7 técnicas de gestão de recursos (com exemplos)
Gerir recursos de forma eficiente é como enfiar uma linha numa agulha — faça tudo bem e todo o projeto se encaixa na perfeição. É mais do que simplesmente atribuir tarefas; trata-se de compreender capacidades, dependências, particularidades e potenciais impactos no seu projeto.
Eis sete técnicas de gestão de recursos e como pô-las em prática.
O que são técnicas de gestão de recursos?
A gestão de recursos é o processo de identificar, atribuir e supervisionar tudo aquilo de que a sua equipa necessita para entregar um projeto. Ao contrário do planeamento do projeto, que define o quê e o quando, a gestão de recursos centra-se no quem, com quê e a que custo. Os cinco tipos fundamentais de recursos são:
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- Pessoas - membros da equipa, prestadores de serviços e especialistas no assunto
- Orçamento - os recursos financeiros atribuídos ao projeto
- Equipamento - hardware, maquinaria ou ativos especializados
- Tempo - finito e não renovável
- Ferramentas - o software de gestão de projetos utilizado pela sua equipa para colaborar e entregar resultados
Porque é fundamental gerir os recursos
Os projetos atuais abrangem várias equipas, fusos horários e estilos de trabalho, o que torna a gestão de recursos mais difícil do que nunca. Destacam-se quatro desafios:
- Complexidade multifuncional — Quando as pessoas são requisitadas por diferentes departamentos, o planeamento da capacidade torna-se um problema partilhado, com prioridades concorrentes.
- Restrições de capacidade — Sem visibilidade sobre a disponibilidade, surgem a sobreafetação e os estrangulamentos.
- Alternância de contexto — A multitarefa excessiva custa às equipas até 40% da sua produtividade (APA).
- Trabalho híbrido e remoto — As equipas distribuídas tornam mais difícil detetar desequilíbrios nos recursos antes de estes causarem danos.
As consequências para as pessoas também são significativas. Os trabalhadores esgotados têm 63% mais probabilidades de faltar por doença (Gallup). Um planeamento sólido dos recursos e a gestão da carga de trabalho estão entre as formas mais eficazes de proteger tanto o seu projeto como a sua equipa.
7 técnicas de gestão de recursos
Vamos analisar mais detalhadamente cada uma destas competências e técnicas de gestão de recursos, compreendendo a sua essência e aplicação nas nossas tarefas de gestão quotidianas.
- Previsão de recursos
- Planeamento de recursos
- Alocação de recursos
- Calendarização de recursos
- Nivelamento de recursos
- Utilização de recursos
- Suavização de recursos
1. Previsão de recursos
A previsão de recursos é o processo de estimar os recursos necessários para um projeto nas suas fases futuras. Ao analisar projetos anteriores, tendências atuais e capacidades da equipa, a previsão de recursos permite antecipar necessidades e evitar potenciais problemas, garantindo que não é apanhado desprevenido quando as exigências aumentam ou mudam.
Também permite definir uma ideia preliminar dos recursos necessários, ajudando a calcular estimativas orçamentais e garantindo que não chega a meio do projeto apenas para perceber que não tem pessoal suficiente ou que atribuiu recursos em excesso à sua equipa de projeto.
Exemplo: Imagine que está a trabalhar na reformulação de um sítio Web que terá a duração de três meses. Utilizando software de previsão de projetos, senta-se e estima o tipo e a quantidade de recursos de que irá necessitar. Isto pode envolver prever o número de designers para os elementos visuais, programadores de back-end e redactores de conteúdos para a Web (que podem ser trabalhadores independentes ou funcionários a tempo inteiro).
Como aplicá-la:
- Recolha dados de 2–3 projetos anteriores comparáveis — registe o tamanho da equipa, os prazos e os pontos onde surgiram bloqueios.
- Use esses dados como base e, em seguida, faça ajustes para tudo o que for diferente neste projeto: novas ferramentas, um âmbito desconhecido ou uma equipa mais pequena.
- Divida as suas necessidades de recursos por fase do projeto, para que as lacunas sejam visíveis atempadamente, em vez de se tornarem urgentes mais tarde.
- Defina uma verificação recorrente — semanal ou quinzenal — para atualizar a sua previsão à medida que o âmbito ou as prioridades mudam.
Leia mais sobre previsão, capacidade e boas práticas de planeamento de recursos no nosso guia de boas práticas de gestão da capacidade.
2. Planeamento de recursos
O planeamento de recursos envolve determinar que tipos de recursos (humanos, técnicos e financeiros) são necessários, quando e em que quantidades.
Pode depois comparar o seu plano de gestão de recursos com a capacidade de recursos, para garantir que todas as fases do projeto dispõem dos recursos necessários e que não está a sobrecarregar a sua equipa, atribuindo-lhe mais trabalho do que aquele que tem capacidade para realizar.
