7 diagram för visualisering av resursplanering + bästa verktygen
Att förstå teammedlemmarnas kompetenser och tillgänglighet är en av projektledarens viktigaste uppgifter. Men utan visualisering av resursplaneringen kommer projektets intressenter sannolikt inte att uppskatta de timmar du har lagt på att lära känna ditt team och noggrant beräkna hur många timmar det kommer att ta för dem att slutföra projektarbetet.
I den här artikeln definierar vi visualisering av resursplanering och förklarar varför det är viktigt, går igenom stegen i visuell resursplanering samt diskuterar diagramtyper och programvara som projektledare kan använda för planering av resurshantering.
Vad är visualisering av resursplanering?
Visualisering av resursplanering tillhandahåller användbara grafiska verktyg för att hantera resurser. Genom att använda väl utformade visualiseringar för resursplanering kan du se vem som utför vilken uppgift, vilka resurser som krävs och förbrukas samt när varje uppgift äger rum i projektplanen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ett Gantt-schema är till exempel ett visualiseringsverktyg som gör det möjligt för teammedlemmar att prognostisera och följa upp framstegen mot projektplanen.
Vikten av visualisering av resursplanering
Visualisering av resursplanering hjälper resurschefer att utveckla projektplaner och optimera resurser för dessa planer.
Exempelvis gör resursschemaläggning med hjälp av visualiseringar det möjligt för resurschefer att åskådliggöra viktiga milstolpar, granska resursfördelningen och beräkna resurskapaciteten.
Visuella modeller minskar tidsåtgången och förbättrar produktiviteten genom att förmedla stora mängder information på en begränsad yta. Men den här typen av grafik kräver planering. Att etablera en process för att utveckla visuella resurser hjälper till att förverkliga talesättet ”en bild säger mer än tusen ord”.
Bristande resursplanering kan få betydande konsekvenser för ett projekt och ett företag:
- Sämre kommunikation
- Ökade kostnader
- Större ansvar för teammedlemmar och projektledare
- Sämre prestationer hos teammedlemmarna
- Projektförseningar
- Produkter av lägre kvalitet
Steg i visuell resursplanering
Visuell resursplanering följer samma allmänna principer som traditionell resursplanering. Programvara för resurshantering gör det dock enklare för teammedlemmar och resurschefer att visualisera projektplanen, förstå arbetsbelastningskapaciteten och hitta den information som krävs för att fatta beslut.
Tänk på att många projekt numera bedrivs i en agil miljö. Inom agil projektledning är flexibilitet, samarbete och interaktion avgörande för att forma vägen till att färdigställa produkten.
Projektledare följer ofta stegen nedan för visuell resursplanering, vanligtvis med hjälp av programvara för resursplanering, så att de dynamiskt kan justera projektplanen.
1. Slutför en arbetsnedbrytningsstruktur
När ett projekt avgränsas skapar resurschefer ofta en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) för att beskriva teammedlemmarnas uppgifter. WBS:en organiserar projektuppgifter och leveranser hierarkiskt i ett visuellt format.
Överväg att använda ett programverktyg för WBS eller en mall för arbetsnedbrytningsstruktur till detta, eftersom det sparar tid och arbete. Många av dessa verktyg erbjuder egna mallar, så att du inte behöver börja från grunden.
2. Skapa ett Gantt-schema för projektplaneringen
Projektledaren kan sedan använda WBS:en för att skapa ett Gantt-schema och lägga upp projektets tidsplan. Att skapa projektschemat kräver att man tänker igenom medarbetarnas roller, ansvarsområden och kompetensnivåer.
Även om ett detaljerat Gantt-schema är avgörande för att visualisera varje del av projektet och resurskalendern, kan integrering av ett robust verktyg för projektschemaläggning effektivisera processen avsevärt.
Genom att basera beslut om projektschemaläggning på denna information kan resursansvariga optimera schemat så att det bäst passar projektkraven och leveranserna.
3. Rapportera projektdata
När du har slutfört projektschemat kan du göra nödvändig information begriplig för ditt team. Det kan ske i form av infografik, kartor, diagram, grafer och annan grafik. Du kan också skapa projektinstrumentpaneler som visar mätvärden för projektets status för chefer och andra intressenter.
Diagramtyper för visualisering av resursplanering
Resursansvariga använder en mängd olika diagram för visualisering av resursplanering. Detta kan vara en del av visuell projektledning eller vara separat från den, beroende på dina arbetsmetoder.
Precis som all kommunikation förmedlar effektiva visuella resurser ett budskap till en målgrupp. Det bästa sättet att kommunicera varierar beroende på vilket budskap du behöver förmedla, så det är viktigt att välja rätt diagram för att målgruppen ska förstå data.
Komplexa diagram uppmuntrar användarna att ta sig tid att utforska aggregerade data, medan klassiska visualiseringar som stapeldiagram är bäst för att kommunicera data tydligt och snabbt.
Var och en av diagramtyperna nedan fyller olika syften inom resursplanering.
Diagram för organisering av resurser
Dessa diagramtyper hjälper till att organisera data under projektplaneringsfasen.
