7 Gráficos para Visualização do Planeamento de Recursos + Melhores Ferramentas
Compreender os conjuntos de competências e a disponibilidade dos membros da equipa é uma das tarefas mais importantes de um gestor de projeto. No entanto, sem uma visualização do planeamento de recursos, é provável que as partes interessadas no projeto não reconheçam as horas que investiu em conhecer a sua equipa e em calcular meticulosamente o tempo necessário para concluírem o trabalho do projeto.
Neste artigo, vamos definir a visualização do planeamento de recursos e explicar por que razão é importante, analisar os passos envolvidos no planeamento visual de recursos e abordar os tipos de gráficos e o software que os gestores de projeto podem utilizar para o planeamento da gestão de recursos.
O que é a visualização do planeamento de recursos?
A visualização do planeamento de recursos fornece ferramentas gráficas úteis para a gestão de recursos. A utilização de elementos visuais bem concebidos para o planeamento de recursos ajuda-o a ver quem executa cada tarefa, que recursos são necessários e utilizados e quando ocorre cada tarefa no plano do projeto.
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Um gráfico de Gantt, por exemplo, é uma ferramenta de visualização que permite aos membros da equipa prever e acompanhar o progresso em relação ao plano do projeto.
A importância da visualização do planeamento de recursos
A visualização do planeamento de recursos ajuda os gestores de recursos a desenvolver planos de projeto e a otimizar os recursos para esses planos.
Por exemplo, efetuar o planeamento de recursos utilizando visualizações permite aos gestores de recursos representar marcos importantes, rever a alocação de recursos e calcular a capacidade dos recursos.
Os modelos visuais reduzem o tempo e melhoram a produtividade ao comunicar enormes quantidades de informação num espaço condensado. No entanto, estes elementos gráficos requerem planeamento. Estabelecer um processo para desenvolver recursos visuais ajudará a concretizar o provérbio “uma imagem vale mais do que mil palavras”.
Um planeamento deficiente dos recursos pode ter impactos significativos num projeto e numa empresa:
- Comunicação reduzida
- Aumento dos custos
- Maiores responsabilidades para os membros da equipa e para o gestor de projeto
- Desempenho inferior dos membros da equipa
- Atrasos no projeto
- Produtos de menor qualidade
Passos do planeamento visual de recursos
O planeamento visual de recursos segue os mesmos princípios gerais que o planeamento tradicional de recursos; no entanto, o software de gestão de recursos facilita a visualização do plano do projeto pelos membros da equipa e pelos gestores de recursos, a compreensão da capacidade de trabalho e a localização das informações necessárias para tomar decisões.
Tenha em mente que muitos projetos funcionam atualmente num ambiente ágil. Na gestão ágil de projetos, a flexibilidade, a colaboração e a interação são fundamentais para definir o caminho até à conclusão do produto.
Os gestores de projeto seguem frequentemente os seguintes passos recomendados para o planeamento visual de recursos (normalmente utilizando software de planeamento de recursos), para poderem ajustar dinamicamente o plano do projeto.
1. Concluir uma estrutura de decomposição do trabalho
Ao definir o âmbito de um projeto, os gestores de recursos criam frequentemente uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS) para delinear as tarefas dos membros da equipa. A WBS organiza hierarquicamente as tarefas e os resultados do projeto num formato visual.
Considere utilizar uma ferramenta de software de WBS ou um modelo de estrutura de decomposição do trabalho para este efeito, o que lhe poupará tempo e esforço. Muitas destas ferramentas disponibilizam os seus próprios modelos, para que não tenha de começar do zero.
2. Criar um gráfico de Gantt para o planeamento do projeto
O gestor de projeto pode então utilizar a WBS para criar um gráfico de Gantt para definir o calendário do projeto. A elaboração do calendário do projeto exige pensar nas funções, responsabilidades e níveis de competência dos colaboradores.
Embora um gráfico de Gantt detalhado seja crucial para visualizar cada componente do projeto e o calendário de recursos, integrar uma ferramenta robusta de agendamento de projetos pode simplificar significativamente este processo.
Ao basearem as decisões de agendamento do projeto nesta informação, os gestores de recursos podem otimizar o calendário de modo a responder melhor aos requisitos do projeto e aos resultados a entregar.
3. Comunicar os dados do projeto
Depois de finalizar o calendário do projeto, pode tornar a informação necessária compreensível para a sua equipa. Isto pode assumir a forma de infografias, mapas, diagramas, gráficos e outros elementos visuais. Também pode criar painéis de controlo do projeto que apresentam métricas sobre o estado do projeto para executivos e outras partes interessadas.
Tipos de gráficos para a visualização do planeamento de recursos
Os gestores de recursos utilizam vários tipos de gráficos para a visualização do planeamento de recursos. Isto pode fazer parte da gestão visual de projetos ou ser independente desta, dependendo dos seus métodos de trabalho.
Tal como acontece com toda a comunicação, os recursos visuais eficazes transmitem uma mensagem a um público. A melhor forma de comunicar varia consoante a mensagem que precisa de transmitir, por isso, é importante escolher o gráfico certo para que o seu público compreenda os dados.
Os gráficos complexos incentivam os utilizadores a dedicar tempo a explorar dados agregados, enquanto os elementos visuais clássicos, como um gráfico de barras, são mais adequados para comunicar dados de forma clara e rápida.
Cada um dos tipos de gráficos abaixo serve diferentes objetivos de planeamento de recursos.
