Processen för resurshantering i projekt: Expertguide i 5 steg

I det bredare ekosystemet för projektledning fungerar den som en länk mellan projektstrategi och genomförande genom att anpassa organisationens kapacitet till projektets krav.

Processen för projektresurshantering

Under mina 13 år av erfarenhet har jag kommit fram till att det i praktiken finns fem steg eller processer som ingår i processen för resurshantering (i motsats till de sex steg som beskrivs i PMBOK). Dessa är:

1. Resursplanering
2. Resursuppskattning / Resursfördelning
3. Resursanskaffning
4. Teamutveckling och teamhantering
5. Kontinuerlig resursutvärdering

Steg 1: Resursplanering

Resursplanering är processen för att fastställa vilka personer, kompetenser, verktyg, vilken utrustning och vilken budget som behövs för att slutföra ett projekt framgångsrikt. Målet är att säkerställa att du har rätt resurser tillgängliga vid rätt tidpunkt—utan att överbelasta team eller skapa flaskhalsar i leveransen.

Innan du kan uppskatta resurser behöver du dock förstå:

• det arbete som ska levereras,
• tidsplanen,
• beroendena,
• och vilken kompetensnivå som krävs.

Att definiera krav innebär dessutom att lyssna på vad dina intressenter säger att de vill ha, men framför allt på vad de inte säger.

Använd din beslutsförmåga (en av många kompetenser inom resurshantering) för att läsa mellan raderna och ställa genomtänkta frågor. Om dina intressenter till exempel insisterar på en programvaruingenjör med mer än 30 års erfarenhet för att bygga en enkel app, bör du undersöka varför. Skulle en mindre erfaren utvecklare med djupare kunskaper i ett nyare programmeringsspråk passa bättre? Varför eller varför inte?

I slutet av planeringssteget bör du kunna förstå vad du behöver, när du behöver det och om din tidsplan är realistiskt genomförbar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg 2: Resursuppskattning / Resursfördelning

Resursuppskattning och resursfördelning avgör hur mycket arbete projektet kräver och vem som realistiskt kommer att utföra arbetet inom den tillgängliga tidsplanen och budgeten.

I det här steget behöver du:

1. Uppskatta det arbete som krävs
2. Fastställa vilka kompetenser som behövs
3. Beräkna teamets tillgängliga kapacitet
4. Tilldela resurser utifrån prioritet och tillgänglighet
5. Justera tidsplanen eller omfattningen om kapaciteten inte motsvarar efterfrågan

När du har identifierat vilka typer av resurser du behöver finns det många metoder för resursfördelning som du kan använda. I det här steget behöver du bli mer specifik kring resursplaneringen. Hur mycket tid kommer dessa personer att ägna åt projektleveransen?

Du kan göra den här uppskattningen på två huvudsakliga sätt:

• Underifrån och upp: Uppskatta antalet timmar som krävs för att slutföra varje krav och hur många timmar varje person behöver bidra med till varje leverans. Detta tillvägagångssätt är bäst när omfattningen är väldefinierad, noggrannhet är viktig och tidsplanerna är flexibla.

• Uppifrån och ner: Om du har en fast budget att arbeta med baserat på din projektledningsplan börjar du med denna begränsning och fördelar mänskliga resurser utifrån de mest kritiska rollerna som krävs för att projektet ska lyckas. Detta tillvägagångssätt är bäst när budgeten eller tidsfristerna är fasta,
• och avvägningar måste göras tidigt.

Använd min mall för kalkylblad för resursfördelning för att snabba upp processen – den gör beräkningarna åt dig så att du snabbt kan se var din budget används.

För att vägleda din fördelningsprocess kan du också överväga att skapa en resursnedbrytningsstruktur (RBS) – ett hierarkiskt ramverk som kategoriserar alla resurser – mänskliga, materiella och utrustning – efter typ och funktion. Den är särskilt användbar för att visualisera hela omfattningen av de resurser som krävs och säkerställa att inget kritiskt förbises.

Om du inte är säker på vilka roller som är kritiska kan du intervjua kollegor som har genomfört liknande projekt tidigare. Var inte heller rädd för att ta hjälp av dina ämnesexperter och deras omfattande kunskap. De kan definitivt ge dig insikt i hur många timmar de behöver för att utföra sitt bästa arbete.

