbejdere. Uanset hvad vil du gennemføre projektet på den samme tid. Kort sagt har du “udglattet” medarbejdernes spidsbelastning.
Hvis du derimod brugte ressourceudjævning i samme situation, kunne du ganske enkelt forlænge opgavens varighed. I så fald arbejder medarbejderne færre timer hver dag. Eller færre medarbejdere kan udføre opgaven. Det kan ende med at forlænge projektets samlede varighed, men det er ikke nødvendigvis tilfældet.
Brug af software til ressourcestyring
Husk, at jeg i begyndelsen sagde, at et godt værktøj til ressourcestyring ikke var meget værd uden de rette overvejelser om ressourcestyring? Når du først har omsat disse overvejelser til praksis, kan det rette værktøj til ressourcestyring virkelig gøre underværker for, hvordan du opskalerer din organisations projektportefølje.
Det kan også være en stor konkurrencemæssig fordel. I en anden undersøgelse fra Wellingtone bekræftede blot 23 procent af respondenterne i en anden undersøgelse, at de bruger en softwareløsning til ressourcestyring i forbindelse med projektporteføljestyring.
Så hvordan hjælper det?
Software til ressourcestyring hjælper dig med hurtigt at planlægge og få en bedre forståelse af dit projektteams tilgængelighed og kompetencer. Det hjælper dig med at komme videre fra spørgsmålet “hvem er tilgængelig”, så du kan begynde at spørge “hvem er den bedste person til opgaven?”.
Du kan for eksempel sætte en dataforsker, der brænder for databeskyttelse af patienter, sammen med det sundhedsprojekt, der starter om 10 uger. Eller du kan beslutte at bemande projektet med 2 designere på mellemniveau under supervision i stedet for at bruge din chefdesigner, der fakturerer tre gange så meget. Endnu bedre kan du undersøge dit teams kompetencer for at se, om du kan udvikle et nyt serviceudbud.
Det er også en måde at skabe et mere positivt og produktivt arbejdsmiljø på: Når dit team ved, at deres interesser, udviklingsområder og mål indgår i overvejelserne om det arbejde, de får tildelt, er det mere sandsynligt, at de engagerer sig og glæder sig til deres arbejdsdag.
Teknologi hjælper også med at skabe visuelle repræsentationer af arbejdsbelastningen. En af de mest nyttige måder at illustrere projektaktiviteter på er at bruge et Gantt-diagram. Et Gantt-diagram er et søjlediagram, der giver en visuel fremstilling af hele projektet, herunder projektets fulde omfang og tidsplaner. Hvis du fakturerer baseret på dagspriser, er det en nem måde at visualisere omkostninger i forhold til teammedlemmernes tilgængelighed. Det er også nyttigt til at se, hvor aktiviteter, der ligger uden for den kritiske kæde, kan omarrangeres for at få den rette person til opgaven.
Men disse visuelle hjælpemidler gør det også lettere for projektteamets medlemmer at forberede sig på og skifte mellem opgaver. De skaber også en følelse af sammenhold og personligt ansvar—hver medarbejder kan tydeligt se, hvordan en individuel opgave bidrager til projektplanen.
Hvad er det næste?
Vil du vide mere om, hvordan du mestrer ressourcestyring? Se vores ekspertudviklede kurser i projektledelse fra The DPM School.
