Zarządzanie przepływem pracy: definicja, przykłady i najważniejsze korzyści

Przepływ pracy to sposób wykonywania powtarzalnego zadania, który zwykle jest daleki od prostoty. Podczas gdy proces ma charakter nadrzędny, przepływy pracy są stosowane na poziomie zadań i zwykle są bardziej dynamiczne. Często obejmują wiele działań tam i z powrotem, rozgałęziające się ścieżki oraz wiele różnych narzędzi i zespołów.

Zarządzanie przepływami pracy często ma również charakter cykliczny, co oznacza, że za każdym razem, gdy aktualizujesz i usprawniasz swój przepływ pracy, musisz ponownie go zmapować i rozpocząć jego śledzenie, aż do kolejnej optymalizacji.

Niezbędne elementy systemu zarządzania przepływami pracy

Najczęściej do zarządzania przepływami pracy używa się narzędzia do zarządzania przepływami pracy w projektach. Jeśli wybierzesz metodę ręczną, zalecałbym utworzenie w firmie osobnego stanowiska zajmującego się zarządzaniem przepływami pracy (ostatecznie jednak należy zamiast tego zdigitalizować przepływy pracy).

Wybrane rozwiązanie do zarządzania przepływami pracy musi zapewniać cztery kluczowe możliwości:

 1. Projektowanie

Aby zoptymalizować niestandardowe przepływy pracy, musisz mieć możliwość mapowania i wizualizowania przepływów pracy, często za pomocą schematu blokowego lub schematu blokowego decyzji, aby jasno przedstawiać logikę rozgałęzień i ścieżki warunkowe. Projektowanie przepływów pracy pomaga zmniejszyć poczucie fragmentacji i gwarantuje, że poszczególne etapy przepływu pracy nie zostaną odizolowane w konkretnym narzędziu lub zespole. W idealnej sytuacji tę funkcję zapewnia kreator przepływów pracy typu „przeciągnij i upuść”.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

 2. Integracja

Kolejnym elementem jest integracja przepływów pracy. System powinien łączyć najważniejsze narzędzia pracy (np. narzędzia do współpracy, narzędzia do zarządzania zasobami i narzędzia do ewidencjonowania czasu), zapewniając ich współdziałanie i płynny przepływ informacji między nimi. Dobra aplikacja do zarządzania przepływami pracy może również zastąpić zewnętrzne oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy, którego możesz używać w tym celu.

 3. Role zespołu

Kim są osoby zaangażowane w utworzony przez Ciebie przepływ pracy? Czy nieustannie przełączają się między narzędziami, logują się na konta i wylogowują z nich albo mają trudności z zapamiętaniem nazw użytkowników i haseł? Dobry system zarządzania przepływami pracy pomaga członkom zespołu łatwo zarządzać jedną tożsamością, nawet w różnych narzędziach pracy.

 4. Analityka

Skąd wiadomo, czy działania związane z optymalizacją przepływów pracy przynoszą efekty? Większość z nas analizuje dane dostarczane przez poszczególne narzędzia, ale rozwiązanie do zarządzania przepływami pracy powinno analizować wydajność na poziomie przepływu pracy. To szersze śledzenie zapewnia dokładniejszy wgląd w sposób pracy ludzi i tworzy podstawy do bardziej skutecznej analizy przepływów pracy oraz przyszłej optymalizacji.

Korzyści zarządzania przepływem pracy dla Twojego zespołu

Istnieją cztery główne obszary, w których zarządzanie przepływem pracy może znacząco usprawnić proces biznesowy.

Produktywność indywidualna

Zarządzanie przepływem pracy pozwala ludziom pracować za pomocą narzędzi najlepiej dopasowanych do ich zadań, ponieważ identyfikuje miejsca, w których przepływy pracy krzyżują się między zespołami i narzędziami, oraz wykorzystuje integracje do ich łączenia.

Jedną z głównych korzyści automatyzacji przepływu pracy jest wyeliminowanie żmudnych zadań, które zajmują czas w ciągu dnia. Narzędzia do obsługi procesów i przepływów pracy mogą również pomóc w konfigurowaniu zautomatyzowanych procesów zgodnie z regułami biznesowymi, dzięki czemu powtarzalne zadania są obsługiwane automatycznie w ramach procesów przepływu pracy.

Udostępniając informacje wszystkim w używanych przez nich narzędziach, zarządzanie przepływem pracy może również znacznie skrócić czas spędzany w skrzynce odbiorczej lub na próbach powstrzymania ziewania podczas spotkań na Zoomie.