Proffstips

Tänk på att människor är notoriskt dåliga på att uppskatta. Jag brukar lägga till en buffert på minst 10 procent för att ta hänsyn till oförutsedda risker eller förseningar.

Steg 3: Resursanskaffning

Resursanskaffning är processen att säkra de personer, den utrustning, de verktyg och det material som behövs för att genomföra projektet i tid och inom budget. Utmaningen är att balansera snabbhet, kostnad, tillgänglighet och kompetensmatchning – eftersom den idealiska resursen inte alltid är tillgänglig när du behöver den.

När det gäller mänskliga resurser finns det två huvudsakliga sätt att bemanna dina projekt:

• Anställ internt. Främst genom din chef eller relationer som du har byggt upp inom organisationen. Interna rekryteringar går snabbare att introducera, är bekanta med företagets arbetsflöden och innebär lägre operativa risker. De kan dock redan vara överbelagda.

• Anställ externt. Att samarbeta med rekryterare, en bemanningsbyrå eller använda personalreferenser kan vara ett bra sätt att attrahera ny personal. När det gäller det sistnämnda kan du dock behöva strukturera ditt referensprogram för att minska partiskhet. Externa rekryteringar kan snabbt fylla kompetensluckor, tillföra specialiserad expertis eller öka kapaciteten. De kräver dock vanligtvis mer tid och budget för introduktion.

Även om det kan vara frestande att ignorera röda eller gula flaggor under intervjustadiet för att snabbt komma igång, bör du vara så noggrann som projektschemat tillåter för att säkerställa att du hittar rätt person. Det kommer att spara många timmars arbete senare.

I det här steget behöver du också införskaffa det material du behöver för projektet. Begär offerter från flera leverantörer och förhandla för att hitta det bästa priset. Överväg att använda programvara för resursbokning för att effektivt schemalägga och fördela delade resurser, exempelvis utrustning eller mötesutrymmen

Steg 4: Teamutveckling och teamledning

Teamutveckling och teamledning fokuserar på att hjälpa projektresurser att samarbeta effektivt under hela projektgenomförandet. I detta skede skiftar projektledarens roll från att bemanna projektet till att över tid upprätthålla teamets prestation, samarbete, ansvarstagande och motivation.

Om du tyckte att projektplanering, uppskattning och anskaffning av resurser var utmanande, är det ingenting jämfört med hur svårt det är att utveckla och leda ett team. Du skulle kunna ägna en hel artikel åt personalledning, så här är versionen i korthet: skapa förutsättningar som gör att människor kan utföra sitt bästa arbete.

Effektiv teamledning omfattar:

• förtydliga ansvarsområden,
• balansera arbetsbelastningar,
• undanröja hinder,
• lösa konflikter,
• följa upp resultat,
• och stödja samarbete i hela teamet.

Tänk på att resursansvariga ofta behöver balansera om arbetsbelastningar, justera ansvarsområden och anpassa teamstrukturer i takt med att projekt utvecklas, så att leveransen håller tidsplanen.

Steg 5: Kontinuerlig resursutvärdering

Varje nytt projekt börjar med goda intentioner, men det kan vara svårt att tänka på lärdomar och mätvärden när du väl är mitt uppe i arbetet och bombarderas med intressentförfrågningar från alla håll.

PMI kallar detta steg ”kontrollera resurser”. Jag förstår tanken, men tycker inte särskilt mycket om konnotationen.

För att säkerställa att du inte tappar fokus på resultaten bör du planera in regelbundna hälsokontroller av projektet innan arbetet drar igång. Som en del av hälsokontrollen ska du:

• Granska faktiska timmar/kostnader mot uppskattade timmar/kostnader (du kan göra detta i Excel eller i det kostnadsfria resursplaneringsverktyg du föredrar)
  • Om du märker att personalen är överbelagd och inte ser något sätt att korrigera situationen, ska du informera dina kunder om statusen för resursutnyttjandet, så att detta inte kommer som en överraskning senare. Dela också dina idéer om hur kostnaderna kan minskas för att åter få projektet på rätt spår.
• Ha regelbunden kontakt med projektteamet för att säkerställa att de är engagerade i arbete som de upplever som värdefullt
  • Var uppmärksam på arbete som har avvikit från planen. Identifiera möjligheter att göra mer kostnadseffektiva ersättningar som ökar personalens motivation samtidigt som projektkostnaderna minskar.
• Genomför regelbundna agila retrospektiv för att revidera och uppdatera projektprocesserna baserat på lärdomarna.

