Novidades em Destaque: As Novas Ferramentas que Entusiasmam os Especialistas em Gestão de Projetos
Plataformas Tudo em Um: As novas ferramentas de gestão de projetos, criadas especificamente para este fim, oferecem uma estrutura imediata às agências, eliminando longos tempos de configuração.
Ferramentas de Reuniões com IA: As soluções de registo de notas com IA ajudam os gestores de projetos a manterem-se presentes durante as reuniões, captando simultaneamente as informações essenciais sem esforço.
Soluções Personalizadas: As plataformas acessíveis de desenvolvimento com IA permitem aos gestores de projetos criar ferramentas personalizadas, desenvolvendo as suas próprias soluções para responder a necessidades específicas.
Ferramentas Não Convencionais: Algumas ferramentas eficazes para gestores de projetos têm origem fora do setor, oferecendo soluções inovadoras para problemas de coordenação e fluxo de trabalho.
Mudança de Mentalidade: Os gestores de projetos estão cada vez mais a experimentar e a personalizar ferramentas que se adequam aos seus fluxos de trabalho e requisitos específicos.
O panorama das ferramentas de gestão de projetos está a mudar rapidamente. Entre assistentes baseados em IA, plataformas para agências desenvolvidas para fins específicos e PM que simplesmente arregaçam as mangas e criam as suas próprias ferramentas através de programação por vibração, a forma como os gestores de projetos trabalham atualmente é muito diferente da de há apenas alguns anos. Pedimos a um grupo de PM experientes que partilhassem as ferramentas que mudaram genuinamente a forma como trabalham — não os nomes mais conhecidos, mas aquelas que descobriram, testaram e integraram recentemente no seu dia a dia. Eis o que nos disseram.
Plataformas de gestão de projetos tudo-em-um
Para os PM cansados de passar semanas a configurar ferramentas antes de as poderem realmente utilizar, uma nova vaga de plataformas desenvolvidas para fins específicos está a oferecer algo diferente: uma estrutura pronta desde o primeiro dia.
Kayla Keizer, gestora de projetos na Northern, descobriu o Productive.io e constatou que este respondia a uma frustração que muitos PM conhecem bem. "É [o Productive.io] incrível. Foi especificamente concebido para agências e trabalho de agência", afirma, descrevendo-o como "se não tivesse de configurar o ClickUp de todo, é isso que o Productive é". O que mais lhe chamou a atenção foi o facto de que "assim que o utiliza, tem uma base de como deve fazer as coisas e de como tudo deve funcionar. Tem os seus orçamentos, que pode acompanhar, e os seus projetos, que pode acompanhar. Já inclui aquilo de que precisa para diferentes tipos de contratos".
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É [o Productive.io] incrível. Foi especificamente concebido para agências e trabalho de agência
Christina Sookram, fundadora da CNS Project Consulting Inc, encontrou uma ferramenta que adota uma abordagem diferente à estrutura. "Uma das [melhores novas] ferramentas chama-se Proggio", partilha. "É uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza fluxos de trabalho para organizar o seu plano de projeto. Assim, com base na natureza do projeto em que está a trabalhar e no âmbito do projeto, sugere-lhe fluxos de trabalho para o ajudar a desenvolver a sua estrutura analítica do projeto, o que achei realmente interessante."
Uma das [melhores novas] ferramentas chama-se Proggio. É uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza fluxos de trabalho para organizar o seu plano de projeto.
Ferramentas de IA para reuniões & tomada de notas
Um dos problemas mais persistentes para os gestores de projetos são as reuniões — especificamente, a tensão entre estar presente e registar tudo. Uma nova geração de ferramentas de tomada de notas com IA está a tentar resolver exatamente esse problema.
Para Megan Cotterman, PM e consultora de operações, a resposta tem sido o Fathom. "Uma das minhas ferramentas favoritas é o Fathom para a criação de notas de reuniões com IA", explica, destacando "a possibilidade de estar presente numa reunião sem me preocupar em tirar notas freneticamente, combinada com a funcionalidade de IA que permite fazer-lhe perguntas posteriormente". Para ela, a combinação foi decisiva: "essa foi a ferramenta que mudou completamente as regras do jogo para mim no ano passado".