Zgranie zespołu

Zapewnienie spójności jest naprawdę trudne, zwłaszcza jeśli zespół pracuje za pomocą wielu narzędzi i w różnych lokalizacjach.

Silnik przepływu pracy pozwala optymalizować przepływy pracy niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz, a integracja umożliwia liderom biznesowym monitorowanie przepływów pracy w czasie rzeczywistym z poziomu własnego narzędzia, aby zapewnić spójność. Dzięki temu, gdy coś wydaje się nieprawidłowe lub zespół napotka przeszkodę, można szybko przywrócić właściwy kierunek działania.

Ponadto dane dotyczące wydajności ujawniane dzięki zarządzaniu przepływem pracy umożliwiają liderom zespołów korygowanie i usprawnianie sposobu pracy zespołów, co z czasem prowadzi do lepszego zgrania i bardziej zwinnych przepływów pracy.

Przejrzystość informacji

Czy tracisz mnóstwo czasu na szukanie potrzebnych informacji? Przeciętny pracownik spędza około ośmiu godzin tygodniowo na wyszukiwaniu informacji.

Zarządzanie przepływem pracy eliminuje silosy narzędziowe, które blokują dostęp do danych, a jednocześnie zapewnia mechanizmy kontroli dostępu, dzięki czemu można decydować, kto może wyświetlać lub edytować pliki.

Integracja sprawia, że praca staje się dostępna dla każdego, kto jej potrzebuje, i zapewnia menedżerom wgląd w jej przebieg. Większa przejrzystość oznacza, że osoby realizujące zadania mają informacje niezbędne do ustalania priorytetów i przyspieszania podejmowania decyzji. Wszystko to może odbywać się również asynchronicznie, co oznacza mniej wiadomości i spotkań.

Łatwość współpracy

Współpraca staje się coraz trudniejsza. W miarę jak ludzie przechodzą od ogólnych narzędzi do narzędzi przeznaczonych dla konkretnych ról, zakres nakładania się obszarów, w których pracują, jest coraz mniejszy. Dodajmy do tego rozwój pracy zdalnej, a otrzymamy wymagające środowisko do realizacji międzyfunkcyjnego zarządzania projektami.

Jednak zarządzanie przepływem pracy eliminuje kluczowe przeszkody, przekształcając dowolne używane narzędzie w platformę współpracy. Ludzie mogą przekazywać informacje zwrotne, przeprowadzać elementy przez procesy zatwierdzania, przekazywać sobie pracę i doprowadzać projekty do końca za pomocą dowolnego wybranego płatnego lub bezpłatnego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy. Bez rezygnowania z używanych narzędzi. Bez gubienia informacji w tłumaczeniu. I bez niekończących się spotkań.

Przykłady zarządzania przepływem pracy

Jak wygląda zarządzanie przepływem pracy w praktyce? Istnieje niemal nieskończona liczba przypadków użycia (więcej informacji o różnych rodzajach zarządzania przepływem pracy znajdziesz tutaj), ale przyjrzyjmy się dwóm różnym przykładowym przepływom pracy: koordynacji zespołu i projektowi międzyfunkcyjnemu.

Przepływ pracy związany z koordynacją zespołu

Mając to na uwadze, oto przykład typowego przepływu pracy związanego z koordynacją zespołu:

1. Organizuj codzienną odprawę z zespołem każdego ranka, aby omówić zadania przydzielone poprzedniego dnia i zaplanować pracę na dziś.
2. Sprawdź swoje narzędzie do zarządzania zadaniami, aby zobaczyć, które zadania i projekty mają termin realizacji dzisiaj.
3. Sprawdź narzędzia pracy poszczególnych członków zespołu, aby śledzić postępy w realizacji ich zadań i zapewnić zgodność działań. Skontaktuj się z nimi na czacie lub przez e-mail, aby poprosić o aktualizacje, rozpocząć proces akceptacji itp.
4. Organizuj lub bierz udział w wielu spotkaniach dziennie, aby otrzymywać aktualizacje dotyczące projektów lub kluczowych wskaźników efektywności.
5. Przekazuj aktualizacje pozostałym członkom zespołu za pośrednictwem dodatkowych spotkań, wiadomości e-mail lub czatu.
6. Planuj nowe inicjatywy i twórz je w każdym z narzędzi używanych przez zespół.
7. Zbieraj informacje ze wszystkich tych różnych źródeł i umieszczaj je w raportach dla zarządu lub kadry kierowniczej.

To dużo pracy, a przy tym zaniedbywane są wszystkie regularne, codzienne obowiązki, które lider zespołu może mieć do wykonania osobiście. Próba zrozumienia postępów projektów poprzez przechodzenie z wykresu Gantta w Asanie do tablicy Kanban w Trello nie jest najlepszym sposobem na wykorzystanie Twojego czasu.

