Vad är visuella arbetsflöden? Exempel och bästa metoder
Förenkla arbetet: Visuella arbetsflöden förenklar komplexa processer med tydliga visuella representationer, vilket hjälper dig att förbättra kommunikationen, enkelt följa framsteg och eliminera flaskhalsar.
Automatisera och eliminera: Visuella arbetsflöden hjälper dig att se vilka repetitiva, manuella uppgifter du kan automatisera och vilka uppgifter som kan tas bort eller justeras för att öka effektiviteten.
Programvara är vägen framåt: Programvaruverktyg för visuella arbetsflöden kan hjälpa dig att visualisera, justera och automatisera dina arbetsflöden – utan dem blir det mycket svårare att förbättra dina processer.
Visuella arbetsflöden automatiserar och översätter komplexa affärsprocesser till lättförståeliga visuella representationer. De gör kommunikation och uppgiftshantering enklare, så att vi projektledare kan undanröja flaskhalsar, förbättra arbetsflödet i våra projekt och hjälpa teamet att arbeta mer effektivt.
Även om arbetsflöden och processer tekniskt sett skiljer sig åt kan visuella arbetsflöden fortfarande vara ett värdefullt verktyg för processhantering, för att få ordning på kalkylbladen, hantera godkännandeprocesser, hantera projektarbetsflöden och automatisera repetitiva uppgifter.
Vad är ett visuellt arbetsflöde?
Ett visuellt arbetsflöde är en enkel representation av en process som visar hur uppgifter går från ett steg till nästa. Det gör det enkelt att förstå, hantera och följa upp uppgifter, såväl som affärsprocesser, CRM-aktiviteter, flaskhalsar i projekt och till och med programvarans livscykel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vilka typer av projekt använder visuella arbetsflöden?
Visuella arbetsflöden, även kallade flödesscheman eller processdiagram, används för många typer av projektinitiativ, oavsett metod eller bransch.
Traditionell projektledning (TPM) följer en linjär, sekventiell process. Den använder ofta vattenfallsmodellen eller PRINCE2, som har fördefinierade faser och fasta omfattningar. Här bidrar arbetsflödeshantering till en gemensam förståelse av projektets resultat och leverans.
Visuella arbetsflöden som används inom traditionell projektledning omfattar Gantt-scheman, processflödesdiagram, PERT-diagram, arbetsnedbrytningsstrukturer (WBS) och nätverksdiagram.
Agil projektledning anpassar sig efter förändrade behov i dynamiska miljöer. Den är iterativ och flexibel och möjliggör kontinuerlig återkoppling och justeringar. Samarbete och anpassningsbar planering är de viktigaste principerna, och metoder som Scrum, Kanban och lean-metodik används.
Agila metoder fördelar ägarskapet mellan teammedlemmarna så att ansvaret delas. Exempel på visuella arbetsflöden inom agil projektledning är Kanban-tavlor, Scrum-tavlor, arbetsflödesdiagram eller flödesscheman samt uppgiftstavlor. Dessa förlitar sig ofta på orkestrering av arbetsflöden för att hålla uppgifterna samordnade, återkopplingslooparna korta och verktygen integrerade när teamen itererar snabbt.
Exempel på visuella arbetsflöden
Jag har inkluderat fyra unika exempel och användningsområden för visuella arbetsflöden som visar hur de kan förbättra transparensen, effektiviteten och samarbetet i dina projekt.
Arbetsflöde för projektledning
Arbetsflöden för projektledning används för att beskriva projektets livscykel: definiera uppgifter, fördela ansvar, följa upp framsteg och se till att projektets milstolpar uppnås och slutförs i tid.
Arbetsflöde för programvaruutvecklingens livscykel (SDLC)
SDLC-arbetsflöden omfattar sju faser: planering och analys, insamling av krav, design, utveckling, testning, driftsättning och underhåll (eller avveckling). Genom att visualisera dessa steg kan ditt team hantera även de mest komplexa programvaruprojekten.