Exempel på en process för projektresurshantering

Nu när vi har gått igenom stegen kan vi tillämpa denna metod på följande exempel:

”Du är projektledare och har fått i uppdrag att leverera utbildning till myndighetspersoner under de kommande sex månaderna.”

För att hålla det enkelt använde jag kalkylblad i den här övningen, men vilket resursplaneringsverktyg som helst fungerar.

Steg 1: Resursplanering

• Dokumentera din förståelse av projektets omfattning i en omfattningsbeskrivning för projektet, baserat på tillgänglig dokumentation, intervjuer med mera, och validera den med dina intressenter
• Identifiera, utifrån projektets omfattning, vilka typer av personer du behöver för att genomföra projektarbetet, tillsammans med deras föreslagna ansvarsområden per roll
• Lista det material du behöver för att genomföra utbildningen
• Om du planerar resurser för flera projekt samtidigt ska du organisera dem efter prioritet

Steg 2: Resursuppskattning/resursfördelning

• Föreställ dig att din kund ger dig en budget på $100,000 för den här utbildningen, att projektet pågår i sex månader och att kunden vill att projektledaren avsätter 50 % av sin tid till detta uppdrag. Anta ungefärliga timpriser för varje position, dokumentera dina antaganden och räkna på kostnaderna.
• När du räknar på det ser du att ungefär hälften av budgeten, baserat på kundens önskemål, går till din projektledare. Fundera på om det verkar rimligt utifrån dina tidigare erfarenheter. Jag beslutar att det är rimligt – eftersom utbildningen riktar sig till personer med hög profil och kräver utveckling av tekniskt innehåll antar jag att jag kommer att vara mycket involverad.

• Uppskatta sedan aktivitetsresurserna för de återstående rollerna och dokumentera dina antaganden. Glöm inte att reservera 10 % för oförutsedda kostnader.

• I mitt första försök hamnar jag 60 000 dollar över budget. Oj då. Det betyder att jag måste ta reda på hur jag kan minska kostnaderna genom resursutjämning.
  • Jag har min seniora ingenjör på 20 % av sin tid under hela projektet, men jag behöver förmodligen bara personen under den första månaden för att hjälpa till att identifiera kursämnen och sedan igen under månaderna 4 och 5 för att granska innehållet. Jag behöver dessutom förmodligen bara personen en dag i veckan i genomsnitt, snarare än två dagar. Jag minskar min budget med 30 000 dollar.
    • Jag justerar de återstående timmarna utifrån vad jag tror att jag kan klara mig med. Jag måste minska projektledartimmarna till 35 % och reducera reserven från 10 % till 5 % för att balansera budgeten. Det lämnar bara 300 dollar till material. Det kommer att bli knappt.

• Vid det här laget går jag vanligtvis tillbaka och diskuterar med kunden hur projektets omfattning kan minskas. Det kan innebära att utbildningen kortas ned till 3 dagar i stället för 5 för att spara tid för instruktör och analytiker, att antalet deltagare minskas för att sänka materialkostnaderna eller att kursinnehållet ändras så att en senior ingenjör inte längre behövs.

Steg 3: Resursanskaffning

Jag kommer att använda en kombination av metoder för att bemanna detta uppdrag baserat på resurstillgänglighet:

• Intern rekrytering: Den juniora ingenjören och den juniora verksamhetsanalytikern är enkla att tillsätta. Jag har två stjärnmedarbetare i mitt team som arbetar bra med mig och söker en utmaning. Jag kan till och med utbilda analytikern så att hen med tiden tar över en del av mina projektledaruppgifter, vilket ger kostnadsbesparingar. Efter ett kort samtal för att bekräfta deras intresse och tillgänglighet är de med.
• Extern rekrytering: Den seniora ingenjörsrollen är svår att tillsätta. Det finns få interna kandidater, och det är svårt att rekrytera någon externt med en så nischad kompetens. Som tur är känner någon i mitt nätverk en tidigare anställd som skulle kunna hjälpa till på timbasis. Efter att ha fyllt i lite pappersarbete är vi i gång.
• Kontraktsanställning: Kunden har redan en kursinstruktör i åtanke. Jag samarbetar med mitt rekryteringsteam och den seniora ingenjören för att intervjua kandidaten och arbetar sedan med inköpsavdelningen för att anlita personen på deltid. Jag kommer inte att behöva genomföra den här typen av utbildning igen i framtiden, så det är inte meningsfullt att försöka tillsätta en heltidsroll.

