Exempel på resursallokering steg för steg: Se hur det fungerar
Resursfördelning är ett avgörande steg i projektledningsprocessen. Oavsett vilken bransch du arbetar i eller om du driver ett eller flera projekt behöver du resurser. Det kan handla om saker som verktyg eller specialutrustning och, framför allt, människor som hjälper dig att leverera arbetet och slutföra uppgiften.
Att planera och fördela de resurser du har tillgång till på ett optimalt sätt påverkar din förmåga att leverera projektet i tid och inom budget. Det kan också påverka företagets resultat samt teamets prestation och trivsel.
I den här guiden förklarar vi vad resursfördelning är och varför det är viktigt att få processen rätt, går igenom några av de utmaningar du kan stöta på och går sedan igenom ett steg-för-steg-exempel.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vem ansvarar för resursfördelning?
Den roll som ansvarar för resurshantering och resursfördelning är ofta projektledaren. Vissa företag kan dock även ha en resursansvarig eller trafikansvarig som planerar människor och fördelar personal.
Generellt ansvarar projektledare för att fördela och hantera resurser för de projekt de ansvarar för. Resursansvariga har däremot ett mer övergripande perspektiv och ser på resursfördelning på företagsnivå.
Båda rollerna samarbetar för att tilldela personer till projekt utifrån deras färdigheter, erfarenhet och tillgänglighet samt genom att använda bästa praxis för resursfördelning.
Samtidigt fungerar rollen som trafikansvarig på ett liknande sätt som en Scrum master, med fokus på processhantering, att säkerställa att förfrågningar överensstämmer med resurstillgängligheten och att underlätta kommunikationen mellan team.
Den trafikansvariga är lojal mot processen … och bidrar med en förnuftig röst i teamet samt ser till att det är i linje med verksamhetens prioriteringar.
Steg-för-steg-exempel: Så fördelar du projektets resurser
Anta att du har tagit dig an ett projekt för din nya kund, Ezycounting, en snabbt växande redovisningsbyrå med en årlig omsättning på $20 miljoner. De har vänt sig till dig för att bygga en mobilapp inom en tidsram på 6 månader. Vi kallar det här för Projekt Ezy!
Ansvarsfriskrivning: Vi har inkluderat exempel från appen Runn för att illustrera hur du fördelar resurser till dina projekt. Runn är en modern app för resursplanering och kapacitetsprognoser som hjälper projektledare att planera och följa upp sina medarbetare och projekt.
Efter att själv ha arbetat som projektledare i många år känner jag väl till utmaningarna med resursfördelning. Jag var med och grundade Runn för att lösa dessa problem och hjälpa dig att få en överblick över hela företaget, över dina projekt och över de personer som behövs för att leverera dem.
Innan du börjar
1. Lär känna projektteamets kapacitet och tillgänglighet
Innan du börjar fördela dina resurser till specifika projekt är det viktigt att ta reda på hur mycket tid du faktiskt har tillgång till att fördela från början.
Arbetar några av dina medarbetare deltid? Arbetar några av dina medarbetare bara vissa dagar i veckan?
Börja med att säkerställa att du känner till ditt teams kapacitet och hur många timmar per vecka eller dag varje medarbetare kan arbeta.
Runns personalplanerare ger dig åtkomst i realtid till din resursgrupp av anställda och konsulter, så att du kan se allas befintliga arbetsbelastning, semestrar och tillgänglighet för fördelning.
2. Ta reda på vilket annat arbete som finns i leveranspipen
Det är också viktigt att veta vilket annat arbete som pågår just nu och vilket arbete som kommer härnäst, eftersom du kan ha personer som arbetar med flera projekt samtidigt. Det kan snabbt bli rörigt om du överallokerar vissa personer och underallokerar andra.
Runns projektplanerare visar alla dina projekt som är schemalagda under den valda tidsperioden och visar vad som pågår just nu.
Om du använder Runn är personalplaneraren och kapacitetsdiagrammen snabba sätt att se var du kanske överskrider kapaciteten.
De flesta plattformar för kapacitetsplanering gör det enkelt att genomföra kapacitetsplanering för team och planering av resursallokering.
Schemalägga ditt projekt och allokera resurser
När du har en bild av de andra projekten i din projektpipeline och hur många personer och timmar du har tillgängliga är det dags att börja allokera och schemalägga resurser för ditt projekt. Det enklaste sättet att närma sig den här processen är att använda programvara för resursschemaläggning.
1. Förstå projektets omfattning och leveransbegränsningar
Se först till att du känner till kraven och leveranserna för ditt projekt och har identifierat eventuella leveransbegränsningar, till exempel:
- Vad som ingår i och faller utanför omfattningen
- Tidsfrister
- Beroenden
För Project Ezy vet du att du behöver leverera en mobilapp inom sex månader, med ett fast lanseringsdatum i juli.
2. Identifiera roller och kompetenser för ditt projekt
Identifiera nu de roller, kompetenser och den senioritetsnivå som du behöver för att leverera projektet.