Este não é um fluxo de trabalho pontual. As verificações e os ajustes regulares aos seus planos de recursos são vitais à medida que os projetos evoluem.
Exemplo: Imagine que está prestes a lançar um novo produto de software. O planeamento de recursos envolveria a listagem de todas as tarefas (como testes de software, marketing e formação de utilizadores) e a sua correspondência com os recursos disponíveis. Uma forma de simplificar este processo é utilizar um criador de diagramas de Gantt.
Como aplicar:
- Liste todas as tarefas ou fases do projeto e, em seguida, identifique de que tipo de recurso cada uma necessita, como pessoas, ferramentas ou orçamento.
- Compare com a capacidade real da sua equipa para detetar uma sobreafetação antes de esta acontecer.
- Utilize um modelo de planeamento de recursos ou uma ferramenta de planeamento da capacidade para acelerar o processo e manter tudo num só lugar.
- Reveja o seu plano nos principais marcos do projeto — as necessidades de recursos mudam à medida que os projetos evoluem, e o seu plano também deve mudar.
3. Afetação de recursos
A afetação de recursos é a atribuição de recursos a tarefas ou fases específicas do seu projeto.
Aqui, é essencial reconhecer os pontos fortes e as limitações da sua equipa e das suas ferramentas. Atribuir membros da equipa a tarefas com base nas suas competências e disponibilidade mantém-nos motivados, preserva o moral e, mais uma vez, evita o esgotamento e o desperdício de recursos.
Exemplo: Considere o exemplo de afetação de recursos para uma campanha de marketing digital. Depois do planeamento, necessita de um designer gráfico, de um gestor de redes sociais e de um redator de conteúdos. A afetação de recursos de marketing significaria atribuir tarefas específicas a cada uma destas funções — talvez o designer gráfico seja responsável pela criação de grafismos para o blogue e imagens para as redes sociais. Ao mesmo tempo, o redator de conteúdos trata das publicações do blogue e das legendas para as redes sociais.
Como aplicar:
- Associe primeiro as tarefas aos membros da equipa com base nas competências e só depois na disponibilidade — a pessoa certa para o trabalho é mais importante do que quem tem mais tempo livre.
- Verifique se existem conflitos antes de confirmar as atribuições — há alguém que já esteja sobrecarregado com vários projetos?
- Utilize software de afetação de recursos ou uma simples folha de cálculo para documentar quem é responsável por cada tarefa, para que nada fique esquecido.
- Esteja atento a sinais de desequilíbrio à medida que o trabalho avança. Se uma pessoa estiver constantemente sobrecarregada enquanto outras têm capacidade disponível, redistribua o trabalho atempadamente.
4. Agendamento de recursos
O agendamento de recursos baseia-se na alocação, distribuindo as atribuições num calendário e detalhando quando e onde cada recurso será utilizado. Nesta fase, é provável que utilize ferramentas como gráficos de Gantt ou agendadores de recursos para visualizar o calendário dos seus recursos, garantindo que não existem sobreposições nem períodos de inatividade.
Exemplo: está a desenvolver uma nova aplicação móvel. Neste contexto, o agendamento de recursos pode envolver garantir que os designers de UI/UX concluam o seu trabalho antes de os programadores começarem a programar. Desta forma, os programadores não ficam à espera dos elementos de design e os designers não são pressionados a produzir alterações de última hora.
Como aplicar:
- Depois de os recursos serem atribuídos, coloque cada um deles numa linha temporal — um gráfico de Gantt ou um agendador de recursos funciona bem para este efeito.
- Procure dependências: identifique quais as tarefas que têm de ser concluídas antes de outras poderem começar e ordene as atribuições em conformidade.
- Verifique se existem sobreposições — se a mesma pessoa estiver agendada para duas tarefas ao mesmo tempo, é necessário alterar alguma coisa.
- Assinale quaisquer períodos de inatividade em que os recursos estejam sem ser utilizados entre tarefas e ajuste o calendário para manter tudo a avançar de forma eficiente.
5. Nivelamento de recursos
O nivelamento de recursos é o processo de ajustar os prazos e as datas-limite das tarefas e atividades do projeto para que possam ser concluídas pelos recursos disponíveis. Esta técnica só é possível quando o calendário do projeto é flexível (caso contrário, terá de encontrar outros recursos disponíveis que possam tratar da tarefa ou dos resultados a entregar, ou seja, realizar uma suavização de recursos, mas abordaremos esse tema mais adiante).
Ao fazê-lo, evita sobrecarregar determinados membros da equipa com prazos irrealistas. Segundo Tim Green, COO da GoTeamUp, “A principal vantagem é evitar o esgotamento dos recursos, conduzindo a um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.” Isto ajuda a garantir uma produtividade consistente e equipas mais felizes e equilibradas.