Arbetsflöde för marknadsföringskampanjer
Visuella arbetsflöden för marknadsföringskampanjer omfattar uppgifter som planering, innehållsskapande, schemaläggning av inlägg i sociala medier och resultatanalys. De gör det möjligt för marknadsföringsteamet att samordna sina insatser under hela projektet.
Arbetsflöde för designprojekt
Designarbetsflöden omfattar idéarbete, skapande av wireframes, prototypframtagning, revideringar och slutleverans. Visuella representationer hjälper designers att samarbeta i arbetet.
Fördelar med visuella arbetsflöden
Här är några av de många fördelarna med att använda visuella arbetsflöden:
- Ökad tydlighet: Visuella arbetsflöden delar upp komplexa projekt i enklare och mer lättförståeliga delar som du och ditt team kan ta itu med steg för steg.
- Bättre ansvarsfördelning: Med en gemensam bild av arbetsflödet vet hela teamet exakt vem som arbetar med vad och vilket resultat som förväntas. Detta uppmuntrar teammedlemmarna att ta ansvar för det arbete som står i deras namn.
- Förbättrad kommunikation: Det visuella arbetsflödet fungerar som en gemensam källa till sanning för vad som behöver hända under processen. Detta bidrar till att minska missförstånd, och teammedlemmarna är mer benägna att säga till när saker börjar gå fel eller när en flaskhals uppstår.
- Ökad produktivitet: Visuella arbetsflöden gör det enkelt att se var processen blir fördröjd eller börjar spåra ur. Denna enkla identifiering gör det också lättare att genomföra en lösning och öka mängden arbete som teamet kan ta på sig.
Bästa praxis för att skapa visuella arbetsflöden
När du skapar nya arbetsflöden för dina projektledningsinitiativ (eller optimerar befintliga arbetsflöden) bör du använda dessa bästa metoder – de kan tillämpas på allt från enkla till komplexa digitala arbetsflöden.
- Börja i liten skala: Börja med en del av en process för att testa och samla in feedback innan du utökar den.
- Enkelhet: Håll arbetsflödet enkelt, relevant och lättillgängligt.
- Tydlighet: Varje steg i arbetsflödet bör vara koncist.
- Flexibilitet: Håll arbetsflödet modulärt så att det lättare kan anpassas till förändringar.
- Identifiera en lämplig design: Se till att designen av arbetsflödet är lämplig för den typ av arbetsflöde du visualiserar (läs mer om olika typer av arbetsflödeshantering här).
- Stöd relationer: Se till att varje objekt i arbetsflödet ingår i omfånget och har en tydlig relation till minst en annan uppgift.
- Använd automatiseringsprogramvara: Konfigurera automatiseringar och inkludera checklistor, instruktioner och annan information som behövs för att slutföra uppgifter med hjälp av digital automatiseringsprogramvara.
- Utvärdera: Det kan krävas några iterationer innan du har den optimala versionen av ditt arbetsflöde.
-
monday AI Workspace
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.6 -
Wrike
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Moxo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
Verktyg för att visualisera arbetsflöden
Visuella verktyg för automatisering av arbetsflöden är det bästa sättet att visuellt representera dina processer och konfigurera automatiseringar för att öka produktiviteten. Du kan även använda programvara för arbetsflödesdiagram för kartläggning av arbetsflöden och för att skapa diagram, flödesscheman eller andra visuella hjälpmedel som illustrerar stegen i en process och relationerna mellan dem.
Leta efter andra viktiga funktioner i programvara för processarbetsflöden, till exempel dra-och-släpp-baserad uppgiftshantering, samarbete och programvaruintegration.
Här är några av mina favoritverktyg för visuell arbetsflödeshantering:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Det är alltid värt att lägga tid på att undersöka den bästa programvaran för flödesscheman och prova några verktyg för att se vilket som stöder ditt användningsområde. Utforska demonstrationer, priser på programvara för arbetsflöden och kostnadsfria provperioder, och se till att lägga in provperiodernas slutdatum i dina kalendrar.
Gå med för fler insikter om arbetsflödeshantering
Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
