Vad är en resurshanteringsplan & hur skapar man en
Vad är en resursplan?
En resursplan beskriver hur resurser ska fördelas, schemaläggas och hanteras under hela projektets livscykel för att framgångsrikt leverera projektomfattningen.
Den identifierar vilka resurser som behövs, när de behövs och hur de ska användas under leveransen. Resurser kan omfatta teammedlemmar, budget, utrustning, material och andra tillgångar som ansvarar för resurshanteringen i projektet.
Vad används en resursplan till?
Resursplaner fyller flera viktiga funktioner i projekt och underlättar:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Tillgänglighet: Projektteammedlemmar samt projekt- och resurschefer kan redigera och revidera delar av resursplanen.
- Transparens: Resursplaner gör det möjligt för alla projektledare i en organisation att se vad som pågår och schemalägga resurser baserat på andra chefers planer och sina egna behov. De används också för att hålla reda på information som var utrustning befinner sig eller teammedlemmars status.
- Korrekthet: Projektplaner och resursplaner bör uppdateras i realtid, så att projektledare har aktuell och korrekt information när de fattar beslut.
Mall för resursplan [Ladda ner]
Detta fördelningskalkylblad gör det enkelt att hålla reda på timpriserna för dina teammedlemmar och tillhörande kostnader. Det är i Google Kalkylark-format, men du kan enkelt importera en kopia till Excel om du föredrar det. Välj bara Arkiv och sedan antingen ”Skapa en kopia” eller ”Ladda ner”.
Vad ska ingå i en resursplan?
Det här är de viktigaste delarna som ska ingå i din resursplan:
1. Ansvarsfördelning
Definiera tydligt ägarskap, ansvar, godkännanden och leveranser inom projektteamet. Många team använder en RACI-matris för att tydliggöra vem som är ansvarig, beslutsansvarig, konsulterad och informerad under hela leveransen.
Medarbetare och chefer kan också använda projektledningsprogramvara för att uppskatta varaktigheten för en specifik uppgift, tilldela specifika roller och skapa ett hanterbart schema.
2. Resursuppskattningar
Uppskatta vilka personer, hur mycket tid, vilken budget, vilka verktyg och vilka färdigheter som krävs för att slutföra projektet framgångsrikt. Detta omfattar att utvärdera teamets kapacitet, identifiera kompetensluckor och avgöra om ytterligare rekrytering eller utläggning behövs.
Vi rekommenderar att du använder en programvara för resursschemaläggning för att hantera en eller flera av dessa delar, inklusive teamets kapacitet, färdigheter och verktyg/utrustning.
3. Diagram för resurshantering
Varaktighetsdiagram och histogram hjälper dig och ditt projektteam att få en bättre bild av hur resurserna du planerar att använda passar in i schemat. Histogram hjälper projektledare att upptäcka och lösa problem med överallokering innan de blir verkliga problem. Många verktyg för projektschemaläggning förenklar denna process genom att erbjuda inbyggda alternativ för att skapa rapporter och diagram för resurshantering.
4. Projektberoenden
Ett projektberoende uppstår när en teammedlem inte kan slutföra sina uppgifter utan att en tidigare uppgift eller en annan resurs har slutförts.
Ett resursberoende uppstår när en uppgift kräver att en specifik teammedlem slutför den, men personen inte är tillgänglig. Om en uppgift kan slutföras av flera teammedlemmar är den inte resursberoende.
5. Alternativ
Det är alltid viktigt att välja alternativa metoder, planer och tekniker när man utformar en plan för resurshantering.
Att ha flera alternativ kan påverka projektets kostnader, tidsplan och tillförlitlighet positivt. Dessa alternativa tillvägagångssätt kan granskas och kombineras för den mest effektiva resursplaneringen.
Varför är planer för resurshantering viktiga?
Resurshantering är viktigt av följande skäl:
1. Mer exakta projekttidsplaner
En detaljerad tidsplan hjälper till att eliminera gissningarna kring projektets tidsplan och ger en exakt projektplan som chefer och team kan använda för att mäta milstolpar och projektets framsteg. Detta hjälper projektledare att sätta förväntningar som är gynnsamma för intressenter och kunder.
2. Ökad medarbetar- och teamnöjdhet
Genom att kvantifiera det arbete en medarbetare kan utföra kan projektledare fatta bättre, strategiska beslut om vem som ska delta i ett projekt och när. Detta är en viktig färdighet inom resurshantering och leder till en mer realistisk och hanterbar arbetsbelastning för teammedlemmarna. Teammedlemmar kan lätt bli överbelastade, precis som resurser kan överutnyttjas. Detta kan få långsiktiga följder: stress på arbetet kan påverka sömn, hälsa och den övergripande arbetstillfredsställelsen.
Med effektiv resurshantering kan projektledare identifiera var ett projekt har brister och få bättre insikt i om ”resurspoolen” är tillräcklig eller om en tillfällig medarbetare behöver tas in.
3. Exakta resursberäkningar
Planer för resurshantering säkerställer att företag använder de resurser de har på ett effektivt sätt och skapar en balanserad arbetsbelastning.
Med en bra plan för resurshantering blir det enklare att ta fram projektberäkningar. Projektledare kan bryta ner var de ska fördela resurser utifrån tillhörande kostnader och budget och därefter beräkna kostnader och projektmarginaler bättre. Det kan också hjälpa dem att planera resurser för flera projekt som ska slutföras samtidigt.
4. Förbättrat projektflöde
En plan för resurshantering ger transparent information till alla intressenter, vilket förbättrar ansvarstagandet och håller teammedlemmarna informerade om vad de arbetar med och när. Detta påskyndar övergångarna mellan projektfaserna.
