A pilha de ferramentas que usaria se começasse uma agência
Todos os líderes de agências têm opiniões sobre ferramentas — geralmente formadas da maneira mais difícil, através de migrações complicadas, plataformas abandonadas e subscrições que nunca compensaram o investimento. Por isso, fizemos aos fundadores, gestores e consultores de agências uma pergunta mais útil: se hoje começasse uma agência do zero, em que construiria realmente a sua operação?
As respostas convergiram para alguns temas consistentes: ninguém quer uma única ferramenta que faça tudo e quase todos querem um núcleo enxuto, adaptado às necessidades específicas das agências, como orçamentação, avenças e planeamento de capacidade. E, cada vez mais, a IA está a ser tratada não como mais uma aplicação no conjunto de ferramentas, mas como o tecido conjuntivo que mantém tudo unido.
Comece pelo núcleo: uma ferramenta de GP ou um CRM no centro
A primeira decisão não é quais ferramentas comprar — é decidir o que fica no centro. Mat Bennett, consultor de agências, afirma que a resposta depende do tipo de agência que está a construir. "Algumas agências parecem mais adequadas para ter um CRM no centro dos seus sistemas; para outras, será a ferramenta de GP", explica. Para agências orientadas para as relações, a sua escolha de CRM é o Attio, que descreve como "bem estruturado, rápido, conectável e facilmente extensível, sem surpresas nos preços". Para agências onde a gestão de projetos é a peça fundamental, está atento ao Plane.so, destacando que "é orientado para a API, tem um modelo de dados claro e uma abordagem de ‘ligar, não colonizar’. Para mim, essas são todas características dos sistemas da próxima geração". O seu princípio orientador aplica-se em qualquer dos casos: "Não preciso de uma ferramenta que faça tudo. Preciso que cada ferramenta faça brilhantemente aquilo que lhe compete."
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Não preciso de uma ferramenta que faça tudo. Preciso que cada ferramenta faça brilhantemente aquilo que lhe compete.
Se o núcleo for uma ferramenta de GP, Kayla Keizer, gestora de projetos na Northern, defende a Productive.io, que, segundo ela, foi "concebida especificamente para agências e trabalho de agência". Na sua opinião, oferece a estrutura de pastas do ClickUp sem exigir a mesma configuração, tratando nativamente das necessidades reais das agências — orçamentação, vários tipos de contrato, como avenças ou tempo e materiais, faturação e previsão de capacidade — tudo num só lugar. O ClickUp é a sua segunda escolha, com a ressalva de que exige muito mais configuração manual.
Para agências mais pequenas, Marissa Taffer, fundadora e presidente da M. Taffer Consulting, recomenda frequentemente o Asana. Tem uma curva de aprendizagem reduzida e, na sua opinião, oferece o "nível certo de restrição" — estrutura suficiente para manter as equipas organizadas sem lhes permitir complicar excessivamente os seus quadros.
Mantenha o conjunto de ferramentas de apoio enxuto
Depois de escolhido o núcleo, o conselho mais forte dos gestores é manter a contenção. Rakia Finley, fundadora e sócia-gerente da Copper & Vine Studio, construiu internamente o sistema central de entrega da sua empresa, com base numa arquitetura personalizada em MongoDB, depois de concluir que "as ferramentas de gestão de projetos prontas a utilizar não foram criadas para a forma como trabalhamos, por isso deixámos de tentar adaptar-lhes o nosso modelo de entrega". A partir daí, tudo o resto mantém-se intencionalmente minimalista: "Enxuto é o objetivo. Sustentável e útil é o padrão." O Google Workspace é a única ferramenta de que nunca abdicaria, "porque removê-la quebraria o tecido conjuntivo entre todas as outras partes da forma como trabalhamos". A sua conclusão para quem está a criar um conjunto de ferramentas é: "assuma o controlo do que é essencial para a forma como entrega o trabalho e deixe as ferramentas de apoio permanecerem simples."
Enxuto é o objetivo. Sustentável e útil é o padrão.