Gráficos para organizar recursos
Estes tipos de gráficos ajudam a organizar os dados durante a fase de planeamento do projeto.
Estrutura analítica do projeto
Uma estrutura analítica do projeto é um tipo de fluxograma que organiza os componentes dos resultados a entregar num projeto. Ao identificar os componentes e os recursos necessários para cada resultado a entregar, a estrutura analítica do projeto ajuda os gestores de projetos a otimizar a afetação de recursos e a desenvolver o cronograma do projeto.
Responsável, Aprovador, Consultado e Informado (RACI)
O RACI, também conhecido como matriz ou diagrama de atribuição de responsabilidades, define as funções e responsabilidades dos membros da equipa para cada tarefa do projeto.
O RACI pode não ser a opção mais adequada para projetos ágeis, uma vez que as responsabilidades dos membros da equipa podem variar à medida que o projeto evolui. Alguns ambientes ágeis, como o Scrum, adaptam o RACI de modo a adequá-lo ao plano do projeto.
Gráficos para agendar recursos
Depois de o gestor de projetos atribuir os recursos, o passo seguinte é agendá-los.
Cronogramas
Os cronogramas apresentam uma decomposição do projeto do início ao fim. Um gráfico de Gantt é um tipo comum de cronograma que representa visualmente o progresso das tarefas a um nível detalhado.
Um gestor de recursos utiliza um gráfico de Gantt detalhado para visualizar cada componente do calendário do projeto com base nos dados da WBS. Além disso, utilizar software de planeamento de projetos permite ao gestor de projetos modificar facilmente o gráfico de Gantt, tornando-o adequado para ambientes de projetos ágeis.
Quadros Kanban
Ao contrário de um gráfico de Gantt, que dá ênfase ao cronograma, os quadros Kanban dão prioridade às tarefas individuais. O Kanban é uma metodologia de projetos com o seu próprio estilo de visualização do planeamento de recursos.
Adotando elementos da WBS e do gráfico de Gantt, os membros da equipa identificam a fase de produção adequada para uma tarefa (por exemplo, “Por fazer”, “Em curso” e “Concluído”), movendo-a para a coluna apropriada no quadro.
Os gestores de recursos utilizam uma ferramenta Kanban em ambientes ágeis para a visualização do fluxo de trabalho, limitar o trabalho em curso e apresentar as tarefas futuras.
Gráficos para calcular o risco
Antes de finalizar um plano de recursos ou um plano de projeto, os gestores de projeto devem considerar os potenciais riscos do projeto.
Diagramas de causa e efeito
Também conhecidos como diagramas de espinha de peixe, os diagramas de causa e efeito apresentam dados sobre os fatores de risco para os gestores de recursos. Os fatores de risco incluem tudo o que pode afetar o âmbito, o calendário e o orçamento de um projeto (também conhecidos como as restrições triplas).
Gráficos ou diagramas matriciais
Os gráficos matriciais são representações visuais complexas que agregam dados para mostrar relações. Ao apresentarem a forma como vários elementos interagem, os gráficos matriciais ajudam os gestores de recursos a identificar o pessoal e os outros recursos ideais para um projeto.
Uma matriz de impacto, também conhecida como matriz de avaliação de riscos, é um gráfico comum num plano de gestão de riscos. A matriz de impacto relaciona a probabilidade e o impacto dos fatores de risco para determinar a sua gravidade.
Gráficos de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT)
Um gestor de recursos cria um gráfico SWOT para analisar um projeto completo ou um elemento específico de um projeto, como a utilização do pessoal. Os gráficos SWOT apresentam uma visão holística dos potenciais riscos.
Software para visualização do planeamento de recursos
O software de gestão de recursos vai além da criação de gráficos de Gantt para acompanhar a utilização e a disponibilidade dos recursos.
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Se o seu orçamento for um problema, também existem muitas ferramentas gratuitas de software de gestão de recursos.
Por que motivo os gestores de projeto utilizam ferramentas e software de planeamento de recursos
O software de planeamento de recursos e o software de previsão de projetos ajudam os gestores de recursos a desempenhar o seu trabalho de forma eficiente e eficaz, sem terem de alternar entre aplicações.
Quer atualizar o calendário do projeto? Utilize a aplicação. Quer saber quais os recursos disponíveis? Utilize a aplicação. Quer gerar um relatório de riscos com base no desempenho anterior? Utilize a aplicação. Os gestores de recursos podem fazer tudo o que precisam a partir de uma localização central.
Principais funcionalidades do software de gestão de recursos
Um gestor de recursos pode planear projetos de forma eficiente utilizando estas principais funcionalidades presentes nas aplicações de software de gestão de recursos:
- Identificar e atribuir recursos dentro dos limites do planeamento de capacidade (também pode utilizar software específico de planeamento de capacidade para este efeito)
- Visualizar dados agregados prontamente disponíveis
- Utilizar várias vistas para comparar e editar dados
- Utilizar ferramentas de criação visual para gerar relatórios, diagramas, gráficos e muito mais
- Criar relatórios automatizados e dinâmicos
- Planear os horários dos recursos humanos e dos recursos materiais
- Realizar a gestão do portefólio de projetos
- Comunicar e colaborar através de mensagens, reuniões e atualizações de estado em tempo real
- Aceder a painéis intuitivos que fornecem uma visão geral clara e personalizável dos dados do projeto e dos recursos