5. Förbättrad transparens och kommunikation
Planer för projekthantering löser några av de vanligaste utmaningarna inom resurshantering, bland annat:
- Projekt som konkurrerar om resurser
- Bristande kommunikation om roller och ansvarsområden
- Bristande överensstämmelse med resurstillgängligheten på grund av bristfällig kapacitetsplanering för projekt (som skiljer sig från resursplanering)
Att göra planer för resurshantering tillgängliga för alla projektledare och teammedlemmar i en organisation säkerställer att alla har en överblick över den aktuella resursanvändningen och att alla utgår från samma information när konflikter ska lösas.
Så skapar du en plan för resurshantering
Följ dessa viktiga steg för att skapa en plan för resurshantering:
- Definiera resursbehov: Gå igenom projektets omfattning och budget för att identifiera de personer, kompetenser, verktyg och material du behöver för att slutföra arbetet framgångsrikt (t.ex. utvecklare, designers, entreprenörer eller utrustning).
- Granska teamets kapacitet: Kontrollera vad dina teammedlemmar arbetar med för närvarande och hur mycket tillgänglig tid de realistiskt har innan du tilldelar nya uppgifter. Ett verktyg för resursschemaläggning kan hjälpa dig att identifiera konflikter eller överbeläggning i ett tidigt skede.
- Tilldela resurser: Matcha uppgifter med teammedlemmar baserat på deras tillgänglighet, erfarenhet och kompetens. Du kan till exempel låta en junior designer hantera produktionsarbete medan en senior designer granskar de slutliga leverablerna.
- Uppskatta arbetsinsatsen: Träffa ditt team för att diskutera tidsplaner, arbetsbelastningar och realistiska tidsuppskattningar för viktiga uppgifter eller leverabler (t.ex. att uppskatta hur många timmar som behövs för design-, QA- eller utvecklingsarbete).
- Övervaka arbetsbelastningar: Granska nyttjandegrader regelbundet för att säkerställa att ingen är överbelastad eller underutnyttjad under projektets gång. Många team undviker att schemalägga teammedlemmar till 100 procent av kapaciteten för att lämna utrymme för möten, revideringar och oväntat arbete.
- Följ upp och justera: Dokumentera din plan med hjälp av programvara för resurshantering eller programvara för kapacitetsplanering, och fortsätt att uppdatera den när prioriteringar, tidsplaner eller resursers tillgänglighet förändras under projektets livscykel.
Exempel på resursplaner
Resursplaner är specifika dokument som förekommer i olika former, vanligtvis i en programvara eller ett Excel-dokument.
Resursplan i Gantt-schema
Här är ett exempel på hur din resursplan kan se ut som ett Gantt-schema. I stället för att ha uppgiftsnamn längs den vertikala axeln använder du teammedlemmarnas namn. Staplarna visar vilka uppgifter teammedlemmarna arbetar med, vanligtvis mätt i dagar. Ta en titt på vår mall för projektplaner i Gantt-schemaformat för att visualisera hela projektets tidsplan.
Resursplan i kalkylblad
Ett annat exempel är kalkylbladet nedan. Det bygger på ett liknande arbetssätt som det vi använder i vårt fördelningskalkylblad i mallavsnittet. Här följer du teammedlemmarnas timmar och timpriser, vilket gör att du kan se hur du ligger till i förhållande till budgeten.
Detta kan hjälpa dig att fatta beslut om vilka teammedlemmar som ska arbeta med projektet och vilka uppgifter de ska utföra (t.ex. kan du välja en designer med lägre timpris för projekt med mindre budget).
Bästa praxis för resursplaner
Här är några bästa praxis för resursplanering att tänka på när du skapar din plan.
1. Ta hänsyn till budgeten
Om resurserna i praktiken är obegränsade i ditt projekt kan du fördela resurser till uppgifter med fokus på att ”få det gjort”, i stället för att vara sparsam med resurserna för att hålla budgeten.
Om projektets budget är mer begränsad behöver du tilldela uppgifter till resurser och använda ett mer försiktigt tillvägagångssätt för resursfördelning. Du behöver också hålla bättre koll på nyttjandegraden. Det finns en mängd olika nyttjandemått som är användbara för att förstå om resurserna är fullt optimerade.
2. Spara tidigare resursplandata för analys
Att spara data från tidigare eller liknande projekt underlättar resursplaneringen för framtida projekt. Tidigare data bör registreras och analyseras, inklusive gjorda förändringar, omfördelning av resurser, uppgifter och nedlagd tid.
3. Använd programvara för resurshantering
Rätt verktyg för resurshantering ger hela teamet bättre tillgänglighet och fler möjligheter till samarbete. Även om kalkylblad kan vara ett kostnadseffektivt alternativ för att hålla koll på resurser är det inte alltid det bästa alternativet för större team. Om du behöver ett billigt alternativ finns det gott om kostnadsfria verktyg för resurshantering eller programvara för resurshantering med öppen källkod på marknaden.
Verktyg för resursplanering
Att integrera programvara för resursallokering kan också bidra till att hantera några av de vanligaste utmaningarna inom resursplanering genom att:
- Möjliggöra kommunikation i appen så att ni kan hålla koll på teamets kommunikation och ändringar i planerna
- Ge uppdateringar och ändringar i realtid
- Bespara företaget behovet av att införa anpassade diagram eller dyra ERP-system
Här är min lista över den bästa programvaran för resurshantering som hjälp när du börjar din sökning:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vad händer härnäst?
Har du fler frågor om planer för resurshantering? Gå med i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!
Redo att förbättra hur du hanterar projektets resurser? Ta en titt på dessa bästa kurser i resurshantering.