Usama Moin, CEO e cofundador da Bitrupt, adota uma perspetiva semelhante a partir da experiência de uma agência com 30 pessoas, distribuídas pelos EUA, pelo Paquistão e pela Alemanha. Internamente, a sua escolha é o Notion: "é suficientemente flexível para se adaptar ao que quer que precisemos, e essa flexibilidade é muito importante numa agência, porque cada projeto de cliente acaba por precisar de uma estrutura ligeiramente diferente". O Clockify trata do registo de horas, permitindo à equipa manter um controlo rigoroso das horas faturáveis e, tal como Finley, a sua equipa acabou por criar o seu próprio sistema de alocação de recursos e elaboração de relatórios, porque "a maioria das ferramentas de GP ou de elaboração de relatórios foi criada para uma única equipa de produto, não para gerir simultaneamente 15 a 20 projetos de clientes com diferentes âmbitos, moedas e prazos de entrega".
O Notion é suficientemente flexível para se adaptar ao que quer que precisemos, e essa flexibilidade é muito importante numa agência, porque cada projeto de cliente acaba por precisar de uma estrutura ligeiramente diferente.
A Taffer apresenta a prova mais evidente de que uma abordagem simples funciona: uma agência altamente eficaz e com entregas rápidas com a qual trabalhou abandonou por completo o software tradicional de gestão de projetos e geria toda a sua operação de criação de banners apenas com o Slack e o Airtable, utilizados como uma "folha de cálculo aperfeiçoada".
Escolha ferramentas que os seus clientes vão realmente utilizar
Um conjunto de ferramentas que funciona na perfeição dentro da agência pode ainda assim falhar na relação com o cliente. Alexa Alfonso, Executiva Sénior de Contas na Caylent, defende que, para uma agência, "a melhor ferramenta é aquela que os seus clientes vão utilizar". As agências podem evitar bastante atrito, observa, simplesmente adotando o software do cliente em vez de o obrigarem a utilizar o conjunto de ferramentas da agência. O seu núcleo ideal inclui Google Workspace, Slack, Miro e Asana — este último, segundo ela, transformou as operações numa agência onde trabalhou anteriormente.
A melhor ferramenta é aquela que os seus clientes vão utilizar.
Na prática, a agência de Moin funciona da mesma forma. Muitos dos seus clientes já têm as suas próprias ferramentas, por isso a sua equipa trabalha simplesmente dentro daquilo que o cliente utiliza e reserva o seu próprio conjunto de ferramentas para a coordenação interna.
A vertente do conjunto de ferramentas voltada para o cliente também pode contribuir para a responsabilização. Julia Rajic, Diretora de Operações da Point Blank, está atualmente a utilizar o Asana para criar cronogramas que podem ser partilhados em segurança com os clientes — responsabilizando-os pelas aprovações em vez de permitir que os prazos se atrasem silenciosamente.
As ferramentas (e armadilhas) a evitar
Os participantes foram igualmente francos sobre aquilo que deixariam de fora de um novo conjunto de ferramentas. Rajic alerta contra o Resource Guru para o planeamento da capacidade de uma agência, por o ter considerado dispendioso e extremamente difícil de administrar entre vários gestores de projeto; transferiu a sua equipa para o Float, que tratava da atribuição de recursos através de arrastar e largar de que precisavam. O seu alerta mais incisivo diz respeito à própria estrutura excessiva: numa agência, o Wrike estava totalmente integrado para tudo, mas as suas listas de verificação e modelos rígidos acabaram por atrofiar a cultura criativa da agência — ensinando-lhe que ferramentas excessivamente estruturadas podem impedir o pensamento "fora da caixa".
A lista de ferramentas a evitar de Taffer começa com o Monday.com, cuja curva de aprendizagem considera demasiado íngreme e cuja extrema possibilidade de personalização vê como uma desvantagem: as equipas complicam excessivamente os seus processos e transformam a plataforma numa "gaveta de tralha". Também se recorda de uma agência que utilizava o Workamajig, onde o sistema era tão pouco prático que a equipa criava os cronogramas no TeamGantt e copiava manualmente os dados de volta — um custo de introdução dupla de dados ao qual nenhuma agência nova deveria sujeitar-se.
A escolha de Keizer para evitar é o Basecamp, que considera demasiado orientado para o cliente por si só, exigindo sempre uma ferramenta secundária para gerir efetivamente o projeto.