Arbetsnedbrytningsstruktur
En arbetsnedbrytningsstruktur är en typ av flödesschema som organiserar leveranskomponenter inom ett projekt. Genom att identifiera komponenterna och resurserna för varje leverans hjälper arbetsnedbrytningsstrukturen projektledare att optimera resursfördelningen och utveckla projektets tidslinje.
Ansvarig, ansvarsskyldig, rådfrågad, informerad (RACI)
RACI, även känt som en matris eller ett diagram för ansvarsfördelning, beskriver teammedlemmarnas roller och ansvarsområden för varje projektuppgift.
RACI passar kanske inte bäst för agila projekt eftersom teammedlemmarnas ansvarsområden kan förändras allt eftersom projektet utvecklas. Vissa agila miljöer, som Scrum, anpassar RACI så att det passar projektplanen.
Diagram för schemaläggning av resurser
När projektledaren har tilldelat resurser är nästa steg att schemalägga dem.
Tidslinjescheman
Tidslinjescheman ger en översikt över projektet från början till slut. Ett Gantt-schema är en vanlig typ av tidslinjeschema som visuellt representerar uppgifternas framsteg på detaljnivå.
En resursansvarig använder ett detaljerat Gantt-schema för att visualisera varje del av projektkalendern baserat på WBS-data. Dessutom gör användning av programvara för projektplanering det möjligt för projektledaren att enkelt ändra Gantt-schemat, vilket gör det lämpligt för agila projektmiljöer.
Kanban-tavlor
Till skillnad från ett Gantt-schema, som betonar tidslinjen, prioriterar Kanban-tavlor enskilda uppgifter. Kanban är en projektmetodik med sin egen metod för visualisering av resursplanering.
Genom att använda delar av WBS och Gantt-schemat identifierar teammedlemmarna rätt produktionsfas för en uppgift (t.ex. ”Att göra”, ”Pågår” och ”Klart”) genom att flytta den till rätt kolumn på tavlan.
Resursansvariga använder ett Kanban-verktyg i agila miljöer för visualisering av arbetsflöden, begränsa pågående arbete och visa kommande uppgifter.
Diagram för riskberäkning
Innan en resursplan eller projektplan färdigställs måste projektledare överväga potentiella projektrisker.
Orsaks- och verkan-diagram
Orsaks- och verkan-diagram, även kallade fiskbensdiagram, beskriver data om riskfaktorer för resursansvariga. Riskfaktorer omfattar allt som kan påverka ett projekts omfattning, tidsplan och budget (även kallat den tredubbla begränsningen).
Matrisdiagram eller matriser
Matrisdiagram är komplexa visuella representationer som sammanställer data för att visa relationer. Genom att visa hur många element samverkar hjälper matrisdiagram resursansvariga att identifiera optimal personal och andra resurser för ett projekt.
En påverkansmatris, även kallad riskbedömningsmatris, är ett vanligt diagram i en riskhanteringsplan. Påverkansmatrisen kopplar samman sannolikheten för och påverkan av riskfaktorer för att fastställa deras allvarlighetsgrad.
SWOT-diagram över styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT)
En resursansvarig utvecklar ett SWOT-diagram för att analysera ett helt projekt eller ett specifikt element inom ett projekt, till exempel personalutnyttjande. SWOT-diagram ger en helhetssyn på potentiella risker.
Programvara för visualisering av resursplanering
Resurshanteringsprogramvara går längre än utformning av Gantt-scheman genom att spåra resursutnyttjande och resursers tillgänglighet.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Om budgeten är ett problem finns det också gott om kostnadsfria resurshanteringsverktyg.
Varför projektledare använder verktyg och programvara för resursplanering
Programvara för resursplanering och programvara för projektprognoser hjälper resursansvariga att utföra sitt arbete effektivt och ändamålsenligt utan att behöva växla mellan olika applikationer.
Vill du uppdatera projektets tidsplan? Använd appen. Vill du se vilka resurser som är tillgängliga? Använd appen. Vill du skapa en riskrapport baserad på tidigare resultat? Använd appen. Resursansvariga kan göra allt de behöver från en enda central plats.
Viktiga funktioner i resurshanteringsprogramvara
En resursansvarig kan planera projekt effektivt med hjälp av dessa viktiga funktioner i resurshanteringsprogram:
- Identifiera och fördela resurser inom gränserna för kapacitetsplaneringen (du kan också använda särskild programvara för kapacitetsplanering för detta)
- Visa lättillgängliga sammanställda data
- Använda flera vyer för att jämföra och redigera data
- Använda visuella verktyg för att skapa rapporter, diagram, grafer och annat
- Skapa automatiserade, dynamiska rapporter
- Schemalägga personalresurser och utrustningsresurser
- Genomföra projektportföljhantering
- Kommunicera och samarbeta med hjälp av meddelanden, möten och statusuppdateringar i realtid
- Få tillgång till intuitiva instrumentpaneler som ger en tydlig och anpassningsbar översikt över projekt- och resursdata
