Como criar um fluxo de aprovação de documentos em 7 passos

Implementar um fluxo de trabalho para aprovação de documentos não serve apenas para evitar o caos; serve também para aumentar a produtividade, reduzir erros e promover uma melhor colaboração. Trata-se de obter um maior controlo sobre os processos relacionados com documentos, para que cada etapa seja eficiente e esteja em conformidade. 

Com as ferramentas de automatização de fluxos de trabalho de aprovação e as tecnologias certas, pode melhorar a execução dos fluxos de trabalho, minimizar as tarefas manuais e otimizar a eficiência da gestão documental. 

No entanto, antes de implementar fluxos de trabalho específicos para aprovações em ferramentas como o Jira ou o SharePoint, vale a pena considerar as vantagens mais abrangentes da implementação de um sistema de gestão documental que sirva de base segura e escalável para os seus processos de documentação. Pode sempre começar com um sistema de gestão documental gratuito para perceber se é adequado às suas necessidades antes de se comprometer.

Porque precisa de um fluxo de trabalho para aprovação de documentos? 

Os fluxos de trabalho de revisão de documentos evitam o caos das seguintes formas:

• Consistência: A consistência é vital para manter os padrões de qualidade em toda a organização. Garante que os seus documentos contêm todas as informações necessárias antes de serem enviados.
• Transparência: Os fluxos de trabalho para aprovação de documentos fornecem um registo de auditoria transparente das revisões e aprovações de documentos, permitindo-lhe, assim como às partes interessadas, acompanhar as alterações, identificar responsabilidades e manter-se a par das atualizações e dos prazos. Isto promove a responsabilização, a confiança e o sentido de responsabilidade entre os membros da sua equipa. 
• Colaboração: As equipas de projeto colaboram de forma mais eficaz quando existem fluxos de trabalho de projeto transparentes para a criação, revisão e aprovação de documentos. Os processos de fluxo de trabalho também ajudam na comunicação entre os membros da equipa, permitindo-lhes fornecer feedback, acompanhar alterações e versões e tomar decisões de forma eficiente.

Tipos de aprovação de documentos

Eis os tipos de documentos que podem exigir um fluxo de trabalho para aprovação de documentos.

• Contratos: Podem ser celebrados entre a empresa e clientes, fornecedores ou trabalhadores. São documentos legais que exigem a revisão e aprovação de várias partes. Um fluxo de trabalho para aprovação de documentos ajuda a garantir que todos os pormenores estão corretos e que nada é esquecido, de forma atempada.
• Propostas ou âmbito do trabalho: As informações contidas numa proposta ou num âmbito do trabalho (SOW) são vitais para o sucesso de um projeto e constituem uma salvaguarda caso um cliente pretenda mais do que aquilo que está incluído no documento. Alguém falou em aumento descontrolado do âmbito?
• Entregáveis do projeto: Os entregáveis do projeto, como documentos de design, especificações e protótipos, exigem a revisão e aprovação das equipas de projeto, dos clientes e das partes interessadas. Os fluxos de trabalho para aprovação de documentos ajudam a garantir que todos os entregáveis cumprem os requisitos e as expectativas do projeto.

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Quem está envolvido?

• Autor/criador: A pessoa responsável por elaborar a versão original do documento, introduzir conteúdo, organizar a formatação e estruturar as informações de acordo com os objetivos e requisitos do documento.
• Gestor do documento: Esta pessoa supervisiona o processo de fluxo de trabalho do documento. Atribui revisões, monitoriza o progresso, acompanha os prazos e garante que todos cumprem os protocolos do fluxo de trabalho.
• Revisores: Pessoas ou equipas encarregadas de avaliar o documento para garantir que é exato, completo e está alinhado com normas, regulamentos ou políticas organizacionais. Os revisores podem fornecer feedback, propor alterações ou aprovar o documento para as fases seguintes do processamento.
• Aprovador(es): São as pessoas ou autoridades designadas responsáveis por aprovar o documento antes de este poder ser finalizado ou distribuído. Os aprovadores verificam se o documento está alinhado com as normas organizacionais e se obtém a autorização necessária para ser divulgado.