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A IA está a tornar-se a camada de ligação
A mudança mais recente nos conjuntos de ferramentas das agências não é outra plataforma — é aquilo que se encontra entre as plataformas. Bennett criou um termo para isso: "Claudificação", que descreve como "um termo ligeiramente irónico que utilizo para descrever este padrão de transferência de capacidade das ofertas tradicionais de SAAS (particularmente os serviços monolíticos que 'fazem tudo') para a IA Claude". O resultado, afirma, é que "esta abordagem está a proporcionar às agências conjuntos de ferramentas altamente personalizados por custos reduzidos. Os sistemas são adaptados durante a noite para acelerar os seus fluxos de trabalho específicos, em vez de os fluxos de trabalho serem moldados pelas limitações das ferramentas disponíveis".
Também está a ver software "descartável" ser criado para apoiar projetos específicos e depois abandonado quando o projeto termina. Crucialmente, defende que o fator impulsionador normalmente não são as poupanças de custos — "é sobretudo a frustração com funcionalidades concebidas para todos, mas que não satisfazem as necessidades individuais de uma empresa". A IA também facilita a integração entre sistemas, porque consegue "raciocinar através das lacunas" onde as integrações tradicionais falhavam devido a dados desorganizados e não normalizados.
Kazim Qazi, cofundador da TechnBrains, incorporou a IA diretamente nas operações de entrega. A Atlassian Intelligence trata da triagem inicial dos pedidos em Jira: "lê um pedido em bruto, elabora uma decomposição com âmbito definido, assinala critérios de aceitação em falta e encaminha-o para o engenheiro certo antes de qualquer intervenção humana." Considera a triagem assistida por IA a ferramenta que a maioria das agências menos utiliza: "A maioria das listas de pendências das agências fica bloqueada devido a um âmbito pouco claro, não por falta de ferramentas; automatizar essa primeira triagem é o que realmente desbloqueia uma iteração parada, mais do que qualquer nova plataforma de gestão de projetos." No que diz respeito à qualidade, o Claude Code Review é executado automaticamente em cada pedido de integração — "analisa todo o repositório, não apenas as diferenças, o que permite detetar problemas entre ficheiros antes de um erro chegar ao cliente."
A maioria das listas de pendências das agências fica bloqueada devido a um âmbito pouco claro, não por falta de ferramentas; automatizar essa primeira triagem é o que realmente desbloqueia uma iteração parada, mais do que qualquer nova plataforma de gestão de projetos.
Para equipas mais pequenas, a camada de IA pode ser mais simples. Jennifer Goebel, coordenadora de projetos no Baker Marketing Laboratory, afirma que a sua pequena agência de marketing na área da saúde recorre ao Claude para redigir textos, porque este capta um tom de voz natural muito mais rapidamente do que o ChatGPT, e utiliza o NotebookLM para armazenar todos os relatórios mensais dos clientes e as informações de contexto, para que qualquer pessoa da equipa possa consultar dados anteriores dos clientes ao escrever novos conteúdos.
Vladimir Krstić, fundador e CEO da EVI Solutions, acrescenta uma questão de governação: em vez de permitir que a utilização da IA se fragmente pela equipa, a sua agência utiliza internamente o Intrascope porque "proporciona à equipa um espaço de trabalho partilhado para vários LLMs, instruções reutilizáveis, contexto partilhado e melhor visibilidade, em vez de contas pessoais de IA dispersas." O padrão que aplica a qualquer ferramenta é o mesmo: "as ferramentas devem facilitar a repetição de uma boa entrega. Devem reduzir a perda de contexto, clarificar responsabilidades, apoiar as etapas de revisão e ajudar a equipa a passar do pedido do cliente à entrega concluída sem que informações importantes fiquem enterradas em conversas, documentos ou contas pessoais."
Construa a sua estrutura com base na forma como faz as entregas
Se retirarmos os nomes específicos dos produtos, os conselhos destes líderes formam um plano claro. Escolha um centro — uma ferramenta de gestão de projetos ou um CRM — que corresponda à forma como a sua agência cria valor na realidade, e exija-lhe funcionalidades nativas para agências, em vez de adaptar software destinado a equipas de produto. Mantenha tudo o que rodeia esse centro simples e esteja disposto a criar a única peça que é verdadeiramente essencial ao seu modelo de entrega. Permita que os clientes o encaminhem para as suas ferramentas quando isso reduzir o atrito e evite plataformas cuja flexibilidade incentive a sobredimensionar soluções. Depois, deixe a IA fazer aquilo que nenhuma integração conseguiria: raciocinar através das lacunas, para que a estrutura funcione como um único sistema, em vez de uma dúzia de subscrições.
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