Steg 4: Teamutveckling och teamledning

Utöver återkommande teammöten bokar jag in veckovisa individuella samtal med de personer i projektet som jag leder. Vi diskuterar deras utmaningar och ambitioner samt hur jag kan hjälpa dem att förbli motiverade och på bästa sätt uppmärksamma deras insatser. 

För dem som jag inte leder direkt bokar jag in ett månatligt samtal för att säkerställa att de är nöjda med projektet och för att fånga upp eventuell feedback de kan ha till mig om hur jag kan förbättra mig. 

Eftersom jag tar mig tid att lära känna deras karriärmål och eftersom jag är transparent med dem om deras prestationer och hur de kan förbättras, litar de tillräckligt mycket på mig för att inte bara göra sitt bästa arbete utan också ge mig den feedback jag behöver för att bli en bättre chef.

Steg 5: Kontinuerlig resursutvärdering

Även om projektet startar med hög intensitet upptäcker jag gradvis, när jag stämmer av min månadsbudget, att min coachning ger resultat och att jag behöver lägga mindre tid på projektgenomförandet. När analytikern tar över fler projektledaruppgifter blir det lättare för oss att hålla vår från början strama budget.

Vi inför också månatliga agila retrospektiv där vi diskuterar och dokumenterar lärdomar, som vi går igenom innan vi påbörjar varje ny leverans. Det hjälper oss att minska antalet timmar vi lägger på varje utbildningsmodul. 

Vi kan inkludera en extra modul utan att det medför några ytterligare kostnader, som en goodwillgest som motiverar våra kunder att anlita oss för ett ännu större projekt nästa år.

Varför är projektresurshantering viktigt?

Effektiv resurshantering kan förvandla ditt projekt från fullständigt kaos till en enkel match. Även om det är möjligt att leverera ett projekt utan en plan och med personer som inte passar för eller är motiverade av arbetet, skulle jag inte rekommendera det. Projektet blir onödigt utmanande och arbetsmiljön blir direkt otrevlig.

Om det görs på rätt sätt gynnar utvecklingen av en effektiv plan för resurshantering projektledaren, teammedlemmarna, intressenterna och verksamheten.

• Projektledaren får ett enklare arbete med att hantera projektet om arbetet, den uppskattade arbetsinsatsen och de kompetenser som krävs avgränsas på lämpligt sätt vid projektinitieringen
• Teammedlemmarna är motiverade och engagerade i sitt arbete, vilket förbättrar produktiviteten och minskar personalomsättningen
• Det blir enklare att uppfylla, eller till och med överträffa, intressenternas förväntningar om projektet avgränsas och bemannas med rätt resurser
• En framgångsrik projektleverans främjar fortsatt tillväxt genom förfrågningar om nya eller återkommande uppdrag.

Läs mer om varför resurshantering är viktigt här.

Hur kan programvara för resurshantering hjälpa till?

Även om det är möjligt att genomföra resursplanering med Excel kräver det manuell datainmatning och ständig uppdatering. Genom att investera i programvara för resurshantering får du tillgång till en mängd automatiserade funktioner som kan spara tid och minska risken för fel.

Så vad bör du leta efter i ett verktyg för resurshantering? Användbara funktioner omfattar resursspårning i realtid, matchning av kompetenser och balansering av arbetsbelastningen. Verktyg för kapacitetsplanering, en närliggande typ av programvara, kan hjälpa dig att fördela uppgifterna så att teamet inte överbelastas och samla in feedback för att säkerställa kontinuerliga förbättringar.

Många verktyg integreras också sömlöst med annan projektledningsprogramvara som du kanske redan använder, så att du får en helhetsbild av projektets framsteg och resursutnyttjandegrader.

Letar du efter rätt verktyg för resurshantering? Ta en titt på den här guiden till en demonstration av programvara för resurshantering för att fatta ett välgrundat beslut.

Bästa programvaran för resurshantering

1. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

Vad händer härnäst?

Vill du bemästra de mer detaljerade aspekterna av resurshantering? Ta del av expertutbildning från DPM School eller någon av dessa främsta kurser i resurshantering.