Ezycounting behöver en inbyggd iOS-app, så du behöver någon med programmeringskompetens inom Objective-C.
Som projektledare vet du kanske inte alltid vem som skulle vara lämplig för jobbet. Kom ihåg att rådfråga respektive teamledare, lösningsarkitekter och resursansvariga. De känner sina teammedlemmar väl och har en uppfattning om vem i teamet som skulle passa bra eller var det kan saknas kompetenser som krävs för att leverera projektet.
Utifrån Project Ezys storlek och den angivna tidsramen förutser du att du behöver:
- 1 projektledare
- 1 UI/UX-designer
- 2 utvecklare
- 1 testare
3. Kartlägg projektets övergripande tidslinje
Skapa därefter en övergripande projektplan. Samarbeta med ditt team för att bryta ner omfattningen i uppgifter och aktiviteter och uppskatta hur mycket tid ni tror att ni behöver för att leverera arbetsomfattningen. Antalet timmar eller dagar som ditt team behöver för att slutföra varje uppgift kommer att ligga till grund för projektets resursplan och tidsplan, så detta är ett viktigt steg.
Det är bra att visuellt rita upp projektfaserna och notera eventuella kritiska milstolpar, viktiga leveranser eller deadlines under projektets gång.
När du har lagt in allt detta kan du se en tidslinje med projektets start- och slutdatum.
I Runn kan du snabbt rita upp projektfaser och lägga till projektmilstolpar.
Project Ezy sträcker sig från februari till juli och har sju betydande milstolpar och 5 faser.
4. Tilldela personer till projektet
Välj de tillgängliga resurser som du vill tilldela projektet och se till att de kan ta på sig nytt arbete. Kom ihåg:
- Att ta hänsyn till eventuell ledighet eller allmänna helgdagar
- Att se till att personerna du tilldelar projektet har rätt kompetenser
- Och att ingen är dubbelbokad
Lös eventuella dubbelbokningar eller konflikter genom att omfördela arbetet till någon annan eller flytta tidsplanen.
Du har tilldelat Michelle, Monica, Kenny och Beyonce till Project Ezy.
Med Runn kan du lägga till personer i ett projekt utifrån roll och kompetens. Du får även realtidsvarningar om dubbelbokningar och ledighet, så att du kan justera saker direkt.
Vad gör jag om jag inte har rätt resurser vid rätt tidpunkt? Om ingen i projektteamet har rätt kompetens kan du behöva anlita en konsult för att hjälpa dig att leverera arbetet.
I Runn kan du använda platshållare för att ange efterfrågan på en roll eller när du ännu inte vet vem i teamet som kommer att utföra arbetet.
Du har lagt till en platshållare för utvecklarrollen medan du fortsätter att tilldela dina andra resurser.
Ett annat sätt att göra detta är att använda ett kalkylark för resursallokering med automatiska beräkningar för kostnader och budgetanvändning.
När projektet har påbörjats
När du arbetar dig igenom projektet går saker och ting inte alltid enligt plan.
Vad händer om dina planer för resursallokering var för försiktiga och du nu riskerar att överskrida budgeten?!
Ett enkelt sätt att se hur dina planer stämmer överens med verkligheten är att använda projektledningsprogramvara med funktioner för tidsregistrering och låta teamet registrera tidrapporter under hela projektet.
Det gör att du kan se hur du ligger till jämfört med din ursprungliga plan för resursallokering och identifiera eventuella resurs- eller schemaläggningsrisker tidigt, innan de blir problem. Genom att regelbundet kontrollera viktiga mått för resursplanering, till exempel resursutnyttjande och kapacitet, får du bättre underlag för dina beslut och kan undvika överallokering och utbrändhet i teamet.
Genom att använda en effektiv programvara för resurshantering kan du få detaljerade insikter i din resursallokering. Runns avvikelserapport visar till exempel avvikelsen mellan din faktiska och planerade resursallokering.
Runns avvikelserapport visar avvikelsen mellan din faktiska och planerade resursallokering.
För att hålla dig på rätt spår och minska eventuella risker kan du behöva:
- Byta ut en resurs
- Tilldela fler resurser
- Ändra resursallokeringen
Du är två månader in i Project Ezy och tycker att det går ganska bra. Du loggar in på Runn och upptäcker att all din personal har arbetat övertid.
Du pratar med Ezycounting, och de går med på att förlänga projektet med två veckor.
Slutsats
En effektiv process för resursallokering innebär att ha en modell för resursallokering på plats innan ett projekt startar, att tilldela rätt personer vid rätt tidpunkt och att följa din plan under hela processen för att säkerställa ett optimalt utnyttjande av teamet och ett framgångsrikt projektgenomförande. För att hjälpa dig genom denna process kan det vara fördelaktigt att använda ett kostnadsfritt verktyg för resurshantering.
Det är avgörande att ha överblick över din arbetsportfölj och ditt teams arbetskapacitet, så att du snabbt kan reagera på förändringar och effektivt justera din plan.
Läs mer om hur du bemästrar resursallokering här.