Enquanto gestor de projeto, pode desempenhar várias funções num fluxo de trabalho de documentos. Por exemplo, pode ser revisor no processo de SOW/proposta. Isto dá-lhe a oportunidade de avaliar a viabilidade de um projeto antes de serem aprovados os resultados do projeto, as estimativas de tempo e os custos.

Etapas típicas pelas quais um documento passa

Eis uma análise dos componentes fundamentais dos fluxos de trabalho de documentos, utilizando um termo de abertura do projeto como exemplo.

1. Criação do documento

O fluxo de trabalho de criação do documento pode envolver começar com um modelo ou preenchê-lo de raiz. Consiste em introduzir conteúdo, formatar e organizar as informações de acordo com a finalidade do documento e o público-alvo.

• Quem: É da responsabilidade do gestor de projeto criar o termo de abertura (isto é muito mais fácil se utilizar um modelo de termo de abertura do projeto).
• O quê: Isto envolve elaborar um documento que descreve o âmbito do projeto, os objetivos e as principais partes interessadas, e define a direção para todo o projeto.
• Quando: Normalmente, é realizado nas fases iniciais do projeto.
• Onde: O processo de criação utiliza normalmente software de criação de documentos (ou software de colaboração em documentos, se vários membros da equipa estiverem a criar o documento em conjunto).
• Como: O gestor de projeto pode optar por utilizar um modelo predefinido fornecido pela organização ou criar o documento de raiz, consoante os requisitos específicos do projeto.

2. Definição dos revisores

Durante esta etapa, os revisores verificam o documento para garantir que é exato e completo e que está alinhado com as metas e os objetivos do projeto. Irá selecionar pessoas ou equipas adequadas para rever os documentos e garantir a sua qualidade e eficácia.

• Quem: O gestor de projeto identifica pessoas ou equipas adequadas para rever o termo de abertura do projeto.
• O quê: Os revisores avaliam a exatidão, a completude e o alinhamento do documento com os objetivos do projeto.
• Quando: O processo de revisão ocorre normalmente após a fase de criação do documento.
• Onde: Os revisores são normalmente selecionados entre a equipa de gestão do projeto ou as partes interessadas relevantes.
• Como: Os revisores podem ser escolhidos com base nos seus conhecimentos especializados, na sua função no projeto ou no seu envolvimento enquanto partes interessadas.

3. Configuração do software de fluxo de trabalho de documentos e dos critérios de aprovação

Esta etapa do processo garante que o fluxo de trabalho de gestão de documentos decorre sem problemas e segue procedimentos de aprovação eficientes, com a orquestração do fluxo de trabalho a ajudar a coordenar o encaminhamento de documentos, os aprovadores e os acionadores automáticos em todo o sistema.

• Quem: O gestor de projeto é normalmente responsável por configurar o termo de abertura do projeto no software de fluxo de trabalho de documentos.
• O quê: Isto envolve configurar o documento na plataforma de software e estabelecer critérios de aprovação.
• Quando: Isto ocorre depois das fases de criação do documento e identificação dos revisores.
• Onde: O documento é gerido no software ou plataforma de fluxo de trabalho designado (também está disponível software de fluxo de trabalho de código aberto).
• Como: Os critérios de aprovação são definidos com base nas políticas organizacionais, nos requisitos do projeto ou nas normas de conformidade.

4. Monitorizar o Progresso do Documento

Esta etapa mantém os documentos a avançar sem problemas no fluxo de trabalho de aprovação. Irá supervisionar o processo, acompanhar o estado do documento e resolver quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de aprovação.

• Quem: O gestor de projeto monitoriza normalmente o progresso do termo de abertura do projeto ao longo do fluxo de trabalho de aprovação.
• O quê: Isto envolve acompanhar o estado do documento e garantir que este avança eficientemente ao longo do processo de aprovação.
• Quando: A monitorização ocorre continuamente durante todo o processo de aprovação.
• Onde: O progresso é acompanhado no software de fluxo de trabalho de documentos ou no sistema de gestão de projetos.
• Como: Através de verificações regulares do estado, de notificações e de possíveis estrangulamentos do projeto.