Tak wygląda przepływ pracy związany z koordynacją zespołu po zoptymalizowaniu procesów:

1. Utwórz scentralizowany projekt zespołowy w wybranym przez siebie narzędziu do zarządzania pracą.
2. Zintegruj swoje narzędzia. Dobra dwukierunkowa integracja umożliwi przepływ informacji między narzędziami, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco.
3. Monitoruj zadania swojego zespołu bezpośrednio z poziomu ulubionego narzędzia każdego dnia, na przykład narzędzia do zarządzania zadaniami lub oprogramowania do obsługi przepływów pracy związanych z akceptacją, a nawet oprogramowania branżowego, takiego jak oprogramowanie do obsługi przepływów pracy w budownictwie. Aktualizacje są automatycznie widoczne w projekcie. Dzięki temu możesz szybko przekazywać informacje zwrotne, zadawać dodatkowe pytania lub interweniować, aby skorygować kierunek działań.
4. Przekazuj aktualizacje, deleguj pracę i przewodź inicjatywom — wszystko z poziomu tego samego projektu.
5. Zintegruj projekt zespołowy z narzędziami pracy i synchronizuj z nimi bezpośrednio najważniejsze aktualizacje. Oprogramowanie typu open source do obsługi przepływów pracy może być tutaj wartościową opcją, oferując wysoce konfigurowalne rozwiązania, które pozwalają dostosować integracje i przepływy pracy do konkretnych potrzeb zespołu.

Przepływ pracy w projekcie międzydziałowym

Gdy różne zespoły muszą współpracować nad projektem, komunikacja ma niezwykle duże znaczenie. Każdy musi rozumieć, nad czym pracują współpracownicy, jak przebiega projekt i czy po drodze występują jakieś przeszkody.

Tradycyjnie taki przepływ pracy w projekcie może wyglądać następująco:

1. Odbywa się spotkanie inauguracyjne z udziałem wszystkich interesariuszy projektu, aby zaplanować projekt i przydzielić zadania.
2. Każda osoba lub zespół zaangażowany w projekt wprowadza swoje zadania do własnych narzędzi pracy.
3. Każdego tygodnia organizujesz spotkanie projektowe, aby wzajemnie informować się o realizowanych zadaniach, zadawać pytania lub przekazywać informacje zwrotne.
4. Między spotkaniami czat i e-mail służą do przekazywania informacji, uzyskiwania szybkich odpowiedzi na pytania lub zgłaszania pilnych kwestii.
5. Jeśli ktoś napotka przeszkody wpływające na projekt, organizowane są dodatkowe spotkania, aby wspólnie rozwiązać problem.

Gdy polegasz na cotygodniowych spotkaniach, aby otrzymywać aktualizacje dotyczące projektu, ryzykujesz spędzenie pięciu dni na pracy nad czymś, co nie jest zgodne z wizją projektu. Pojawia się również ryzyko problemów z komunikacją. Ponieważ wiadomości w Slacku i e-maile są oddzielone od narzędzia pracy, interesariusze mogą przeoczyć ważne dyskusje. Taka rozproszona komunikacja może przyczyniać się do powstawania nieuporządkowanego miejsca pracy, które utrudnia produktywność.

Oto jak może wyglądać zoptymalizowany przepływ pracy:

1. Odbywa się spotkanie inauguracyjne z udziałem wszystkich interesariuszy projektu. Tworzysz plan i przydzielasz zadania.
2. Każda osoba lub zespół zaangażowany w projekt wprowadza swoje zadania do własnych narzędzi pracy. Narzędzia te są zintegrowane, a powiązane zadania i projekty są synchronizowane.
3. Każdy zaangażowany w projekt może śledzić postęp zadań, komunikować się i współpracować z poziomu preferowanego narzędzia pracy. Wszystkie informacje są natychmiast widoczne dla interesariuszy, a wszystkie dyskusje odbywają się w ramach projektu i są dostępne dla każdego.
4. Aktualizacje w czasie rzeczywistym pozwalają identyfikować problemy w momencie ich wystąpienia, a informacje zwrotne są otrzymywane szybciej, co ogranicza marnowanie wysiłku i pomaga dotrzymać terminu realizacji projektu.

Co dalej?

Dowiedz się, jak projektować lepsze systemy, korzystając z kursów dotyczących przepływu pracy, które koncentrują się na efektywności procesów i organizacji.

Chcesz także nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby porozmawiać o zwiększaniu efektywności przepływów pracy, a także dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych na Slacku.