A principal vantagem é evitar o esgotamento dos recursos, conduzindo a um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.
Exemplo: a meio do lançamento de um produto, apercebe-se de que o seu designer gráfico não está disponível para concluir uma tarefa para a qual pensava que estaria disponível. O nivelamento de recursos significaria alterar as datas de início e de conclusão dessa tarefa para dias em que o seu designer gráfico estivesse disponível.
Para demonstrar como isto funciona, apresentamos um exemplo de nivelamento de recursos com dois gráficos de Gantt que mostram os resultados antes e depois do processo.
E eis o aspeto do nosso gráfico de Gantt depois do nivelamento de recursos.
Como aplicá-lo:
- Identifique os membros da equipa que estão sobrealocados e assinale as tarefas que estão a causar a sobrecarga.
- Verifique se o seu calendário tem flexibilidade — se os prazos puderem ser alterados, ajuste os cronogramas das tarefas para corresponderem à disponibilidade real, em vez de impor um ritmo irrealista.
- Se o calendário não puder ser flexibilizado, isso é suavização de recursos (abordada a seguir).
- Redistribua o trabalho gradualmente, em vez de o fazer em grandes blocos, para que o ajuste não crie um novo estrangulamento noutro local.
6. Utilização de recursos
A utilização de recursos envolve compreender a eficácia com que os recursos atribuídos estão a ser utilizados. Ao monitorizar métricas de utilização, como horas faturáveis vs. não faturáveis ou rácios de disponibilidade de recursos, pode avaliar a eficiência da mobilização dos seus recursos. Se detetar recursos subutilizados, terá uma oportunidade para recalibrar e garantir a máxima produtividade. Isto “...pode conduzir a poupanças de custos significativas,”, defende Tim Green.
Exemplo: Depois de lançar um curso online, repara que, enquanto a maior parte da sua equipa está totalmente envolvida, o seu videógrafo, inicialmente contratado para criar o conteúdo do curso, tem algum tempo livre. A utilização de recursos consistiria em tirar partido dessa disponibilidade criando conteúdos de vídeo promocionais para o curso, garantindo que obtém o máximo valor de cada membro da equipa.
Como aplicá-la:
- Acompanhe regularmente as horas faturáveis vs. não faturáveis utilizando software de controlo de tempo.
- Analise as métricas de utilização ao nível da equipa e individualmente, para identificar quem está sobrecarregado e quem tem capacidade disponível.
- Se alguém estiver subutilizado, procure tarefas adjacentes que correspondam às suas competências antes de assumir que não há nada para essa pessoa fazer.
- Defina uma taxa de utilização-alvo para a sua equipa e utilize-a como referência — uma taxa demasiado baixa indica ineficiência, enquanto uma taxa demasiado elevada indica risco de esgotamento.
7. Suavização de recursos
A suavização de recursos é o processo de ajustar a utilização dos recursos quando o calendário do projeto não é flexível. Ao contrário do nivelamento de recursos, não pode simplesmente ajustar a data de conclusão da tarefa ou do entregável. Em vez disso, poderá ter de aumentar os recursos para cumprir um prazo apertado.
A principal vantagem é um calendário de projeto mais flexível e adaptável, permitindo uma melhor resposta a alterações ou circunstâncias imprevistas.
Ainda cumprirá o prazo do projeto, mas o calendário (ou seja, qual tarefa acontece quando e por quem é realizada) tem flexibilidade suficiente para que o possa ajustar de modo a responder a alterações no pessoal ou na disponibilidade de recursos.
Exemplo: Está a supervisionar uma reformulação de uma plataforma de comércio eletrónico com um prazo iminente e inflexível. No entanto, dispõe de algum orçamento adicional para contratar outro programador ou talvez atribuir o trabalho a um programador sénior que consiga trabalhar mais depressa.
Eis um exemplo do antes e do depois que mostra o resultado do processo de suavização de recursos.
Eis o aspeto que teria o calendário do projeto depois da suavização de recursos.
Como aplicar:
- Confirme se o prazo é realmente fixo antes de aplicar o alisamento de recursos — se houver alguma flexibilidade no calendário, o nivelamento de recursos é o melhor ponto de partida.
- Identifique quais as tarefas do calendário que têm margem de flexibilidade — mesmo com um prazo rígido, as sequências de tarefas individuais podem muitas vezes ser ajustadas.
- Analise as suas opções para reforçar a equipa: uma contratação adicional, um trabalhador independente ou a redistribuição do trabalho para um membro mais sénior da equipa que consiga avançar mais depressa.
- Verifique o seu orçamento antes de tomar uma decisão — contratar recursos adicionais tem um custo, e vale a pena confirmar se a compensação é vantajosa antes de avançar.
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