5. Rever os Comentários & Atualizar

Nesta etapa, irá garantir que os documentos estão em conformidade e obter comentários valiosos das partes interessadas.

• Quem: O gestor de projeto é responsável por rever os comentários recebidos dos revisores do documento.
• O quê: Os comentários são avaliados para identificar áreas de melhoria ou clarificação no termo de abertura do projeto.
• Quando: Esta etapa ocorre depois de os comentários terem sido fornecidos. Se forem sugeridas alterações, faça-as antes de enviar o documento para qualquer entidade externa onde possam ter um impacto financeiro.
• Onde: As revisões são feitas no documento.
• Como: Com base nos comentários recebidos, são feitas as atualizações necessárias ao documento para o manter alinhado com os objetivos do projeto e as expectativas das partes interessadas.

6. Reenviar para Aprovação Final

Depois de os documentos serem revistos e de os comentários terem sido incorporados, poderá ser necessária a aprovação de determinadas pessoas ou departamentos antes de serem finalizados ou distribuídos.

• Quem: O gestor de projeto tem a tarefa de reenviar o termo de abertura do projeto revisto para aprovação final.
• O quê: O documento atualizado é enviado para revisão e aprovação finais depois de serem feitas as revisões necessárias.
• Quando: Isto ocorre depois de os comentários serem incorporados e de o documento ser revisto.
• Onde: Os reenvios ocorrem no software de fluxo de trabalho de documentos ou no software de gestão de projetos.
• Como: O documento revisto é submetido através do fluxo de trabalho de aprovação para autorização final.

7. Armazenar Documentos & Aplicar Permissões

Após a aprovação final, os seus documentos devem ser armazenados de forma segura e estar acessíveis para consulta, recuperação e conformidade futuras.

Armazenar os seus documentos finais de forma segura é apenas uma parte das melhores práticas de gestão de documentos. Deve também estabelecer protocolos de controlo de versões, regras de permissões e auditorias regulares para garantir que a sua documentação se mantém atualizada, acessível e em conformidade.

Os documentos devem ser armazenados de forma segura para fins de consulta, recuperação e conformidade futuras. Poderá utilizar desde sistemas de arquivo físico a sistemas de gestão de documentos eletrónicos (DMS) ou plataformas de armazenamento baseadas na nuvem (Dropbox, Google Drive). 

Estabeleça políticas para o armazenamento e arquivo de documentos, de modo a poder gerir eficazmente o ciclo de vida dos documentos. Determine durante quanto tempo os documentos devem ser conservados, quando devem ser arquivados e quando podem ser eliminados de forma segura.

• Quem: O gestor de projeto é responsável por armazenar o termo de abertura do projeto aprovado e gerir as permissões do documento.
• O quê: Isto envolve organizar e proteger o acesso ao documento num repositório designado.
• Quando: Isto ocorre após a aprovação final do termo de abertura do projeto.
• Onde: O documento é armazenado num repositório de documentos ou num sistema de gestão documental.
• Como: As permissões de acesso são aplicadas com base nas funções, garantindo que o documento está seguro e que as partes interessadas relevantes lhe podem aceder, quando necessário.

Consulte a nossa análise aprofundada sobre mapeamento de fluxos de trabalho e fluxos de trabalho digitais para saber mais sobre como implementar um fluxo de trabalho eficiente para a aprovação de documentos.

Ferramentas para processos de fluxo de trabalho de aprovação de documentos

Pode utilizar vários tipos de tecnologias para facilitar os fluxos de trabalho de documentos, desde soluções básicas de software de gestão de fluxos de trabalho a sistemas empresariais mais avançados. 