Uma das minhas ferramentas favoritas é o Fathom para a criação de notas de reuniões com IA. Adoro poder estar presente numa reunião sem me preocupar em tirar notas freneticamente.
Ryan Gilbreath, gestor técnico de projetos, encontrou um valor semelhante no Read AI e descreve-o em termos ainda mais fortes. "Uma ferramenta que me faria dizer: 'Tenho mesmo de ter isto' é o Read AI, o meu assistente de tomada de notas com IA", afirma. "Tornou-se verdadeiramente o meu segundo cérebro, especialmente para as reuniões." Mas, para ele, o que o distingue vai além da tomada de notas: "também tem uma funcionalidade de orientação. Assim, pode monitorizar a minha voz, o meu tom, a minha articulação e avaliar: 'Então, como me saí nesta chamada anterior?'"
Uma ferramenta que me faria dizer: ‘Tenho mesmo de ter isto’ é o Read AI, o meu anotador de IA
Assistentes de IA e ferramentas personalizadas
Alguns PMs não estão à espera que seja criada a ferramenta perfeita — estão a criá-la eles próprios. Graças ao crescimento das plataformas acessíveis de desenvolvimento de IA, criar soluções personalizadas está mais ao alcance do que nunca.
Ryan Gilbreath adotou esta abordagem com o Google AI Studio. "Utilizo o Google AI Studio… é possível criar diferentes soluções com base na programação por sensações", explica. "E, na verdade, criei um Assistente de PM utilizando o Google AI Studio que tem um modo de voz. Por isso, se estiver a fazer uma reunião de balanço e precisar simplesmente de despejar tudo o que tenho na cabeça, posso ativar o modo de voz."
Michael Gold, fundador da Gold Project Management, adotou uma abordagem semelhante de criar a própria solução quando os custos do seu CRM começaram a parecer insustentáveis. "Criei simplesmente o meu próprio CRM utilizando o Replit, porque estava a utilizar o Close, mas custava-me cerca de $100 por mês", afirma. "Em vez disso, criei o meu próprio, pagando apenas $25 por mês pelo Replit." É um lembrete de que, para os PMs com curiosidade técnica, a melhor ferramenta do mercado pode ser aquela que criam por si próprios.
Criei simplesmente o meu próprio CRM utilizando o Replit, porque estava a utilizar o Close, mas custava-me cerca de $100 por mês.
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Ferramentas de PM criativas e não convencionais
Nem todas as ferramentas que acabam por fazer parte do conjunto de ferramentas de um PM foram concebidas para a gestão de projetos — e, por vezes, as soluções mais eficazes vêm de lugares inesperados.
Alexandria O'Bannon, responsável pelo recrutamento na JUMP! Foundation, estruturou o seu fluxo de trabalho de recrutamento em torno de uma ferramenta que nunca foi concebida para esse fim. "Uma nova ferramenta que tenho utilizado não é uma ferramenta de PM, mas transformei-a numa ferramenta de PM e funciona muito bem para o meu processo de trabalho", afirma, apresentando uma "subscrição muito barata chamada WhenAvailable". Descreve-a como "basicamente um calendário de confirmação de presença", explicando que "basta clicar em todas as regiões para onde quero enviar pessoas... a ferramenta gera uma lista das pessoas disponíveis em cada país e em cada data, e faço a distribuição a partir daí". É uma solução simples para um desafio de coordenação que, de outra forma, pode consumir horas.
A nova ferramenta que tenho utilizado não é uma ferramenta de PM, mas transformei-a numa ferramenta de PM e funciona muito bem para o meu processo de trabalho. É uma subscrição muito barata chamada WhenAvailable, que é basicamente um calendário de confirmação de presença.
O estado atual das ferramentas
O que se destaca em todas estas recomendações não são apenas as ferramentas em si — é a mentalidade por detrás delas. Estes PMs não estão à espera de uma plataforma perfeita que resolva tudo. Estão a experimentar, a adaptar ferramentas e, em alguns casos, a criar exatamente aquilo de que precisam. Quer se trate de uma plataforma de agência pronta a utilizar, de uma IA que o orienta sobre a forma como comunica ou de uma ferramenta de agendamento que desempenha discretamente o papel de solução de recrutamento, a melhor ferramenta acaba por ser aquela que se adapta à forma como realmente trabalha.