Eis alguns exemplos:

• DMS: As plataformas DMS, o software de aprovação e o software de controlo de documentos fornecem repositórios centralizados para armazenar, organizar e gerir documentos. Incluem frequentemente funcionalidades de controlo de versões, controlos de acesso, etiquetagem de metadados e capacidades de pesquisa.
• Software de automatização de fluxos de trabalho: O software de automatização de fluxos de trabalho permite-lhe conceber, simplificar e automatizar fluxos de trabalho de documentos. Pode criar fluxos de trabalho personalizados com etapas, regras e acionadores predefinidos para o encaminhamento e a aprovação de documentos.
• Soluções de assinatura eletrónica: O software de assinatura eletrónica é um tipo de sistema de aprovação de documentos que permite assinaturas digitais, eliminando a necessidade de imprimir, digitalizar e enviar documentos físicos pelo correio. Integre estes sistemas nos fluxos de trabalho de documentos para acelerar os processos de assinatura eletrónica e de aprovação em sistemas de gestão digital. Se estiver preocupado com os custos, esta é uma categoria em que existem muitas opções de software gratuito de assinatura eletrónica.

Saiba mais sobre BPM vs. fluxos de trabalho aqui.

6 truques inteligentes para fluxos de trabalho de documentos

Eis os meus pequenos truques secretos para os fluxos de trabalho de aprovação de documentos.

1. Automatize as notificações: Ao configurar notificações automáticas, pode garantir que todos são informados quando os documentos estão prontos para revisão, quando os prazos se aproximam ou quando ocorreram alterações. Desta forma, ninguém fica às escuras e todos podem contribuir atempadamente.
2. Configure um fluxo de trabalho condicional para o encaminhamento de documentos: Faça depender o encaminhamento dos seus documentos (ou seja, quais são enviados para que pessoas) do respetivo conteúdo ou de quem precisa de os aprovar. Assim, se se tratar de algo com um orçamento elevado, é automaticamente enviado aos revisores de nível superior para aprovação.
3. Revisões em paralelo: Esqueça esperar que uma pessoa termine antes de a seguinte poder começar. Com a revisão em paralelo, diferentes membros da equipa podem tratar de diferentes partes em simultâneo. Isto reduz a duração dos ciclos de revisão e acelera os processos de aprovação de documentos.
4. Modelos de documentos: Os modelos normalizados são os seus melhores aliados. Utilize-os para garantir a consistência em toda a organização e veja como é muito mais fácil para todos criar documentos. (PS: pode encontrar modelos para documentos de projeto importantes na nossa biblioteca para membros do DPM aqui.)
5. Controlo de versões: Integre os seus fluxos de trabalho com o controlo de versões para acompanhar automaticamente quem fez o quê e quando. Acabaram-se as adivinhas e as dúvidas sobre se está a trabalhar com a versão mais recente.
6. Aprovação de substituição: Permita que os aprovadores deleguem a sua autoridade de aprovação em substitutos designados quando não estiverem disponíveis. Isto evita atrasos no processo de aprovação e garante a continuidade dos seus fluxos de trabalho de documentos.

3 erros comuns a evitar

1. Segurança insuficiente:  Negligenciar as permissões adequadas ou conceder acesso a partes não autorizadas pode conduzir a violações graves e potencialmente comprometer informações sensíveis da empresa. Certifique-se de mapear as dependências e os revisores antes de iniciar o fluxo de trabalho. Um DMS permitir-lhe-á fazê-lo rapidamente; caso contrário, documente-o e monitorize-o atentamente.
2. Subestimar a monitorização do fluxo de trabalho: Não avaliar, aperfeiçoar e documentar o fluxo de trabalho pode resultar em erros e confusão entre as partes interessadas, os membros da equipa e os clientes. A monitorização e a melhoria regulares permitem manter a eficiência do fluxo de trabalho e a clareza.
3. Armazenamento inadequado: Isto ajuda-o, a si e à sua equipa, a localizar facilmente os documentos finais aprovados. Estabelecer e comunicar, em toda a empresa, um procedimento estruturado de armazenamento e arquivo de documentos garante que todos têm acesso fácil e reduz o tempo de pesquisa.

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